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Última actualización: 2024-08-23
Creación de notificaciones personalizadas

Creación de notificaciones personalizadas

Seleccione un idioma y una configuración regional para su entorno de cliente.
Seguridad: los siguientes dominios en el área funcional System:
  • Administración de procesos de gestión
  • Gestionar: definiciones de proceso de gestión
Puede crear notificaciones personalizadas que se activen en cualquier paso del proceso de gestión o en el estado del proceso de gestión en su conjunto. También puede retrasar el envío de una notificación.
Para cualquier definición de proceso de gestión, puede configurar notificaciones de proceso de gestión personalizadas para utilizar una dirección de correo electrónico de remitente diferente en la notificación.
Para los informes de auditoría, puede etiquetar instancias de procesos de gestión. Este proceso le permite realizar un seguimiento y generar informes sobre los cambios de configuración del proceso de gestión en su entorno de cliente. Ejemplo: creación de notificaciones personalizadas en una definición de proceso de gestión. En el
informe de traza de auditoría
, Workday puede mostrar más de una entrada de traza de auditoría al añadir, editar o eliminar una notificación personalizada.
El tamaño máximo de una notificación por correo electrónico es de 20 MB. Cuando supera este tamaño, la notificación no se procesa y no aparece ningún mensaje de error.
  1. En el menú de acciones relacionadas de una definición de proceso de gestión, seleccione
    Proceso de gestión
    Introducción de notificación
    .
  2. Mientras realiza la tarea, tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Plantilla de correo electrónico de sustitución
    Solo puede asociar una plantilla de correo electrónico con cada notificación personalizada. Utilice la tarea
    Mantenimiento de plantillas de correo electrónico
     para designar qué plantilla de correo electrónico es la
    Plantilla por defecto
     y qué plantillas están
    Activas
    .
    Si utiliza Notification Designer, puede crear una plantilla de notificación y activarla para la categoría de notificación
    Proceso de gestión personalizado
     . A continuación, puede seleccionar la plantilla de notificación en la lista de valores
    Plantilla de correo electrónico de sustitución
     . Las notificaciones personalizadas se envían mediante la plantilla de Notification Designer seleccionada.
    No incluir vínculo de detalles de notificación
    Seleccione esta opción si los destinatarios de la notificación no tienen cuentas de Workday. Si configura una notificación de SMS, Workday no incluirá el
    Vínculo de detalles de notificación
     en el mensaje SMS, independientemente de si selecciona la casilla.
    Activadores
    Especifique si la notificación se activa por el estado del proceso de gestión en su conjunto o cuando el proceso de gestión entra o sale del paso que especifique.
    Solo en el caso de los procesos de gestión de reclutamiento, puede configurar notificaciones para que se activen en función de los motivos de baja cuando selecciona
    Al ser descartado
     y un motivo. Ejemplo: un reclutador rechaza la solicitud de puesto de un candidato. Se envía una notificación personalizada al candidato con el motivo de exclusión.
    Cuando un paso se configura con una notificación personalizada y un usuario lo omite sin finalizarlo, Workday envía la notificación y la muestra en la página
    Notificaciones
     .
    Cuando hay un subproceso con una notificación personalizada configurada al salir del paso
    Inicio
     del subproceso, la notificación personalizada no se activará hasta que finalice el subproceso. Workday recomienda configurar la notificación en el paso de entrada del siguiente paso del subproceso.
    Cuando una definición de proceso de gestión contiene un paso de participación compartido, puede especificar un activador de notificación mediante
    En paso de participación compartido
    . Cuando selecciona esta opción, también debe seleccionar
    Activar en estado de participante
     para la notificación.
    Condiciones y reglas
    Los activadores de notificación incluyen la especificación del activador y las reglas y condiciones que especifique. Ambos activadores deben cumplirse antes de que Workday envíe la notificación.
    Notificación de retraso
    Puede retrasar el envío de una notificación personalizada a los destinatarios. En la sección
    Notificación de retraso
     , configure en qué se basa el retraso y el tiempo de espera antes de enviar la notificación.
