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Administrator Guide
Última actualización: 2024-11-01
Consideraciones de definición: nómina

Consideraciones de definición: nómina

Puede utilizar este tema para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Payroll. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

Workday Payroll proporciona una plataforma integral que le permite gestionar todo el proceso de nómina, lo que incluye:
  • Recopilar e introducir las entradas de nómina obligatorias. Ejemplos: beneficios, percepciones y deducciones de sistemas de terceros.
  • Integración con proveedores de terceros.
  • Cálculo de pago bruto, impuestos y deducciones.
  • Realizar auditorías antes y después del procesamiento de nómina.
  • Generar asientos contables para transacciones de nómina.
  • Empleados que pagan
  • Proporcionar recibos de nómina tanto en línea como en dispositivos móviles.
  • Proporcionar informes y herramientas para ayudarle con sus requisitos de generación de informes.
Puede utilizar Workday para gestionar las nóminas de:
  • Australia
  • Canadá
  • Francia
  • Irlanda
  • Reino Unido
  • Estados Unidos

Beneficios para la empresa

Workday Payroll proporciona varios procesos de gestión y tableros de control configurables que le permiten coordinar tareas de nómina entre varios usuarios basados en rol, que:
  • Reducir los procesos manuales que consumen mucho tiempo.
  • Garantizar la rendición de cuentas entre los distintos partners de nómina y de recursos humanos.
Cuando utiliza otros productos de Workday como Absence Management, Time Tracking y Finance en la misma plataforma que Payroll, puede intercambiar datos en tiempo real y generar informes sobre ellos. Esto le permite gestionar su personal en función de datos de costos de mano de obra precisos.
Workday también proporciona:
  • Actualizaciones fiscales y de cumplimiento normativo, que le permiten seguir y adaptarse fácilmente a los cambios normativos.
  • Auditorías configurables que garantizan resultados de nómina precisos.
  • Funcionalidad de autoservicio para empleados que permite a los empleados consultar sus datos y realizar acciones. Ejemplo: modificación de elecciones de pago.
Puede utilizar políticas de seguridad configurables para limitar quién consulta datos de nómina específicos.

Ejemplos de uso

Puede utilizar Workday Payroll para:
  • La nómina ordinaria, en ciclo.
  • Pagos y ajustes fuera de ciclo fuera de la nómina estándar
  • Órdenes judiciales
  • Embargos
  • Ingresos brutos
  • Asignaciones internacionales
  • Fusiones y adquisiciones
  • Pagos para trabajadores dados de baja y trabajadores de ausencia.
  • Nómina retroactiva
  • Relaciones de empresa de entidad jurídica única
  • Fiscalidad para personal móvil
  • Trabajadores con varias posiciones
  • r

