Cuestiones relativas a la configuración: Payroll y Benefits
Puede utilizar este tema como ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de Workday Payroll y Workday Benefits. Encontrará información sobre:
- Por qué definirlas
- Cómo encajan en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Requisitos de seguridad y configuraciones de procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Consulte las instrucciones detalladas de la tarea para obtener información más completa sobre la configuración.
Qué son
Cuando se utilizan juntos, Workday Payroll y Workday Benefits le permiten integrar los beneficios de los trabajadores con sus costos asociados, lo cual incluye lo siguiente:
- Definir planes de beneficios.
- Configurar las percepciones y deducciones de beneficios de la nómina.
- Integrarse con proveedores de beneficios externos para gestionar los importes de contribución.
en este tema solo se explica cómo interactúa Workday Payroll con Workday Benefits. No se trata cómo interactúa Cloud Connect for Third-Party Payroll (CCTPP) con Workday Benefits.
Beneficios de gestión
Reduzca el riesgo de errores de las entradas manuales utilizando Workday para incorporar automáticamente los valores más recientes a Payroll desde Benefits.
Configure políticas de seguridad para impedir que usuarios no autorizados vean datos confidenciales de beneficios y nóminas.
Ejemplos de uso
- Procesar contribuciones a 401(k), cuentas de ahorro médico y cuentas de gastos a través de Payroll.
- Procesar todos los créditos y recargos del plan de beneficios a través de Payroll.
- Deducir los costos del plan de beneficios correspondientes a la asistencia sanitaria y al seguro médico mediante Payroll.
- Configurar el programa de pago bisemanal de 26 cheques de nómina al año, con deducciones de HSA y cuenta de gastos dos veces al mes.
- Coordinar los cambios de beneficios para las transiciones de ausencia por discapacidad temporal a ausencia por discapacidad a largo plazo.
- Procesar cambios de beneficios resultantes de cambios salariales.
- Inscribir automáticamente a los trabajadores en un plan de beneficios en función de las reglas de elegibilidad.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Necesita aplicar límites de deducción a los importes de los beneficios? | Si tiene que aplicar un límite de deducción a los importes de los beneficios, configúrelo en Payroll. Ejemplo: los límites federales para planes de jubilación o cuentas de ahorro médico.
Si no utiliza Workday Payroll, defina esos límites mediante su proveedor de nómina. |
¿Necesita crear una nueva deducción o percepción? ¿O puede reutilizar alguna existente? | Cuando sus planes de beneficios cambian, puede reutilizar las percepciones y deducciones.
no elimine la asignación a un plan de beneficios anterior de la percepción o la deducción asociadas a él. Al eliminar la asignación de un trabajador a un evento retroactivo admitido, Workday intenta anular todas las deducciones que se hayan calculado para el trabajador en el nuevo cálculo retroactivo. Workday recomienda dejar el plan anterior asignado a las deducciones. Puede eliminar el plan de beneficios del año de plan de beneficios. Si crea un plan nuevo, asígnelo a las deducciones como el plan activo. |
¿Se solapa su nómina semanal o bisemanal con los años de nómina al final del año? | Workday procesa automáticamente una deducción si la fecha final del periodo de pago es igual o posterior a la fecha inicial de deducción.
Para evitar que Workday utilice tasas de deducción de beneficios de un año incorrecto, quizá deba modificar la forma en que Workday aplica la fecha inicial de deducción. A la hora de crear o editar deducciones en Payroll, puede seleccionar la cobertura o el costo en la fecha de pago. Workday procesa la deducción si la fecha de pago es igual o posterior a la fecha inicial de deducción. Workday no tiene en cuenta en qué periodo de pago comienza la deducción. |
¿Desea que Workday ajuste el último cheque de nómina para cumplir con la meta de deducción anual del trabajador para la HSA y las cuentas de gastos? | Puede configurar un grupo de beneficios de forma que Workday Payroll ajuste las deducciones en el último periodo de pago para cumplir las metas anuales.
