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Última actualización: 2025-09-19
Consideraciones de definición: recibos de nómina

Consideraciones de definición: recibos de nómina

Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la funcionalidad de recibos de nómina. En él se explica lo siguiente:
  • Por qué se define
  • Cómo encaja en el resto de Workday
  • Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
  • Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
  • Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.

Qué es

La función de recibos de nómina le permite generar recibos de nómina en papel o en PDF imprimibles que puede consultar en Workday.
Puede configurar los recibos de nómina para que muestren:
  • Componentes de pago, como percepciones, beneficios, impuestos, deducciones y planes de ausencias.
  • Logotipo de empresa
  • Etiquetas de sección
  • Firmas
Workday ofrece informes y formatos de formulario de gestión que puede utilizar para crear recibos de nómina.
Para la nómina de Canadá, Irlanda, Reino Unido y EE. UU., puede utilizar una de las siguientes opciones:
  • El formato Report Designer, también conocido como Business Intelligence and Reporting Tools (BIRT). Puede modificar o personalizar los formatos de recibo de nómina en Workday Studio Report Designer.
  • Formatos XSLT, que puede usar pero no personalizar.
Para Payroll for Australia and France, solo puede utilizar el formato Report Designer.

Beneficios para la empresa

Workday ofrece una configuración específica de país, lo que facilita la configuración e impresión de recibos de nómina.
También puede hacer lo siguiente:
  • Desglose las percepciones según la Ley de Normas Laborales Justas (FLSA) por semana de trabajo y muestre las horas acumuladas en lo que va de año (Acumulado anual) por percepciones, para facilitar la revisión de los datos (EE. UU.).
  • Active el desbordamiento en los recibos de nómina de Report Designer para que los trabajadores puedan consultar los detalles completos de sus componentes de pago (Canadá, Reino Unido, Estados Unidos y Reino Unido).
  • Programe una hora para generar archivos PDF de los recibos de nómina de Report Designer para los trabajadores actuales o dados de baja.
  • Traduzca los recibos de nómina en función del idioma preferido del trabajador.
  • Combine recibos de nómina para simplificar los importes bruto-neto de los trabajadores con varios puestos en empresas vinculadas (EE. UU.).
  • Consulte los recibos de nómina cómodamente en dispositivos móviles.

Ejemplos de uso

Puede utilizar la función de recibos de nómina para:
  • Añadir y modificar mensajes para que se muestren en los recibos de nómina (AUS, FRA, IRL, UK).
  • Mostrar u ocultar recibos de nómina de determinados trabajadores o para determinados periodos de pago.
  • Importe y muestre recibos de nómina externos.
  • Defina opciones sobre cómo y cuándo pueden los trabajadores consultar e imprimir sus recibos de nómina.

