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Administrator Guide
Última actualización: 2025-03-14
Creación de ajustes de factura de cliente

Creación de ajustes de factura de cliente

  • Debe tener una factura de cliente activa.
  • Configure el proceso de gestión
    Evento de factura de cliente
     y la política de seguridad en el área funcional Customer Accounts.
  • Seguridad:
    dominio Process: Customer Invoice - Core
     en el área funcional Customer Accounts.
  • (Opcional) Definición de numeración de factura exclusiva para una empresa. El ID de factura exclusivo le permite cumplir con los requisitos de contabilidad global. Si activa IDs de factura exclusivos para abonos, cargos y nuevas facturas en su entorno de cliente, Workday crea el ajuste con un ID de factura exclusivo.
Puede crear un ajuste de factura de cliente para reducir o aumentar el importe adeudado por un cliente. Un ajuste es una nueva transacción con su propio número de documento independiente de la factura original, pero vinculada a ella.
Puede crear un ajuste y aplicarlo a varias facturas mediante la tarea de mantenimiento
Ejecución de factura de cliente
 , siempre que no seleccione
Aplicar ajuste inmediatamente
.
También puede copiar un ajuste de factura existente siempre que:
  • No está asociado a una prima.
  • El cliente está activo.
Puede seguir realizando cambios en el nuevo ajuste de factura hasta que lo aplique. Puede copiar los campos en un nuevo ajuste, excepto:
  • Fecha de ajuste
  • Aplicar ajuste inmediatamente
     (cuando se deja en blanco en el ajuste original).
  • Archivos adjuntos
  • Cuota de facturación
  • Programa de facturación
  • Sustituciones de moneda
  • Notas
  • Facturas relacionadas
Si va a ajustar una factura de transacción facturable, solo puede crear un abono completo. No puede crear un ajuste en el Debe ni un abono parcial.
  1. Acceda a la tarea
    Creación de ajuste de factura de cliente
     .
    • Si el motivo de ajuste deseado no está disponible en la lista de valores, cree motivos de ajuste de factura con la tarea
      Mantenimiento de motivos de ajuste de factura
       .
    • También puede acceder a la tarea
      Copia de ajuste de factura de cliente
       desde el menú de acciones relacionadas de un ajuste de factura de cliente existente.
  2. Mientras cumplimenta la sección
    Información de ajuste de factura
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Dirección de origen de factura
    Dirección de origen de envío
    Workday solo muestra estas listas de valores cuando ha activado las opciones de dirección de origen de facturación y de envío en la tarea
    Edición de opciones de cuenta de cliente
     para la empresa de ajuste de factura.
    Workday rellena automáticamente:
    • La dirección de origen de facturación cuando la dirección principal de la empresa se está utilizando actualmente para la facturación.
    • La dirección de origen de envío cuando la dirección principal de la empresa se está utilizando actualmente para el envío.
    Cuando:
    • Elimina la empresa, Workday oculta las listas de valores.
    • Cambiar la empresa, Workday vuelve a rellenar las listas de valores en función de las nuevas configuraciones de empresa.
    • Edite la dirección que se muestra en la lista de valores de dirección de origen de facturación o de envío en el perfil de empresa, Workday vuelve a rellenar las listas de valores en función de la nueva dirección.
    Cliente de facturación y cliente de venta
    Su selección rellena otra información de ajuste en función de la definición de cliente, como el código de impuesto, las condiciones de pago y el tipo de pago.
    Fecha de ajuste
    Workday utiliza esta fecha para contabilizar el ajuste en el primer periodo de libro mayor abierto. Si Workday no encuentra un periodo de libro mayor abierto, establecemos el estado de ajuste como
    Error
    .
    Tipo de factura preceptivo por ley
    Seleccione una factura preceptiva por ley específica del país si utiliza tipos de factura para categorizar sus facturas de acuerdo con los requisitos del gobierno local.
    El campo solo se muestra si ha configurado una factura preceptiva por ley para la empresa en un país específico.
