Creación de facturas de cliente

Administrator Guide

Configure el proceso de gestión Evento de factura de cliente
y la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.

Para enviar la factura a un aprobador designado, configure el grupo de seguridad Aprobadores en los pasos Aprobación y Revisión del proceso de gestión Evento de factura de cliente
.

Si utiliza tipos de factura, configure los tipos de factura preceptivos por ley por país.

Si utiliza un número de factura sin interrupciones, configure las reglas del generador de secuencia y active la funcionalidad de secuenciación sin interrupciones.

Para las transacciones interempresa, configure los perfiles interempresa. Consulte Definición de perfiles interempresa.

Seguridad: dominio Process: Customer Invoice - Core
y Reports: Customer Invoice Referenced Attachments – Supplier Invoice
en el área funcional Customer Accounts.

Una factura de cliente le permite registrar un evento de venta y crear una contabilidad de cuentas por cobrar. Puede crear una factura de cliente para:

Envío de bienes

La prestación de un servicio

Programa de facturación

Proyectos, suscripciones o pertenencias.

Acceda a la tarea

Creación de factura de cliente

Mientras cumplimenta la

Información de factura

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Empresa	La empresa es la propietaria de la factura. Puede utilizarlo como parámetro para asignar la retención de impuestos por defecto.
Dirección de origen de factura Dirección de origen de envío	Workday solo muestra estas listas de valores cuando ha activado las opciones de dirección de origen de facturación y de envío en la tarea Edición de opciones de cuenta de cliente para la empresa de facturación. Workday rellena automáticamente: La dirección de origen de facturación cuando la dirección principal de la empresa se está utilizando actualmente para la facturación. La dirección de origen de envío cuando la dirección principal de la empresa se está utilizando actualmente para el envío. Cuando: Elimina la empresa, Workday oculta las listas de valores. Cambiar la empresa, Workday vuelve a rellenar las listas de valores en función de las nuevas configuraciones de empresa. Edite la dirección que se muestra en la lista de valores de dirección de origen de facturación o de envío en el perfil de empresa, Workday vuelve a rellenar las listas de valores en función de la nueva dirección.
Cliente	Su selección de cliente rellena otra información de factura en función de la definición de cliente, como el código de impuesto, las condiciones de pago y el tipo de pago. En el caso de las primas, puede seleccionar un patrocinador en este campo en lugar de un cliente.
Fecha de factura	Workday utiliza esta fecha para contabilizar la factura en el primer periodo de libro mayor abierto. Si Workday no encuentra ningún periodo de libro mayor abierto, establece el estado de la factura como Error .
Fecha contable	La Fecha contable que introduzca debe estar en un periodo contable abierto actual o anterior. Ejemplo: proporciona un servicio, pero no crea la factura hasta el siguiente periodo contable. A continuación, puede seleccionar la fecha de servicio como fecha contable. En función de cómo configure la contabilidad de la empresa, la Fecha contable puede ser opcional u obligatoria. Esta fecha es la misma que la Fecha de factura por defecto. También puede configurarlo para usar: Fecha de aprobación accediendo a la tarea Edición de detalles contables de empresa . Contabilidad de atrasos accediendo a la tarea Edición de detalles contables de empresa y definiendo la lista de valores Permitir contabilidad de atrasos con el valor Factura de cliente .
Tipo de factura preceptivo por ley	Seleccione una factura preceptiva por ley específica de país si utiliza tipos de factura para categorizar sus facturas de acuerdo con los requisitos gubernamentales. El campo solo se muestra si ha configurado una factura preceptiva por ley para la empresa en un país específico.
Tipo de factura	Si ha configurado la tarea Edición de regla de formato de factura de cliente para variar el formato por tipo de factura, su selección puede determinar el formato de factura. Ejemplo: es posible que desee que las facturas de proyecto tengan un formato diferente al de las facturas de bienes.
Dirección de facturación	Este campo se muestra cuando introduce un cliente. Workday rellena automáticamente la dirección profesional principal de la ficha Direcciones y contactos Información de contacto del perfil de cliente. Si no define una dirección profesional principal, este campo permanece en blanco.
Contacto de facturación	Este campo se rellena a partir de la ficha Direcciones y contactos Contactos de cliente del perfil de cliente. Si no define aquí un contacto de facturación por defecto, este campo permanece en blanco. Estos contactos son los destinatarios de correo electrónico de las facturas de cliente. Puede sustituir los valores por defecto por otras opciones en la lista de valores, si están disponibles.
Cliente de envío Dirección de envío	Estos campos solo se muestran si el cliente de la factura tiene Conexiones comerciales de envío definidas en el Mapa de conexiones del perfil de cliente. Una vez que selecciona un cliente de envío, la lista de valores Dirección de envío muestra todas las direcciones de envío de la Información de contacto del cliente de envío que: Tener una fecha efectiva igual o anterior a la fecha actual. Tiene acceso a. Workday aplica la Dirección de envío junto con la regla de impuestos del país de destino para la aplicación de impuestos por defecto. Si ninguna dirección tiene un uso de envío, la lista de valores devuelve la dirección profesional principal. Esta función no se aplica a los patrocinadores.
Facturas relacionadas	La lista de valores muestra todas las facturas abonadas que aún no tienen una nueva factura para esta combinación de empresa y cliente. Solo puede seleccionar una factura a la vez.
Ajustes	Se muestra si selecciona una Factura relacionada . Este campo contiene el ajuste de abono correspondiente a esa factura relacionada.

