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Última actualización: 2024-01-12
Pasos: definición del proceso de gestión de incorporación

Pasos: definición del proceso de gestión de incorporación

  • Configure el proceso de gestión
    Onboarding Setup
     en el área funcional Onboarding.
  • Seguridad: dominio
    Business Process Administration
     o
    Manage: Business Process Definitions
     en el área funcional System.
Puede iniciar
la incorporación
 para nuevas contrataciones y trabajadores contingentes y trabajadores existentes mediante la tarea
Inicio de incorporación
 . También puede iniciar la tarea
Inicio de incorporación
 como subproceso de los siguientes procesos de gestión:
  • Añadir puesto adicional
  • Cambio de puesto
  • Contratación de trabajador contingente
  • Contratación
  • Inicio de asignación internacional
Puede configurar el tablero de control
Incorporación
 con worklets. Estos worklets comunican información importante a los nuevos trabajadores y les solicitan que completen tareas relacionadas con su incorporación. El proceso de gestión
Incorporación
 utiliza la configuración del worklet del paso de proceso de
gestión Definición de incorporación
 cuando ambos pasos son subprocesos de un evento de dotación de personal. Sin embargo, cuando inicia
Incorporación
 como proceso de gestión independiente, Workday utiliza la información de definición del último evento
de Definición de incorporación
 finalizado.
  1. Configure el proceso de gestión
    Incorporación
     . Puede definir el orden en el que se muestran los pasos paralelos en
    Mis tareas
    .
  2. Pasos Añadir
    tareas
    Añada uno o varios pasos
    de Tareas
     para permitir que los trabajadores actualicen su información personal y de contacto. Puede combinar
    Cambio de contacto
    ,
    Cambio de nombre
    ,
    Cambio de nombre preferido
    y
    Cambio de información personal
     en un solo paso o dividir las tareas en pasos paralelos independientes.
    Puede identificar una tarea en
    Mis tareas
     del trabajador introduciendo una etiqueta en el campo
    Etiqueta de lista de control
     (Ejemplo:
    introducción de información personal
    ).
  3. Configure reglas de condición para omitir las aprobaciones cuando un trabajador envía actualizaciones de información personal y de contacto sin realizar cambios (opcional).
  4. Configure el cumplimiento de elegibilidad de empleo con el Formulario I-9 (opcional).
    1. Añada el paso
      Gestión de asignación de Formulario I-9
       antes del paso
      Finalización de asignación de Formulario I-9
       .
    2. Añada el paso
      Cumplimentación de Formulario I-9
       después del paso
      Finalización de
      incorporación
       .
    Workday no inicia el paso
    Cumplimentación de Formulario I-9
     cuando
    Incorporación
     es un subproceso del proceso de gestión
    Inicio de asignación internacional
     .
  5. Añada el paso
    Cambio de elecciones de beneficios
     después del paso
    Finalización de
    incorporación
     .
  6. Añada pasos de
    Tarea externa
     para otras tareas que desee que finalicen las nuevas contrataciones.
  7. Añada el subproceso
    Edición de licencias
     como acción para permitir que todos los procesos de gestión
    Edición de IDs
     estén disponibles como parte del proceso de gestión
    Incorporación
     (opcional). Actualice la política de seguridad del subproceso
    Edición de licencias
    antes de añadirlo.
  8. Añada el paso
    Revisión de documentos
     (opcional).
    Permitir que los trabajadores reconozcan, firmen electrónicamente o carguen documentos. Puede incluir varios documentos en un solo paso o añadir pasos independientes para un seguimiento más detallado. Puede controlar el acceso a los documentos creando segmentos de seguridad que limiten las categorías de documentos que son visibles para un rol.
  9. Seleccione
    Retraso de paso de mantenimiento de
    proceso de gestión
     en el menú de acciones relacionadas del paso de proceso de gestión (opcional).
    Cuando permita que los trabajadores aspirantes completen los pasos de incorporación antes de su fecha inicial, añada un retraso de paso a los pasos que los trabajadores completen después de su fecha inicial.
    Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional System:
    • Administración de procesos de gestión
    • Gestionar: definiciones de proceso de gestión
  10. Defina notificaciones de correo electrónico de incorporación en direcciones de correo electrónico personales o de trabajo.
    Puede sustituir la plantilla de correo electrónico. Si utiliza Notification Designer, puede crear una plantilla y activarla para la categoría de notificación
    Proceso de gestión personalizado
     . Puede utilizar la plantilla de notificación para enviar notificaciones cuando utilice el proceso de gestión
    Incorporación
     .
  11. Añada las acciones
    Definición de incorporación
     e
    Incorporación
     a los procesos de
    gestión
    existentes
    Contratación, Contratación de trabajador contingente
    ,
    Introducción de puesto adicional
    ,
    Cambio de puesto
    o
    Inicio de asignación internacional
     .
    Al añadir las acciones
    Definición de incorporación
     e
    Incorporación
     a sus procesos de gestión existentes, tenga en cuenta lo siguiente:
    • El paso
      Definición de incorporación
       debe ser un paso anterior al paso
      Incorporación
       .
    • La acción
      Incorporación
       debe ir después del paso de finalización y del paso
      Creación de cuenta de Workday
       .
    • No asigne grupos de seguridad a la acción
      Incorporación
       . Workday protege cada paso del proceso de gestión
      Incorporación
       por separado.
    • Si
      Cambio de elecciones de beneficios
       forma parte del proceso de gestión
      Incorporación
       , elimínelo de los procesos de gestión
      Contratación
       y
      Contratación de trabajador contingente
       .
    • Si
      Cambio de información personal
       e
      Incorporación
       forman parte de los procesos de gestión
      Contratación
       o
      Contratación de trabajador contingente
       , no los ejecute como pasos paralelos.
  12. Puede configurar distintas definiciones de proceso de gestión
    Incorporación
     para:
    Introducción de puesto adicional
    ,
    Contratación de trabajador contingente
    ,
    Cambio de puesto
    ,
    Contratación
    e
    Incorporación
    independiente.
Si incluye un paso
Tareas
 en el proceso de gestión
Incorporación
 , proporcione instrucciones personalizadas para que los trabajadores actualicen su nombre, información personal y de contacto. Utilice el informe
Consulta de plantilla de proceso de gestión
 para sustituir el texto de ayuda por defecto de cada sección. Puede consultar la ficha
Seguridad de tarea
 en este informe para asegurarse de que ha sincronizado el proceso de gestión y las políticas de seguridad de dominio.