Preguntas que debe tener en cuenta

Revise las consideraciones de configuración detalladas adicionales para cada área de configuración específica.
Pregunta
Consideraciones
¿A quién debe pagar y cuándo?
Puede configurar:
  • Grupos de pago para identificar un grupo de trabajadores para procesar en una ejecución de nómina.
  • Calendarios de periodos para determinar la frecuencia de pago Varios grupos de pago pueden utilizar el mismo calendario de periodos siempre que tengan la misma frecuencia de pago.
  • Ejecute categorías para identificar qué pagar por cada trabajador y tipo de pago.
Para gestionar un grupo más grande de trabajadores, puede crear un grupo de ejecución de pago. Esto le permite procesar y generar informes sobre varios grupos de pago y ejecutar categorías a la vez.
¿Qué tipo de pagos desea procesar?
Puede utilizar el proceso de nómina en ciclo para realizar pagos periódicos durante periodos predefinidos.
Puede utilizar distintos tipos de pagos fuera de ciclo para procesar pagos a trabajadores fuera de su programa de nómina habitual. Ejemplos:
  • Pagos bajo demanda para ajustar o sustituir el pago en ciclo estándar de un trabajador.
  • Pagos manuales para registrar un pago realizado fuera de Workday.
  • Reversiones para registrar una versión negativa de un pago finalizado que no ha conciliado con un extracto bancario.
    Las nóminas de Workday para Francia e Irlanda no admiten reversiones.
¿Qué debe calcular para el pago de sus trabajadores?
Puede configurar componentes de pago para:
  • Utilice cálculos específicos para las necesidades de su empresa.
  • Recuperar valores de otras partes de Workday, como compensación o beneficios.
  • Calcular automáticamente los impuestos correspondientes.
¿Quién completa las distintas tareas de proceso de nómina y en qué orden?
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de ciclo de pago
para:
  • Especifique la secuencia de tareas de proceso de nómina en su organización.
  • Los roles responsables de su finalización.
¿Qué datos históricos de nómina necesita de sistemas externos?
Para garantizar cálculos de nómina precisos, puede cargar datos históricos de nómina de sistemas externos. Esto le permite:
  • Incluir el historial de nómina en los cálculos del trimestre hasta la fecha y del año hasta la fecha.
  • Aplicar límites y lógica de autocorrección para corregir importes cuando empiece a utilizar Workday Payroll.
Puede añadir o corregir el historial de nómina en cualquier momento. Sin embargo, añadir o cambiar los resultados históricos de un trabajador puede afectar a los cálculos y resultados que utilizan saldos históricos.
¿Cómo desea asignar las percepciones de los empleados y los gastos pagados por el empleador?
Puede configurar Workday Payroll para asignar costos a centros de costos, ubicaciones u otros tipos de organización para ayudarle a supervisar y gestionar los costos.
¿Cómo se paga a los empleados?
Puede definir un tipo de pago para cada método de pago, como:
  • Efectivo
  • Cheque
  • Ingreso en cuenta
Puede usar reglas de elección de pago para definir los métodos de pago para distintos:
  • Tipos de trabajadores
  • Tipos de pagos, como bonus o nómina ordinaria
Cuando los trabajadores introducen la información de su cuenta bancaria, pueden seleccionar su método de pago preferido entre las opciones que defina.
Para Payroll for the US, puede configurar un tipo de pago de tarjeta de pago definida por el cliente y asignarlo a un tipo de pago existente. Ejemplos: puede asignar un tipo de pago de tarjeta de pago a:
  • Ingreso en cuenta para pagos en ciclo
  • Manual para pagos fuera de ciclo que solo se producen una vez.
¿Qué cuentas bancarias utiliza para la nómina?
Puede designar las cuentas que se utilizarán para los pagos de nómina al configurar:
  • La cuenta bancaria.
  • Reglas de ruta de banco
Ejemplo: puede configurar Workday para utilizar una cuenta bancaria específica para todos los pagos de bonus.
¿Cómo desea proporcionar los recibos de nómina?
Puede proporcionar recibos de nómina a los empleados a través de:
  • Autoservicio de empleado (ESS): los empleados pueden consultar los recibos de nómina en línea o en dispositivos móviles, así como imprimirlos.
  • Impresión de cheques y avisos: puede proporcionar versiones en papel de los recibos de nómina.
¿Tiene empleados que trabajan en varias ubicaciones?
Workday mantiene los datos fiscales de todas las entidades fiscales, por lo que puede confiar en que el cumplimiento normativo está actualizado.
Puede usar el tablero de control
Actualizaciones de cumplimiento de nómina
para identificar si una actualización de cumplimiento afecta potencialmente a sus empleados y tomar las medidas adecuadas.
Para la nómina de EE. UU., Workday también ofrece asignaciones de impuestos multijurisdiccionales, lo que le permite configurar los impuestos para un personal móvil y reducir las entradas manuales de jurisdicciones fiscales.
¿Tiene empleados que viajan internacionalmente por motivos de trabajo?
Cuando un trabajador de otro país está en asignación internacional en EE. UU. o Canadá, puede pagarle en su país anfitrión por:
  • Toda su paga.
  • Solo gastos seleccionados, como el subsidio de vivienda. Continúa pagando su paga base en su país de origen mediante la nómina de terceros.
¿Cómo se gestionan las elecciones de impuestos?
Workday proporciona tareas de autoservicio tanto de administrador como de empleado para añadir y actualizar elecciones de impuestos.
También puede permitir que los aspirantes finalicen las elecciones de impuestos antes de empezar a trabajar.
Puede configurar Workday para enviar el proceso de gestión de elección de impuestos para su aprobación.
¿Cómo se gestionan las órdenes de retención y las deducciones involuntarias para Estados Unidos?
