Consideraciones de definición: contabilidad de nómina

Qué es

La contabilidad de Workday Payroll le permite:

Generar automáticamente asientos contables basados en los resultados de nómina.

Asignar las percepciones de los empleados y los gastos pagados por el empleador a las organizaciones para determinar los costos de mano de obra.

Puede utilizar la contabilidad de nómina:

Directamente con Workday Financial Management.

A través de una integración con un sistema financiero de terceros.

Beneficios para la empresa

La contabilidad de nómina proporciona un proceso simplificado que genera automáticamente asientos contables después de cada cálculo de nómina, lo que ayuda a garantizar que sus datos contables y estados financieros estén actualizados. El proceso automatizado de las conversiones de moneda y de las acumulaciones a final de periodo también reduce la cantidad de esfuerzo manual necesario para gestionar la contabilidad.

La contabilidad de nómina también proporciona:

Dimensiones de cuadre contable personalizadas, que proporcionan flexibilidad a la hora de analizar y cuadrar los asientos de nómina.

Informes que facilitan la verificación de los resultados contables e identifican rápidamente los errores de asiento.

Opciones de seguridad, como el resumen de asientos y la seguridad segmentada, que le permiten garantizar la confidencialidad de los datos de nómina.

Ejemplos de uso

Generar asientos de contabilidad basados en los resultados de nómina.

Configure reglas de costos alternativos para topes salariales. Ejemplo: puede dividir la paga de un profesor entre distintos centros de costos y fondos.

Realizar ajustes contables en las líneas de asiento de nómina. Ejemplo: puede dividir la paga base de un trabajador en un centro de costos diferente después de contabilizar las líneas de asiento.

Utilice la contabilidad interempresa para gestionar los costos en varias empresas de una organización.

Resuma las líneas de asiento y restrinja el acceso a los detalles a nivel de empleado desde los asientos de nómina.

Realice un seguimiento de las fechas inicial y final de las subvenciones.

Valide los gastos de dedicación de nómina dentro del ámbito de un acuerdo de financiación y confirme que está facturando correctamente.

