Concepto: condiciones de paso
Una condición forma parte de un paso de proceso de gestión y consta de una o varias reglas. Cuando la condición consta de más de una regla y alguna de ellas es falsa, toda la condición es falsa.
Las condiciones no se evalúan cuando un proceso de gestión se ejecuta desde un servicio web o EIB y está configurado para finalizar automáticamente.
Opcionalmente, puede definir condiciones de entrada para cualquier paso, excepto los pasos
de Inicio
. En los pasos Cadena de aprobación
y Cadena de aprobación consolidada
, también puede definir condiciones en ejecución y condiciones de salida. Además, los pasos de Inicio
y los pasos de Acción
también pueden incluir condiciones de validación en las que se define la gravedad de la validación para bloquear la salida de un paso o permitir que continúe.Para añadir o cambiar la condición asociada a un paso de proceso de gestión, seleccione como acción relacionada en el proceso de gestión y, a continuación, seleccione como acción relacionada en el paso de proceso de gestión que desee.
No puede realizar esta acción desde la página
Edición de definición de proceso de gestión
de un proceso de gestión.Para los informes de auditoría, puede etiquetar instancias de procesos de gestión. Esto le permite realizar un seguimiento y generar informes sobre los cambios de configuración de proceso de gestión en su entorno de cliente, como añadir condiciones de paso a un paso de proceso de gestión. Cuando añade una condición de paso a un paso, se crea una entrada de traza de auditoría en el
Informe de traza de auditoría
. Es posible que vea entradas adicionales en el informe para cada paso al que añada una condición de paso.Workday le solicita que seleccione una fecha efectiva para la condición de paso. La fecha efectiva por defecto es la fecha actual.
Si elimina reglas de condición cuando ya hay eventos iniciados, las reglas de condición se seguirán activando. Sin embargo, las reglas de condición no se activarán en eventos nuevos. Se respeta la fecha efectiva que especifique en la tarea
Mantenimiento de condiciones de paso
. Ejemplo: elimina una regla de condición en un paso de acción
con una fecha efectiva de 2024-01-19. Workday no activará la regla de condición en eventos iniciados a partir del 19-01-2024 en el huso horario del entorno de cliente.También puede seleccionar un
Huso horario
para la condición de paso solo si activa la casilla Huso horario de configuración de proceso de gestión
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
. El huso horario por defecto es el huso horario actual del usuario.Seleccione la opción
Huso horario de configuración de proceso de gestión
en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
para sustituir el huso horario por defecto en una condición de paso. Cuando introduce:
- La fecha actual en el huso horario especificado, los cambios surtirán efecto inmediatamente. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios inmediatamente.
- Una fecha futura en el huso horario especificado, los cambios surtirán efecto a la medianoche de la fecha especificada en el huso horario especificado. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.Ejemplo: son las 9:00 a. m. PST del 22-01-2024. En una definición de proceso de gestión, un administrador de proceso de gestión accede a la tareaMantenimiento de condiciones de pasopara eliminar una condición de entrada en un pasode aprobación. El administrador de procesos de gestión selecciona:
- 2024-01-24 en el campoFecha efectiva.
- Hora estándar de Singapur (SST) en el campoHuso horario.
La regla de condición del pasoAprobaciónno se activará para nuevos eventos que comiencen a la medianoche SST del 24-01-2024. - Una fecha pasada en el huso horario especificado, los cambios surtirán efecto a las 11:59:59 p. m. de la fecha especificada en el huso horario especificado. Los usuarios de otros husos horarios ven los cambios en la fecha y hora correspondientes de sus husos horarios.
Condiciones de validación
Los pasos
de inicio
y los pasos de acción
pueden tener una condición de validación. La acción relacionada Mantenimiento de condiciones de paso
le permite definir uno de los siguientes niveles de gravedad en una condición de validación:
- Aviso: cuando alguna regla de condición es verdadera, Workday muestra el error y aún puede pasar al siguiente paso del proceso de gestión aunque haya errores en el paso.
