Konzept: Schritt „Dokumente prüfen“.

Verwenden Sie die Aufgabe

"Dokument erstellen"

, um Dokumente zu Workday hinzuzufügen. Mit dieser Aufgabe können Sie:

Laden Sie ein Dokument direkt als Anhang hoch.
Erstellen Sie eine Vorlage für ein dynamisch generiertes Dokument.
Link zu einem Dokument auf einer externen Site.
Prüfen Sie, ob der Inhalt und die URL auf der externen Site aktuell sind.

Workday empfiehlt, die Verwendung von Anhängen zur Verarbeitung von persönlich identifizierbaren Informationen zu vermeiden. Sie können keine Anhänge bereinigen.

Mit jedem Schritt

Dokumente prüfen

können Sie mehrere statische Dokumente und ein generiertes Dokument verteilen.

Wenn Sie den Schritt

Dokumente prüfen

in einer Geschäftsprozessdefinition konfigurieren und die Option

Anhang erforderlich

aktivieren, ist für den Schritt ein Dokument erforderlich. Nachdem ein Dokument während des Schritts

Dokumente prüfen

hinzugefügt wurde und das Ereignis abgeschlossen, abgebrochen oder rückgängig gemacht wurde, kann der Business Process Administrator

GeschäftsprozessAnhänge

verwalten

in den möglichen Aktionen für das Ereignis wählen, um Anhänge zu verwalten. Der Business Process Administrator kann das Dokument entfernen. Wenn ein Dokument jedoch erforderlich ist, muss der Business Process Administrator ein anderes Dokument hinzufügen, um es zu ersetzen.

Mit Workday haben Sie folgende Möglichkeiten:

Fordern Sie Bestätigungen oder eSignaturen von Mitarbeitern für Dokumente an.
Ermöglichen Sie es einem Mitarbeiter, ein Dokument in Workday hochzuladen, oder legen Sie es als erforderlich fest.
Fügen Sie Bedingungen hinzu, um festzulegen, wann ein Dokument zur Prüfung verfügbar ist.
Erstellen Sie Berichte zum Status von Dokumenten in einem Geschäftsprozess.
Zeigen Sie alle hochgeladenen Dokumente auf dem Register
Dokumente
des Vollständigen Prozessdatensatzes des Geschäftsprozesses an.

Dokumente, die Mitarbeiter hochladen, sind nur dann in der Mitarbeiterdokumentdatei verfügbar, wenn der Mitarbeiter sie digital unterzeichnet hat und der Verteilungsgeschäftsprozess mitarbeiterbezogene ist. Beispiel:

Einstellung

,

Onboarding

und

Abwesenheit beantragen

.

Workday erfasst folgende Informationen, wenn Sie ein Dokument digital unterzeichnen, ohne eine eSignatur-Integrationsart zu verwenden:

Den Mitarbeiter, der den Schritt
Dokumente prüfen
übermittelt hat.
Das Datum und die Uhrzeit der Übermittlung der Meine Aufgaben-Aufgabe.

Workday protokolliert diese Informationen im Vollständigen Prozessdatensatz des Geschäftsprozessschritts und auch in der Worker Document File für mitarbeiterbezogene Geschäftsprozesse. Workday speichert nicht die IP-Adressen von Benutzern, die Meine Aufgaben-Aufgaben übermitteln.

Aus Verifizierungsgründen können E-Mail-Adressen mit der Endung .edu und andere von Ausbildungseinrichtungen ausgegebene Domänen zu Problemen führen, wenn im Schritt

Dokumente prüfen

versucht wird, Dokumente über Adobe zu unterzeichnen. Wenn ein Unterzeichner nicht auf ein Dokument zugreifen oder dieses nicht unterzeichnen kann, empfiehlt Workday, eine andere E-Mail-Adresse für das Konto anzugeben oder das Dokument außerhalb von Workday zu unterzeichnen und das Dokument manuell zu verarbeiten.

Sie können die Berichtsausgabe als Teil des Schritts

Dokumente prüfen

einschließen, indem Sie einen benutzerdefinierten Bericht oder Standardbericht aus der Werteliste

Dokument

auswählen.

Sie können pro Schritt

"Dokumente prüfen"

nur ein Dokument mit der Berichtsausgabeart auswählen. Wenn Sie ein Dokument mit der Berichtsausgabeart auswählen, können Sie die Optionen Berichtskriterien, Ausgabeart und Teilen der Berichtsausgabe auswählen. Sie können auch Berichts-Tags auswählen und einen Systembenutzer mit Zugriff auf den Bericht angeben, um die Berichtsausgabe zu generieren.