Preguntas que debe tener en cuenta

Preguntas	Consideraciones
¿Qué tipos de cuentas de libro mayor utiliza en su balance y cuenta de resultados?	Puede configurar distintos tipos de cuenta de libro mayor para los balances y las cuentas de resultados. Aunque Workday Payroll solo utiliza tipos de cuenta de activo, pasivo y gastos, Workday recomienda definir todos los tipos de cuenta disponibles, ya que no puede modificar la definición de libro mayor una vez que genera la contabilidad.
¿Qué cuentas de libro mayor de empresa tiene su empresa?	Al crear estructuras contables, puede crear una estructura contable exclusiva para las cuentas de libro mayor de su empresa para la nómina. Puede crear una estructura contable principal (plan contable) que incluya una o varias estructuras secundarias. Workday recomienda crear una cuenta principal que asigne a la empresa con un conjunto secundario. Esto le permite: Intercambie la cuenta secundaria si necesita volver a consultar el plan contable. Adjunte varias estructuras contables secundarias. No puede cambiar una estructura contable una vez que la haya vinculado a una empresa. Al definir cuentas de libro mayor, puede restringirlas a una empresa o jerarquía de empresas específicas.
¿Cómo desea contabilizar los asientos de transacciones de nómina en las cuentas de libro mayor de la empresa?	En cada estructura contable, puede crear reglas que indiquen dónde contabilizar: Compromisos de nómina Deducciones de nómina Percepciones de nómina Gastos de nómina Acumulaciones anticipadas de nómina Pago neto de nómina También puede definir cuentas de libro mayor por defecto para estos tipos de contabilización con el fin de identificar las transacciones que no cumplen una regla de contabilización. Workday contabiliza todo lo que no cumple una regla de contabilización en una cuenta por defecto del libro mayor. Workday genera asientos de contabilidad automáticamente para estos tipos de contabilización y le recomienda que especifique una cuenta de libro mayor por defecto para ellos: Cuentas por pagar interempresa Cuentas por cobrar interempresa Ganancias retenidas Después de configurar las reglas de contabilización, puede cambiarlas, pero no puede aplicar los cambios retroactivamente a los periodos de nómina finalizados. Para modificar la contabilización en cuenta en periodos anteriores, cree asientos manuales.
¿Qué libros mayores utiliza?	Puede crear distintos tipos de libros mayores, como cifras reales, compromiso y obligación. Solo puede tener un tipo de libro mayor de cifras reales por empresa. No puede cambiar la definición de libro mayor después de generar la contabilidad.
¿Cuáles son sus calendarios contables y de libro mayor?	Independientemente de si utiliza Workday Financial Management, debe crear: Calendarios contables e intervalos de contabilización Ejercicios y periodos de libro mayor No puede cambiar un calendario contable una vez que lo haya asignado a una empresa. Debe abrir un periodo de libro mayor para generar resultados de contabilidad de nómina. Puede abrir periodos de libro mayor antes de generar los resultados. Puede configurar acumulaciones futuras para gestionar cuándo un periodo de nómina se extiende más allá del cierre de un periodo financiero. Workday utiliza acumulaciones anticipadas para estimar la acumulación y los beneficios extrasalariales de nómina en función de la configuración de prorrateo de resultado de nómina.
¿Necesita gestionar la contabilidad en varias empresas vinculadas?	Puede dividir la asignación de costos de un trabajador entre varias organizaciones activando la contabilidad interempresa. Al configurar la contabilidad interempresa, puede hacer lo siguiente: Coste de una parte del pago de un trabajador a varias empresas. Presupuestar los gastos de nómina en toda la organización No puede desactivar la contabilidad interempresa después de haber finalizado el proceso de nómina y creado asientos.
¿Qué detalle desea ver en las líneas de asiento?	Por defecto, Workday muestra el detalle de cada línea de asiento, en función de las configuraciones de worktag. Puede activar el resumen de asientos para una nómina en curso para garantizar que los datos confidenciales de nómina no se incluyan en los asientos financieros. Reducir la cantidad de líneas de asiento de nómina resumiéndolas también puede mejorar el rendimiento en los informes. Una vez activada, el resumen de asiento no es efectivo hasta el siguiente ciclo de pago. Workday ejecuta el resumen de asiento automáticamente después de que haya finalizado la nómina y las liquidaciones. Workday recomienda resumir las líneas de asiento al menos por centros de costos para mejorar el rendimiento. Cuando activa el resumen de asientos después de generar asientos de nómina: No puede eliminar de forma retroactiva los detalles de empleado de los asientos generados. Solo un implementador puede desactivarla.
¿Qué fecha contable desea utilizar en las líneas de asiento para los pagos fuera de ciclo?	Por defecto, Workday utiliza la fecha final de periodo como fecha contable en las líneas de asiento. En el caso de los pagos fuera de ciclo, puede definir la fecha de pago como la fecha contable en las líneas de asiento para todo el entorno de cliente. Los asientos de pago de nómina utilizan la fecha de pago como fecha contable por defecto. La fecha contable determina en qué periodo de libro mayor se contabilizan las líneas de asiento. Si esta fecha se encuentra dentro de un periodo de libro mayor abierto, Workday contabiliza las líneas de asiento en este periodo. Si el periodo del libro mayor está cerrado, Workday contabiliza las líneas de asiento en el siguiente periodo del libro mayor abierto.
¿Cómo se realiza el seguimiento y el cuadre de las transacciones de operaciones?	Puede definir palabras clave, denominadas worktags, que puede asignar a transacciones que realizan un seguimiento de la información de acuerdo con los propósitos comerciales. A continuación, puede utilizar worktags como dimensión para cuadrar sus transacciones de operaciones. Una vez que active el cuadre contable mediante worktags, no podrá desactivarlo ni cambiarlo. Cuando define un worktag de cuadre contable, Workday cuadra automáticamente las líneas de asiento asociadas al worktag.
¿Cómo desea asignar los costos de nómina al determinar los costos de mano de obra?	Puede crear reglas de asignación de costos para determinar cómo asigna Workday los costos de nómina entre las distintas organizaciones y ubicaciones. Al configurar cómo calcular los costos de las distintas transacciones, puede definir reglas de condición en función de varios criterios, como tipos de organización o worktags. Workday proporciona asignaciones de costos por defecto basadas en la organización de supervisión de un trabajador. Puede sustituir las instrucciones de costos por defecto asignando asignaciones de costos a: Los trabajadores Posiciones restringidas Percepciones de empleado Gastos pagados por el empleador Deducciones pagadas por el empleador Recuperación de beneficios extrasalariales (CAN, FRA, UK, USA). Al determinar las reglas de costos, puede configurar el proceso de gestión Asignación de asignación de costos para: Defina la ruta de aprobación para que la aprueben otros grupos, como los administradores de Recursos humanos. Asigne reglas de costos alternativas para los topes salariales. Restrinja un cálculo de costos a una posición o a un evento de dotación de personal específicos.
¿Quién quiere que gestione las asignaciones de costos?	Cuando tiene varios administradores que gestionan las asignaciones de costos, puede añadir validaciones personalizadas para evitar o advertir a los usuarios de que envíen asignaciones de costos con combinaciones de worktags no válidas. Ejemplo: puede definir una condición crítica cuando un administrador intente asignar costos de trabajador a una región que no coincida con el centro de costos.

