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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición del proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9

Pasos: definición del proceso de gestión Cumplimentación de Formulario I-9

  • Para utilizar la integración
    de E-Verify
     , cree la integración antes de configurar los pasos de integración en el proceso de gestión
    Cumplimentación de Formulario I-9
     .
  • Seguridad: los siguientes dominios del área funcional System:
    • Business Process Administration
    • Manage: Business Process Definitions
Puede definir el proceso de gestión
Cumplimentación de Formulario I-9
 para que los empleados puedan crear un Formulario I-9 electrónico para verificar la elegibilidad de empleo en EE. UU. Puede utilizar el proceso de gestión
Cumplimentación de Formulario I-9
 de forma independiente o como una acción en el proceso de gestión
Incorporación
 . Puede incluir pasos de integración en el proceso de gestión
Cumplimentación de Formulario I-9
 para enviar datos de empleado a la integración de
E-Verify
 para autorización de trabajo.
Cuando forma parte del proceso de gestión
Incorporación
 , el paso de acción
Cumplimentación de Formulario I-9
 debe ir después de:
  • Las tareas
    Cambio de nombre
     y
    Cambio de contacto
     han finalizado. Cuando rellena previamente el Formulario I-9, Workday hace que el nombre y el domicilio del empleado estén disponibles para el Formulario I-9.
  • El paso
    Finalización
     en el proceso de gestión
    Incorporación
     , para una verificación de empleo más rápida, ya que la integración se detiene hasta que finaliza
    la incorporación
     .
Workday le permite crear un Formulario I-9 legal, pero no asume la responsabilidad del cumplimiento normativo.
  1. Configure el proceso de gestión
    Cumplimentación de Formulario I-9
     en el área funcional Onboarding.
    Utilice este orden de pasos de proceso de gestión:
    • Cuando utilice la integración
      de E-Verify
       , incluya los pasos
      a
       -
      j
      .
    • Cuando introduzca datos en el sitio web de E-Verify manualmente o no utilice E-Verify, incluya los pasos
      a
      ,
      b
      y
      j
      .
    Orden
    Si
    Tipo
    Especificar
    a
    Inicio
    b
    Acción
    Revisión de Formulario I-9
    c
    ¿Empleo en EE. UU. aún no autorizado? (Propiedad de Workday)
    Servicio
    Inicial o nueva verificación de E-Verify
    d
    ¿E-Verify identifica casos con el mismo SSN en los últimos 365 días? (Propiedad de Workday)
    Acción
    Comprobación de caso duplicado de E-Verify
    e
    ¿Cerrar casos duplicados y crear un nuevo caso en E-Verify? (Propiedad de Workday)
    Servicio
    Cierre de duplicado y creación de nuevo caso de E-Verify
    f
    ¿El caso está en cola? (Propiedad de Workday)
    Servicio
    Caso en cola de E-Verify
    g
    ¿El caso requiere una coincidencia de foto? (Propiedad de Workday)
    Acción
    Coincidencia de foto de E-Verify
    h
    ¿El caso requiere una coincidencia de foto? (Propiedad de Workday)
    Servicio
    Foto de confirmación de E-Verify
    i
    ¿El caso requiere la revisión de datos potencialmente incorrectos? (Propiedad de Workday)
    Servicio
    Creación de nuevo evento I-9 para nueva verificación de E-Verify
    j
    ¿Está pendiente el estado de elegibilidad para empleo en EE. UU.? (Propiedad de Workday)
    Acción
    Estado final de verificación de empleo en EE. UU.
    Añada un paso
    Aprobación
     después de
    b
     y antes de
    c
     para una revisión adicional de los documentos acreditativos del Formulario I-9 (opcional).
    El paso
    Finalización
     debe ser el paso
    bo
     el paso
    Aprobación
     opcional. Convierta el paso
    Aprobación
     en el paso
    Finalización
     del proceso de gestión.
  2. Seleccione
    Proceso de gestión
    Mantenimiento de condiciones de paso
     en el menú de acciones relacionadas del paso
    b
    (opcional).
    Para exigir un Número de Seguro Social en la Sección 1 del Formulario I-9, añada una fila en la ficha
    Condiciones de validación
     y seleccione
    Crear regla de condición
     en la lista de valores
    Regla
     .
    Cree una regla de condición basada en este campo de informe distribuido por Workday para IDs:
    Campo externo de origen para regla de condición
    Operador relacional
    Tipo de comparación
    Valor de comparación
    Evento de número de Seguro Social disponible en formulario I-9
    igual que
    Valor especificado en este filtro
    No
  3. Seleccione
    Proceso de gestión → Mantenimiento de ruta avanzada
     en el menú de acciones relacionadas del paso
    Revisión de Formulario I-9
     .
    Añada una restricción de ruta para garantizar que los HR Partners no estén asignados al paso para su propio Formulario I-9.
  4. Seleccione
    Proceso de gestión → Mantenimiento de texto de ayuda
     en el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión (opcional).
    Añada texto de ayuda para E-Verify proporcionando instrucciones para el paso
    b
    .
    En la columna
    Texto de ayuda
     , introduzca el siguiente mensaje:
    Al utilizar E-Verify, cualquier documento presentado para el tipo B debe tener una fotografía que coincida con la del empleado.
  5. En el menú de acciones relacionadas del proceso de gestión, seleccione
    Proceso de gestión → Edición de definición
    (opcional).
    Cuando utilice E-Verify, haga clic en los siguientes botones para configurar la integración:
    • Configuración de inicial o nueva verificación de E-Verify
    • Configuración de cierre de duplicado y creación de caso nuevo de E-Verify
    • Configuración de foto de confirmación de E-Verify
    En la página
    Configure E-Verify Event Service
     , seleccione el mismo sistema de integración
    de E-Verify
     .
  6. Seleccione
    Proceso de gestión → Mantenimiento de sustitución de etiqueta de paso
     en el menú de acciones relacionadas de los pasos
    g
     y
    j
    (opcional).
    Cuando utilice E-Verify, especifique las siguientes sustituciones de etiqueta de paso:
    • Paso
      g
      : Coincidencia de foto
    • Paso
      j
      : finalización
  7. En E-Verify, informe a un HR Partner cuando un empleado no tenga autorización para trabajar. Utilice el campo de informe
    Estado de verificación de empleo en EE. UU.
     para crear una regla de notificación.