Mientras introduce

Información adicional

para la factura, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Proyecto facturable	Seleccione un proyecto facturable relacionado con la empresa o el cliente (opcional). Workday rellena automáticamente el campo Worktags de la cabecera con los worktags relacionados con el proyecto. Workday también rellena automáticamente el campo Proyecto facturable en la línea de factura. Si deja este campo en blanco, puede asociar una factura a más de un proyecto en el nivel de línea de factura.
Tipo de referencia	Seleccione un tipo de referencia en función del requisito del país en el que realiza su actividad. Workday muestra este campo dinámicamente cuando la dirección de la empresa y la dirección de facturación del cliente se encuentran en uno de estos países: Boleto Bancário (Brasil) BPAY (Australia) ESR (Suiza) FIK-nummer (Dinamarca) KID-nummer (Noruega) OCR-nummer (Suecia) OGM-VCS (Bélgica) Viitenumber (Estonia) Viitenumero (Finlandia)
Número de referencia	Cuando selecciona un tipo de referencia internacional, debe introducir un Número de referencia de respaldo.
Fecha de vencimiento	Workday calcula automáticamente esta fecha en función de la fecha de factura y las condiciones de pago. Puede sustituir manualmente esta fecha introduciendo una nueva en el campo Sustitución de fecha de vencimiento .
Vínculo de documento	Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción. Workday valida el vínculo para garantizar que tenga un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, según lo haya definido su administrador de seguridad. Este proceso proporciona seguridad adicional para evitar contenido malintencionado en los vínculos externos. Para añadir un URI válido, defina el Tipo de vínculo como Vínculo de documento de factura de cliente en la tarea Mantenimiento de validación de vínculo externo . Cuando cambie la ubicación del contenido externo, asegúrese de actualizar la URL en Workday.

Mientras cumplimenta la

Información de importe

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Currency	Si ha definido una moneda específica en el perfil de cliente, Workday rellena automáticamente el campo con la moneda asignada. Tiene la opción de cambiarlo a cualquiera de las monedas aceptadas.
Importe de pago anticipado aplicado	Muestra el importe que ya se ha aplicado a esta factura. Este importe es el importe de pago anticipado que se compensa con las facturas de cuota creadas en el programa de facturación. Workday compensa automáticamente el importe de pago anticipado y crea un importe negativo en la línea de factura.
Nombre de servicio fiscal	Se muestra cuando configura una integración de servicios fiscales de terceros con la opción no informativa para la empresa de facturación. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
Importe de impuesto	El total de importe de impuesto de la factura de cliente, calculado por Workday o importado de una integración de servicios fiscales de terceros.
Menos importe de retención de impuestos	Se calcula cuando el Código de retención de impuestos tiene un Momento de realización de factura .
Código de impuesto por defecto	Se muestra cuando no se configura una integración de impuestos de terceros para la empresa de facturación. Puede seleccionar un código de impuesto para que Workday lo rellene en la sustitución de líneas de factura. También puede sustituir el código de impuesto por defecto que Workday rellena a partir de la configuración de impuestos y la información de factura. En las facturas sin cliente de envío, Workday rellena automáticamente el código de impuesto del cliente de facturación. Cuando selecciona un cliente y una dirección de envío, Workday aplica el código de impuesto de la regla de impuestos de transacciones por defecto para el país de destino. Puede configurar reglas de excepción para sustituir la selección por defecto de empresas y clientes en las facturas de cliente.
Actualización de impuesto	Se muestra cuando no se configura una integración de impuestos de terceros para la empresa de facturación. Haga clic para volver a calcular los impuestos. Al hacer clic en Enviar también se calculan los impuestos.