Recomendaciones

Utilice el resumen de asientos para resumir los asientos de nómina al menos por centro de costos para garantizar informes eficientes y mejorar el rendimiento. Los asientos resumidos mejoran la seguridad, ya que no contienen datos a nivel de empleado.

Identifique y solucione los problemas de los asientos con errores mediante la tarea

Corrección de asientos de operaciones con errores

.

Verificar los saldos de las cuentas por defecto y realizar las correcciones de libro mayor después de calcular la nómina. Si no define cuentas por defecto para tipos de transacción de nómina específicos, puede finalizar la nómina, pero debe corregir los asientos de operaciones antes del siguiente cálculo.

Revise las reglas de contabilización en cuenta para posibles consolidaciones de reglas y para asegurarse de que ha priorizado las reglas más comunes.

Añada una cuenta de libro mayor por defecto para evitar que los asientos entren en estado de error.

Active

Revertir siempre los asientos de operaciones y de participación no dominante

en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas

.

Si utiliza

el cálculo inteligente

en la tarea

Ejecución de cálculo de pago

, considere la posibilidad de ejecutar la tarea

Ejecución de contabilidad de pago

para asegurarse de que su contabilidad esté actualizada antes de ejecutar la tarea

Ejecución de finalización de pago

.

Si ejecuta trabajos grandes antes de la ventana de mantenimiento semanal, tenga en cuenta si tiene tiempo suficiente para finalizarlos. Si no se completan, podría provocar problemas irreparables.

Requisitos

Defina y defina los worktags que desea configurar en sus asignaciones de costos o en el cuadre contable mediante worktags.

Convierta a la empresa en un elemento de datos obligatorio al iniciar transacciones interempresa con otras empresas. Esto ayuda a garantizar que las empresas estén dentro de la misma estructura contable.

Limitaciones

No puede desactivar la contabilidad interempresa después de finalizar el proceso de nómina y de haber creado asientos.

Después de activar el cuadre contable mediante worktags principales, no puede desactivarlo ni cambiarlo, pero sí puede cambiar o desactivar el cuadre contable mediante worktags adicionales.

Es posible que no pueda ajustar un resultado de nómina finalizado antes de activar el cuadre contable mediante worktags principal si el resultado original no contenía la dimensión de cuadre contable mediante worktags.

Workday no convierte la moneda de los atrasos, los compromisos, las cifras reales de beneficios extrasalariales, las obligaciones y los saldos de pago.

Workday solo admite la moneda USD al crear topes salariales.

Los servicios web de nómina no respetan la funcionalidad de worktags relacionados.

Definición de entorno de cliente

En la tarea

Mantenimiento de opciones contables de nómina

, puede hacer lo siguiente:

Cargar gastos de nómina entre varias empresas.

Configure las fechas inicial y final de los costos de subvención dentro de un periodo de pago en proceso.