    Puede configurar un retraso basado en:
    • Momento de activación
       El momento en que se produce el activador de notificación. (Esto es lo que se selecciona en la sección
      Activadores
       ). Ejemplo: se envía una notificación
      al salir
       del paso
      c
      .
    • Campo Un campo de informe Ejemplo: fecha de oferta.
    En la sección
    Retraso por
     , seleccione la cantidad de tiempo para el retraso en la lista
    de valores Fecha calculada
     . Se produce un retraso de un día a la medianoche del día siguiente.
    Si no selecciona ninguna opción en la lista de
    valores Fecha calculada
     , no se producirá el retraso de notificación.
    Cuando basa el retraso de notificación en un campo de informe y ese campo está en blanco, Workday evalúa el retraso y envía la notificación en función de la fecha actual. Ejemplo: configura una notificación personalizada para que se retrase dos días en función de una fecha de contratación. Workday activa la notificación el lunes, pero no hay una fecha de contratación, por lo que enviamos la notificación el miércoles.
    Repetir el
    Seleccione una instancia relacionada para la que desee generar notificaciones independientes. En las secciones
    Contenido de mensaje de correo electrónico
     y
    Contenido de mensaje SMS
     , puede incluir texto y contenido de campos externos en la notificación. Dado que las notificaciones personalizadas se refieren al evento por defecto, el campo
    Repetir el
     le permite cambiar el contexto de los campos externos configurados en la notificación tomando el evento y recuperando las instancias relacionadas. Si no configura el campo
    Repetir el
     , el contexto de los campos externos sigue siendo el evento. Si configura el campo
    Repetir el
     y hay un conjunto de instancias para el campo externo, Workday genera notificaciones personalizadas independientes para cada instancia de ese campo externo.
    Ejemplo: selecciona
    Workflow Steps Completed
     en el campo
    Repetir el
     . Esto toma el evento y puede devolver un conjunto de pasos de flujo de trabajo. Workday genera una notificación por cada paso devuelto o ninguna notificación si no hay pasos devueltos.
    Destinatarios
    Seleccione quién recibe la notificación de proceso de gestión personalizado configurando una de estas listas de valores:
    • Destinatarios
      : seleccione un campo de informe al que estén asociados los destinatarios. Cuando enviamos notificaciones y el campo de informe no es válido, mostramos
      no disponible
       en lugar del valor del campo de informe en la notificación. Ejemplo: el destinatario no tiene acceso de seguridad.
    • Grupos
      : seleccione el rol de seguridad relacionado con el evento.
    Opción de correo electrónico
    Puede utilizar la tarea
    Actualización masiva de opción de dirección de correo electrónico en notificaciones
     para cambiar la
    opción de correo electrónico
     de todas las notificaciones personalizadas definidas para los tipos de proceso de gestión.
    Workday ofrece seis opciones:
    • Valor por defecto
      : si la notificación está basada en el trabajador, Workday utiliza la dirección de correo electrónico de trabajo del trabajador, si está disponible. Si no se configura ninguna dirección de correo electrónico de trabajo, Workday utiliza la dirección de correo electrónico personal del trabajador. Si la notificación se basa en la empresa, Workday utiliza la dirección de correo electrónico profesional.
    • Primero institucional, luego por defecto
       (disponible solo para procesos de gestión de alumno): Workday utiliza la dirección de correo electrónico institucional del destinatario. Si no se configuran direcciones de correo electrónico institucionales, Workday utiliza la opción de notificación
      Por defecto
       .
    • Primero trabajo, luego personal
      : Workday utiliza la dirección de correo electrónico de trabajo del destinatario, si está disponible. Si no se configura ninguna dirección de correo electrónico de trabajo, Workday utiliza la dirección de correo electrónico personal del destinatario.
    • Solo personal
      : Workday utiliza la dirección de correo electrónico personal del destinatario.