Preguntas que debe tener en cuenta

Pregunta
Consideraciones
¿Desea añadir un logotipo de empresa o firmas a sus recibos de nómina?
Puede usar la tarea
Configuración de formato de formulario de gestión
 para cargar imágenes para su logotipo y firmas.
¿Cuáles son los márgenes y el tamaño de los recibos de nómina?
Tamaño de página: 8,5" x 11"
Márgenes de página:
  • Superior: 0,25 mm
  • Derecha: 0,50 pulg.
  • Inferior: 0,12 pulg.
  • Izquierda: 0,50 pulg.
¿Cómo se crea un formato de recibo de nómina personalizado? (CAN, REINO UNIDO, EE. UU.)
Puede copiar el último formato de recibo de nómina distribuido y personalizarlo mediante Workday Studio Report Designer. Puede encontrar los formatos más recientes en Community.
¿Necesita ocultar o mostrar los recibos de nómina?
Puede hacer lo siguiente:
  • Utilice la tarea
    Ocultación o visualización de recibos de nómina para grupo de trabajadores
     o la tarea
    Ocultación de recibo de nómina de trabajador
     .
  • Seleccione
    Desactivar visualización de recibo de nómina (versión online) en autoservicio
     en la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
     para ocultar todos los recibos de nómina en línea.
¿Necesita controlar la hora a la que los trabajadores pueden ver los recibos de nómina? (USA)
Puede sustituir la hora por defecto en el huso horario del trabajador que determina cuándo es visible un recibo de nómina.
  • Utilice la tarea
    Creación de motivo de acción de nómina
     o
    Edición de motivo de acción de nómina
     .
  • Seleccione el campo
    Sustitución de horas de visibilidad de nómina
     para introducir las horas que desee en el huso horario del trabajador para que los recibos de nómina fuera de ciclo sean visibles.
¿Cómo quiere que sus trabajadores reciban sus recibos de nómina?
Puede utilizar la tarea
Opciones de impresión de nómina de empresa
 para:
  • Imprima siempre los recibos de nómina de los trabajadores dados de baja.
  • Permitir que los trabajadores impriman sus propios recibos de nómina.
  • Permita que los trabajadores seleccionen PDF electrónico o una copia en papel para sus recibos de nómina.
Puede sustituir las opciones de impresión o definir el método de entrega de los recibos de nómina impresos para trabajadores individuales mediante la tarea
Entrega de recibo de nómina
 .
¿Tiene un gran número de trabajadores que consultan recibos de nómina en PDF? (AUS, CAN, IRL, UK, USA)
Puede utilizar la tarea
Programación de impresión previa de recibo de nómina BIRT
 para generar archivos PDF de recibos de nómina de Report Designer durante las horas de menor actividad. Reduce la carga de procesamiento en su entorno de cliente durante las horas pico. Para minimizar el tiempo de proceso, seleccione la opción
Impresión inteligente de recibos de nómina
 para generar archivos PDF solo para los trabajadores que históricamente tienen más probabilidades de verlos en ese formato.
Después de implementar Workday Payroll o añadir un nuevo grupo de pago, se tardan dos meses en establecer las tendencias de consulta de los trabajadores. Durante ese tiempo, la opción
Smart Print Payslips
 genera archivos PDF para todos los trabajadores.
¿Qué componentes de pago debe incluir en su recibo de nómina?
Puede utilizar la tarea
Mantenimiento de configuración de recibo de nómina
 para configurar componentes de pago, planes de ausencias y opciones adicionales.
Puede añadir nuevas percepciones, deducciones y sustituciones de nombre de campo en las siguientes tareas:
  • Creación de percepciones
  • Creación de deducción
¿Tiene que procesar una gran cantidad de datos de ausencias?
Puede calcular y guardar los datos de ausencias al finalizar la nómina para mejorar el rendimiento al imprimir y consultar los recibos de nómina. De lo contrario, Workday debe volver a calcular el saldo de ausencias cada vez que usted o un trabajador imprima o consulte un recibo de nómina.
¿Pertenece su organización a una relación de empresa o emplea a trabajadores con varios puestos en empresas vinculadas? (USA)
Puede utilizar la tarea
Mantenimiento de configuración de recibo de nómina
 para combinar recibos de nómina. La combinación de recibos de nómina simplifica la forma en que los trabajadores con varios puestos en empresas relacionadas ven sus importes de bruto respecto a neto agregando sus percepciones en un solo recibo de nómina.
¿Su organización se encuentra en Oregón o en el Distrito de Columbia? (USA)
Especifique su EIN o FEIN en la tarea
Edit Company State and Local US Tax Reporting
 . Si un resultado de nómina tiene asociado un worktag de Oregón o Distrito de Columbia, Workday muestra el EIN o FEIN en el recibo de nómina para ese resultado.

Recomendaciones

Al personalizar los recibos de nómina, puede utilizar los formatos más recientes de Community.
Cuando utilice formatos de recibo de nómina distribuidos o nuevas funciones, cree una nueva configuración de recibo de nómina con fecha efectiva para garantizar que los formatos de recibo de nómina anteriores no se modifiquen.
Para optimizar el rendimiento, compruebe si los formatos de formulario de gestión distribuidos por Workday funcionan para sus recibos de nómina de Report Designer antes de crear diseños personalizados.
En el caso de Nómina para Francia, imprima los recibos de nómina en papel y desactive la consulta de recibos de nómina de autoservicio para todos los trabajadores.
En el caso de la nómina para EE. UU., para garantizar que los trabajadores vean sus recibos de nómina, deje activada la impresión o la consulta de recibos de nómina si también activa
la impresión inteligente de recibos de nómina
 en la tarea
Programación de preimpresión de recibo de nómina BIRT
 .

