Consideraciones de definición: entrada de nómina
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de la entrada de nómina. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué es
Las entradas de nómina le permiten añadir, ajustar o sustituir cálculos de nómina. Puede hacer lo siguiente:
- Suma o resta un importe de un resultado de componente de pago.
- Sustituya un resultado de componente de pago por un valor diferente.
Puede crear una entrada única o una entrada continua que se repita en cada periodo de pago.
Beneficios para la empresa
Las entradas de nómina aumentan la precisión en los cálculos de nómina al permitirle ajustar un cálculo para un trabajador individual o varios trabajadores a la vez. Puede utilizar la entrada de nómina para:
- Incorpore datos de orígenes externos, lo que proporciona más flexibilidad en los cálculos de nómina.
- Asigne tipos de datos no numéricos a sus cálculos relacionados, incluidos texto, fecha y valores booleanos.
Ejemplos de uso
- Ajuste o proporcione información de horas o ausencias de una fuente externa.
- Ajuste las entradas de pago históricas.
- Ajuste los cálculos y los importes de impuestos.
- Introduzca las percepciones y deducciones periódicas o únicas.
- Proporcione importes de bonus o incentivos de fuentes externas.
- Para Payroll de Canadá, Irlanda, Reino Unido y EE. UU.:
- Introduzca información sobre los reembolsos de préstamo.
- Proporcione las tarifas de pago calculadas por un origen externo.
- Para la nómina de Francia:
- Añada regularizaciones de impuesto sobre la renta.
- Proporcione los importes de pago de IJSS.
- Proporcione detalles sobre los complementos de transporte.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Cuántas entradas de nómina tiene previsto introducir? | Cuando solo tiene que introducir unas pocas entradas, puede introducirlas fácilmente a través de la interfaz de usuario.
Cuando tiene varias entradas de nómina, puede hacer lo siguiente:
|
¿Quién gestionará las entradas de nómina? | Puede permitir que:
|
¿Cómo quiere evitar que los usuarios añadan datos de nómina para ellos mismos? | Las tareas de Workday impiden automáticamente que los usuarios añadan o editen pagos por sí mismos. Los usuarios solo pueden añadir entradas de nómina para ellos mismos mediante un servicio web. Para evitar que lo hagan, seleccione la casilla Payroll Web Services - Do Not Allow Add/Update for Worker as Self en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Nómina . |
¿Desea añadir a un importe calculado o sustituir un importe calculado? | Para añadir a un importe calculado, cree una entrada de nómina de ajuste. Workday sigue mostrando el cálculo inicial y crea una entrada adicional para aumentar o reducir un pago.
Para sustituir completamente un importe calculado, cree una entrada de nómina de sustitución. Workday sustituye el importe calculado por el importe de entrada de nómina. |
¿Cómo desea modificar la información procedente de otra área de producto de Workday, como Time Tracking o Absence, o proporcionar información de una fuente externa? | Puede crear:
Puede utilizar entradas de sustitución o de ajuste en cualquier caso, pero las entradas de nómina de ajuste muestran tanto el importe original como el ajuste. |
¿Desea sustituir un pago completo? | Puede utilizar la entrada de nómina para sustituir un importe de cálculo relacionado de percepción, deducción o componente de pago (PCRC) para un solo resultado en ciclo. Para sustituir un resultado de nómina completo, contemple la posibilidad de crear un pago de sustitución manual o bajo demanda. |
¿Está ajustando los pagos de compensación? | Para los ajustes de los pagos únicos de compensación, Workday recomienda modificar el pago único de compensación. Workday establece todos los cálculos de nómina asociados con Recálculo obligatorio .
Si decide utilizar una entrada de nómina para ajustar un pago único, introduzca una entrada de ajuste de nómina en lugar de una sustitución. Realice también las modificaciones pertinentes en sus pagos únicos en Compensación. |
¿Qué tipos de datos desea utilizar para sus entradas de nómina? | Puede asignar uno de estos tipos de valor de entrada a un cálculo relacionado que introduzca a través de la entrada de nómina:
|
¿Va a añadir un pago para un trabajador que se ha transferido internacionalmente (CAN, IRL, UK, USA)? | Puede crear un pago final bajo demanda en lugar de una entrada de nómina. |
¿Necesita calcular impuestos específicos para la entrada de nómina (EE. UU.)? | Cuando activa y configura la asignación de ubicación fiscal, Workday determina qué impuestos calcular en función de los worktags de ubicación en la entrada de nómina.
Cuando incluye un worktag de ubicación en una entrada de nómina, Workday resuelve los impuestos asociados a la ubicación, independientemente de la elección de impuestos del trabajador. |
Recomendaciones
Al añadir una entrada de nómina, especifique los IDs de lote para poder eliminar las entradas de forma masiva en caso de error. Después de finalizar un resultado de nómina que utiliza un ID de lote, ya no puede eliminar el ID de lote.
Al ajustar la información de Seguimiento de tiempo o Ausencias, modifique la información en el origen en lugar de utilizar la entrada de nómina y, a continuación, vuelva a calcular la nómina. Esto ayuda a garantizar que:
- Los ajustes futuros de los datos de Seguimiento de tiempo o Ausencias no dan como resultado un pago excesivo o insuficiente.