- Crítico: cuando alguna regla de condición es verdadera, se bloquea la salida del paso. No podrá continuar con el siguiente paso del proceso de gestión hasta que se corrijan los errores de validación. Workday establece la condición de validación comoCríticapor defecto.
Cuando configura una condición de validación, la columna
Validación
de la definición del proceso de gestión muestra el nombre de la regla de condición y si es Crítica
o Advertencia
.Cuando todas las condiciones sean falsas, el paso se cerrará y el proceso continuará.
Las condiciones de validación solo están disponibles en los pasos
de Inicio
cuando la capacidad de revisar el proceso de gestión asociado está integrada en el proceso de gestión o el paso distribuidos por Workday. Esta capacidad es obligatoria para devolver el paso a Mis tareas del usuario cuando se encuentra una condición de validación.Para añadir una condición de validación a un paso
de acción
, debe añadir la condición de validación directamente al paso Inicio
de la definición de proceso de gestión asociada a ese paso de acción
.En un paso
de acción
, puede activar la casilla Activar condiciones de validación para introducción de aprobadores
en la tarea Mantenimiento de condiciones de paso
. Cuando selecciona la casilla Activar condiciones de validación para añadir aprobadores
en el paso Acción
, y si alguna de las condiciones de validación se cumple, Workday activa mensajes de validación cuando un revisor añade aprobadores y hace clic en Aprobar y enviar a aprobadores
en el elemento Mis tareas. Cuando la condición de validación es:
- Gravedadcrítica, Workday no añadirá aprobadores adicionales y el evento tendrá el estadoGuardado para después. El revisor no podrá añadir aprobadores al pasoAcciónhasta que corrija los errores de validación. Una vez que el revisor corrige los datos y hace clicen Aprobar y enviar a aprobadores, Workday vuelve a evaluar la condición de validación. Si la condición de validación es falsa, Workday sigue añadiendo aprobadores adicionales al paso.
- Gravedadde aviso, Workday muestra el mensaje de aviso y el revisor puede seguir añadiendo aprobadores al pasoAcción. Cuando se active el mensaje de aviso, el revisor tendrá que volver a añadir al aprobador y hacer clic enAprobar y enviar a aprobadores. A continuación, Workday añade el aprobador adicional al paso y el workflow continúa.
Cuando selecciona la casilla
Activar condiciones de validación para aprobadores adicionales
en un paso de acción
que ya está en curso, Workday no activará condiciones de validación en el paso cuando un revisor añada aprobadores adicionales.Para determinar si un proceso de gestión o un paso se pueden revisar, ejecute el informe
Opciones de configuración de proceso de gestión
:
- Si la columnaOpciones de aprobaciónincluyeDevolución, el proceso de gestión se puede revisar y configurar una condición de validación en el pasoInicio.
- Si la columnaOpciones al guardarde la secciónAcciones permitidasincluyeDevolver, el paso se puede revisar y configurar una condición de validación en ese paso.
