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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Beschaffungskarten für Mitarbeiter erstellen

Beschaffungskarten für Mitarbeiter erstellen

  • Konfigurieren Sie ein Fakturierungskonto für Firmenkreditkarten bei einem Kreditkartenaussteller oder einer Bank.
  • Sicherheit: Domäne
    Set Up: Credit Card
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Erstellen Sie Kreditkarten für Mitarbeiterspesen und zur Beschaffung für Ihr Programm „Fakturierungskonto für Firmenkreditkarte“.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Kreditkarte erstellen
    .
  2. Wählen Sie das
    Fakturierungskonto für Firmenkreditkarten
     für diese Karte.
    Das ausgewählte Konto bestimmt die
    Art der Kreditkarte
     und wer für die Zahlungsabwicklung des Kontos mit dem Kartenaussteller verantwortlich ist: Ihr Unternehmen, der Zahlungsempfänger oder beide in geteilter Verantwortung.
  3. Wählen Sie
    Mitarbeiterkreditkarte
     als
    Kreditkartenkategorie
    .
  4. Geben Sie die
    Maskierte oder verschlüsselte Kreditkartennummer
     ein oder aktualisieren sie, wenn sie nicht bei der Integration einer
    AMEX-Karteninhaber-Auflistungsdatei
     übernommen wurden.
  5. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Neuzuweisung aktiviert
    Verfügbar, wenn die Verwendung der konfigurierten Unternehmenskarte
    Spesen
     lautet.
    Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter und der Kreditkartenadministrator Kreditkartentransaktionen anderen Spesenzahlungsempfängern zuweisen können, sodass diese sie als Aufwand berechnen können.
    Kontostatus
    Um den Kontostatus zu ändern, wählen Sie eine der folgenden Optionen:
    • Aktiv
    • Abgebrochen
    • Gelöscht
    • Fehler
    • Ausgesetzt
    Der Standardwert für den Kontostatus ist
    Aktiv
    . Bei Abrechnungskonten für AMEX-Kreditkarten wird der Kontostatus aus der
    Karteninhaber-Auflistungsdatei
     generiert. Erhalten Sie Fehlermeldungen, da die
    Karteninhaber-Auflistungsdatei
     nicht alle erforderlichen Daten lädt, suchen Sie nach dem Kontostatus, um die Informationen des Kreditkartenprofils zu korrigieren.
    Monatslimit
    Hiermit können Sie Berichte zu monatlich kumulierten Limits für ein Kreditkartenkonto generieren. Kreditkartenlimits werden aus POS-Transaktionen kumuliert.
    Transaktionslimit
    Hiermit können Sie Berichte zu Transaktionen erstellen, die das angegebene Limit überschreiten. Workday setzt bei POS-Transaktionen Transaktionslimits durch.
    Bargeldabhebung zulässig
    Aktivieren Sie diese Option, damit der Mitarbeiter mit dieser Karte Bargeld für Transaktionen ohne Kreditkartenzahlung erhalten kann, z. B. Brückenmaut.
Laden Sie Kreditkartentransaktionen über eine externe Datei, die vom Kartenaussteller heruntergeladen wurde, in Workday.
  • Bei Spesenkarten können Mitarbeiter heruntergeladene Transaktionen in Spesenabrechnungen aufnehmen.
  • Bei Beschaffungskarten können Mitarbeiter heruntergeladene Transaktionen in der Aufgabe
    Beschaffungskartentransaktionen verifizieren
     bestätigen.
Um die geladenen Spesenkartentransaktionen einem anderen Spesenzahlungsempfänger als dem konfigurierten Zahlungsempfänger neu zuzuweisen, öffnen Sie die Aufgabe
Spesenkartentransaktionen neu zuweisen
 auf.
Wenn Sie die manuelle Eingabe von Kreditkartentransaktionen im Fakturierungskonto für Firmenkreditkarten aktivieren, können Mitarbeiter Kreditkartentransaktionen auch in Spesenabrechnungen eingeben.
Wenn der zugeordnete Karteninhaber falsch ist und keine Transaktionen mit der Karte durchgeführt wurden, wählen Sie die mögliche Aktion
Karteninhaber ändern
, um den richtigen Karteninhaber auszuwählen.