Concepto: flujo de trabajo de Formulario electrónico I-9

Sección 1 Información y declaración de empleado

El empleado rellena el formulario, proporciona los datos obligatorios u opcionales y selecciona las casillas correspondientes.
Cuando quiera que los datos de fecha de nacimiento y SSN de la tarea
Cumplimentación de Formulario I-9
sustituyan la información de perfil del empleado, puede seleccionar la casilla
Sustituir fecha de nacimiento y SSN de perfil de empleado con datos de Formulario I-9 en
la página
Mantenimiento de Formulario I. -9 Tarea de configuración
. Cuando el empleado envía el Formulario I-9, Workday sustituye el SSN y la fecha de nacimiento del Formulario I-9 para sustituir el SSN y la fecha de nacimiento en su registro de Recursos humanos.
Al seleccionar esta casilla no se envían notificaciones ni acuses de recibo de este cambio.
Cuando anula el proceso de gestión
Cumplimentación de Formulario I-9
, estos procesos también se anulan.

Certificación de preparador o traductor

Sección 2 Revisión y verificación de empleador o representante autorizado

Introduzca los documentos de
la Lista A
o de
la Lista B
y
la Lista C
y, a continuación, proporcione los detalles del documento necesarios.
Workday filtra las listas de selección en las listas de valores de las listas A, B y C en función del estado de ciudadanía o inmigración que seleccione el empleado y proporciona una validación para garantizar la precisión de la entrada de datos.
Cuando el empleado proporciona una tarjeta de la Seguridad Social como documento de la Lista C, debe introducir el número en la Lista C manualmente.
Cuando Workday selecciona la entidad emisora que corresponde a un documento, puede sustituir este valor.
Puede devolver el formulario al empleado para introducir los datos que faltan o realizar correcciones.
Seleccione la casilla
Acepto
, que sirve como firma electrónica.
Puede configurar Workday para rellenar el nombre, el título, la organización y la dirección del empleador en esta sección. Workday añade el sello de fecha actual antes de que apruebe el formulario.
Si es necesario, puede seleccionar un
Motivo de vencimiento
.

Integración de E-Verify (opcional)

Puede configurar Workday para enviar los datos del Formulario I-9 del empleado a E-Verify automáticamente.
Cuando el Formulario I-9 original tiene datos cuestionables, E-Verify solicita una nueva verificación. Workday muestra instrucciones personalizadas en el evento
de Verificación de datos del Formulario I-9
que indican qué ítems están en cuestión. Puede corregir la información del documento acreditativo, pero las correcciones de la Sección 1 deben proceder del empleado.
Puede configurar Workday para:
Consulte los casos creados para un empleado en los últimos 365 días. Puede cerrar un caso duplicado antes de crear uno nuevo en E-Verify.
Sincronice los estados de caso actualizados de E-Verify de forma periódica.
Según los documentos proporcionados por el empleado, E-Verify muestra una foto del empleado para que la verifique. E-Verify determina los requisitos para el cotejo de fotos. Si falta una foto o no coincide, debe cargar imágenes del documento de su empleado.
E-Verify puede solicitarle que cargue imágenes del anverso y el reverso de un documento sin pedirle que confirme si la foto coincide o falta.
Workday vuelve a enviar la información y E-Verify devuelve el estado de autorización de empleo. Cuando la autorización es:
Correcto, Workday cierra el caso de E-Verify y finaliza automáticamente el paso de finalización en el proceso de gestión de Workday.
Workday mantiene el número de caso de E-Verify para que pueda resolver el caso manualmente en el sitio web de E-Verify. Si configura la integración para sincronizar estados de caso y recibe un
estado de verificación de empleo en EE. UU.
de E-Verify, Workday finaliza automáticamente el paso
Estado final de verificación de empleo en EE. UU.
en el proceso de gestión.
Si se produce un error en la conexión de E-Verify, Workday muestra el estado
Pendiente de envío de E-Verify
. Puede hacer clic en
Reintentar
para volver a enviar la información si tiene permiso en el dominio
Process: Resubmit: Form I-9
. Si el Formulario I-9 está vencido, puede introducir un motivo de vencimiento antes de volver a intentar el envío de E-Verify.

Entrada manual de estado final de verificación de empleo en EE. UU.

Puede utilizar el paso
Estado de autorización de empleo final en EE. UU.
para introducir los detalles de elegibilidad de empleo.
Cuando no utilice E-Verify, puede realizar una determinación de elegibilidad e introducirla aquí.
Cuando E-Verify no devuelve inmediatamente una autorización, Workday detiene el proceso de gestión
Cumplimentación del Formulario I-9
en este paso Workday también muestra información de E-Verify para que pueda avanzar manualmente en el Formulario I-9 en el sitio web de E-Verify. Una vez alcanzada la resolución con E-Verify, puede registrar el estado de elegibilidad y cualquier información adicional. aquí. A continuación, puede enviar el proceso de gestión
Cumplimentación de Formulario I-9
.
Cuando selecciona un estado de
Empleo no autorizado
o
Verificación no determinada
, Workday anula automáticamente el proceso de gestión
Edición de información de ID
y elimina el SSN y los IDs de documento de las listas A, B y C del Formulario I-9 del registro del trabajador.
Cuando introduce un estado de elegibilidad o un número de caso de E-Verify incorrectos y no quedan pasos en el proceso de gestión
Cumplimentación del Formulario I-9
, puede cambiar el estado o el número de caso mediante la acción
Corrección
en el proceso de gestión.

Formularios I-9 con verificaciones incorrectas