Workday proporciona reglas para calcular y procesar órdenes de retención de ingresos que cumplen con las autoridades fiscales pertinentes. Cuando se configura, Workday calcula los importes de comisiones y pagos al procesar la nómina. Puede sustituir las reglas de entidad fiscal para determinados tipos de órdenes de retención.
¿Cómo se gestionan las órdenes de retención para Australia?
Workday proporciona reglas para calcular y procesar órdenes de retención de ingresos que cumplen con las autoridades pertinentes. Cuando se configura, Workday calcula los importes de pago al procesar la nómina.
¿Cómo se gestionan las órdenes de retención para Francia?
Workday proporciona reglas para calcular y procesar órdenes de retención de ingresos que cumplen con las autoridades fiscales pertinentes. Cuando se configura, Workday calcula los importes de comisiones y pagos al procesar la nómina.
¿Cómo se gestionan los embargos para Canadá?
Workday proporciona reglas para calcular y procesar los embargos que cumplen con las autoridades fiscales pertinentes. Cuando se configura, Workday calcula los importes de comisiones y pagos al procesar la nómina.
¿Cómo se gestionan las órdenes judiciales en el Reino Unido?
Workday proporciona reglas para calcular y procesar órdenes judiciales que cumplen con las autoridades fiscales pertinentes. Cuando se configura, Workday calcula los importes de comisiones y pagos al procesar la nómina.
¿Qué información debe proporcionar de fuentes externas?
Puede añadir una entrada de nómina para ajustar o proporcionar información de fuentes externas. Ejemplos:
  • Importes de bonus o incentivos
  • Deducciones de proveedores externos
  • Información de reembolso de préstamo
  • Sistemas de informes de horas de terceros
  • Información sobre horas o ausencias
  • Tasas de pago
¿Cómo desea gestionar los cambios de nómina retroactivos?
En función del país, puede configurar y utilizar el proceso de nómina retroactivo para gestionar los siguientes tipos de eventos admitidos:
  • Cambios en los beneficios, incluidos los cambios en las tasas y las deducciones.
  • Cambios de compensación
  • Contratación
  • Ausencias
  • Otros cambios de datos
  • Entrada de nómina
  • Bajas
  • Entrada de horas
  • Vacaciones y permisos
Workday no admite todos los cambios retroactivos para todos los países. Puede consultar los cambios admitidos por país en el informe
Todos los tipos de transacción retroactiva de nómina admitidos
.
Cuando procesa un cambio retroactivo, Workday vuelve a calcular los resultados de nómina de los periodos anteriores especificados y transfiere las diferencias al periodo de nómina actual.
¿Qué requisitos normativos tiene en materia de informes de nómina?
Puede configurar Workday para que le ayude a gestionar:
  • Informes de impuestos trimestrales y de cierre de ejercicio para nómina para EE. UU.
  • Informes de impuestos y de registro de empleo (ROE) de cierre de ejercicio para Payroll para Canadá
  • Informes de información en tiempo real (RTI) y P60 para nómina para el Reino Unido.
  • Informes de Déclaration Sociale Nominative (DSN) para Payroll para Francia.
  • Informes de nómina de un solo toque (STP) para nómina para Australia.
¿Cómo desea analizar los resultados de nómina?
Workday calcula un resultado de nómina para un trabajador para un periodo y una categoría de ejecución determinados.
Para definir dimensiones adicionales, puede utilizar worktags personalizados o estándar que le ayuden a analizar y calcular los resultados de la nómina.
Puede definir worktags para:
  • Realizar un seguimiento de las transacciones Ejemplo: realice un seguimiento de los reembolsos de préstamos.
  • Filtre las acumulaciones o los saldos de pago para una dimensión específica. Ejemplo: consulte una acumulación para un tipo específico de préstamo.
¿Para qué periodos desea consultar los resultados agregados?
Puede configurar los saldos de nómina para calcular los valores agregados de una combinación de componentes de pago, grupos de componentes de pago y acumulaciones de pago para un periodo de tiempo determinado. Para cada saldo de nómina, puede especificar el periodo durante el que desea agregar los resultados.
¿Para qué desea auditar los resultados de nómina?
Puede configurar auditorías de nómina antes de cerrar su periodo de pago para:
  • Identificar posibles problemas.
  • Conciliar la nómina
Puede configurar auditorías que:
  • Analizar los resultados de nómina de los trabajadores en un solo periodo.
  • Comparar los resultados de nómina de los trabajadores entre varios periodos.
También puede limitar la población de trabajadores para auditar solo a trabajadores específicos. Ejemplo: trabajadores en un centro de costos o una región específicos.
¿Necesita cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) de EE. UU.?
Puede configurar Workday para que le ayude a cumplir con la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) y pagar a los empleados la tarifa obligatoria por las horas extra. Workday admite el cálculo de horas extra para las siguientes duraciones de periodo de trabajo:
  • 7 días, para una semana laboral estándar.
  • 14 días, para trabajadores sanitarios con una semana laboral de 14 días.
  • De 7 a 28 días, para trabajadores de seguridad pública cuyas semanas laborales pueden variar de 7 a 28 días.
El proceso de nómina FLSA de Workday permite:
  • Periodos de trabajo FLSA que cruzan periodos de pago.
  • Proceso retrospectivo de bonus elegibles según FLSA.
  • Resultados de nómina manuales y bajo demanda para acumular por periodo de trabajo FLSA
¿Desea validar un importe de pago neto mínimo?
Puede definir un importe de pago neto mínimo estático para cada categoría de ejecución. Por defecto, el valor es cero. Puede configurar Workday para realizar un seguimiento de los atrasos cuando un trabajador no tenga suficiente paga para:
  • Cubrir todas las deducciones.
  • Cumplir con el pago neto mínimo.
A continuación, puede definir distintas prioridades y reglas que determinen cómo y cuándo recuperar los atrasos.

