Consideraciones de definición: proceso de nómina en ciclo
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso del proceso de nómina en ciclo. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
El proceso de nómina en ciclo le permite calcular la nómina de sus trabajadores en un ciclo periódico periódico.
Beneficios para la empresa
- Calcular la nómina cuando le resulte más cómodo. Puede procesar la nómina:
- Manualmente
- A las horas programadas.
- Continuamente en segundo plano.
- Vuelva a calcular la nómina con la frecuencia necesaria para actualizar los resultados de la nómina.
- Cancele o revierta los resultados de pago.Payroll para Irlanda no admite reversiones de pago.
- Realice correcciones sin necesidad de cancelar el cálculo.
- Calcular la nómina de todos los trabajadores, un subconjunto de trabajadores o un solo trabajador, y poner en espera el pago de un trabajador.
- Maximice la eficiencia y el rendimiento con la opción de cálculo inteligente, que solo incluye a los trabajadores con un evento que afecta al pago desde el último cálculo.
- Mejore la precisión mediante la función de cálculo continuo, que calcula la nómina a medida que se producen eventos que afectan al pago.
Ejemplos de uso
- Abra manual o automáticamente un nuevo periodo de pago para un grupo de pago ejecutando un cálculo completo.
- Vuelva a calcular la nómina de un trabajador después de añadir una entrada de pago o de realizar otros cambios que afecten al pago.
- Cancele los resultados de pago de todos los trabajadores cuando necesite realizar un cambio de configuración. Ejemplo: corrija la fecha de pago.
- Ponga en espera el resultado de pago de un trabajador para evitar el pago temporalmente mientras soluciona problemas.
Preguntas que debe tener en cuenta
Pregunta | Consideraciones |
|---|---|
¿Desea que los resultados de nómina se actualicen continuamente durante todo el periodo de pago? | En caso afirmativo, considere la posibilidad de activar la función de cálculo de nómina continuo. Esta función automatiza los cálculos de nómina y actualiza continuamente los resultados de pago a medida que se producen los eventos. Puede pausar el cálculo continuo cuando quiera realizar auditorías de final de periodo. |
¿Cuándo desea procesar la nómina? | El proceso de nómina es un proceso que requiere muchos cálculos y puede afectar al desempeño de otros puestos. Si inicia los cálculos de nómina manualmente, puede programar el trabajo para que se ejecute después de horas, ya sea una vez o de forma periódica. |
¿Qué pagos distintos del salario debe pagar en un calendario definido? | Cuando tiene pagos que quedan fuera del programa de nómina ordinario, puede crear pagos fuera de ciclo. Cuando los pagos se producen de forma periódica, puede definir categorías de ejecución no periódicas independientes para los pagos periódicos (ejemplo: bonus). |
Recomendaciones
Asegúrese de definir correctamente los calendarios de periodos antes de ejecutar su primera nómina. Una vez que inicia el proceso de nómina activo, los cambios son más difíciles.
No ejecute más de una tarea de proceso para un grupo de pago al mismo tiempo. La ejecución de tareas simultáneas en varias pestañas del navegador aumenta el riesgo de que se dañen los datos. Ejemplo: no cancele el resultado de nómina de un trabajador individual mientras se está ejecutando un cálculo de nómina.
Al calcular la nómina, puede reducir el tiempo de proceso actualizando solo la contabilidad de los trabajadores procesados. Cuando esté listo para finalizar la nómina, Workday le recomienda que actualice la contabilidad de todos los trabajadores.
Para ayudar a garantizar la exactitud de los datos, no anule las tareas de proceso de nómina. Si inicia una tarea por error o por error, deje que finalice. Entonces:
- Para los resultados calculados, utilice la tareaEjecución de cancelación de pagopara cancelar los resultados de pago y restablecer el estado de los trabajadores aAún no iniciado.
- En el caso de los resultados finalizados, utilice la tareaCancelación de pago finalizadopara volver a establecer todos los resultados de pagoen el estado En curso.
Antes de finalizar la nómina ordinaria para el periodo:
- Revise y verifique todos los datos generados por el cálculo de nómina (ejemplos: asientos contables de nómina, datos de informes normativos). Corrija los datos según sea necesario y vuelva a ejecutar el cálculo.
- Calcular y completar las diferencias de pago retroactivas para el grupo de pago. Esto introduce las diferencias retroactivas en el periodo actual y las incluye en el resultado de pago actual.
Para ejecutar el cálculo inteligente de forma eficiente:
- Ejecute un cálculo completo al comienzo del periodo de proceso.
- Ejecute un cálculo completo al final del periodo de proceso antes deejecutar la finalización de pago. Un cálculo completo captura cualquier cambio de configuración que tenga una fecha efectiva dentro del periodo que se está procesando.
- Programe una ejecución de cálculo inteligente nocturno para procesar cualquier resultado de pago que tenga un evento que afecte al pago.
- Espere hasta que haya finalizado una integración para ejecutar el cálculo inteligente.
Requisitos
Antes de poder finalizar la nómina de un periodo de pago, debe finalizar los pagos adicionales y de sustitución bajo demanda.
Para poder abrir un nuevo periodo de pago:
- Finalice todos los resultados de pago de un grupo de pago.