Mientras cumplimenta la ficha

Líneas de factura

, tenga en cuenta lo siguiente:

Opción	Descripción
Empresa	Si activa las transacciones interempresa, tiene más de una opción.
Ítem de venta	Cuando selecciona un ítem de venta, Workday rellena automáticamente algunos de los demás campos en función de la definición del ítem de venta. Workday rellena automáticamente hasta cinco recomendaciones de ítems de venta en el filtro de lista de valores Recomendado cuando activa las recomendaciones de aprendizaje automático para Ítem de venta en la tarea Mantenimiento de recomendaciones de lista de valores de aprendizaje automático .
Código de mercancías	Para mostrar opciones en esta lista de valores, primero configure los tipos de código de mercancías y añada los códigos de mercancías. Consulte Pasos: creación de códigos de mercancías. Solo puede seleccionar un código activo por tipo de código de mercancías.
Categoría de ingresos	La categoría de ingresos vincula el ítem a las reglas de contabilización en contabilidad correspondientes que controlan el comportamiento contable. También proporciona detalles adicionales para los informes. Cuando selecciona un ítem de venta, Workday rellena este campo automáticamente. Workday rellena automáticamente hasta cinco recomendaciones para categorías de ingresos en el filtro de lista de valores Recomendado cuando activa las recomendaciones de aprendizaje automático para Categoría de ingresos en la tarea Mantenimiento de recomendaciones de lista de valores de aprendizaje automático .
Precio unitario	Se rellena a partir del ítem de venta. Si las monedas del ítem de venta y la factura difieren, Workday convierte automáticamente este valor a la moneda de la factura. Workday utiliza el tipo de conversión de moneda actual definido en su entorno de cliente.
Liberado en líneas de factura	Las líneas de factura que describen los importes de retención liberados en una factura de cliente. Consulte Pasos: creación de retención para facturas de cliente.
Importe ampliado	La cantidad multiplicada por el precio unitario. En el caso de los ítems de venta con fijación de precios por volumen, Workday utiliza este cálculo: (Precio unitario x Cantidad)/UdM con precio en cantidades de = Importe ampliado. En el caso de las facturas de pago anticipado, cuando introduce un importe superior a los pagos anticipados recibidos, Workday le impide crear la factura.
Línea de contrato	Si genera la factura a partir de un contrato o un proyecto, Workday ofrece varias opciones para el tipo de línea de contrato. Controla el ciclo de facturación y de ingresos.
Ingresos diferidos	En el caso de las facturas asociadas a un contrato, Workday selecciona automáticamente la casilla si hay ingresos diferidos en la Línea de contrato asociada. Workday también selecciona automáticamente la casilla cuando el Ítem de venta tiene ingresos diferidos.
Plantilla de programa de reconocimiento de ingresos	Este campo se muestra si selecciona la casilla Ingresos diferidos en la línea de factura. Seleccione una opción para asociar la línea a una Plantilla de programa de reconocimiento de ingresos existente para generar cuotas.
Dirección de origen de envío	Workday muestra esta lista de valores cuando ha activado las opciones de dirección de origen de facturación y de envío en la tarea Edición de opciones de cuenta de cliente para la empresa de facturación. Workday rellena automáticamente la dirección de envío cuando la dirección principal de la empresa de línea de factura se está utilizando para el envío. Cuando: Seleccione la misma empresa en la sección Información de factura y, en Líneas de factura , Workday rellenará la misma dirección de envío. Elimine la dirección de envío de la sección Información de factura , Workday rellenará una lista de valores Dirección de envío en blanco para cada nueva línea de factura que añada. Elimina la empresa de Líneas de factura , Workday oculta la lista de valores. Cambie la empresa de línea de factura, Workday volverá a rellenar la lista de valores en función de las nuevas configuraciones de empresa.
Cliente de envío y Dirección de envío	Para cada línea de factura, puede cambiar el cliente de envío y la dirección asociada a cualquier conexión que defina en el Mapa de conexiones para un cliente determinado. Las direcciones de envío que se muestran en la lista de valores proceden del cliente de envío. Si aplica seguridad segmentada, los clientes y las direcciones de envío solo se muestran a los usuarios con acceso a los clientes. Si hace referencia a una Línea de contrato en la línea de factura, Workday borra el cliente y la dirección de envío de esa línea. Esta función no se aplica a los patrocinadores.