Recomendaciones

Para un rendimiento óptimo, al configurar qué procesar en la nómina, utilice los criterios de elegibilidad para procesar solo lo que sea necesario. Ejemplos: configure los criterios de elegibilidad para que Workday solo procese los componentes de pago que se aplican a los trabajadores en la ejecución.
Tenga en cuenta los efectos en el desempeño al crear componentes de pago y cálculos relacionados con componentes de pago. Un mayor número de componentes de pago y cálculos relacionados da como resultado cálculos de nómina más largos.
Utilice el informe
Tenant Analyzer
para verificar la configuración de su entorno de cliente con las recomendaciones de Workday.

Requisitos

Configure los datos de empresa y trabajador en HCM.
Para determinados cálculos de nómina, debe proporcionar datos de Workday o de integraciones externas para las siguientes áreas:
  • Absence
  • Benefits
  • compensación
  • Seguimiento de tiempo
Independientemente de si utiliza Gestión financiera en Workday, debe crear y mantener periódicamente configuraciones de contabilidad relacionadas con las transacciones de nómina, entre las que se incluyen:
  • Estructuras contables y reglas de contabilización en cuenta
  • Calendarios contables, intervalos de contabilización y ejercicios
  • Asignación de origen de asiento
  • Tipos, tipos de cuenta, periodos y ejercicios para libros mayores

Limitaciones

  • Workday no notifica la información fiscal directamente a las organizaciones gubernamentales para la nómina de EE. UU. o la nómina de Canadá.
  • Si bien puede utilizar Workday para cumplir con el cumplimiento de la nómina, debe verificar que su nómina cumpla con los requisitos de las regiones en las que opera.

Definición de entorno de cliente

Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
para activar distintos países para Workday Payroll, así como configurar opciones en todo el entorno de cliente para:
  • Texto de configuración y firma electrónica para documentos fiscales de cierre de ejercicio.
  • Asignaciones de costos
  • Desactivar el perfil de resultado de nómina
  • Mostrar IDs nacionales en elecciones de retención de impuestos
  • Texto de firma electrónica para documentos fiscales de cierre de ejercicio
  • Activar cálculos de nómina continuos
  • Generadores de secuencia de ID y comisiones parciales para órdenes de retención de EE. UU.
  • Contabilidad de nómina
  • Compromisos de nómina
  • Visualización, impresión y formato de autoservicio de recibos de nómina (para formatos de diseño de informe)
  • Proceso retroactivo
  • Alineaciones de formularios W-2/W-2C para EE. UU.
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Global
para activar las elecciones de pago de autoservicio para países específicos.
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
para activar varios puestos.

