Überlegungen zum Setup: Erstverarbeitung der Finanzhilfe
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung der Erstverarbeitung der Finanzhilfe dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
Sie können die erstmalige Verarbeitung der Finanzhilfe verwenden, um Studentendatensätze für eine bestimmte akademische Periode zum ersten Mal durch jede der folgenden Tätigkeiten für Finanzhilfen zu führen:
- ISIR-Aktionselementbewertung
- Kosten der Teilnahme
- Gehaltserhöhungsverpackung
- Verpackung erforderlich
- Paketkommunikation
Die Erstverarbeitung der Finanzhilfe kann wie folgt durchgeführt werden:
- Automatisch, indem Tätigkeitszeitpläne erstellt werden, die angeben, wann und für wen ein Finanzhilfejob während der nächtlichen Job-Orchestrierung für Studenten ausgeführt werden soll.
- Manuell, indem Sie jeden Finanzhilfejob einzeln ausführen.
Wenn ein Finanzhilfejob abgeschlossen wird, weist Workday den Studenten eine entsprechende Ausgangsinstanz zu. Beispiel: Sie führen den Job
Teilnahmekosten
für einen einzelnen Studenten für die akademische Periode Fall 2023 manuell aus. Workday weist ihnen für Fall 2023 eine anfängliche COA zu.Vorteile und Nutzen
Erstverarbeitung der Finanzhilfe:
- Unterstützt Sie bei der Verarbeitung von Finanzhilfebeträgen für die richtigen Studenten.
- Bietet Ihnen die Flexibilität, mehrere Gruppen zu unterschiedlichen Zeiten zu verarbeiten.
Anwendungsfälle
Sie können Workday so konfigurieren, dass Folgendes zugewiesen wird:
- ISIR-Aktionselemente für Studenten, die die Hochschule zum ersten Mal eingeben, und warten, bis sie fortlaufenden Studenten zugewiesen werden.
- COA für Studenten, die die Hochschule im kommenden Geschäftsjahr zum ersten Mal eingeben.
- Finanzhilfepakete für auswählbare Studenten benötigen, die auch ihre Finanzhilfeanträge abgeschlossen haben.
- Finanzhilfepakete für Gehaltserhöhungen sowohl für Studenten im Grund- als auch für Masterstudents, die Sie zu unterschiedlichen Zeiten verarbeiten möchten.
- E-Mail-Benachrichtigungen an Studenten, deren Pakete aufgrund von Änderungen am Ladestatus geändert wurden.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie möchten Sie erste Instanzen der Finanzhilfe zuweisen? | Sie können Tätigkeitszeitpläne erstellen:
Sie können Finanzhilfejobs manuell ausführen, wenn Sie:
|
Wie soll sich die Verarbeitung der Finanzhilfe nach Studentenpopulation unterscheiden? | Sie können Tätigkeitszeitpläne für verschiedene Studentengruppen erstellen. Beispiel: Sie haben folgende Möglichkeiten:
Jede Studentenpopulation benötigt möglicherweise einen eigenen Zeitplan. |
Müssen Sie die ursprüngliche Verarbeitung der Finanzhilfe mehrmals aktualisieren oder wiederholen? | Sobald Sie das Startdatum für eine akademische Periode kennen, können Sie Tätigkeitszeitpläne für jede Tätigkeit in der Finanzhilfe erstellen und mit der Erstverarbeitung der Finanzhilfe beginnen. Workday führt den Job bis zum angegebenen Enddatum aus und erfordert keine Aktualisierung.
Optional können Sie die Finanzhilfe-Jobs manuell ausführen. |
Empfehlungen
Workday empfiehlt, für jeden Finanzhilfejob einen Jobzeitplan ohne Filter zu erstellen. Mit Tätigkeitszeitplänen ohne Filter können Sie letztendlich alle Studenten verarbeiten, einschließlich Studenten, die sich spät registrieren oder von keinem anderen Zeitplan verarbeitet wurden.
Anforderungen
Stellen Sie sicher, dass die akademische Periode, für die Sie die Finanzhilfe verarbeiten, in den Teilnahmeplänen für die Finanzhilfe von Studenten aktiv ist.
Einschränkungen
Wenn Workday einen Studenten verarbeitet, geschieht Folgendes:
- Und für eine akademische Periode eine Erstinstanz für sie erstellt, werden sie für diese akademische Periode von keinem Tätigkeitszeitplan erneut verarbeitet.
- Es gibt keine Möglichkeit, die ihnen zugewiesene Erstinstanz zu entfernen.
Beispiel: Ein Student erfüllt die Kriterien Ihres Job-Zeitplans
für Teilnahmekosten
und Workday weist ihm bei der Ausführung des Jobs eine anfängliche COA zu. Auch wenn sie weiterhin die Kriterien für den Tätigkeitszeitplan erfüllen, werden sie nicht erneut verarbeitet, da sie bereits über eine ursprüngliche COA verfügen.Mandant
Wenn Sie ein Datum für den Beginn der Verarbeitung der Finanzhilfe auswählen, führt Workday den Prozess wie folgt aus:
- Um 01:00 Uhr in der für Ihren Mandanten konfigurierten Zeitzone.
- Um 01:00:00 Nordamerikanische Westküstenzeit, wenn Sie keine Zeitzone für Ihren Mandanten konfiguriert haben.
Sicherheit
Um Prozesse für Finanzhilfen zu konfigurieren, müssen Sie Zugriff auf folgende Domänen im funktionalen Bereich „Financial Aid“ haben:
- Set Up: ISIR Action Item Evaluation Job Schedule
- Set Up: Cost of Attendance
- Set Up: Merit Package
- einrichten: Verpackung erforderlich
- Set Up: Packaged Communications
Geschäftsprozesse
Keine Auswirkungen.
Reporting
Berichte | Überlegungen |
|---|---|
Job-Zeitplan für Bewertung von ISIR-Aktionselement anzeigen Zeitplan für Anwesenheitskosten anzeigen Job-Zeitplan für Gehaltserhöhungspaket anzeigen Zeitplan für Verpackungsjob erforderlich anzeigen Job-Zeitplan für Paketkommunikation anzeigen | Sie können diese Berichte verwenden, um die Konfigurationen Ihrer Zeitpläne für Finanzhilfen zu prüfen. |
Integrationen
Keine Auswirkungen.
Beziehungen und Touchpoints
Die anfängliche Verarbeitung der Finanzhilfe interagiert mit folgenden anderen Bereichen:
Features | Überlegungen |
|---|---|
Teilnahmepläne für Finanzhilfe | Workday verwendet die Informationen zum Teilnahmeplan eines Studenten, um die Beträge zu berechnen, die dieser erhalten sollte, wenn er das Projekt der Finanzhilfe durchlaufen hat. |
Fortgesetzte Verarbeitung der Finanzhilfe | Nach der ersten Verarbeitung wird durch die weitere Verarbeitung der Finanzhilfe sichergestellt, dass die Finanzhilfen der Studenten aktuell sind.
Nach der Zuweisung der anfänglichen Beträge verwendet Workday Reaktionen und Reaktionsrichtlinien, um Änderungen zu verfolgen, die sich auf die Finanzhilfen von Studenten auswirken könnten, und ihre Finanzhilfebeträge zu aktualisieren. |
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.