Aplicabilidad de impuesto	Indica si la línea de factura es gravable o no. Cuando configura la aplicabilidad de impuesto como parte de una regla de impuesto para un ítem de venta, Workday rellena automáticamente este campo. Cuando no hay aplicabilidad asociada al ítem, Workday aplica la regla de impuestos para el país de destino. Si no ha configurado las reglas de impuestos para el ítem de venta y el país, Workday rellena automáticamente la aplicabilidad de impuesto del ítem de venta o la categoría de ingresos. Cuando activa el impuesto de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena la aplicabilidad de impuesto cuando se ejecuta la integración.
Código de impuesto	Workday rellena el valor del código de impuesto a partir de la cabecera de la factura. Puede sustituir este valor manualmente o seleccionando: Un Ítem de venta que tiene un código de impuesto. Un Cliente de envío y una Dirección de envío en la línea de factura. Estos campos solo se muestran si el cliente de facturación tiene Conexiones comerciales de envío configuradas en el Mapa de conexiones para el cliente. Si no ha configurado el Mapa de conexiones ni las reglas de impuestos de transacciones para un país, Workday rellena automáticamente el código de impuesto del Cliente de facturación . Cuando activa el impuesto de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena el código de impuesto cuando se ejecuta la integración.
Importe de impuesto calculado	Muestra el importe de impuesto calculado por un servicio de integración de impuestos de terceros al configurar la opción de no declaración. Workday rellena el importe de impuesto calculado cuando se ejecuta la integración de impuestos de terceros.
Código de retención de impuestos	Puede seleccionar entre códigos de impuesto con momentos de realización de Factura o Autorretención de impuestos en factura de cliente . Workday rellena automáticamente este campo cuando configura códigos de retención de impuestos en las siguientes reglas: Regla de retención de impuestos para país Regla de retención de impuestos para ítem Cuando activa la retención de impuestos de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena el código de retención de impuestos cuando se ejecuta la integración. No puede seleccionar un código de retención de impuestos al configurar una integración de impuestos de terceros con la opción de no declaración para la empresa de facturación. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
Tipo de fecha de hecho imponible	Seleccione el tipo de fecha de hecho imponible para la línea de factura. Workday requiere el tipo de fecha de hecho imponible cuando se especifica un Código de impuesto de transacciones en una línea de factura. Para mostrar este campo, seleccione la casilla Activar configuración de fecha de hecho imponible para impuestos de transacciones en la tarea Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas . Workday rellena automáticamente el tipo de fecha de hecho imponible con Fecha de factura/ajuste y utiliza el impuesto de transacciones ordinario. Cuando selecciona la casilla IVA sobre pago en la tarea Edición de detalles de impuestos de empresa , Workday realiza automáticamente lo siguiente: Establece el tipo de fecha de hecho imponible como Fecha de pago. Utiliza el impuesto de transacciones en los pagos.
Fecha de hecho imponible	Introduzca una fecha de hecho imponible para determinar el periodo impositivo de la transacción. Este campo se muestra cuando selecciona Fecha de entrega de bienes/servicios como tipo de fecha de hecho imponible.
Worktags	Añada worktags a la línea de factura para: Que sea más fácil de encontrar. Deje claro su propósito comercial. Active los informes multidimensionales. Los worktags relacionados se establecen por defecto a partir de los datos seleccionados en la factura. Cuando existen worktags relacionados del mismo tipo tanto en ítems de venta como en categorías de ingresos, el del ítem de venta tiene prioridad porque es más específico. El último valor por defecto de un tipo de worktag sustituye a cualquier valor anterior. En el caso de las transacciones interempresa, Workday añade automáticamente el worktag Intercompany Affiliate para ayudarle a realizar un seguimiento de los ingresos y gastos entre empresas interempresa.
Proyecto facturable	Debe coincidir con el proyecto facturable de la cabecera si ha seleccionado uno. De lo contrario, puede asociar distintos proyectos facturables a distintas líneas de factura. También puede seleccionar la Fase y la Tarea específicas del proyecto a las que atribuir la transacción. Cuando asocia una línea de factura a una línea de contrato, cualquier fase y tarea debe coincidir con las fases y tareas de la línea de contrato.