- Los saldos de ausencias son precisos para el pago en el momento de la baja.
- Otros cálculos e informes de nómina que utilizan los datos también son precisos.
- Los cálculos retroactivos futuros utilizan los valores modificados.
En el caso de la nómina de Australia, Irlanda y Reino Unido, al ajustar los componentes de pago basados en impuestos, asegúrese de añadir la entrada de nómina para todos los PCRC relacionados.
En Payroll for France, para modificar las contribuciones preceptivas por ley, sustituya los PCRC de las deducciones de nota en lugar de modificar la deducción de contribución. La sustitución de las deducciones de nota le permite mantener límites y salarios brutos coherentes en los cálculos de contribución. Ejemplo: para modificar el valor de las contribuciones de AGIRC-ARRCO, sustituya los valores de salario bruto y techo de la deducción
Memo - Reference Values for AGIRC-ARRCO [FRA]
. En Payroll for the US, al añadir la entrada de nómina para FLSA, utilice las fechas inicial y final que correspondan al periodo FLSA correspondiente.
Requisitos
Solo puede procesar la entrada de nómina para trabajadores y componentes de pago que estén configurados para incluirse en el proceso de nómina en la ficha
General
de una categoría de ejecución.Para recibir una entrada de nómina, los trabajadores también deben cumplir con la elegibilidad del componente de pago de la percepción o deducción.
Configure la categoría de ejecución para incluir los trabajadores y los componentes de pago adecuados.
Independientemente de la configuración de la ficha
No activo (en ciclo, sustitución bajo demanda)
de la categoría de ejecución, Workday procesa la entrada de nómina única para los trabajadores no activos.Limitaciones
Una vez que procesa una entrada de nómina, no puede sustituirla por una nueva entrada. Cuando un trabajador tiene varias entradas de nómina de sustitución, Workday suma los importes.
No puede actualizar una entrada de nómina en curso existente que esté en un resultado de nómina finalizado. Para actualizar las entradas de nómina en curso, finalice la entrada de nómina existente y cree una nueva.
Al eliminar entradas de nómina de forma masiva, debe eliminar cada lote correspondiente a un ID de lote individualmente. Workday no admite la eliminación por lotes de selección múltiple.
Los procesos de nómina retroactivos no actualizan los importes de entrada de nómina existentes. Cuando crea una entrada de nómina de ajuste, Workday puede ajustar el importe original, pero no la entrada de nómina de ajuste.
Definición de entorno de cliente
Puede utilizar la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - Nómina
para:
- Impedir que los administradores de nómina y los partners utilicen servicios web para añadir entradas de nómina por sí mismos.
- Seleccione la fecha final que desea sugerir en la tarea para finalizar las entradas de nómina en curso de los trabajadores como parte de una baja. Puede editar la fecha en la tarea.
Security
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Drive en el área funcional System. | Los usuarios pueden acceder a la interfaz de Drive para consultar los libros de trabajo de entrada de nómina.
Los usuarios con acceso a este dominio pueden ver todos los datos de un libro de trabajo compartido con ellos, independientemente de otros parámetros de seguridad relacionados con los datos. No pueden editar los datos del libro de trabajo. Ejemplo: los usuarios pueden ver los datos aunque no tengan derechos de acceso a la entrada de nómina o al grupo de pago específico para el que es el libro de trabajo. |
Uno de estos dominios en el área funcional System:
| Los usuarios pueden consultar y editar definiciones de proceso de gestión, como los procesos de gestión Finalización de entradas de nómina y Baja . |
Set Up: Payroll (Payroll Input Workbooks) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden crear, editar, eliminar y consultar plantillas de entrada de nómina. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden añadir entradas de nómina.
No puede restringir el acceso a las entradas de nómina por componente de pago. Asegúrese de que solo proporciona acceso a usuarios que comprendan el efecto de las entradas de nómina en todos los componentes de pago. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbooks – Workbook) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden generar un libro de trabajo de entrada de nómina. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Generate) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden añadir o actualizar entradas de nómina en los libros de trabajo generados. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Lock) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden bloquear los libros de trabajo de entrada de nómina. |
Worker Data: Payroll (Payroll Input Workbook – Unlock) en el área funcional Core Payroll. | Los usuarios pueden desbloquear los libros de trabajo de entrada de nómina. |
Workday Worksheets en el área funcional System. | Los usuarios pueden ver todos los datos de un libro de trabajo compartido con ellos independientemente de otros parámetros de seguridad relacionados con los datos. No pueden editar los datos del libro de trabajo.