Security

Para ello, puede utilizar:
  • Grupos de seguridad restringidos basados en roles para proporcionar a los socios de nómina acceso solo a los grupos de pago específicos a los que están asignados.
  • Grupos de seguridad basados en usuario para proporcionar a los administradores de nómina acceso a todos los grupos de pago de las organizaciones. Considere también la posibilidad de utilizar grupos de seguridad basados en usuarios para que los administradores de cálculos y liquidaciones puedan acceder a todo el sistema sin permitirles ver los datos de nómina a nivel de empleado.
  • Grupos de seguridad basados en segmentos para proporcionar a los administradores de nómina acceso a los cálculos solo dentro de su área e institución. También puede utilizar grupos de seguridad basados en segmentos para restringir el acceso a opciones de país específicas en determinadas tareas.
Para consultar los distintos dominios de seguridad de nómina, acceda al informe
Políticas de seguridad de dominio para área funcional
y seleccione un área funcional de nómina. Workday recomienda que identifique y conceda el nivel mínimo de seguridad que necesita un trabajador.
Áreas funcionales
Consideraciones
Core Payroll
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones básicas de nómina que son comunes a todos los países, como:
  • Acumulaciones
  • Saldos
  • Deducciones
  • Percepciones
  • Elecciones de pago
  • Entrada de nómina
  • Procesos de nómina
  • Liquidación
Nómina Australia
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Australian Payroll, como:
  • Informes de nómina de un solo toque (STP)
  • SuperStream.
  • Pagos de ausencia
  • Pagos por baja
  • Datos fiscales de empresa
  • Órdenes de retención
  • Datos fiscales y de jubilación por jubilación del trabajador
CAN Payroll
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Canadian Payroll, como las siguientes:
  • Informes de registro de empleo (ROE)
  • Entidades fiscales
  • Órdenes de retención
  • Datos fiscales del trabajador
  • Formularios de cierre de ejercicio
Nómina de FRA
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de French Payroll, como las siguientes:
  • Anticipos
  • Datos fiscales de empresa
  • Informes nominativos de declaración social.
  • Datos de deducción de Empleado y Empleador
  • Préstamos
  • Órdenes de retención
  • Datos fiscales del trabajador
Nómina de vida real
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de Irish Payroll, como las siguientes:
  • Datos fiscales de empresa
  • Informes de impuestos de empleador
  • Inscripción automática en pensión
  • Datos fiscales del trabajador (LPT, PAYE, USC)
Nómina de Reino Unido
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones específicas de UK Payroll, como las siguientes:
  • Pago de festivos de empresa
  • Datos fiscales de empresa
  • Deducciones por orden judicial
  • Informes de impuestos de empleador (RTI, P45, P60)
  • Seguro nacional
  • Inscripción automática en pensión
  • Préstamos de posgrado
  • Pagos preceptivos por ley asociados a nacimiento, adopción, duelo o enfermedad.
  • Préstamos para estudios
  • Datos fiscales del trabajador
USA Payroll
Los dominios de seguridad de esta área funcional permiten a los usuarios configurar y utilizar funciones como las siguientes:
  • Datos fiscales de empresa
  • Órdenes de retención
  • Datos fiscales del trabajador
  • Cajas W-2, W-2R, W-2GU y W-2VI y formularios de empleado.
  • Compromisos de nómina
Y son específicos de Payroll para:
  • Estados Unidos
  • Puerto Rico
  • Guam
  • Islas Vírgenes
Para permitir que los administradores ajenos a la nómina puedan generar informes sobre los datos de nómina, puede crear segmentos de seguridad de componente de pago que controlen la visibilidad de los resultados de percepción y deducción en informes personalizados. Puede añadir administradores que no sean de nómina a grupos de seguridad basados en segmentos que tengan acceso a los segmentos definidos.

