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Última actualización: 2023-06-23
Pasos: definición de facturas de cliente

Pasos: definición de facturas de cliente

  • Configure el proceso de gestión
    Evento de factura de cliente
     y la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.
Es posible simplificar la creación de facturas mediante la configuración de las facturas de cliente en las que se rellenen los detalles de pago, se revise el cotejo de facturas, se aplique la comprobación del presupuesto, se envíen a un aprobador asignado, etc.
  1. Configure el dominio de seguridad
    Process: Customer Invoice (NEW)
     en el área funcional Customer Accounts. Este dominio concede acceso a los usuarios con roles en función de la empresa o sin restricciones para gestionar las facturas de cliente. Si desea un control más detallado de las acciones de las facturas de cliente, puede conceder permisos en varios subdominios.
  2. Configure el proceso de gestión
    Evento de factura de cliente
     para garantizar la exactitud del proceso de facturación, impresión y envío por correo electrónico.
    1. En la política de seguridad del proceso de gestión
      Evento de factura de proveedor
      , añada el grupo de seguridad Aprobadores a las acciones Aprobación y Revisión. Esta configuración permite enviar una factura de cliente a un aprobador designado de su organización.
      Asegúrese de que el iniciador pueda acceder a los siguientes dominios de seguridad:
      • Al dominio
        Access Customer (Segmented)
      • Al dominio
        Process: Customer Invoice - Core
      • A los tipos de grupo de seguridad de
        Roles - Empresa
      • Los tipos de grupo de seguridad de
        Roles - Cliente
      Conceda, además, permisos de integración para el dominio
      Access Customer (segmented)
       junto con el acceso de
      Obtener
       y
      Cargar
       a los siguientes dominios:
      • Integration Event
      • Process: Electronic Invoices
    2. Edite el proceso de gestión
      Evento de factura de cliente
       y defina el paso de acción
      Inicio de evento interempresa de factura de cliente
       para transacciones interempresa.
      Workday aplica la aprobación solo a la empresa especificada en la cabecera de la factura. Cuando deniega la aprobación, Workday finaliza el proceso.
    3. Defina el paso
      Impresión de servicio de factura de cliente
       en el proceso de gestión
      Evento de factura de cliente
       para imprimir facturas de cliente automáticamente.
      Para imprimir la factura con un tipo de ejecución de impresión
      Final
      , añada el paso de servicio después del paso de aprobación y defina el paso de aprobación como final.
    4. Defina el paso de servicio
      Facturación electrónica mediante reglas de envío de documentos
       en el proceso de gestión
      Evento de factura de cliente
       para la facturación electrónica.
    5. Defina el paso de servicio
      Envío de factura de cliente por correo electrónico
       en el proceso de gestión
      Evento de factura de cliente
       para enviar por correo electrónico un PDF de factura de cliente automáticamente al imprimir el documento.
    6. Defina el paso de servicio
      Integración
       en el proceso de gestión
      Evento de factura de cliente
       para iniciar automáticamente la integración de factura electrónica.
      Defina una regla de condición en el paso Integración para garantizar que la integración de la factura electrónica se inicie únicamente cuando Workday genere un PDF de factura después de la última ejecución de impresión.
  3. Si desea liquidar transacciones interempresa, establezca la relación entre las empresas.
  4. Si desea crear IDs exclusivos para facturas, abonos, cargos y nuevas facturas, configure la numeración exclusiva de facturas a nivel de entorno de cliente o para empresas individuales. Si configura un parámetro a nivel de empresa, el parámetro a nivel de entorno de cliente de esa empresa se sustituye.
  5. Si utiliza un número de factura sin interrupciones, configure las reglas del generador de secuencia y active la funcionalidad de secuenciación sin interrupciones.
  6. Acceda a la tarea
    Mantenimiento de tipos de factura por país
     para configurar el tipo de factura preceptivo por ley en función del país con la opción
    Uso de tipo de factura
     definida como
    Facturas de cliente
     (opcional).
    Seguridad: dominio
    Set Up: Tax
     en el área funcional Common Financial Management.
  7. Acceda a la tarea
    Edición de detalles contables de empresa
     y seleccione la opción
    Factura de cliente
     en la lista de valores
    Permitir contabilidad por fecha de aprobación
     para usar la fecha de aprobación como fecha contable en los ajustes y las facturas de cliente, o cuando quiera ordenar los números de secuencia de los documentos por fecha contable (opcional).
    Seguridad: dominio
    Set Up: Company Accounting
     en el área funcional Common Financial Management.
  8. Acceda a la tarea
    Edición de opciones de cuenta de cliente
     y seleccione la casilla
    Evitar cambios en factura después de ejecución de impresión final
     de la empresa que desee para impedir la modificación de una factura aprobada e impresa (opcional).
    En cuanto active esta función, no podrá desactivarla si ha generado facturas.
    Cuando una factura tenga el estado
    Aprobado
     y el tipo de ejecución de impresión tenga el estado
    Final
    , ya no podrá cancelar ni cambiar dicha factura, ni actualizar las líneas de factura de la empresa en cuestión. Workday también define un campo
    Fecha final
     en la página
    Consulta de factura de cliente
    .
    Seguridad: dominio
    Set Up: Customer Accounts
     en el área funcional Customer Accounts y
    Set Up: Company General
     en el área funcional Common Financial Management.
Una vez definida la factura, puede hacer lo siguiente:
  • Crear facturas únicas o consolidadas.
  • Ajustar, copiar, cambiar o cancelar facturas.
  • Editar facturas aprobadas.
  • Utilizar la funcionalidad Creación de abono y nueva factura para crear una factura corregida cuando factura una de forma incorrecta.
  • Gestionar facturas y marcarlas en estado de disconformidad o de cobro, o retener el pago.
  • Imprimir facturas y enviarlas por correo electrónico.