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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-01-24
Dokumente zu Workday hinzufügen

Dokumente zu Workday hinzufügen

Sicherheit: Domäne
Document Library
 im funktionalen Bereich „System“.
Mit der Aufgabe
„Dokument erstellen“
 haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Laden Sie das Dokument als Anhang in Workday hoch.
  • Stellen Sie einen direkten Link zu einem Dokument in einem externen System bereit.
  • Erstellen Sie eine Vorlage für ein dynamisch generiertes Dokument.
Workday empfiehlt, keine Anhänge zur Verarbeitung von persönlich identifizierbaren Informationen zu verwenden. Sie können keine Anhänge bereinigen.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Dokument erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der Aufgabe sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Name
    Adobe-Dokumentnamen (einschließlich der Dateierweiterung) müssen weniger als 250 Zeichen lang sein und DocuSign-Dokumentnamen dürfen maximal 95 Zeichen lang sein.
    Sie müssen diese Zeichenbeschränkungen einhalten, um Probleme beim Dokumentabruf in Workday zu vermeiden. Adobe und DocuSign schneiden Dokumentnamen ab, die die maximale Zeichenbeschränkung überschreiten, was zu nicht übereinstimmenden Namen zwischen dem eSignatur-Anbieter und Workday führt. Sie dürfen auch keine Problemumgehungen verwenden, um einen Namen einzugeben, der nach dem Erstellen eines Dokuments den maximalen Grenzwert überschreitet (z. B. mit der Aufgabe
    „Dokument bearbeiten
     “).
    Kategorie
    Sie können segmentbasierte Sicherheitsgruppen verwenden, um die in der Werteliste angezeigten Dokumentkategorien einzuschränken.
    Link
    Aktualisieren Sie die URL in Workday, wenn sich der Inhalt einer externen Website ändert.
    Vorlage
    Wählen Sie eine
    Quelle
     aus der Werteliste. Die Quelle ist in der Regel die Geschäftsprozessart, mit der Workday das dynamisch generierte Dokument verteilt.
    Wählen oder erstellen Sie die Textblöcke und ordnen Sie sie dann ein, aus denen das generierte Dokument besteht.
    Wählen Sie auf dem Register
    Layout
     die
    Option Standard-Layout
     , die mit dem Dokument verknüpft werden soll.
    Workday füllt das Feld
    Standardlayout
     automatisch mit dem Wert im
    Feld Standardlayout für generiertes Dokument
    aus. Dies ist ein von Workday bereitgestelltes Layout mit einer Standardaufbewahrungsfrist für Dokumente von 3.650 Tagen (10 Jahren) ab dem Datum, an dem ein Dokument dynamisch generiert wird. Um Dokumentverluste zu verhindern, aktualisieren Sie
    das Standardlayout für generiertes Dokument
     mithilfe der Aufgabe
    "Bereitgestelltes Geschäftsformularlayout bearbeiten"
     und bearbeiten Sie das Feld
    Zeitversatz für Ablauf des resultierenden Dokuments (in Tagen),
     damit es Ihre geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.
    Sie können
    Bedingungsregel erstellen
     in der
    Werteliste
     Regel wählen, um eine neue Bedingungsregel für einen Textblock oder ein Layout zu erstellen.
    Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Generierten Inhalt sichern
     , wenn der Dokumentinhalt nur für Benutzer mit der Berechtigung sichtbar sein soll, den Schritt
    Dokument generieren
     auszuführen. Sie müssen auch einen Grund eingeben, aus dem Sie die Sicherung des Dokuments ändern.
In den möglichen Aktionen für das Dokument wählen Sie
Dokumenthistorie
 , um eine Versionshistorie des Dokuments anzuzeigen.
Mit dem Object Transporter können Sie Dokumente von einem Mandanten zum anderen migrieren. Beispiel: Sie können Dokumente in Ihrem Sandbox-Mandanten testen und sie dann zu Ihrem Produktionsmandanten migrieren.