Procesos de gestión

Área
Procesos de gestión
Consideraciones
Onboarding
  • Asignación de grupo de pago
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Finalización de elecciones de retención de impuestos estatales y locales
  • Contratación
  • Evento de inscripción de elección de pago
Puede añadir
Asignación de grupo de pago
como subproceso del proceso de gestión
Contratación
, lo que garantiza la asignación de un grupo de pago a todas las nuevas contrataciones.
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de inscripción de elección de pago
para permitir que las nuevas contrataciones introduzcan los detalles de la cuenta bancaria y seleccionen las preferencias de pago.
Contabilidad de nómina
  • Asignación de asignación de costos
  • Creación de ajustes contables de nómina
Estos procesos de gestión le permiten:
  • Realizar ajustes en los asientos contables de nómina.
  • Asigne asignaciones de costos por defecto para los trabajadores.
Proceso de nómina
Evento de ciclo de pago
Configure este proceso de gestión para especificar lo siguiente:
  • La secuencia de tareas de proceso de nómina en su organización.
  • Los roles responsables de su finalización.
Baja
  • Finalización de entradas de nómina
  • Evento bajo demanda
  • Baja
Puede añadir varios pasos o recordatorios al proceso de gestión
Baja
para garantizar que un trabajador dado de baja ya no se procese. Ejemplo: desactive las elecciones de pago de trabajador.
También puede utilizar el proceso de gestión
Finalización de entradas de nómina
para permitir que otros usuarios de Workday finalicen las entradas de nómina en curso de los trabajadores como parte de una baja.
En Payroll for the US, puede utilizar el proceso de gestión
Evento bajo demanda
para permitir que los administradores de Recursos humanos paguen a los trabajadores el día de la baja.
Liquidación
  • Evento de impresión de pagos
  • Evento de liberación de pago
    /
    Evento de externalización de liberación de pago
  • Tarea de impresión de cheques
  • Evento de ejecución de liquidación
Configure los siguientes procesos de gestión para:
  • Generar archivos de pago positivo correspondientes a cheques impresos.
  • Activar el pago para métodos de pago electrónico.
  • Imprimir recibos de nómina y cheques en papel.
  • Liquidar pagos de nómina
Informes de cierre de ejercicio
  • Proceso de cierre de ejercicio RL-1
    (nómina para Canadá)
  • Proceso de cierre de ejercicio T4
    (nómina para Canadá)
  • Proceso de cierre de ejercicio W-2
    (nómina para EE. UU.)
Puede configurar estos procesos de gestión para ayudarle a completar la serie de pasos necesarios para los informes de cierre de ejercicio. Puede especificar la secuencia y los tipos de tareas de cierre de ejercicio, así como los roles responsables de su finalización.
Elecciones de retención de impuestos
Para Payroll para Canadá:
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Finalización de elecciones de retención de impuestos por provincia
  • Finalización de elecciones de retención de comisiones y gastos federales
  • Finalización de elecciones de retención de comisiones y gastos de Quebec
Para la nómina de EE. UU.:
  • Cumplimentación de elección de retenciones de impuestos federales
  • Cumplimentación de elecciones de retención de impuestos estatal y local para un trabajador
  • Copia de elecciones de impuestos para trabajador
  • Copia de elecciones de impuestos para trabajadores
En Payroll for Canada, puede configurar los siguientes procesos de gestión para:
  • Introduzca las elecciones de retención de impuestos federal, provincial o de comisiones y gastos de un trabajador después de un cambio de puesto o durante la incorporación.
En Payroll for the US, puede configurar los siguientes procesos de gestión para:
  • Introduzca las elecciones de retención de impuestos federales, estatales o locales de un trabajador después de un cambio de puesto o durante la incorporación.
  • Copie las elecciones de impuestos de trabajador para los trabajadores que se transfieren entre empresas.
Órdenes de retención
  • Copia de órdenes de retención para trabajador
  • Copia de órdenes de retención para trabajadores
Para Payroll for the US, puede configurar estos procesos de gestión para poder copiar órdenes de retención de un empleado cuando:
  • El empleado se transfiere entre empresas.
  • Puede crear nuevas relaciones de empresa.

