Pasos: impresión y envío de facturas de cliente por correo electrónico
- Active notificaciones de correo electrónico y archivos adjuntos en el nivel del entorno de cliente.Consulte Pasos: definición de facturas de cliente.
- En el perfil de cliente, configure la dirección postal principal y las direcciones de correo electrónico de los destinatarios. Consulte Pasos: definición de direcciones y contactos de cliente.
- Configure las opciones de envío de documentos para el cliente.
- Configure el proceso de gestiónEvento de envío de factura de cliente por correo electrónicoy la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.
Workday le permite imprimir facturas de cliente como archivos PDF y luego enviárselas por correo electrónico a los clientes o utilizar el correo postal estándar para las facturas en papel. También puede crear una programación para automatizar el proceso de impresión y de envío por correo electrónico como trabajo recurrente. Workday solo imprime las facturas que forman parte de un segmento de seguridad de cliente determinado.
- Cree un formulario personalizado para el formato de impresión con un informe de impresión personalizado, el logotipo de la empresa o mensajes antes de imprimir el documento de factura de cliente (opcional).
- Acceda a la tareaEdición de regla de formato de factura de cliente.Especifique las opciones de nombre de archivo impreso y cree reglas para asignar los formatos de formulario de gestión a los tipos de factura de la empresa deseada.Para excluir el prefijo automático en el nombre de archivo impreso, seleccione la casillaEliminar prefijo de ajuste.Seguridad:
- DominioSet Up: Customer Accountsen el área funcional Customer Accounts.
- DominioSet Up: Sponsor Accountsen el área funcional Grants Management.
- Acceda a la tareaImpresión de facturas de cliente.
- Solo puede consultar las 20 000 facturas más recientes, pero puede filtrar la lista por empresa, estado y otros criterios.
- Seleccione la casillaAgrupar facturaspara agrupar facturas en un solo archivo PDF. Workday solo incluye facturas con un método de envío por correo ordinario o con un tipo de envío sin definir.
- Seleccione la casillaIncluir archivos adjuntos para facturas agrupadaspara incluir los archivos adjuntos de factura en un solo archivo PDF agrupado. Workday solo incluye facturas definidas para el envío estándar. Cuando el archivo PDF de facturas agrupadas supera el límite de 500 MB, Workday lo divide en varios archivos PDF. Cuando una sola factura de cliente incluye archivos adjuntos que superan el límite de 500 MB, Workday no incluye esa factura en el PDF impreso.
- Seleccione las facturas que desea imprimir en la fichaCustomer Invoices Eligible for Email. Cuando Workday genere los archivos PDF, haga clic enEnviar factura de cliente por correo electrónicopara enviar las facturas seleccionadas a los clientes. Puede imprimir o enviar por correo electrónico hasta 10 000 facturas de cliente a la vez.
Seguridad: dominioReports: Customer Documentsen el área funcional Customer Accounts. - Programe la impresión de facturas de cliente(opcional).
Workday imprime las facturas y las envía por correo electrónico a los clientes seleccionados.
Consulte los detalles de impresión en estos informes:
- Búsqueda de ejecuciones de impresión de facturas de cliente
- Informe de impresión de factura de cliente
- Consulta de grupo de ejecución de impresión de factura de cliente