Para ajustar el último cheque de pago, debe configurar la deducción para que se produzca en el último periodo de pago de ese año. Para activar esta opción de ajuste de la deducción:
|
¿Necesita gestionar los informes de Déclaration Sociale Nominative (DSN) para Francia? | Puede usar Workday Payroll for France para declarar la información sobre beneficios en informes de DSN. Para ello, debe hacer lo siguiente:
Para garantizar que los informes de DSN sean correctos; al definir planes de asistencia sanitaria, no asigne la misma deducción a más de un plan de beneficios de asistencia sanitaria registrados como "prévoyance" en una DSN. Utilice el plan que declara como cobertura sanitaria y por discapacidad obligatoria en una DSN. |
¿Tiene trabajadores en Irlanda o en el Reino Unido? | La legislación irlandesa y británica obliga a proporcionar un plan de pensiones a los trabajadores que cumplan unos criterios específicos.
Puede combinar evaluaciones de elegibilidad en Payroll con un plan de pensiones en Benefits. En función de los resultados de la evaluación, puede inscribir en el plan a los trabajadores elegibles. |
¿Ajusta las contribuciones de los trabajadores estadounidenses al plan 401(k)? | Puede configurar las contribuciones definidas en el plan de beneficios. Si calcula los ajustes del empleador en función de las contribuciones del trabajador, configure el cálculo en la deducción de nómina. |
¿Permite que sus trabajadores donen parte de su nómina con regularidad a un plan de beneficios externo o a una organización benéfica? | A veces no resulta práctico ofrecer un plan de beneficios, como por ejemplo en el caso de que solo se aplique a unos pocos trabajadores. En tal caso, Workday ofrece una funcionalidad alternativa que permite a los trabajadores solicitarle que efectúe deducciones voluntarias o pagos flexibles de su nómina.
Ejemplo: un trabajador quiere donar a una organización benéfica en particular o devolver un préstamo para gastos de movilidad geográfica concedido por la empresa. |
¿Cuándo desea iniciar y finalizar las deducciones de nómina para un plan de beneficios? | Puede definir reglas de evento de inscripción para especificar cuándo iniciar o finalizar las deducciones de nómina. Puede especificar cuándo hacer deducciones de la nómina de un trabajador configurando lo siguiente:
Workday solo retiene deducciones a los trabajadores cubiertos por un plan. Para determinar la fecha de la primera deducción, utiliza la combinación de la fecha de inicio de cobertura y la fecha inicial de deducción. Del mismo modo, puede configurar cuándo detener las deducciones de nómina en función de una:
|
Recomendaciones
- Rendimiento
- Workday recomienda crear la menor cantidad posible de percepciones y deducciones para optimizar el rendimiento.Si desea aumentar al máximo el rendimiento, defina las percepciones y deducciones mediante criterios precisos para simplificar el proceso de nómina. Utilice criterios de elegibilidad específicos para que Workday ejecute los cálculos solo para los grupos de trabajadores, de pago y de beneficios aplicables.
- Criterios de selección
- Para evitar posibles discrepancias en los cálculos, Workday recomienda utilizar los mismos criterios de selección a la hora de crear reglas que:
- Inscriban a trabajadores en un plan de Workday Benefits.
- Calculen las contribuciones de los trabajadores en Workday Payroll.
- Nómina global y beneficios
- Workday recomienda utilizar Workday Benefits para la integración con Workday Payroll.Los clientes de Workday Payroll for the UK que no tengan licencia para usar Workday Benefits pueden utilizar funciones de beneficios limitadas para posibilitar la configuración de la inscripción automática en pensiones del Reino Unido.Si calcula la nómina con Workday Payroll for France, Workday recomienda usar tablas de consulta avanzada para almacenar las tasas de beneficios a fin de cumplir con los requisitos del plan.