    Dirección de facturación
    Se muestra cuando introduce un cliente. Se rellena automáticamente con la dirección profesional principal definida en la ficha
    Direcciones y contactos
    Información de contacto
     del perfil de cliente. Si no define una dirección profesional principal, este campo permanece en blanco. Puede sustituir el valor por defecto por otras opciones en la lista de valores, si están disponibles.
    Contacto de facturación
    Se rellena a partir de los contactos por defecto definidos en
    la ficha Direcciones y contactos
    Contactos de cliente
     del perfil de cliente. Si no define un contacto de facturación por defecto, este campo permanece en blanco. Estos contactos son los destinatarios de correo electrónico de las facturas de cliente. Puede sustituir los valores por defecto por otras opciones en la lista de valores, si están disponibles.
    Cliente de envío
    Dirección de envío
    Solo se muestra si el cliente de la factura tiene
    Conexiones comerciales de envío
     definidas en el
    Mapa de conexiones
     del perfil de cliente.
    Después de seleccionar un cliente de envío, la lista de valores
    Dirección de envío
     muestra todas las direcciones de envío definidas en el informe
    Información de contacto
     con una fecha efectiva igual o anterior a la fecha actual.
    Workday aplica la
    Dirección de envío
     con la regla de impuestos del país de destino para que se rellenen automáticamente los impuestos. Si ninguna dirección tiene un uso de envío, la lista de valores muestra la dirección profesional principal.
    Esta función no se aplica a los patrocinadores.
    Facturas relacionadas
    Seleccione la factura de cliente relacionada con este ajuste. En el caso de las facturas de abono o de nueva factura, Workday muestra tanto la factura original como la nueva factura. Utilice la vista previa de factura para acceder a la factura de origen y a la nueva factura.
    Aplicar ajuste inmediatamente
    Para aplicar su ajuste a varias facturas de forma masiva, deje esta opción en blanco.
    Seleccione esta opción si:
    • El ajuste reduce el pasivo.
    • La factura de origen utiliza la misma moneda que el ajuste.
    • Utiliza el cuadre contable mediante worktags.
    • El ajuste hace referencia a la factura de cliente original.
    Workday aplica los importes de abono del ajuste de factura a las líneas cotejadas de la factura original. El importe en Haber solo se aplica hasta el importe de cuenta por cobrar abierto de cada línea, cotejando los valores de cuadre contable mediante worktags en los dos documentos.
  3. Mientras cumplimenta la sección
    Información adicional
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Proyecto facturable
    Seleccione un proyecto facturable relacionado con la empresa o el cliente (opcional). Workday también rellena automáticamente el campo
    Proyecto facturable
     en la línea de factura.
    Si deja este campo en blanco, puede asociar una factura a más de un proyecto en el nivel de línea de factura.
    Tipo de referencia
    Seleccione un tipo de referencia en función del requisito del país en el que realiza su actividad.
    Workday muestra este campo dinámicamente cuando la dirección de la empresa y la dirección de facturación del cliente se encuentran en uno de estos países:
    • Boleto Bancário (Brasil)
    • BPAY (Australia)
    • ESR (Suiza)
    • FIK-nummer (Dinamarca)
    • KID-nummer (Noruega)
    • OCR-nummer (Suecia)
    • OGM-VCS (Bélgica)
    • Viitenumber (Estonia)
    • Viitenumero (Finlandia)
    Número de referencia
    Cuando selecciona un tipo de referencia internacional, debe introducir un
    Número de referencia
    de respaldo.
    Fecha de vencimiento
    Workday calcula automáticamente esta fecha en función de la fecha de factura y las condiciones de pago. Puede sustituir la fecha introduciendo una nueva en el campo
    Sustitución de fecha de vencimiento
     .
    Vínculo de documento
    Si almacena documentos acreditativos o imágenes en un repositorio externo, introduzca la URL de esa ubicación. Una vez guardada la transacción, Workday muestra la URL como un hipervínculo activo a la imagen. Los aprobadores pueden consultar este documento antes de aprobar la transacción.
    Workday valida el vínculo para garantizar que tenga un patrón de identificador uniforme de recursos (URI) válido, según lo haya definido su administrador de seguridad. Este proceso proporciona seguridad adicional para evitar contenido malintencionado en los vínculos externos.