    • Solo institucional
       (solo disponible para procesos de gestión de alumno): Workday utiliza la dirección de correo electrónico institucional del destinatario.
    • Solo trabajo
      : Workday utiliza la dirección de correo electrónico de trabajo del destinatario.
    Workday no envía notificaciones de proceso de gestión personalizadas a cuentas desactivadas. Ejemplo: un usuario dado de baja.
    Workday recomienda seleccionar la opción
    Solo trabajo
     para evitar enviar correos electrónicos a direcciones de correo electrónico personales.
    Direcciones de correo electrónico
    Workday envía la notificación a las direcciones de correo electrónico que introduzca. Puede utilizar la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     para verificar la configuración de las notificaciones por correo electrónico de los procesos de gestión personalizados.
  3. Configure los parámetros de correo electrónico de la notificación en la sección
    Sustitución de parámetros de correo electrónico
     (opcional).
    • Lista de valores
      Configuración de correo electrónico
       : seleccione una sustitución de configuración SMTP de cliente para utilizarla en la notificación de proceso de gestión personalizado. Workday muestra la
      Dirección de remitente
       que especifique allí como la dirección de correo electrónico de remitente enviada en la notificación. Workday muestra la configuración de SMTP de cliente disponible en su entorno de cliente como opciones en la lista de valores
      Configuración de correo electrónico
       . Si no tiene otra configuración de SMTP de cliente en su entorno de cliente, Workday no mostrará valores en la lista de valores
      Configuración de correo electrónico
       . Cuando no selecciona una sustitución de configuración de correo electrónico, Workday muestra la
      Dirección de remitente
       que especifique en Configuración de SMTP por defecto en la
      tarea Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
       como la dirección de correo electrónico de remitente enviada. Puede acceder a la tarea
      Creación de configuración de correo electrónico
       para crear una configuración SMTP de cliente diferente para utilizarla en una notificación de proceso de gestión personalizada.
      Workday utiliza la configuración de correo electrónico SMTP por defecto en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
       cuando se produce un error en la sustitución
      de Dirección de remitente
       en la configuración SMTP de cliente. Ejemplo: la dirección de correo electrónico está mal escrita.
    • Campo
      Responder a dirección de correo electrónico
       : introduzca una dirección de correo electrónico a la que responda el destinatario. Workday envía la respuesta a esta dirección de correo electrónico cuando los usuarios responden a una notificación. Esta dirección sustituye
      a la dirección de correo electrónico de respuesta
       en la configuración de SMTP de notificación.
  4. Configure el asunto y el cuerpo del correo electrónico en la sección
    Contenido de mensaje de correo electrónico
     (opcional). En las cuadrículas
    Asunto
     y
    Cuerpo
     , puede seleccionar las siguientes opciones:
    • Texto
      : introduzca contenido para la línea de asunto del correo electrónico o el cuerpo del correo electrónico.
    • Campo externo
      : seleccione un campo de informe para utilizarlo en el asunto o el cuerpo del correo electrónico. De forma similar a la creación de un informe, puede utilizar campos de informe en un correo electrónico que devuelva información o datos específicos para el proceso de gestión y que sean específicos del destinatario.
    En las cuadrículas
    Asunto
     y
    Cuerpo
     , puede usar una combinación de campos de texto y de informe para crear su notificación por correo electrónico. Ejemplo: desea enviar una notificación por correo electrónico a una persona solo cuando su solicitud de vacaciones y permisos tenga el estado
    Denegado
     . En el proceso de gestión
    Solicitud de vacaciones y permisos
     , configure el
    Contenido de mensaje de correo electrónico
    . En la cuadrícula
    Asunto
     , añada lo siguiente:
    • Fila 1:
      envíe un mensaje de texto
       e introduzca
      Your
      .
    • Fila 2:
      Campo externo
       y campo de informe
      Tipo de proceso de gestión
       .
    • Fila 3:
      texto
       e introduzca
      es
      .
