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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Beschaffungskartenverarbeitung für AMEX KR1075 einrichten

Schritte: Beschaffungskartenverarbeitung für AMEX KR1075 einrichten

Workday plant, AMEX KR1075 im März 2022 durch AMEX GL1076 zu ersetzen. Nach März 2022 können Sie AMEX KR1075 weiterhin verwenden, um vorhandene Integrationen zu verwalten, aber Sie müssen AMEX GL1076 verwenden, um neue Integrationen zu erstellen.
  • Die Implementierung der Beschaffungskartenverarbeitung für AMEX KR1075 umfasst die Speicherung der vollständigen Beschaffungskartennummern in einer sicheren Umgebung. Dazu müssen Sie einen Fall beim Workday-Kundensupport eröffnen. Wir sorgen dafür, dass ein Mitglied unserer Professional Services-Gruppe mit Ihnen Kontakt aufnimmt, um Umfang, Aufwand und mögliche Kosten für die Bereitstellung des Supports zu bestimmen.
  • Erstellen Sie ein Benutzerkonto für das Integrationssystem, um die Integrationen für Folgendes zu sichern:
    • AMEX GL1205 – Import der Karteninhaber-Auflistungsdatei
    • AMEX KR1075 – Import der Transaktionsdatei
    • (Optional)
      Mitarbeiterkreditkarten bereinigen
  • Richten Sie für autorisierte Benutzer den Zugriff auf die Sicherheitsdomäne
    Manage: Credit Card Data
     ein. In dieser Domäne können die von Ihnen autorisierten Benutzer bei Bedarf vollständige Beschaffungskartennummern und zugehörige Token anzeigen.
Laden Sie AMEX-Karteninhaberdateien in eine sichere Umgebung herunter, um unverschlüsselte Beschaffungskartennummern zu speichern und um Beschaffungskarten-Profile für Mitarbeiter zu erstellen und zu verwalten. In dieser Umgebung werden die vollständigen Beschaffungskartennummern mit Token verknüpft. Diese Token sichern die Beschaffungskartentransaktionen, die Sie in Ihren Workday-Mandanten herunterladen.
Mit den Features der AMEX-Beschaffungskartenverarbeitung haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Laden Sie Karteninhaberdateien.
  • Laden Sie Transaktionsdateien.
  • Wickeln Sie Zahlungen an Beschaffungskartenaussteller oder Banken ab.
  • (Optional) Entfernen Sie veraltete Beschaffungskarten aus Workday.
  1. Erstellen Sie ein Firmenkartenkonto für Ihren AMEX-Kartenaussteller oder Ihre Bank.
  2. Richten Sie Beschaffungskarten für Mitarbeiter ein.
    Diese werden beim Import von
    AMEX-Karteninhaber-Auflistungsdateien
     automatisch erstellt, können jedoch auch manuell von Ihnen erstellt werden.
  3. (Optional) Richten Sie Beschaffungskarten als Standardzahlungsart für Lieferanten ein.
  4. Konfigurieren Sie die Integration für
    AMEX GL1205 – Import der Karteninhaber-Auflistungsdatei
    .
  5. Starten oder planen Sie die Integration, um
    AMEX-Karteninhaber-Auflistungsdateien
     in Workday zu laden.
  6. In der Aufgabe
    Change AMEX Procurement Card Cardholder Details
     können Sie Abweichungen anzeigen und beheben.
  7. Konfigurieren Sie die Integration für den
    Import von Beschaffungskarten-Transaktionsdateien (AMEX-KR1075)
    .
  8. Starten oder planen Sie die
    AMEX
    -Integration für den
    Import von Beschaffungskarten-Transaktionsdateien (AMEX-KR1075)
    .
  9. Prüfen Sie Transaktionen und beheben Sie Fehler beim Laden der Beschaffungskarten-Transaktionsdatei.
  10. Generieren Sie einen Zahlungslauf, um Zahlungen an Kartenaussteller abzuwickeln.
    Abhängig vom Workflow für Ihre Organisation können Sie Zahlungsläufe generieren, nachdem die Mitarbeiter Beschaffungstransaktionen verifiziert haben oder Beschaffungskartentransaktionsdateien in Workday geladen wurden.
  11. Genehmigen Sie die Zahlungsfreigabe und schließen Sie alle zusätzlichen Schritte im Geschäftsprozess
    Zahlungsfreigabeereignis
     ab, um Zahlungen an den Kartenaussteller oder die Bank zu senden.
  12. (Optional) Mappen Sie Lieferanten aus Beschaffungskarten-Transaktionsdateien mit Lieferanten in Workday.
  14. Prüfen Sie die Verifizierungen von Beschaffungskartentransaktionen und aktualisieren Sie die Informationen bei Bedarf. Mitarbeiter verifizieren Beschaffungskartentransaktionen und übermitteln sie zur Genehmigung.
  15. Mitarbeiter verifizieren Beschaffungskartentransaktionen. Benachrichtigen Sie die Mitarbeiter, wenn ihre Beschaffungskartentransaktionen zur Prüfung verfügbar sind.
  16. (Optional) Konfigurieren Sie das Integrationssystem für die Integration von
    Purge Expense Credit Cards
    .
  17. (Optional) Planen oder starten Sie Beschaffungskartenbereinigungen.
    Siehe Schritte: Nummern von Mitarbeiterkreditkarten bereinigen.
Sie können Beschaffungskartentransaktionen in Workday prüfen und Zahlungen an Kartenaussteller oder Banken leisten.