- Cuentas de ahorro médico y cuentas de gastos
- Para simplificar la experiencia de inscripción y las configuraciones de las deducciones en los planes de puesta al día de HSA, Workday recomienda que los empleadores creen un plan aparte para cada uno de los siguientes grupos de edad:
- Trabajadores menores de 55 años
- Trabajadores de 55 años o más
- Si usa un programa de deducción distinto de la frecuencia de pago, utilice la programación de sustitución y la personalizada en Payroll para garantizar que las deducciones sean correctas. Ejemplo: utiliza un programa de pago bisemanal de 26 cheques de nómina al año, pero practica deducciones de HSA y cuenta de gastos dos veces al mes.
- Percepciones y deducciones de beneficios
- Workday le recomienda que se abstenga de eliminar un plan de beneficios de las percepciones y deducciones. Estos cambios pueden provocar que se paguen de más o de menos deducciones anteriores, o que se practique una deducción de la suma global. En lugar de eso, elimine el plan de beneficios del año de plan.Ejemplo: elimina un plan de beneficios anterior de la deducción y añade el plan nuevo. Al ejecutar cálculos retroactivos, Workday vuelve a calcular e intenta anular todas las deducciones anteriores del trabajador, lo cual genera valores de cálculo incorrectos.
- Contemple la posibilidad de excluir de los cálculos retroactivos los planes de cuenta de gastos y HSA, ya que pueden producirse cálculos retroactivos no deseados tras la realización de cambios en los planes o si un trabajador alcanza su meta anual.
- Evite el uso de planes de beneficios etiquetados comoDo Not Use. Los benefit administrators pueden marcar los planes de beneficios con esta etiqueta para ocultar los que estén obsoletos en función de una fecha efectiva. En las siguientes tareas, la lista de valoresPlan de beneficiosse muestra en la fichaSin fecha efectiva:
- Creación de deducción
- Create Credit
- Workday añade la fecha efectiva de los planes de beneficios con fecha futura a la etiquetaNo utilizar.
Requisitos
Defina sus planes de beneficios antes de crear las percepciones y deducciones asociadas.
Si gestiona informes de DSN, indique el número de grupo de póliza en el plan de beneficios y el ID de proveedor.
Limitaciones
- Workday Payroll no admite las fechas efectivas de las deducciones ni de los ingresos. En su lugar, Workday Benefits le permite registrar una fecha efectiva entre los planes de beneficios y las deducciones e ingresos.
- Para evitar que se procese un cálculo de nómina retroactivo, puede hacer que los planes dejen de estar disponibles para los trabajadores después de una fecha determinada, utilizando:
- Reglas de elegibilidad de beneficios.
- Definiciones de año de plan.
- Workday Payroll for the UK no admite la inscripción automática en pensiones en periodos de pago anteriores. Si ejecuta la nómina a periodo vencido, puede desactivar la función de inscripción automática en pensiones o asegurarse de supervisar el proceso y efectuar los ajustes necesarios.
- Workday Payroll para Australia no admite la configuración de jubilación por edad con Workday Benefits.