Cree acumulaciones y reversiones anticipadas para gastos de beneficios extrasalariales.

Mostrar detalles de asientos de compromiso para revisar y actualizar datos.

Active las asignaciones de costos para las deducciones pagadas por el empleado.

Active el prorrateo de costos de mano de obra cuando las asignaciones cambien a mitad de periodo.

Active el salario por encima del tope para la contabilidad de nómina.

Excluya las líneas de resultados negativos para evitar cifras infladas en el asiento de cifras reales de nómina.

Defina la fecha de pago como la fecha contable en las líneas de asiento para los pagos fuera de ciclo.

Defina la fecha de presupuesto de transacción como la fecha de pago del periodo de pago después de procesar los pagos en ciclo.

Utilice los atributos de posición principal al evaluar las reglas de contabilización en cuenta.

Security

Puede configurar la seguridad segmentada en función de los componentes de pago para limitar a qué componentes de pago puede acceder un iniciador al crear ajustes contables de nómina.

Para consultar la lista completa de dominios de seguridad para nómina, acceda al informe

Políticas de seguridad de dominio para área funcional

y seleccione un área funcional de nómina.

Dominios	Consideraciones
Process: Period End en el área funcional Common Financial Management.	Los usuarios pueden abrir el periodo del libro mayor para generar resultados de contabilidad de nómina.
Process: Run Batch Payroll Accounting en el área funcional Core Payroll.	Los usuarios pueden generar nuevos asientos contables sin volver a calcular la nómina.
Process: Run Batch Calculations (Pay Calculation) en el área funcional Core Payroll.	Los usuarios pueden ejecutar cálculos de nómina y contabilidad de nómina.
Estos dominios en el área funcional Core Payroll: Reports: Pay Calculation Results (Results - Security based on Pay Component Security) Informes: resultados de cálculo de pago para organización (Resultados contables) Informes: resultados de cálculo de pago para grupo de pago (Resultados contables) Informes: resultados de cálculo de pago para trabajador (Resultados)	Los usuarios pueden crear y editar ajustes contables de nómina.
Set Up: Ledger and Book en el área funcional Common Financial Management.	Los usuarios pueden definir: Libros mayores Tipos de cuentas de libro mayor Ejercicios y periodos de libro mayor
Set Up: Payroll - Company Specific (Accounting) en el área funcional Core Payroll.	Los usuarios pueden: Cree reglas de contabilización en cuenta. Cree estructuras contables. Cree calendarios contables. Defina las estructuras contables, las reglas de contabilización en cuenta y los calendarios contables que se utilizarán. Active el resumen de asientos.
Set Up: Payroll - Pay Group Specific en el área funcional Core Payroll.	Los usuarios pueden definir reglas para acumulaciones futuras en calendarios de periodos.
Set Up: Tenant Setup - Payroll en el área funcional System	Los usuarios pueden definir opciones para todo el entorno de cliente para la contabilidad de nómina.

Procesos de gestión

Procesos de gestión	Consideraciones
Asignación de asignación de costos	Puede configurar este proceso de gestión para asignar costos a un trabajador. También puede añadirlo como subproceso en otros procesos de gestión para asegurarse de asignar los costos. Ejemplo: necesita la asignación de costos para el proceso de gestión Introducción de puesto adicional .
Creación de ajustes contables de nómina	Puede utilizar este proceso de gestión para configurar: Correcciones de centro de costos Porcentajes de distribución Cambios netos cero en la contabilidad de nómina para asignaciones de costos para uno o más periodos de pago.