Informes

Para consultar los informes disponibles para Workday Payroll, acceda al informe
Informes estándar de Workday
y seleccione una de las siguientes categorías de informe:
Categorías de informe
Consideraciones
Proceso/Resultados de nómina
Utilice los informes de esta categoría para informar sobre los resultados de nómina de personas o grupos de trabajadores.
Datos de trabajador de nómina
Utilice los informes de esta categoría para auditar y generar informes sobre datos de trabajadores individuales, como elecciones de pago o elecciones de impuestos.
Definición de nómina
Utilice los informes de esta categoría para verificar y ver una vista resumida de su configuración de nómina.
También puede utilizar el tablero de
control Centro de control de ciclo de pago
para revisar y gestionar los datos de nómina de uno o varios periodos de pago a la vez.

Integraciones

Workday proporciona varios servicios web e integraciones para entradas y configuraciones de nómina comunes. Tenga en cuenta estos servicios web e integraciones fundamentales a la hora de configurar Workday Payroll.
Servicio web
Consideraciones
Asignación de asignación de costos
Sirve para asignar asignaciones de costos a los trabajadores por lote.
Cambio sin proceso retroactivo anterior a
Sirve para cambiar la fecha sin proceso retroactivo anterior a (NRPPT) para varios trabajadores.
Importar entrada de nómina
Se utiliza para cargar la entrada de nómina por lote.
Importar pago de nómina fuera de ciclo
Sirve para cargar pagos fuera de ciclo por lote. Workday carga estos pagos como sin procesar. Ejecute la tarea
Ejecución de cálculo de pago fuera de ciclo
para procesar lotes de pagos fuera de ciclo después de cargar los pagos.
Transferencia de pago de historial de nómina
Sirve para cargar pagos de nómina históricos por lote.
Calendario de periodos de venta
Sirve para cargar periodos de un calendario de periodos por lote.
También puede utilizar cada uno de estos servicios web para crear un Enterprise Interface Builder (EIB).
Integración
Consideraciones
ADP Check Print (Enhanced Performance)
Para Payroll for the US, puede utilizar esta integración para subcontratar a ADP:
  • Depósitos en cuenta de servicio completo (FSDD)
  • Impresión de cheques de nómina, notas de aviso y archivos de etiquetas de correo.
Declaración de impuestos anual - CRA (T4)
Declaración de impuestos anual - CRA (T4A)
Declaración de impuestos anual - RQA (RL -1)
Declaración de impuestos anual - RQA (RL -2)
En Payroll for Canada, se utiliza para generar formularios fiscales de cierre de ejercicio para trabajadores canadienses.
Informes de datos electrónicos de BLS - MWR
Para nómina de EE. UU.
Sirve para generar un informe sobre varios lugares de trabajo y enviarlo a la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS) del Departamento de Trabajo de Estados Unidos.
Core Connector: Payroll Check Printing (Enhanced Performance)
Sirve para enviar datos de cuenta corriente a bancos que no admiten integraciones de cuenta corriente existentes.
Depósito de DSN (de máquina a máquina)
Sondeo de DSN (de equipo a equipo)
En el caso de Payroll para Francia, utilice esta opción para enviar y recuperar información sobre los envíos de Déclaration Sociale Nominative desde net-entreprises.fr.
Orden de retención de ingresos electrónica de entrada
Orden de retención de ingresos electrónica de salida
Para Payroll for the US, se utiliza para intercambiar datos con el portal web de la Oficina Federal de Cumplimiento de Manutención de Menores (OCSE).
Notificaciones de entrada de HMRC
Información en tiempo real de HMRC - Resumen de pago de empleador
Información en tiempo real de HMRC
En el caso de Payroll para el Reino Unido, se utiliza para intercambiar datos con HM Revenue & Customs (HMRC), incluidos los siguientes:
  • Recuperar avisos de código de impuesto, préstamo de estudios y préstamo de posgrado del servicio de aprovisionamiento de datos (DPS).
  • Envío de archivos de resumen de pago de empleador (EPS) mediante el servicio en línea Real Time Information (RTI).
  • Envío de archivos de envío de pago completo (FPS) mediante el servicio en línea RTI.
Servicio de salida de ROE de Canadá
ROE de servicio de Canadá de entrada
En Payroll for Canada, se utiliza para generar y recuperar archivos de registro de empleo (ROE) desde un equipo accesible para el sistema de integración. Esta integración no admite la conexión directa con Service Canada.
Nómina de un solo toque (Australia)
En Payroll for Australia, se utiliza para enviar informes de nómina de un solo toque (STP) a la Australian Taxation Office (ATO).
SuperStream (Australia)
En Payroll for Australia, se utiliza para enviar fondos y datos de jubilación por jubilación a las cajas de jubilación de los trabajadores.
Entrada asíncrona de nómina de trabajador
Se utiliza para importar archivos con datos de nómina de trabajador desde un servidor externo a Workday. Ejemplo: valores de vacaciones y permisos.
Entrada de vacaciones y permisos de trabajador
Sirve para importar datos de tarjeta de horas de sus trabajadores a Workday.
WPN - Ceridian Check Printing
Se utiliza para externalizar la impresión de cheques de nómina, notas de aviso o servicios bancarios a Ceridian.
Workday también admite integraciones con varios proveedores y protocolos de servicios de pago electrónico, entre los que se incluyen:
  • Cámara de compensación automatizada (ACH)
  • Servicios bancarios de compensación automatizada (BACS)
  • Asociación Bancaria de Australia (ABA).