Requisitos

Si utiliza Report Designer (BIRT), seleccione
Impresión de recibos de nómina con formato de Report Designer en autoservicio
 en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 .

Limitaciones

  • Solo puede añadir un logotipo de empresa en el formato de los recibos de nómina distribuidos (AUS, CAN, IRL, UK, USA).
  • Solo puede imprimir varios recibos de nómina para un trabajador a la vez.
  • Workday solo admite el desbordamiento en los recibos de nómina de Report Designer.
  • Ya no puede personalizar los formatos de recibo de nómina XSLT en Workday (CAN, FRA, IRL, UK, USA).

Definición de entorno de cliente

Puede seleccionar configuraciones para todo el entorno de cliente en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
 para:
  • Oculte los botones
    Imprimir
     o
    Consultar
     recibo de nómina para todos los trabajadores en su informe de recibos de nómina.
  • Active Report Designer (BIRT).
  • Seleccione un formato de formulario de gestión para los recibos de nómina.
  • Permita que los administradores o los trabajadores impriman varios recibos de nómina.
  • Guarde los saldos de ausencias cuando finalice la nómina para evitar calcularlos cada vez que alguien consulte o imprima un recibo de nómina.
  • Guarde los saldos de ausencias solo para los trabajadores que reciben el pago con cheque o que imprimen sus recibos de nómina en lugar de para todos los trabajadores.
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
 para seleccionar
.rptdesign
 como tipo de archivo permitido para cargar archivos de Report Designer en Workday.

Security

Dominios
Consideraciones
Process: Payslip Bulk Print
 en el área funcional Core Payroll.
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden acceder a la funcionalidad de preimpresión de recibos de nómina.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation)
 en el área funcional Core Payroll
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden acceder a la tarea
Conservación de datos de ausencia para recibos de nómina
 para calcular y guardar valores de ausencia.
  • Reports: Pay Calculation Results for Worker (Payslips)
     en el área funcional Core Payroll
  • Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - CAN
     en el área funcional CAN Payroll.
  • Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - IRL
     en el área funcional IRL.
  • Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - USA
     en el área funcional USA Payroll.
  • Reports: Results for Worker (Pay Calculation) - AUS
     en el área funcional AUS Payroll.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden ver o imprimir todos los detalles de los recibos de nómina y mostrar u ocultar los recibos de nómina.
  • Self-Service: Payroll (My Payslips)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Self-Service: Payroll Interface
     en el área funcional Payroll Interface.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden:
  • Consultar sus recibos de nómina actuales y anteriores.
  • Cambiar su elección de impresión de recibo de nómina.
Puede proporcionar a los trabajadores dados de baja acceso a sus recibos de nómina configurando la política de seguridad de dominio
Self-Service: Payroll (My Payslips)
 para incluir los siguientes grupos de seguridad:
  • Persona dada de baja (solo gestiona sus datos)
  • Autoservicio para dados de baja
Set Up: Payroll (Reporting)
 en el área funcional Core Payroll.
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden configurar recibos de nómina.
  • Set Up: Payroll - FRA
     en el área funcional FRA Payroll.
  • Set Up: Payroll (Reporting)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Worker Data Payroll (Company Specific) - FRA
     en el área funcional FRA Payroll.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden añadir, editar y eliminar mensajes de recibo de nómina para Payroll for France.
  • Set Up: Payroll IRL
     en el área funcional IRL Payroll.
  • Set Up: Payroll (Reporting)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Worker Data: Payroll - IRL
     en el área funcional IRL Payroll.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden añadir, editar y eliminar mensajes de recibo de nómina para Payroll for Ireland.
  • Set Up: Payroll - UK
     en el área funcional UK Payroll.
  • Set Up: Payroll (Reporting)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Worker Data Payroll (Company Specific) - UK
     en el área funcional UK Payroll.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden añadir, editar y eliminar mensajes de recibo de nómina para Payroll para Reino Unido.
  • Set Up: Payroll - AUS
     en el área funcional AUS Payroll.
  • Set Up: Payroll (Reporting)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Worker Data Payroll (Company Specific) - AUS
     en el área funcional AUS Payroll.
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden añadir, editar y eliminar mensajes de recibo de nómina para Payroll for Australia.
  • Set Up: Payroll (Reporting)
     en el área funcional Core Payroll.
  • Set Up: Settlement
     en el área funcional Banking and Settlement
Los usuarios con seguridad en estos dominios pueden configurar la tarea
Opciones de impresión de nómina de empresa
 .
Set Up: Tenant Setup - Payroll
 y
Set Up: Tenant Setup - System
 en el área funcional System.
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden acceder a la definición del entorno de cliente para la nómina y el sistema.
View: Maintain Payroll Interface
 en el área funcional Payroll Interface.
Los usuarios con seguridad en este dominio pueden consultar el informe
Recibos de nómina para trabajador
 .
Es responsable de probar y validar que la configuración del dominio de seguridad satisfaga sus necesidades empresariales.