Informes

Informes o tableros de control	Consideraciones
Todas las asignaciones de costos de percepciones y deducciones de empleado	Consulte todas las asignaciones de costos que configure para las percepciones y las deducciones pagadas por el empleado.
Todas las asignaciones de costos de gastos pagados por empleador	Consulte todas las asignaciones de costos definidas para los gastos pagados por el empleador.
Todas las asignaciones de costos de recuperación de beneficios extrasalariales	Consulte todas las asignaciones de costos definidas para la recuperación de beneficios extrasalariales.
Resultados de cálculo de pago para grupo de trabajadores Resultados de cálculo de pago para trabajador	Verifique los resultados del cálculo de pago del último año.
Contabilidad de nómina por empresa/periodo	Verificar las entradas creadas o contabilizadas en cada cuenta de libro mayor de una empresa, incluidos los importes en Debe, Haber y Neto.
Contabilidad de nómina por periodo/grupo de pago	Verifique los ítems de línea en los asientos contables especificando los periodos y los grupos de pago.
Transacciones de contabilidad de nómina que impiden el cierre de periodo	Identificar las transacciones de contabilidad de nómina abiertas para un periodo de libro mayor.
Consulta de conjunto de reglas de contabilización en cuenta	Consulte y actualice todos los conjuntos de reglas de contabilización en cuenta y actualice los conjuntos de reglas.

Integraciones

Servicios web	Consideraciones
Asignación de asignación de costos	Le permite asignar un gran número de asignaciones de costos.
Obtención de opciones de contabilidad de nómina	Le permite recuperar configuraciones de contabilidad de nómina.
Obtención de asignaciones de costos de trabajador	Le permite recuperar información de costos de una restricción de trabajador o de posición.
Put Account Posting Rule Set	Le permite actualizar o crear nuevos conjuntos de reglas de contabilización en cuenta.
Estructura contable de transferencia	Le permite crear cuentas de libro mayor y organizarlas en estructuras contables. También puede designar una estructura contable como plan contable.
Introducción de detalles contables de empresa	Le permite añadir o actualizar los detalles contables de una empresa existente.
Centro de costos de transferencia	Le permite añadir o actualizar información sobre los centros de costos.
Opciones de transferencia de contabilidad de nómina	Le permite añadir o actualizar configuraciones de contabilidad de nómina.

Conexiones y puntos de contacto

Funciones	Consideraciones
Gestión financiera	Independientemente de si utiliza Gestión financiera, debe configurar y mantener periódicamente las configuraciones de contabilidad relacionadas con las transacciones de nómina. Contabilidad de nómina comparte las siguientes configuraciones con Gestión financiera: Reglas de contabilización en cuenta Estructuras contables Moneda de empresa Calendarios contables Resumen de asiento El cuadre contable mediante worktags Cuando utiliza Gestión financiera además de Workday Payroll, también puede realizar un seguimiento de las fechas inicial y final a través de Gestión de subvenciones.
Gestión del capital humano	Estos tipos de cambios en la situación de un trabajador pueden afectar a las asignaciones de costos: Asignaciones de organización por defecto Contratación Cambio de posición Baja Eventos de trabajador Workday puede calcular nuevas asignaciones de costos en función de estos cambios.
Grant Management	Necesita una licencia de gestión de subvenciones independiente para poder crear y utilizar concesiones en Workday. Si tiene Gestión de subvenciones con Contabilidad de nómina, puede hacer lo siguiente: Cree topes salariales. Asigne el tope salarial a una línea de concesión con una subvención antes de configurar las asignaciones de costos de nómina. Utilice la función de fecha inicial y final de concesión.
Estudio y trabajo	Estudio y trabajo le permite mantener los fondos y el empleo de los alumnos con necesidades financieras. Puede asignar y gestionar la financiación de estudio y trabajo estándar a partir de la asignación de concesión automáticamente a través del proceso de nómina. Las reglas de costos de estudio y trabajo predefinidas permiten que la contabilidad de nómina tenga en cuenta la financiación de estudio y trabajo. Puede identificar los grupos de pago que incluyen trabajadores de estudio y trabajo para que Workday pueda procesar el pago de estudio y trabajo de manera eficiente.

Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.

Otros impactos

Cuando crea asientos de contabilidad, Workday convierte la moneda de transacción a la moneda de la empresa después de la validación del pago neto.

Cuando define los grupos de pago y la contabilidad de la empresa en distintas monedas, Workday calcula la nómina en la moneda del grupo de pago y pasa los resultados a contabilidad en ambas monedas. Las revaluaciones de moneda pueden generar ganancias o pérdidas cambiarias no realizadas al generar estados financieros para cuentas de libro mayor con transacciones en moneda extranjera.