Preguntas frecuentes: Formulario electrónico I-9
- ¿El Número de Seguro Social (SSN) es opcional?
- Si un empleador participa en E-Verify, los empleados deben proporcionar el SSN. Es decisión de su empresa hacer que el SSN sea obligatorio. Si participa en E-Verify, Workday le recomienda que añada una condición de validación al proceso de gestiónCumplimentación de Formulario I-9. La validación garantiza que el campoNúmero de Seguridad Social de EE. UU.no esté en blanco cuando el empleado envíe su información. Para obtener más información, consulte Servicios de ciudadanía e inmigración de EE. UU.
- ¿El Formulario I-9 en Workday cumple con las pautas de USCIS?
- Sí. El Formulario I-9 electrónico cumple con los requisitos del Servicio de Ciudadanía e Inmigración de Estados Unidos (USCIS). Workday sigue realizando un seguimiento de las orientaciones de USCIS publicadas en el Handbook for Employers (M-274).Confirme los requisitos y procesos de cumplimiento del Formulario I-9 antes de activar los procesos de gestión del Formulario I-9 electrónico. Workday le permite crear un Formulario I-9 técnicamente compatible y cumple con los requisitos legales para un Formulario I-9 electrónico. Sin embargo, su organización es la responsable final del cumplimiento del Formulario I-9.
- ¿Puedo adjuntar documentos de identificación al Formulario I-9 en Workday?
- Sí, puede adjuntar documentos a:
- Sección 2 del Formulario I-9 hasta que lo envíe.
- El proceso de gestiónCumplimentación de Sección 3 del Formulario I-9
Modificación de Formulario I-9para añadir o eliminar archivos adjuntos al Formulario I-9.Cuando añade o elimina archivos adjuntos mediante el proceso de gestiónModificación de Formulario I-9, la tablaDatos modificados del Formulario I-9indica que se ha producido un cambio. No registra detalles específicos. Si desea registrar información adicional, Workday recomienda introducirla en el campoMotivo de cambio. - ¿Por qué no puedo ver los documentos que he adjuntado en un Formulario I-9?
- Para consultar los archivos adjuntos del Formulario I-9, debe tener seguridad en el dominioWorker Data: Form I-9 Attachments. Puede permitir que los trabajadores consulten los archivos adjuntos en su Formulario I-9 protegiéndolos en el dominioSelf-Service: Form I-9 Attachment in View.
- ¿Puedo eliminar los datos del Formulario I-9 de Workday?
- Workday no elimina los datos del Formulario I-9. Workday proporciona acceso a los Formularios I-9 electrónicos para todos los empleados activos actuales. En el caso de los empleados dados de baja, conservamos los Formularios I-9 para:
- 3 años después de la fecha de contratación cuando el empleado trabaja menos de 3 años.
- 1 año después de la fecha de baja cuando el empleado trabaja más de 3 años.
Una vez que un Formulario I-9 de un empleado dado de baja supera este periodo, el formulario está inactivo, pero puede buscar o consultar formularios inactivos en Workday. Una vez que un Formulario I-9 alcanza su retención, puede purgar los datos del Formulario I-9 de Workday. - ¿Cómo puedo saber si un empleado debe cumplimentar un nuevo Formulario I-9 al añadir o cambiar de puesto?
- Workday ofrece una regla de condición en el pasoCumplimentación de Formulario I-9del proceso de gestiónIncorporaciónque comprueba si un empleado:
- Tiene su puesto principal ubicado en Estados Unidos o territorios de EE. UU.
- No tiene un Formulario I-9 en curso o finalizado.
Cumplimentación de Formulario I-9cuandoIncorporaciónes un subproceso de los siguientes procesos de gestión:- Introducción de puesto adicional.
- Cambio de puesto
- ¿Puedo corregir un estado de verificación de empleo en EE. UU. para un trabajador después del envío?
- Sí. Solo puede corregir elestado de verificación de empleo en EE. UU.cuando no quedan pasos en el proceso de gestiónCumplimentación de Formulario I-9. Debe tener permiso para la acciónCorrecciónen la política de seguridad del proceso de gestiónCumplimentación de Formulario I-9.