Utilice la ficha

Impuesto

para revisar un resumen de todos los códigos de impuesto y su aplicabilidad, tal como se especifica en las líneas de factura (opcional).

Si varias líneas comparten el mismo código de impuesto, esta ficha las consolida y proporciona un total de importe gravable.

Para actualizar esta ficha, haga clic en

Actualizar impuesto

en la sección

Información de importe

de la cabecera de la factura para rellenarla con la información fiscal de las líneas de factura.

Introduzca sustituciones de cotización de moneda en la ficha

Cotización de moneda

(opcional).

En el caso de las facturas en moneda extranjera, puede ajustar el tipo de conversión para adaptarlo a las necesidades de su empresa. Workday muestra los cambios en el campo

Cotización de moneda efectiva

. El valor de este campo es la cotización histórica utilizada por la contabilidad de reconocimiento de ingresos para convertir los importes de cuota a la moneda de libro mayor. Cualquier sustitución que introduzca activará la selección de la casilla

Sustitución de tasa

Opción	Descripción
Sustitución de tipo de cotización de moneda	Sustituya el tipo de cotización utilizado para buscar el tipo de cambio.
Sustitución de fecha de cotización de moneda	Sustituya la fecha utilizada para buscar el tipo de cambio.
Sustitución manual de cotización de moneda	Para sustituir el tipo de cambio o proporcionar un tipo cuando no haya un tipo por defecto disponible, introduzca un tipo de moneda.
Valores por defecto	Esta sección muestra la cotización de moneda por defecto de su entorno de cliente en función de la fecha de factura.

Acceda a la ficha

Archivos adjuntos

para añadir los documentos acreditativos a la factura de cliente (opcional). Seleccione la casilla

Proporcionar a cliente

si desea compartir el archivo adjunto con sus clientes. Si también desea incluir el archivo adjunto en el archivo PDF, seleccione también la casilla

Imprimir con factura

Para añadir archivos adjuntos a los que se hace referencia desde sus informes de gastos o cargos de factura de proveedor en la factura de cliente, seleccione la lista

de valores Incluir archivos adjuntos en factura

en la tarea

Creación de programa de facturación para contrato de cliente

. La lista de valores se muestra cuando selecciona Transacción
como tipo de facturación.

Workday admite los tipos de archivo de archivos adjuntos que se enumeran en la tarea

Edición de definición de entorno de cliente - Sistema

Después de enviar la factura, puede consultar los siguientes detalles en la ficha Archivos adjuntos:

Opción	Descripción
Suma de impresión con tamaño de archivos adjuntos de factura	Muestra el tamaño total de todos los archivos adjuntos que imprime con la factura. Puede utilizar este campo en el proceso de gestión Evento de envío de factura de cliente por correo electrónico para configurar notificaciones por correo electrónico.
Referencia de archivo adjunto	Muestra el informe de gastos o la línea de informe de gastos relacionados para el origen del archivo adjunto. Para profundizar en este vínculo, debe poder acceder al informe de gastos.