Procesos de gestión

Para Payroll de Canadá, Irlanda, Reino Unido y EE. UU.:
Proceso de gestión
Consideraciones
Evento bajo demanda
Puede crear un recibo de nómina o un cheque de nómina independiente para los trabajadores mediante este proceso de gestión.
Baja
Puede dar a los trabajadores dados de baja su última paga y recibo de nómina el día de la baja o cualquier otro día. Cuando añade el proceso de gestión
Evento bajo demanda
 al proceso de gestión
Baja
 , permite que otros administradores de Workday, como los HR Partners:
  • Generar cálculos de pago bajo demanda
  • Revise los recibos de nómina finales de los trabajadores dados de baja.

Informes

Informes o tableros de control
Detalle
Recibos de nómina para trabajador
En el caso de la nómina de Australia, Canadá, Irlanda, Reino Unido y Estados Unidos, puede utilizar este informe para consultar todos los recibos de nómina de un trabajador específico.
Consulta de agregaciones de recibos de nómina
Puede consultar un informe detallado sobre cada uno de estos elementos y cómo se interrelacionan:
  • País
  • Grupo de recibos de nómina
  • Informes en componentes de pago
  • Componentes de pago para agregar
Recibo de nómina para imprimir - GBR
Para Payroll for the UK, puede copiar este informe estándar en un informe personalizado, lo que le permite personalizar su propio formato de recibos de nómina de Report Designer.
Recibo de nómina para imprimir - Australia
Para Payroll for Australia, puede copiar este informe estándar en un informe personalizado, lo que le permite personalizar su propio formato de recibos de nómina de Report Designer.
Recibo de nómina para impresión - Diseño de informe
Para Payroll for Canada and the US, puede copiar este informe estándar en un informe personalizado, lo que le permite personalizar su propio formato de recibos de nómina de Report Designer.
Recibo de nómina para imprimir - Francia
Para Payroll for France, puede copiar este informe estándar en un informe personalizado, lo que le permite personalizar su propio formato de recibos de nómina de Report Designer.
Recibo de nómina para imprimir - IRL
Para Payroll for Ireland, puede copiar este informe estándar en un informe personalizado, lo que le permite personalizar su propio formato de recibos de nómina de Report Designer.
Resultados de cálculo de pago de FRA - Consulta de recibo de nómina
En el caso de Nómina para Francia, puede utilizar este informe para consultar los resultados del cálculo de pago en los recibos de nómina.
Tablero de control de pago
Puede utilizar el worklet
Comparación de periodos
 de este tablero de control para comparar dos recibos de nómina de cualquier periodo de pago.

Integraciones

  • Puede permitir que los trabajadores o administradores accedan a los recibos de nómina en un sistema de nómina externo directamente desde Workday mediante la tarea
    Creación de proveedor de nómina externa
     o la integración
    Importar recibos de nómina externos
     .
  • Puede utilizar el servicio web
    Get Payroll Payslips
     para exportar los datos de los recibos de nómina de los trabajadores en función del grupo de pago, la fecha o las opciones de impresión.
  • En Payroll for the US, puede sustituir las horas y elegir la hora del día en que los recibos de nómina son visibles para los trabajadores cuando utiliza el campo
    Payslip Visibility Time Override Reference
     en los servicios web
    Put Payroll Action Reason
     y
    Get Payroll Action Reason
     .

Conexiones y puntos de contacto

Personalice los recibos de nómina de Report Designer con Workday Studio Report Designer.
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.