    Puede añadir un identificador uniforme de recursos (URI) válido seleccionando
    Tipo de vínculo de documento de factura de cliente
     en la tarea
    Mantenimiento de validación de vínculo externo
     . Si cambia la ubicación del contenido externo, debe actualizar la URL en Workday.
  4. Mientras cumplimenta la sección
    Información de importe
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Currency
    Moneda en la que se factura el ajuste y vence el pago.
    Si ha especificado uno, el valor por defecto procede de la moneda del cliente; de lo contrario, es la moneda de la empresa. Puede cambiar la moneda a cualquiera de las monedas aceptadas definidas para el cliente.
    Código de impuesto por defecto
    Se muestra cuando no se configura una integración de impuestos de terceros para la empresa de facturación.
    Puede seleccionar un código de impuesto para que Workday lo rellene en las líneas de factura. También puede sustituir el código de impuesto por defecto que Workday rellena a partir de la configuración de impuestos y la información de factura.
    En las facturas sin cliente de envío, Workday rellena automáticamente el código de impuesto del cliente de facturación.
    Cuando selecciona un cliente y una dirección de envío, Workday aplica el código de impuesto de la regla de impuestos de transacciones por defecto para el país de destino.
    Puede configurar reglas de excepción para sustituir la selección por defecto de empresas y clientes en las facturas de cliente.
    Importe de impuesto
    El total de importe de impuesto de la factura de cliente, calculado por Workday o importado de una integración de servicios fiscales de terceros.
    Nombre de servicio fiscal
    Se muestra cuando configura una integración de servicios fiscales de terceros con la opción no informativa para la empresa de facturación. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
    Menos importe de retención de impuestos
    Se calcula cuando el
    Código de retención de impuestos
     tiene un
    Momento de realización
     de
    factura
    .
  5. Mientras cumplimenta la cuadrícula
    Líneas de ajuste
     , tenga en cuenta lo siguiente:
    Opción Descripción
    Empresa
    Si activa las transacciones interempresa, puede seleccionar más de una opción.
    Ítem de venta
    Su selección rellena otros detalles de línea de la definición de ítem de venta, como el precio unitario y la aplicabilidad de impuesto.
    Workday rellena automáticamente hasta cinco recomendaciones de ítems de venta en el filtro de lista de valores
    Recomendado
     cuando activa las recomendaciones de aprendizaje automático para
    Ítem de venta
     en la tarea
    Mantenimiento de recomendaciones de lista de valores de aprendizaje automático
     .
    Código de mercancías
    Para mostrar opciones en esta lista de valores, primero configure los tipos de código de mercancías y añada los códigos de mercancías. Consulte Pasos: creación de códigos de mercancías.
    Solo puede seleccionar un código activo por tipo de código de mercancías.
    Precio unitario
    Si la moneda del ítem de venta y el ajuste difieren, Workday convierte automáticamente este valor a la moneda del ajuste.
    Workday utiliza el tipo de conversión de moneda actual definido para el tipo de cotización de moneda por defecto, que forma parte de la definición del entorno de cliente.
    Importe ampliado
    Introduzca un número positivo.
    En el caso de los ítems de venta que permiten la fijación de precios por volumen, Workday calcula el importe ampliado como: (Precio unitario x Cantidad)/UdM con precio en cantidades.
    Dirección de origen de envío
    Workday muestra esta lista de valores cuando ha activado las opciones de dirección de origen de facturación y de envío en la tarea
    Edición de opciones de cuenta de cliente
     para la empresa de ajuste de factura.
    Workday rellena automáticamente la dirección de envío cuando la dirección principal de la empresa de línea de ajuste se está utilizando para el envío.
    Cuando:
    • Seleccione la misma empresa en la sección
      Información de ajuste de factura
       y, en
      Líneas de ajuste
      , Workday rellenará la misma dirección de envío.
    • Elimine la dirección de envío de la sección
      Información de ajuste de factura
       , Workday rellenará una
      lista de valores Dirección de envío
      en blanco para cada nueva línea de ajuste que añada.