Cuando envíe la factura:

Workday inicia el proceso de gestión Evento de factura de cliente
para su revisión y aprobación. Si la definición de proceso de gestión incluye un paso de aprobación, los revisores pueden modificar la factura de cliente antes de aprobarla.

Workday etiqueta la factura como factura interempresa directa cuando el

Cliente de facturación

es una empresa que opera como cliente.

En el caso de las transacciones interempresa, Workday también inicia el proceso de gestión Inicio de evento interempresa de factura de cliente
cuando se configura como paso en el proceso de gestión Evento de factura de cliente
. Workday aplica la aprobación solo a la empresa especificada en la cabecera de la factura. Cuando deniega la aprobación, Workday finaliza el proceso.

Para imprimir la factura de cliente automáticamente después de generar una factura de cliente en Workday, edite el proceso de gestión Evento de factura de cliente
y añada un nuevo paso.

Defina

Tipo

como Servicio
y

Especificar

como Impresión de servicio de factura de cliente
.

Para imprimir la factura con un tipo de ejecución de impresión Final
, añada el paso de servicio después del paso de aprobación y defina el paso de aprobación como final.

Para la facturación electrónica, defina

Especificar

en Facturación electrónica mediante reglas de envío de documentos
como paso de servicio para activar la integración de factura electrónica deseada.

También puede iniciar la integración de factura electrónica automáticamente añadiendo el paso de servicio Integración
al proceso de gestión Evento de factura de cliente
. Esta opción requiere que defina una regla de condición en el paso Integración para garantizar que la integración de la factura electrónica se inicie solo cuando Workday genere un PDF de factura después de la última ejecución de impresión.

Para enviar por correo electrónico un archivo PDF de factura de cliente automáticamente en cuanto imprima el documento, añada un nuevo paso y defina el

Tipo

como Servicio
y

Especificar

como el servicio Enviar factura de cliente por correo electrónico
.

El uso del indicador de ingresos diferidos activa la regla de contabilización en cuenta de ingresos diferidos.

Workday crea automáticamente asientos de operaciones en la moneda de empresa para las transacciones aprobadas. Si las monedas de transacción y de empresa difieren, Workday convierte los importes a la moneda de empresa.

Workday procesa la contabilidad una vez finalizado el proceso de gestión y utiliza la regla de contabilización en cuenta Cuentas por cobrar para registrar los pagos de cliente vencidos.

Cuando imprime la factura, Workday incluye la información del archivo adjunto en la ejecución de impresión en la que puede profundizar para ver los detalles.

Después de la aprobación de la factura:

Utilice el informe

Búsqueda de facturas de cliente

para acceder y actualizar las facturas existentes que guarde o envíe.

Si la factura no está asociada a un contrato y tiene ingresos diferidos, cree un programa de reconocimiento de ingresos.

Puede modificar la factura de cliente mediante las tareas Creación de ajuste, Cambio, Cancelación, Edición de factura aprobada, Impresión o Cancelación desde el menú de acciones relacionadas.

Consolidar facturas de cliente.

Registre el pago de cliente.

Enviar facturas por correo electrónico

Para consultar la lista de informes proporcionados por Workday y sus descripciones, acceda a

Informes estándar de Workday

y seleccione la opción Cuentas de cliente
.

Liquidar facturas de cliente. El proceso de liquidación crea y liquida los pagos facturados. Cuando finaliza el proceso, Workday actualiza los asientos contables de cada pago.

Concepto: moneda de transacción

Registro de pagos de cliente

Pasos: uso de liquidación

Definición de aplicabilidad de impuesto para transacciones financieras

Pasos: configuración de reglas de retención de impuestos

Pasos: definición de impuestos para transacciones de ingresos

Pasos: cancelación de cuentas por cobrar

Definición de opciones de factura de cliente para una empresa

Siguiente nivel: mantenimiento de factura de cliente

Siguiente nivel: facturación interempresa directa

2021R2 Novedades posteriores: impresión automática de facturas e inicio de integración de factura electrónica

Nota de versión de función 2024R2: opciones de ubicación de suministro de factura de cliente

Nota de versión de función 2025R1: códigos de mercancías locales en líneas de factura

Ejemplo: definición de integración de servicios fiscales de terceros para facturas de cliente