Conexiones y puntos de contacto

Punto de contacto
Consideración
Ausencia
A la hora de configurar los planes de vacaciones y permisos para realizar un seguimiento de los saldos en Gestión de ausencias, puede recuperar las unidades de vacaciones y permisos aprobadas como parte de los cálculos de percepciones y deducciones. Utilice cálculos relacionados con componentes de ausencias (ACRC) para asociar planes de ausencias a percepciones y deducciones. Asegúrese de asignar todos los planes de ausencias que afecten a la nómina a una percepción o deducción.
Al configurar las ausencias, puede seleccionar si desea pagar a los trabajadores su salario normal durante la ausencia. En el caso de los trabajadores con un tipo de ausencia que afecta a la nómina, Workday solo paga al trabajador:
  • Las percepciones y deducciones que especifique para los trabajadores de ausencia en la categoría de ejecución.
  • Entradas de nómina únicas
Información bancaria
Para realizar pagos de nómina precisos, debe configurar lo siguiente:
  • Cuentas bancarias con tipos de uso de nómina específicos
  • Reglas de ruta de banco
También puede configurar formatos de impresión de cheques para gestionar cheques de pago y avisos.
Planes de beneficios
Puede asociar planes de beneficios a percepciones y deducciones, lo que permite a Workday procesar contribuciones y pagos a través de la nómina.
compensación
Puede asignar elementos de compensación a percepciones para recuperar detalles de paquetes de compensación y utilizarlos en cálculos de nómina.
Asegúrese de tener en cuenta la frecuencia de los pagos de nómina al configurar las frecuencias en Compensación. Si tiene trabajadores a tiempo parcial, considere la posibilidad de configurar la opción
Utilizar horas semanales
.
Gestión financiera
Independientemente de si utiliza Gestión financiera, debe configurar y mantener periódicamente las configuraciones de contabilidad relacionadas con las transacciones de nómina.
Cuando utiliza Gestión financiera además de Workday Payroll, también puede realizar un seguimiento de las fechas inicial y final a través de Gestión de subvenciones.
HCM
Proporcione datos de empleado y relacionados con el puesto para el proceso de nómina, como los siguientes:
  • Estado de empleado
  • Información personal
Dispositivo móvil
Cuando activa el autoservicio para empleados, los trabajadores pueden consultar los recibos de nómina en dispositivos móviles.
Seguimiento de tiempo
Puede asociar etiquetas de cálculo de horas con percepciones o deducciones, lo que le permite utilizar bloques de horas aprobados como entradas a la hora de pagar a los trabajadores.
También puede recuperar worktags como proyectos y tarifas de sustitución directamente de los bloques de horas calculados con fines de cálculo de costos.
Cuando utiliza la nómina en combinación con Time Tracking, Workday recomienda ejecutar la nómina durante las fechas de bloqueo del calendario de periodos.
Tiempo de trabajo
Para garantizar que los cálculos de nómina se apliquen a todos los trabajadores franceses en Payroll for France, debe configurar valores de ausencia, calendarios de horario de trabajo y calendarios de festivos.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.