Konzept: Dynamische Dokumentgenerierung

Sie können Vorlagen erstellen und diese anpassen, um Dokumente wie Beschäftigungsvereinbarungen und Angebotsschreiben dynamisch zu generieren. Mit einem Workday Geschäftsprozess können Sie generierte Dokumente prüfen und an Benutzer zur eSignatur verteilen.

Verwenden Sie die Aufgabe

Dokument erstellen

, um Vorlagen zu erstellen und den Inhalt jeder Vorlage dann mithilfe von Textblöcken aus Rich-Text und Variable Daten zu Build . Sie können auch ein benutzerdefiniertes Layout auf ein dynamisch generiertes Dokument anwenden.

Fügen Sie den Schritt Aktion
für Dokument generieren zu einem Geschäftsprozess hinzu, um ein dynamisches Dokument aus einer von Ihnen ausgewählten Vorlage zu generieren.

Fügen Sie den Schritt Dokumente prüfen
zu demselben Geschäftsprozess hinzu, um das dynamisch generierte Dokument an die entsprechenden Benutzer zu verteilen. Sie müssen den Schritt "Dokument generieren" vor dem Schritt "Dokumente prüfen"
konfigurieren.

Um ein generiertes Dokument anzuzeigen, das mit dem Schritt Dokumente prüfen
zur Mitarbeiterdokumentdatei hinzugefügt wurde, müssen Sie zu einer Sicherheitsgruppe gehören, die Zugriff auf das Segment hat, das die zugehörige Vorlage sichert.

Sie können eine Bedingungsregel mit einem benutzerdefinierten Layout verknüpfen und mithilfe von Bedingung festlegen, welche benutzerdefinierten Layouts Workday verwendet, um generierte Dokumente anzuzeigen oder zu drucken. Beispiel: Erstellen Sie ein Angebotsschreiben, das basierend auf den Merkmalen der Stelle unterschiedliche benutzerdefinierte Layouts verwendet. Workday verwendet das benutzerdefinierte Layout für das generierte Dokument, wenn das Programm nur ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist.

Wenn Sie benutzerdefinierte Layouts zum Grid hinzufügen, müssen Sie eine Bedingungsregel auswählen, die jedem benutzerdefinierten Layout zugeordnet wird.

Sie können dieselbe Bedingungsregel nicht mehrmals für dasselbe benutzerdefinierte Layout verwenden.

Sie können nur Bedingung auswählen, die im Kontext dieses Dokuments verfügbar sind. Die Bedingungsregel muss eine Geschäftsprozess Bedingung.

Wenn Sie keine benutzerdefinierten Layouts zum Grid hinzufügen, verwendet Workday das Standardlayout für das generierte Dokument.

Generiertes Dokument - Standardlayout
ist ein von Workday bereitgestelltes Layout mit einer Standard-Aufbewahrungsfrist für Dokumente von 3.650 Tagen (10 Jahre) ab dem Datum, an dem ein Dokument dynamisch generiert wird. Um Dokumentverlust zu verhindern, aktualisieren Sie Standardlayout für generiertes Dokument
mithilfe der Aufgabe

Bereitgestelltes Geschäftsformularlayout bearbeiten

und Bearbeiten das Feld

Zeitversatz für Ablauf des resultierenden Dokuments (in Tagen),

damit Ihre geschäftlichen und gesetzlichen Anforderungen erfüllt werden. Sie können auch ein benutzerdefiniertes Geschäftsformularlayout erstellen und mit Ihrem Dokument Verknüpfung , wobei das Feld

Resulting Document Expiration Offset (in days)

ausgefüllt ist.

Wenn Sie den Schritt Dokument
generieren in Meine Aufgaben eingehen , evaluiert Workday das Layout der PDF Datei basierend auf folgenden Kriterien:

Das Gültigkeitsdatum des Dokuments.

Die erste Bedingungsregel im Grid , die als „wahr“ evaluiert wird. Wenn keine Bedingung als wahr evaluiert werden, verwendet Workday das Standardlayout für das generierte Dokument.

Workday evaluiert das Layout der PDF Datei nur einmal und verwendet dieses Layout immer dann, wenn Sie die PDF Datei drucken, entweder über den Schritt „ Dokument
generieren“ oder über den Schritt „Dokumente prüfen“
.