Geben Sie auf dem Register

Ausführen als Benutzer

einen Systembenutzer an, um den korrekten Zugriff für die Berichtsgenerierung bereitzustellen, wenn Sie den Schritt

Dokumente prüfen

mit einem Bericht konfigurieren und eine der folgenden Bedingungen erfüllt:

Leiten Sie den Schritt an die Sicherheitsgruppe Kandidat für sich selbst weiter.
Verwenden Sie eine eSignatur-Integrationsart.

Sie können die Berichtsausgabe mit anderen Benutzern in eingeschränkten Sicherheitsgruppen teilen. Wenn der Geschäftsprozess den Schritt

Dokumente prüfen

erreicht, wird der Bericht mit der Berechtigung des Empfängers im Schritt

Dokumente prüfen

ausgeführt. Workday speichert das resultierende Dokument in der Mitarbeiterdokumentdatei für den Empfänger.

Autorisierte Benutzer, die zu einer Sicherheitsgruppe gehören, die Sie im Schritt

Dokumente prüfen

konfigurieren, können auf die Berichtsausgabe in der Mitarbeiterdokumentdatei des Empfängers zugreifen, wenn der Empfänger folgende Aktionen ausführt:

Bestätigt oder unterzeichnet die Berichtsausgabe.
Er ist Thema des Geschäftsprozessereignisses.

Wenn Sie sich bei Workday als Proxy anmelden, können Sie nicht auf die Berichtsausgabe in der Mitarbeiterdokumentdatei des Empfängers zugreifen. Nur autorisierte Benutzer können auf das Register

Dokumente

des vollständigen Prozessdatensatzes des übergeordneten Geschäftsprozessereignisses zugreifen.

Mit Workday können Sie den Schritt

Dokumente prüfen

nur aus bestimmten Geschäftsprozessen umleiten. Für diese Geschäftsprozesse können Sie es Benutzern ermöglichen, den Schritt

Dokumente prüfen

abzulehnen. Wenn Benutzer dies ablehnen, leitet Workday die Dokumente zur Prüfung an eine konfigurierte Sicherheitsgruppe um. Der Prüfer wählt aus, ob die Dokumente zum nächsten Schritt verschoben oder zur Überarbeitung an einen vorherigen Schritt zurückgesendet werden sollen. Beispiel: Änderungen an einem Angebotsschreiben oder einer Beschäftigungsvereinbarung.

Verwenden Sie den Bericht

Optionen für Geschäftsprozesskonfiguration,

um zu prüfen, ob ein Geschäftsprozess die Umleitung für Schritte

"Dokumente prüfen"

aktiviert.

Sie können Dokumente für Adobe Sign im Schritt

"Dokumente prüfen"

konfigurieren, indem Sie

"eSignatur mit Adobe Sign"

als

eSignatur-Integrationsart

auswählen. Die Datenaufbewahrungsfrist für Adobe ist unabhängig von Workday. Workday empfiehlt, die Aufbewahrungsfrist auf mindestens 6 Wochen festzulegen. Andernfalls werden die Dokumente nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist aus der Adobe Storage Cloud bereinigt und können von Workday nicht mehr abgerufen werden.

Sie können keine Bedingungsregeln zu einem Dokument hinzufügen, das Sie für Adobe Sign konfigurieren.

Sie können nicht delegieren, aber Sie können die für die Verwendung von Adobe Sign konfigurierten Schritte

„Dokumente prüfen“

neu zuweisen. Sie können diese Schritte im Bericht

Nicht delegierte Geschäftsprozessaufgaben

anzeigen.

Wenn Sie einen Schritt

„Dokumente prüfen“

neu zuweisen, der für die Verwendung von Adobe Sign konfiguriert ist, gilt Folgendes:

Workday entfernt die Aufgabe "Meine Aufgaben" aus den "Meine Aufgaben" der ursprünglich zugewiesenen Person und deaktiviert deren Signatur-URL.
Adobe generiert eine Signatur-URL für die neue zugewiesene Person.
Workday fügt das Meine Aufgaben-Element mit der neu generierten Signatur-URL zu den „Meine Aufgaben“ der neuen zugewiesenen Person hinzu.
Workday aktualisiert den Vollständigen Prozessdatensatz und die Mitarbeiterdokumentdatei, um die neue zugewiesene Person als Unterzeichner des Dokuments anzugeben, falls diese das Dokument unterzeichnet.
Workday ersetzt die ursprünglich zugewiesene Person in der Aufgabe
eSignatur-Status prüfen
durch die neue zugewiesene Person.

Sie können eine Aufgabe nicht neu zuweisen, wenn alle Rollen in einer Signaturgruppe nicht zugewiesen sind. Weisen Sie die Rolle zu und öffnen Sie die Aufgabe

Review-Dokumente neu starten,

um den Prozess neu zu starten. Die Neuzuweisung wird nicht beibehalten, nachdem Sie

""Dokumente prüfen" neu starten"

ausgeführt haben. Workday gibt die Aufgabe an "Meine Aufgaben" der ursprünglichen zugewiesenen Person zurück.