- Resuelva los resultados de pago que tengan el estadoError.
- Cancele o finalice cualquier resultado de pago que estéEn espera.
Limitaciones
Las funciones de cálculo inteligente y cálculo continuo de nómina detectan eventos a nivel de empleado, como un aumento salarial o un cambio en una elección de beneficios. No detectan cambios de configuración, como cambios en una percepción que se aplica a todos los trabajadores o cambios en los tipos impositivos estatales.
Definición de entorno de cliente
Para activar el cálculo de nómina continuo para todas las categorías de ejecución periódica, utilice la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
. Security
Configure los siguientes dominios en el área funcional Core Payroll:
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Proceso: ejecución de cálculos por lotes (cálculo de pago)
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden ejecutar y programar cálculos de nómina. |
Proceso: ejecución de cancelación de lote (cancelación de pago)
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden cancelar un cálculo de nómina para un grupo de pago o un grupo de ejecución de pago. |
Proceso: ejecución de finalización de lote (pago finalizado)
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden finalizar la nómina durante un periodo. |
Proceso: fuera de ciclo (reversión)
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden revertir un pago a un trabajador.
Payroll para Irlanda no admite reversiones de pago. |
Proceso: finalización de cancelación de ejecución por lotes
| Los usuarios con seguridad en este dominio pueden cancelar una nómina en ciclo finalizada. |
| Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden finalizar la acción asociada desde el menú Acciones relacionadas en el resultado de pago de un trabajador. |
Puede definir un rol sin restricciones para permitir que un administrador de nómina consulte y modifique los datos de todos los grupos de pago en todos los países de nómina. Puede definir un rol con restricciones que permita a los socios de nómina consultar y modificar datos solo para grupos de pago especificados.
Procesos de gestión
Puede configurar el proceso de gestión
Evento de ciclo de pago
como una lista de tareas pendientes de los pasos obligatorios en el proceso de nómina. El uso de este proceso de gestión también puede ayudarle a delegar tareas y garantizar la responsabilidad cuando varios usuarios realizan distintos pasos en el proceso. Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Auditoría - Resultados de cálculo de pago para un periodo
| Le ayuda a identificar resultados de pago inusuales para comprobar posibles errores. |
Resultados de cálculo de pago para grupo de trabajadores
| Buscar resultados de nómina para trabajadores en un grupo de pago o en un grupo de ejecución de pago. |
Pay Cycle Command Center
| Acceda a las tareas comunes que se utilizan para procesar la nómina. |
Entrada de pago no procesada
| Busque entradas de pago para un periodo que el cálculo de nómina no haya procesado. |
Informe de proceso de cálculo de nómina
| Consulte y realice las siguientes acciones en los resultados de nómina en ciclo:
Ejemplo: un trabajador está de ausencia y se reincorpora en mitad del periodo de pago, lo que da como resultado varios resultados de pago en ciclo. Si hace clic en Retener para el trabajador que tiene varios resultados de pago en ciclo, todos los resultados de pago en ciclo tendrán el estado En espera . |
Informe de proceso de líneas de cálculo de nómina
| Consulte los detalles de las líneas de resultados de nómina individuales y sus cálculos relacionados. También puede consultar, analizar y crear un informe detallado sobre las líneas de resultado de nómina seleccionadas. |
Resumen de grupo de pago de nómina
| Utilice este informe para consultar un resumen de alto nivel de los trabajadores, los resultados, el pago bruto y el pago neto en función de los detalles del grupo de pago y los periodos que seleccione. A continuación, puede utilizar Vínculos de informe de profundización desde los resultados para acceder al informe Proceso de cálculo de nómina . |
Resumen de componente de pago de nómina
| Utilice este informe para consultar un resumen de alto nivel de los trabajadores, los resultados, las líneas de resultados y el importe de la línea de resultados de los componentes de pago en función de los detalles de grupo de pago y los periodos que seleccione. A continuación, puede utilizar los vínculos de informe de profundización de las líneas de resultado para acceder al informe Procesamiento de líneas de cálculo de nómina . |
Cuando cree informes personalizados, utilice orígenes de datos de informe en uno de los siguientes objetos de gestión:
- Resultados de nóminapara totales brutos y netos
- Líneas de resultado de nóminapara detalles de nivel de componente de pago
Para obtener el mejor rendimiento, Workday recomienda lo siguiente:
- Utilizar orígenes de datos de informes indexados cuando sea posible.
- Evitar orígenes de datos de informe en el objeto de gestiónTrabajadorpara informes de nómina.
Integraciones
Puede utilizar:
- El servicio webPut Run Pay Calculationpara iniciar un cálculo de pago.
- El servicio webGet Run Pay Calculationpara recuperar el estado de un cálculo.
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Saldos de ausencias | Workday utiliza con frecuencia saldos de ausencias de Gestión de ausencias como parte de los cálculos de nómina. Para obtener un rendimiento óptimo al calcular la nómina en ciclo, Workday recomienda programar manualmente el almacenamiento de los saldos de ausencias en función de las necesidades de su empresa. |
Contabilidad de nómina | Workday genera automáticamente asientos contables de nómina en su libro mayor como parte del proceso de cálculo. |