Ejemplo: los usuarios pueden ver los datos aunque no tengan derechos de acceso a la entrada de nómina o al grupo de pago específico para el que es el libro de trabajo. |
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Solicitud de entradas de nómina
| Le permite enviar solicitudes de entrada de nómina para trabajadores, que Workday envía para su revisión y aprobación. |
Finalización de entradas de nómina
| Como subproceso del proceso de gestión Baja , le permite finalizar las entradas de nómina en curso de los trabajadores como parte de una baja. |
Informes
Informes o tableros de control | Consideraciones |
|---|---|
Entrada de nómina en curso con ID de referencia
| Se utiliza para recopilar la información necesaria para crear una carga de EIB que modifique la entrada de nómina en curso existente. Ejemplos: IDs de referencia, IDs de lote. |
Entrada de nómina por ID de lote
| Sirve para comprobar las cargas de entrada de nómina mediante la verificación de los totales de ajuste y sustitución de todas las entradas de nómina para un ID de lote específico. |
Entrada de nómina no procesada
| Sirve para identificar entradas de nómina sin procesar. |
Tenant Analyzer
| Utilice la ficha Validaciones de este informe para identificar que la elegibilidad del trabajador se ha definido correctamente para los componentes de pago que permiten la entrada de datos de nómina. |
Consulta de entrada de nómina por trabajador(es)
| Sirve para verificar las entradas de nómina existentes para un trabajador y consultar si la entrada se utiliza en el cálculo de pago o en los resultados del cálculo de pago retroactivo. |
Búsqueda de entrada de nómina
| Sirve para consultar fácilmente las entradas de nómina. Cuando ejecuta el informe, Workday muestra los siguientes detalles en cada línea de entrada de nómina:
A continuación, puede utilizar varias facetas de búsqueda para filtrar aún más las líneas de entrada de nómina y hacer clic en el botón de acción masiva Consulta de detalles de entrada de nómina . Esto genera un informe detallado de todas las entradas de nómina seleccionadas.Para acceder al informe Búsqueda de entrada de nómina , debe crear una política de seguridad para el dominio Reports: Payroll Input . En la política de seguridad, añada el grupo de seguridad Payroll Administrator con permiso de acceso Consulta. Ejecute a la tarea Activate Pending Security Policy Changes . |
Puede utilizar los siguientes orígenes de datos de informe al crear informes personalizados sobre entradas de nómina:
- Resultados de cálculo de pago para organización, trabajador, periodo y rango de fechas (fecha final de subperiodo de referencia)
- Entradas de nómina
- Entrada de nómina para periodos
Al crear un informe personalizado, puede recuperar la información de entrada de nómina de un trabajador mediante el campo de informe
Payroll Inputs with Optional Filters
en el objeto de gestión Trabajador
.Integraciones
Servicios web | Consideraciones |
Importar entrada de nómina Envío de entrada de nómina
| Utilice el servicio web Import Payroll Input porque está optimizado para la importación masiva. También puede utilizar el servicio web Submit Payroll Input . |
Baja de empleado
| Se utiliza para finalizar las entradas de nómina en curso de los trabajadores como parte de una baja. |
Conexiones y puntos de contacto
Funciones | Consideraciones |
|---|---|
Cálculos de valor bruto (CAN, FRA, IRL, UK, USA) | Puede utilizar la entrada de nómina para proporcionar el importe neto de una percepción o deducción de importe bruto. |
Pagos bajo demanda | Al crear un pago bajo demanda, puede cargar las entradas de nómina existentes como valores de pago.
Workday carga todas las entradas de nómina activas de un trabajador independientemente de la categoría de ejecución o de la elegibilidad del componente de pago. |
Componentes de pago | Puede configurar componentes de pago para permitir o no la entrada de nómina.
La elegibilidad del trabajador de un componente de pago también determina si un trabajador puede recibir una entrada de nómina. Workday proporciona varios cálculos que hacen referencia a las entradas de nómina que puede utilizar como criterios de elegibilidad. Ejemplos: Payroll Input (One-time) Exists for Pay Component y Payroll Input (Ongoing) Exists for Pay Component . Asegúrese de seleccionar la elegibilidad adecuada para las entradas de nómina que desea procesar.Cuando una entrada de nómina no se resuelve o no está disponible para la entrada, verifique la configuración del componente de pago. |
Categorías de ejecución de nómina | La categoría de ejecución de nómina determina qué componentes de pago se procesarán en una ejecución de nómina, incluidas las entradas de nómina.
Workday proporciona varios estados de proceso que hacen referencia a la entrada de nómina que puede utilizar para identificar a los trabajadores que se van a procesar. Ejemplo: dado de baja con entrada de nómina en curso . |
Proceso retroactivo | Puede procesar entradas de nómina retroactiva para percepciones y deducciones que estén configuradas para volver a calcularse durante un cálculo de nómina retroactivo.
Los procesos de nómina retroactivos no actualizan los importes de entrada de nómina existentes. Cuando crea una entrada de nómina de ajuste, Workday puede ajustar el importe original, pero no la entrada de nómina de ajuste. |
Dotación de personal | Puede configurar el proceso de gestión Baja para permitir que los administradores ajenos a la nómina finalicen las entradas de nómina en curso. |
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.
Otros impactos
Cuando un periodo se divide en varios subperiodos, Workday aplica las siguientes reglas de proceso para las entradas de nómina:
- Para entradas de nómina únicas: Workday procesa toda la entrada en el subperiodo que tiene la fecha final de entrada.
- Para entradas de nómina en curso: Workday resuelve la entrada en cada subperiodo y aplica el prorrateo si se especifica.