Jeder Benutzer, dem Sie die Aufgabe neu zuweisen, muss über eine E-Mail-Adresse in Workday verfügen. Mehr als ein Unterzeichner in dem Schritt kann diese E-Mail-Adresse nicht verwenden. Sie können eine Aufgabe nicht neu zuweisen:

Mehr als einmal.
Für einen Benutzer, der bereits Teil einer Signaturgruppe für diesen Schritt ist.
Von einem Benutzer, der Teil einer vorherigen Signaturgruppe für diesen Schritt ist.
In denen ein Benutzer ein Dokument unterzeichnet, aber noch nicht übermittelt hat.

Wenn Sie manuell einen für Adobe Sign konfigurierten Schritt

„Dokumente prüfen“

weiterleiten, deaktiviert Workday die Signatur-URL und bricht das Dokument mit Adobe ab.

Wenn Sie die Option

Auf eSignatur wartende Dokumente entfernen, wenn das Dokument abgebrochen wird

in der Aufgabe

Mandanten-Setup bearbeiten - Geschäftsprozesse

auswählen, entfernt Workday das Dokument vom Adobe-Server.

Wenn Sie einen Geschäftsprozess nach einem für Adobe Sign konfigurierten Schritt

„Dokumente prüfen“

manuell zum Abschluss weiterleiten, sendet Workday das Dokument nicht an den Adobe-Server und Adobe generiert keine Signatur-URL.

Wenn Sie ein Dokument mit Adobe Sign digital unterzeichnen, speichert Adobe Ihre IP-Adresse im Signaturprotokoll.

Wenn ein einzelner Schritt „Dokumente prüfen“ mehrere Dokumente enthält, können Sie nicht jedes Dokument mit Adobe Sign digital unterzeichnen.

Wenn Ihr Administrator mehrere Dateien hochlädt, um sie in einer Verteilung zu senden, können die Dateien je nach Adobe Sign-Konfiguration zusammengeführt werden. Das bedeutet, wenn Sie mehrere Dokumente für einen einzelnen Schritt

„Dokumente prüfen“

konfigurieren, hängt Workday die eSignaturen nur an das letzte Dokument der Serie an, da dieses zum Zeitpunkt der Unterzeichnung angezeigt wird. Wenn Sie auf jeder Seite eine Signatur hinzufügen möchten, empfiehlt Workday Ihnen, in diesem Schritt zu jedem Dokument Adobe-Signatur-Tags hinzuzufügen, um sicherzustellen, dass jedes Dokument, das eine Signatur erfordert, auch eine Signatur enthält (Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Adobe Sign zu Text-Tags). Adobe Sign bietet verschiedene Konfigurationsoptionen für die Unterzeichnung mehrerer Dokumente in einer einzigen Transaktion an. Weitere Informationen zu dieser Funktion finden Sie in der Dokumentation von Adobe.

Wenn Sie einen Kandidaten mit einem Mitarbeiter zusammenführen und für den Kandidaten eine anstehende Aufgabe

"Dokumente prüfen"

vorhanden ist, entfernt Workday die anstehende Aufgabe

"Dokumente prüfen",

wenn Sie

"eSignatur mit Adobe Sign"

als

eSignatur-Integrationsart

verwenden. Workday empfiehlt, dass Sie nach einer Zusammenführung die Aufgabe

Dokumente prüfen

verwenden, um den Schritt erneut hinzuzufügen.

Sie können DocuSign im Schritt

Dokumente prüfen

konfigurieren, indem

Sie eSignatur mit DocuSign

als

eSignatur-Integrationsart

auswählen.

Sie können keine Bedingungsregeln zu einem Dokument hinzufügen, das Sie für die eSignatur mit DocuSign konfigurieren.

Sie können einen Geschäftsprozess delegieren, für den Schritte

Dokument prüfen

mit eSignatur von DocuSign konfiguriert sind. Der delegierte Benutzer erhält eine Meine Aufgaben-Benachrichtigung und kann das Konto wechseln, aber er kann die Dokumente nicht unterzeichnen.

Beispiel: In „Meine Aufgaben“ kann ein Manager das Konto durch einen Mitarbeiter ersetzen, für den ein Schritt

Dokumente prüfen

vorhanden ist, für den eSignatur mit DocuSign konfiguriert ist und der auf eine Aktion wartet. Der Manager kann das Meine Aufgaben-Element anzeigen, das Dokument jedoch nicht unterzeichnen.

Wenn Sie einen Geschäftsprozess nach einem für DocuSign konfigurierten Schritt

Dokumente prüfen

manuell zum Abschluss weiterleiten, sendet Workday das Dokument nicht an den DocuSign-Server und DocuSign generiert keine Signatur-URL.