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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición de correo electrónico para documentos de factura de cliente

Pasos: definición de correo electrónico para documentos de factura de cliente

Después de imprimir los documentos de factura de cliente, puede enviar por correo electrónico el documento de factura de cliente solo o con sus archivos adjuntos asociados. Para que el envío de correos electrónicos sea un proceso fluido, debe hacer lo siguiente:
  • Active el envío de correos electrónicos en su entorno de cliente.
  • Active los archivos adjuntos para correo electrónico en su entorno de cliente.
  • Active el envío automático de facturas por correo electrónico.
Workday envía automáticamente correos electrónicos al contacto principal de un cliente. Cuando quiera enviar documentos por correo electrónico a contactos de facturación específicos y utilizar tipos de envío de documentos distintos al valor por defecto, siga estos pasos para configurar su entorno.
  • Configure los tipos de envío de documentos para un método de envío determinado.
  • Cree reglas de envío de documentos para asignar el tipo de envío al sistema de integración deseado, si lo tiene.
  • Asigne documentos de cliente a los contactos de facturación de ese cliente.
  • Asigne el tipo de envío de documentos a los documentos de cliente en el perfil de cliente.
  2. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Notificaciones
     .
    En la fila
    Notificaciones de proceso de gestión personalizadas
     del tipo de notificación principal Procesos de gestión, seleccione
    Correo electrónico inmediato
     en el campo
    Canales de notificación por defecto
     .
    Seguridad:
    Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
    en el área funcional System.
  3. Acceda a la tarea
    Edición de definición de entorno de cliente - Sistema
     .
    En la sección
    Configuración de sistema
     , seleccione la casilla
    Permitir archivos adjuntos en correos electrónicos
     .
    Seguridad:
    Set Up: Tenant Setup - System
    en el área funcional System.
  5. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de tipos de envío de documentos
     (opcional).
    Cree tipos de envío de documentos y asócielos a los métodos de envío de documentos distribuidos por Workday que desee.
    Cuando su
    Tipo de envío
     esté asociado al
    Método de envío
     de
    Integración
    , defina los Tipos de documento únicamente como
    Factura de cliente
    .
    Workday asocia automáticamente el
    Método de envío
    Correo
     y
    Correo electrónico
     a
    los Tipos de envío
    Correo
     y
    Correo electrónico
     , respectivamente. No puede cambiar esta configuración por defecto ni establecerla como inactiva.
    Seguridad:
    • Dominio
      Set Up: Customer Accounts
       en el área funcional Customer Accounts.
    • Dominio
      Set Up: Sponsor Accounts
      en el área funcional Grants Management.
  6. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de reglas de envío de documentos
     (opcional).
    En el caso de las facturas electrónicas, cree reglas de envío de documentos y asigne el
    Tipo de envío de documentos
     al
    Sistema de integración
    que desee.
    Para aplicar los códigos de impuesto externo a las facturas electrónicas, especifique la
    Lista de códigos de impuesto externo
     para el sistema de integración.
    Workday muestra los detalles de envío de documentos en el informe
    Consulta de regla de envío de documentos de integración
     .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Customer Accounts
     en el área funcional Customer Accounts.
  7. Cuando las facturas electrónicas afecten a un código de impuesto de terceros, cree listas de códigos de impuesto externos y asígnelas a códigos de impuesto internos en Workday (opcional).
  8. Configure los contactos de facturación y, a continuación, la entrega de documentos para un cliente determinado para que puedan recibir los documentos de factura de cliente (opcional). Cuando no configura los contactos de facturación, Workday envía el correo electrónico al contacto principal. Consulte Pasos: definición de direcciones y contactos de cliente.
Imprimir facturas de cliente y enviarlas por correo electrónico.