    • Elimina la empresa de
      Líneas de ajuste
      , Workday oculta la lista de valores.
    • Cambie la empresa de línea de ajuste, Workday vuelve a rellenar la lista de valores en función de las nuevas configuraciones de empresa.
    Cliente de envío
    Dirección de envío
    Puede cambiar el cliente de envío y la dirección de envío a cualquier conexión de envío que configure para este perfil de cliente en el
    Mapa de conexiones
    . Si configura la seguridad segmentada, solo los usuarios que tengan acceso al dominio de cliente podrán ver los clientes y las direcciones de envío.
    Si hace referencia a una
    Línea de contrato
     en la línea de factura, Workday borra el cliente y la dirección de envío de esa línea.
    Esta función no se aplica a los patrocinadores.
    Aplicabilidad de impuesto
    Indica si la línea de factura es gravable o no. Cuando configura la aplicabilidad de impuesto como parte de una regla de impuesto para un ítem de venta, Workday rellena automáticamente este campo. Cuando no hay aplicabilidad asociada al ítem, Workday aplica la regla de impuestos para el país de destino. Si no ha configurado las reglas de impuestos para un ítem de venta y un país, Workday rellena automáticamente la aplicabilidad de impuesto del ítem de venta o la categoría de ingresos.
    Cuando activa el impuesto de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena la aplicabilidad de impuesto cuando se ejecuta la integración.
    Código de impuesto
    Workday rellena el valor del código de impuesto a partir de una cabecera de factura. Puede sustituir un valor manualmente o seleccionando:
    • Ítem de venta
       que tiene un código de impuesto.
    • Cliente de envío
       y
      Dirección de envío
       en la línea de factura. Estos campos solo se muestran si el cliente de facturación tiene
      Conexiones comerciales de envío
       configuradas en el
      Mapa de conexiones
       del perfil de cliente.
    Si no tiene configurado el
    Mapa de conexiones
     ni las reglas de impuestos de transacciones para el país, Workday rellena automáticamente el código de impuesto del
    Cliente de facturación
    .
    Cuando activa el impuesto de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena el código de impuesto cuando se ejecuta la integración.
    Código de retención de impuestos
    Puede seleccionar entre códigos de impuesto que tengan momentos de realización de
    Factura
     o
    Autorretención de impuestos en factura de cliente
    . Workday rellena automáticamente este campo cuando configura códigos de retención de impuestos en las siguientes reglas:
    • Regla de retención de impuestos para país
    • Regla de retención de impuestos para ítem
    Cuando activa la retención de impuestos de tercero para la empresa de facturación, Workday rellena el código de retención de impuestos cuando se ejecuta la integración.
    No puede seleccionar un código de retención de impuestos al configurar una integración de impuestos de terceros con la opción de no declaración para la empresa de facturación. Consulte Concepto: integraciones de servicios fiscales de terceros.
    Tipo de fecha de hecho imponible
    Seleccione el tipo de fecha de hecho imponible para la línea de factura. Workday requiere el tipo de fecha de hecho imponible cuando se especifica un
    Código de impuesto de transacciones
     en una línea de factura.
    • Este campo solo se muestra si ha seleccionado la casilla
      Activar configuración de fecha de hecho imponible para impuestos de transacciones
       en la tarea
      Edición de definición de entorno de cliente - Finanzas
       en su entorno de cliente.
    • Workday rellena automáticamente el tipo de fecha de hecho imponible con
      Fecha de factura/ajuste
       y utiliza el impuesto de transacciones ordinario.
    • Cuando selecciona la casilla
      IVA sobre pago
       en la
      tarea Edición de detalles de impuestos de empresa
      , Workday automáticamente:
      • Establece el tipo de fecha de hecho imponible en
        Fecha de pago
        .
      • Utiliza el impuesto de transacciones en los pagos.
    Fecha de hecho imponible
    Introduzca una fecha de hecho imponible para determinar el periodo impositivo de la transacción.
    Este campo se muestra cuando selecciona
    Fecha de entrega de bienes/servicios
     como tipo de fecha de hecho imponible.