Definición de entorno de cliente
Si desea determinar las contribuciones admisibles de nómina del acumulado anual, puede seleccionar una opción de objetivo de cobertura de HSA adicional en la tarea
Edición de definición de entorno de cliente - HCM
. Esta opción también le permite configurar límites de IRS familiares o individuales en Workday Payroll para el objetivo de cobertura adicional.Seguridad
Dominios | Consideraciones |
|---|---|
Manage: Benefits for Organizations en el área funcional Benefits. | Le permite crear grupos de beneficios. |
Set Up: Benefits en el área funcional Benefits. | Le permite crear planes de beneficios y definir la inscripción. |
Set Up: Payroll (Calculations - Payroll Specific) en el área funcional Core Payroll. | Le permite crear y modificar percepciones y deducciones. |
Set Up: Tenant Setup - HCM en el área funcional Systems. | Le permite activar la aplicación móvil Benefits y configurar las opciones del entorno de cliente. |
Puede posibilitar que el Benefits Administrator y el Benefits Partner vean las deducciones del plan de beneficios correspondientes a los trabajadores. Puede aplicar seguridad segmentada a informes personalizados en función de los siguientes orígenes de datos segmentados:
- Earning/Deduction Payroll Balances for Organization
- Earning/Deduction Payroll Balances for Worker
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Organization, Worker, Period and Date Range (As of Sub Period End Date)
- Earning/Deduction Payroll Results for Worker (As of Sub Period End Date)
Procesos de gestión
Procesos de gestión | Consideraciones |
|---|---|
Cambio de beneficios
| Añádalo como paso a otros procesos de gestión, como Cambio de puesto o Baja . Inicia el proceso de gestión Cambio de beneficios para evento de vida , que utiliza la regla de condición If there is an effect on employee benefits? para determinar si se debe crear un evento de beneficios. |
Cambio de beneficios para evento de vida
| Permite a los usuarios cambiar los beneficios para sus eventos de su vida, como nacimientos, divorcios y promociones. |
Cambio de beneficios para inscripción abierta
| Le permite abrir la inscripción para beneficios. Puede añadir worklets relacionados con pasos con la acción relacionada Proceso de gestión > Mantenimiento de worklets relacionados con paso en la tarea Cambio de beneficios para inscripción abierta . |
Cambio de puesto
| Le permite cambiar la posición de un trabajador, como es el caso de una promoción o una transferencia, lo cual puede afectar a los beneficios que este recibe. Puede añadir un paso para iniciar el proceso de gestión Cambio de beneficios para evento de vida a fin de iniciar un evento de beneficios. |
Informes
Informes | Consideraciones |
|---|---|
Todas las deducciones
Todas las percepciones | Utilice estos informes para verificar la configuración de cualquier componente de pago, como es el caso del plan de beneficios al que hace referencia el componente de pago. |
Elegibilidad de beneficios por grupo de beneficios
| Utilice este informe para consultar los grupos de beneficios con fecha futura. |
DSN Benefits Contributions by Establishment | Utilice este informe para comparar los importes de beneficios agregados por el plan de beneficios y la población con los importes de nómina agregados (exclusivamente para los informes de Déclaration Sociale Nominative [DSN] aplicables a las nóminas en Francia). |
Consulta de resultados de regla de elegibilidad de beneficios
| Utilice este informe para determinar el motivo por el cual alguien cumple o no una regla de elegibilidad. Puede resultar útil para solucionar problemas con deducciones y créditos. |
Consulta de auditoría de trabajadores en varios grupos de beneficios
| Utilice esta tarea con una fecha efectiva para asegurarse de que los empleados sean elegibles para un solo grupo de beneficios. Puede resultar útil para solucionar problemas con deducciones y créditos. |
Integraciones
Integración | Consideraciones |
|---|---|
Cloud Connect for Benefits
| Workday ofrece plantillas de integración para proveedores de beneficios a través de Cloud Connect for Benefits (CCB). |
Change Benefits
| Este servicio web carga las elecciones de beneficios y los planes de ahorro para jubilación de los trabajadores. |
Inscripción en planes de ahorro para jubilación
| Este servicio web carga las elecciones de plan de ahorro para jubilación de los trabajadores. Inscribe a trabajadores, actualiza las elecciones existentes y arrastra elecciones anteriores a menos que se cambien explícitamente. |
Conexiones y puntos de contacto
Punto de contacto | Consideración |
|---|---|
Ausencia | A la hora de configurar los planes de vacaciones y permisos para realizar un seguimiento de los saldos en Gestión de ausencias, puede recuperar las unidades de vacaciones y permisos aprobadas como parte de los cálculos de percepciones y deducciones. Utilice cálculos relacionados con componentes de ausencias (ACRC) para asociar planes de ausencias a percepciones y deducciones. Procure asignar todos los planes de ausencias que puedan afectar a las percepciones o deducciones de las nóminas o los beneficios. |
HCM - Dotación de personal y compensación | Para que se procesen las nóminas y los beneficios, debe proporcionar datos relativos al trabajador y al puesto, tales como los siguientes:
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Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a comprender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.