    • Fila 4:
      campo externo
       y campo de informe
      Estado
       .
    En la cuadrícula
    Cuerpo
     , seleccione
    Texto
     e introduzca
    Póngase en contacto con su gerente
    .
    Cuando el destinatario recibe la notificación personalizada, Workday muestra el siguiente correo electrónico:
    • Asunto como:
      se ha denegado su solicitud de vacaciones y permisos.
    • Cuerpo como:
      póngase en contacto con su gerente.
    Puede acceder al
    informe Campos
     de informe para consultar detalles sobre un campo de informe, como:
    • Nombre de objeto de gestión.
    • Descripción de campo
    • Tipo de campo
  5. Configure el contenido de los mensajes SMS para enviar notificaciones de proceso de gestión personalizadas a través del canal de entrega Workday Messaging (opcional).
    You might need to take additional steps to enable this feature depending on your organization's subscription service agreement. For more information, see this Community article.
    Cuando copia una definición de proceso de gestión que tiene una configuración de contenido de mensajes SMS, Workday también copia la configuración de mensajes SMS.
  6. Añada archivos adjuntos a la notificación (opcional).
    Solo puede añadir archivos adjuntos de correo electrónico cuando:
    • Seleccione
      Permitir archivos adjuntos en correos electrónicos
      en la política de seguridad del proceso de gestión.
    • Los archivos adjuntos de correo electrónico están activados para el entorno de cliente.
    Workday no analiza los archivos adjuntos de correo electrónico en busca de virus.
  7. Haga clic en
    Vista previa
     para enviar una muestra de la notificación configurada a Mis tareas (opcional).
    La notificación de muestra contiene nombres de campo, no valores. Workday envía esta notificación utilizando la regla de ruta para el tipo de
    notificación Notificaciones generales de proceso de gestión
     que se configura en la sección
    Proceso de gestión
     de la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     .
Cuando utiliza un tipo de paso
Cadena de aprobación
 y selecciona
Gerente
 como
grupo
 de seguridad para ese paso, también puede crear una notificación personalizada para el paso. Workday recomienda seleccionar
Personas en espera
 como
Destinatario
 en la definición de notificación. Si selecciona
Gerente
 como
Destinatario
, se envía una notificación al gerente de un empleado para cada nivel de la cadena de aprobación. Si selecciona
Personas en espera
 en lugar de
Gerente
, obliga a la notificación a avanzar en la cadena de aprobación.
Opcionalmente, utilice la tarea
Configuración de contenido de notificaciones de sistema de proceso de gestión
 para personalizar el asunto y la primera línea del cuerpo de las notificaciones de sistema generadas a partir de procesos de gestión. Puede configurar las notificaciones resultantes de una acción Devolver de forma diferente.
Para desactivar las notificaciones personalizadas o del sistema, acceda a la ficha
Notificaciones
 en la definición del proceso de gestión y haga clic en:
  • Mantenimiento de notificaciones de sistema
     Puede desactivar las notificaciones del sistema para los pasos de los subprocesos desactivando la notificación del sistema relacionada en el paso de inicio del subproceso. Cuando selecciona la casilla
    Desactivado
     , Workday no enviará la notificación a través de los canales de notificación configurados, como el correo electrónico. Sin embargo, seguimos generando la notificación de la tarea y la enviamos a Workday My Tasks. Ejemplo: desactiva la notificación del sistema para un paso
    de aprobación
     . Workday no envía un correo electrónico al aprobador, pero este recibe la tarea en Mis tareas para que la finalice.
  • Mantenimiento de notificaciones personalizadas
     Cuando selecciona la casilla
    Desactivado
     , Workday no enviará la notificación personalizada a través de los canales configurados, como el correo electrónico o los SMS. La notificación tampoco se mostrará en el icono de campana.
Para editar una notificación personalizada en la ficha
Notificaciones
 de una definición de proceso de gestión, seleccione
Notificación de edición de
proceso de gestión
 en el menú de acciones relacionadas de la notificación personalizada.