Firmenkartenkonten für Beschaffung erstellen
Sicherheit: Domäne
Set Up: Credit Card
im funktionalen Bereich „Common Financial Management“ Sie können die Firmenkartenkonten erstellen, die Ihr Unternehmen für die Beschaffung verwenden soll. Sie können auch festlegen, wie die Kreditkartentransaktionen Ihrer Mitarbeiter verarbeitet werden sollen.
- Öffnen Sie die AufgabeFakturierungskonto für Firmenkreditkarte erstellen.
- Bei der Bearbeitung des Abschnitts „Kontodetails“ sind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung KontonummerGeben Sie die Kontonummer so ein, wie sie in der externen Datei des Kartenausstellers angezeigt werden soll.Wenn die Kontonummer in der Datei verschlüsselt ist, verschlüsseln Sie die Nummer im FeldKontonummer. Als Zeichen sind nur „X“ und Ziffern zulässig.Beispiel: Maskierte Kreditkartennummerxxxxxxxxxxxx5678.- Geben Sie die Kontonummern vonAMEX GL1025,AMEX KR1075undAMEX GL1076genau so ein, wie sie im FeldBilling Basic Account Numberangezeigt werden.
- Geben SieBank of America SBF-Kontonummern genau so ein, wie sie im FeldCorporate Account Numberangezeigt werden.
VerwendungWählen SieBeschaffung.ZahlungsverantwortungWählen SieUnternehmenbei der Zahlungsverantwortung für Beschaffungskarten.InaktivWählen Sie diese Option, um das Firmenkartenkonto zu inaktivieren. - Wenn Sie beim Laden von Beschaffungskartentransaktionen in Workday Buchungsjournaleingaben erstellen möchten, füllen Sie die folgenden Felder aus:
- Unternehmen
- Ausgabenkategorie
- Ausgleichs-Worktag, wenn Ihr Unternehmen den Worktag-Ausgleich verwendet
- Optionale Ausgleichs-WorktagsWenn Sie den optionalen Worktag-Ausgleich der AufgabeKonfiguration von Worktag-Ausgleich verwaltenaktivieren, gleicht Workday Journalpositionen durch optionale Ausgleichs-Worktags vollständig aus. Für Journalpositionen gilt automatisch Folgendes:
- Sie übernehmen optionale Ausgleichs-Worktags basierend auf den ausgewählten Worktag-Arten.
- Sie generieren fällige Eingaben, um Transaktionen auszugleichen.
- Bearbeiten Sie dieVerarbeitungsoptionen:
Option Bezeichnung Nur elektronisch geladene TransaktionenWorkday wählt diese Option automatisch für Beschaffungskarten und Sie können dies nicht ändern.Negative erstattungsfähige Beträge zulassenWählen Sie diese Option, um negative erstattungsfähige Beträge zuzulassen, wenn Sie Kreditkartentransaktionen verarbeiten und die Zahlungsverantwortung beim Unternehmen liegt.Fordern Sie negative erstattungsfähige Beträge manuell von Mitarbeitern zurück und verwalten Sie die Verarbeitung außerhalb von Workday.Nicht genehmigte Beschaffungskartentransaktionen zahlenWählen Sie diese Option, um den Kreditkartenaussteller zu bezahlen, bevor die Mitarbeiter die Beschaffungskartentransaktionen verifizieren und Prüfer diese genehmigen.Sobald Sie eine Transaktion mit Unternehmenskarte abgeschlossen haben, können Sie diese Auswahl nicht mehr ändern. - Bearbeiten Sie dieZahlungsdetails:
Option Bezeichnung StandardzahlungsartWählen Sie die Standardzahlungsart für die Überweisung von Zahlungen.Zahlungsverkehrsdatei generierenVerwenden Sie diese Option nur für Spesenkarten.Integrationssystem für ZahlungsverkehrVerwenden Sie diese Option nur für Spesenkarten. - Bearbeiten Sie die folgenden Register:
Option Bezeichnung KontaktdatenGeben Sie die Kontaktdaten ein, z. B. die Zahlung-an-Adresse zur Bezahlung des Kartenausstellers.ZahlungsabwicklungskontoWenn Sie Zahlungen direkt an den Kartenaussteller oder die Bank überweisen, geben Sie die Zahlungsdetails und die Informationen zum Zahlungsabwicklungskonto ein.Alternative NamenGeben SieZahlung anundReferenzan.
- Wenn Sie Kreditkartenkonten für Mitarbeiter erstellen möchten, öffnen Sie die AufgabeKreditkarte erstellen.
- Wenn Sie vorhandene Kreditkartenkonten anzeigen möchten, verwenden Sie den Berichtind Kreditkarten für Fakturierungskonto für Firmenkreditkarte.