Cuestiones relativas a la configuración: Formulario I-9 para contratación remota
Este tema puede servir de ayuda para tomar decisiones a la hora de planificar la configuración y el uso de los Formularios I-9 para la contratación remota. En él se explica lo siguiente:
- Por qué se define
- Cómo encaja en el resto de Workday
- Repercusiones posteriores e interacciones entre productos
- Configuraciones de requisitos de seguridad y procesos de gestión
- Preguntas y limitaciones que debe tener en cuenta antes de la implementación
Qué es
Puede designar a un representante externo autorizado para que rellene la Sección 2 del Formulario I-9 para empleados remotos, lo que simplifica el proceso de contratación remota.
Beneficios para la empresa
- Mayor flexibilidad en la gestión y cumplimentación de Formularios I-9 para empleados remotos.
- Los empleados pueden designar a un representante externo autorizado para que cumplimente la Sección 2 del Formulario I-9.
Ejemplos de uso
- Permita que los HR Partners o los administradores determinen quién hará que un representante externo autorizado complete la Sección 2 de un empleado del Formulario I-9 a través del proceso de contratación remota.
- Los empleados pueden especificar quién será su representante autorizado externo.
Preguntas que debe tener en cuenta
Preguntas | Consideraciones |
|---|---|
¿Necesita procesos de gestión de Cumplimentación de Formulario I-9 independientes para empleados remotos y presenciales? ¿Qué sucede si utiliza la integración de E-Verify ? | Cuando utilice la integración de E-Verify , determine si desea crear un único proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9 para empleados presenciales y remotos. También deberá utilizar reglas de condición para diferenciar entre los dos grupos de empleados. Si utiliza E-Verify, deberá tener reglas de condición para determinar si un Formulario I-9 requiere verificación de datos para E-Verify.
También puede crear dos procesos de gestión independientes: uno para empleados remotos y otro para empleados presenciales. Su proceso de gestión para empleados remotos también deberá utilizar reglas de condición para determinar si un Formulario I-9 requiere verificación de datos para E-Verify. |
¿A quién quiere que ayude a guiar el proceso de contratación remota? | Workday le permite determinar las relaciones de representante autorizado externo que los empleados pueden seleccionar para cumplimentar la Sección 2 del Formulario I-9. Ejemplo: familiar, amigo, notario.
También puede determinar un rol, como un HR Partner, que puede revisar la Sección 1 y la Sección 2 del Formulario I-9. Esta persona puede editar la información del representante autorizado externo, devolver el formulario para su corrección, reenviar el vínculo y enviar el Formulario I-9. |
¿A quién desea permitir que seleccione un representante externo autorizado para cumplimentar el Formulario I-9 para contratación remota? | Puede seleccionar la casilla Selección de representante autorizado de HR Roles en la tarea Mantenimiento de parámetros de Formulario I-9 para permitir que los roles de HR designen a un representante autorizado externo que pueda cumplimentar la Sección 2 del Formulario I-9.
Los parámetros se aplican a todos sus Formularios I-9 remotos:
|
Recomendaciones
Cuando utilice la integración
de E-Verify
, cree una regla de condición en su proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9
que utilice el campo de informe E-Verify Event Created by
. La regla de condición determina si el Formulario I-9 requiere verificación de datos para E-Verify.Requisitos
Sin efectos.
Limitaciones
Solo puede configurar las opciones de relación que el empleado puede seleccionar para designar a su representante autorizado externo. Cuando quiera que los empleados utilicen una persona específica para cumplimentar la Sección 2 del empleado, puede proporcionar la información de esa persona. El empleado puede introducir la información de esa persona cuando designa a su representante externo autorizado.
Entorno de cliente
Sin efectos.
Seguridad
Dominio | Consideraciones |
|---|---|
Process: Remote Form I-9 en el área funcional Onboarding. | Proporciona a los usuarios acceso a tareas relacionadas con la cumplimentación de un Formulario I-9 para contratación remota. |
Purge Person Data en el área funcional System. | Proporciona acceso a tareas que le permiten purgar los datos del Formulario I-9 y la información del representante autorizado. |
Set Up: Configure Optional Fields en el área funcional System. | Proporciona acceso para ocultar o solicitar campos de selección en el Formulario I-9 para contratación remota. |
Set Up: System en el área funcional System. | Protege la tarea que le permite crear la plantilla de correo electrónico utilizada para el correo electrónico enviado al representante autorizado externo. |
Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications en el área funcional System. | Protege los parámetros de notificación del correo electrónico enviado al representante externo autorizado. |
Set Up: Tenant Setup - HCM en el área funcional System. | Protege las tareas que le permiten configurar las relaciones de representante autorizado externo, el texto de notificación por correo electrónico, el texto de declaración y el nombre y la dirección de la empresa de Sección 2. |
Worker Data: I-9 Forms en el área funcional Onboarding. | Proporciona acceso a campos de informe que puede utilizar en informes personalizados. |
Procesos de gestión
Puede configurar el paso de participación compartida
Gestión remota de Formulario I-9
en el proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9
. Si utiliza varios pasos de Gestión remota de Formulario I-9
y Revisión de Formulario I-9
, los pasos deben ir antes del paso de finalización.Informes
Sin efectos.Integraciones
La integración
de E-Verify
le permite:
- Envíe los datos del Formulario I-9 al servicio E-Verify para la verificación de elegibilidad de empleo.
- Reciba los resultados de la verificación de elegibilidad de empleo, incluidas fotos. Las bases de datos del Departamento de Seguridad Nacional (DHS) y de la Administración del Seguro Social (SSA) proporcionan algunos de estos resultados.
Conexiones y puntos de contacto
Workday ofrece un Touchpoints Kit con recursos para ayudarle a entender las relaciones de configuración en su entorno de cliente. Obtenga más información sobre Workday Touchpoints Kit en Workday Community.