    Worktags
    Añada worktags a la línea de factura para:
    • Que sea más fácil de encontrar.
    • Deje claro su propósito comercial.
    • Ayudar a los informes multidimensionales.
    Los worktags relacionados se rellenan automáticamente a partir de los datos seleccionados en la factura. Cuando existen worktags relacionados del mismo tipo tanto en ítems de venta como en categorías de ingresos, el uno del ítem de venta tiene prioridad porque es más específico. El último valor por defecto de un tipo de worktag sustituye a cualquier valor anterior.
  6. Verifique la información en la ficha
    Impuesto
     (opcional).
    La ficha muestra una cuadrícula de impuestos de transacciones que contiene información sobre los códigos de impuesto junto con los tipos impositivos asociados. También verá una cuadrícula de retención de impuestos si ha introducido un código de retención de impuestos en la línea de ajuste. En esta ficha también se muestra un
    ID fiscal de empresa
     y
    un ID fiscal de cliente
     , si se configuran durante la definición del cliente.
  7. Acceda a la ficha
    Cotización de moneda
     (opcional). Mientras lo completa, tenga en cuenta lo siguiente:
    En el caso de las facturas en moneda extranjera, puede realizar ajustes para lograr el tipo de conversión deseado. Cualquier cambio que realice en la configuración de la ficha
    Cotización de moneda
     se refleja en el campo
    Cotización de moneda efectiva
     . El valor de este campo es la cotización histórica utilizada por la contabilidad de reconocimiento de ingresos para convertir los importes de cuota a la moneda de libro mayor. Cualquier sustitución activa la selección de la casilla
    Sustitución de tasa
     .
    Opción Descripción
    Sustitución de tipo de cotización de moneda
    Sustituya el tipo de cotización utilizado para buscar el tipo de cambio.
    Sustitución de fecha de cotización de moneda
    Sustituya la fecha utilizada para buscar el tipo de cambio.
    Sustitución manual de cotización de moneda
    Introduzca una cotización de moneda para sustituir el tipo de cambio o proporcione una cotización cuando no haya una cotización por defecto disponible.
    Valores por defecto
    Esta sección muestra la cotización de moneda por defecto definida en su entorno de cliente. Se basa en la fecha de factura.
Workday inicia el proceso de gestión
Evento de factura de cliente
 .
Si este ajuste de factura de cliente es una transacción interempresa
En representación de
 otra empresa, Workday también inicia el proceso de gestión
Evento interempresa de factura de cliente
 .
Si ha creado una nota de abono, puede aplicar el importe en varias facturas, incluidas las facturas de otros clientes, en la tarea
Realización de mantenimiento de factura de cliente
 . No seleccione la casilla
Aplicación automática de ajuste a factura
 . Workday evita la sobreaplicación de notas de abono.
Una vez finalizado el ajuste de factura:
  • Workday crea asientos de operaciones en la moneda de empresa para las transacciones aprobadas. Cuando las monedas de transacción y de empresa difieren, Workday convierte los importes.
  • Puede cancelar un ajuste de factura de cliente cuando:
    • No ha aplicado el pago.
    • Ha cancelado el pago aplicado.
    • No tiene el ajuste incluido en una devolución a cliente con el estado
      Borrador
       .
  • No puede acceder a la tarea
    Cancelación de ajuste de factura de cliente
     desde el menú de acciones relacionadas cuando un ajuste de factura de cliente tiene un programa de reconocimiento de ingresos adjunto. Para ello, primero deberá cancelar el programa de reconocimiento de ingresos y el programa debe tener el estado
    Borrador
     .
  • Puede liquidar la tarjeta de crédito no pagada y los ajustes de factura de adeudo directo. El proceso de liquidación crea y liquida los ajustes facturados. Cuando finaliza el proceso, Workday actualiza los asientos contables de cada pago.
  • Puede acceder a la tarea
    Edición de regla de formato de factura de cliente
     y seleccionar la casilla
    Eliminar prefijo de ajuste
     para eliminar el prefijo codificado del nombre de archivo del ajuste de factura impresa.