Los roles con permiso para iniciar un proceso de gestión que utiliza una plantilla definida (como
Cambio de puesto
) también deben tener el permiso Ver todo en la política de seguridad del proceso de gestión para garantizar que Workday evalúe las condiciones de validación.Condiciones de entrada
Todos los tipos de pasos pueden tener una condición de entrada, excepto los pasos
de Inicio
. Si la condición es verdadera, el paso se ejecuta. Si la condición es falsa, se omite el paso. Algunos pasos de definición de proceso de gestión
tienen condiciones de entrada proporcionadas por Workday para los pasos
de acción
, que no puede editar. Sin embargo, puede especificar condiciones de entrada adicionales para estos pasos. Tanto las condiciones de Workday como las suyas se evalúan cuando se ejecuta el proceso de gestión. Workday omite cualquier paso que no cumpla todas las condiciones de entrada. Cuando un servicio web automatiza un proceso de gestión, como la carga de una hoja de cálculo de EIB, Workday omite automáticamente los pasos
de aprobación
, pero sigue evaluando las reglas de condición de entrada para los pasos de integración
, los pasos de servicio
y los pasos de acción
que inician subeventos.Condiciones en ejecución
Solo los pasos
Cadena de aprobación
y Cadena de aprobación consolidada
pueden tener una condición durante la ejecución. Esta condición funciona como una condición de entrada para cada nivel de aprobación de la cadena. Compara al siguiente aprobador con un valor y, si la condición es verdadera, el paso se envía a ese nivel de aprobación. Si la condición es falsa, omite el nivel de aprobación actual y pasa a evaluar el siguiente nivel de aprobación de la cadena.
Cuando utiliza un tipo de paso
Cadena de aprobación
o Cadena de aprobación consolidada
para un trabajador con varios gerentes para una sola posición, Workday selecciona aleatoriamente a una persona en un nivel y comprueba la condición durante la ejecución para ver si esa persona cumple la condición. Si la persona del nivel cumple la condición, el paso se le envía. Sin embargo, si la persona seleccionada aleatoriamente no cumple la condición, Workday marca a todas las personas de ese nivel como no obligatorias y pasa al siguiente nivel. Antes de pasar al siguiente nivel, Workday comprueba la condición de salida. En situaciones hipotéticas en las que aún no se cumple la condición de salida, Workday sigue ascendiendo en la cadena. Si una persona del paso anterior cumple la condición de salida, la cadena de aprobación finaliza.Workday recomienda no configurar una condición durante la ejecución cuando hay varios gerentes en una cadena de aprobación.
Puede utilizar campos calculados en una regla de condición en ejecución para determinar el siguiente aprobador de la cadena de aprobación en un paso actual.
Cuando también tiene restricciones de ruta en un paso, esto puede reducir el número de posibles aprobadores que evalúa la condición en ejecución. Workday evalúa en primer lugar la condición en ejecución en cada nivel de aprobación. Si se cumple la condición durante la ejecución, procedemos a evaluar la restricción de ruta.
La condición en ejecución comprueba un nivel de aprobación aunque haya definido una restricción de ruta para excluir a aprobadores anteriores.
Ejemplo: un paso
de cadena de aprobación
tiene una condición durante la ejecución para comprobar si hay un gerente y una restricción de ruta para excluir a aprobadores anteriores. Una gerente, Betty, aprueba el paso en un nivel de aprobación anterior. En un nivel posterior, Betty también es aprobadora. La condición en ejecución sigue evaluando este nivel de aprobación aunque la restricción de ruta excluya a los aprobadores anteriores. El paso se anula la asignación si no hay nadie más en el nivel de aprobación para aprobarlo además de Betty.Condiciones de salida
Solo los pasos
Cadena de aprobación
y Cadena de aprobación consolidada
pueden tener una condición de salida. Para estos pasos, esta condición evalúa al aprobador que acaba de finalizar este nivel de la cadena y, si la condición es verdadera, el paso finaliza. Al igual que la condición en ejecución, una condición de salida también funciona mientras se ejecuta la
Cadena de aprobación
o la Cadena de aprobación consolidada
. La diferencia es que cuando se cumple la condición, la condición de salida sale del paso; cuando no se cumple la condición de ejecución, salta al siguiente nivel de la cadena.A partir del segundo nivel de aprobación, Workday evalúa la condición de salida en cada nivel, incluidos los niveles de aprobación que se omiten como resultado de las restricciones de ruta y las condiciones en ejecución que pueden configurarse en el paso.
Cuando la condición de salida nunca se cumple, el paso
Cadena de aprobación
o Cadena de aprobación consolidada
finaliza después de llegar al aprobador más alto en la jerarquía de gestión.