Konzept: Dynamische Dokumentgenerierung

Sie können Vorlagen erstellen und diese anpassen, um Dokumente wie Beschäftigungsvereinbarungen und Angebotsschreiben dynamisch zu generieren. Mit einem Workday-Geschäftsprozess können Sie generierte Dokumente prüfen und zur eSignatur an Benutzer verteilen.

Verwenden Sie die Aufgabe

Dokument erstellen

, um Vorlagen zu erstellen. Erstellen Sie dann den Inhalt jeder Vorlage mithilfe von Textblöcken, die aus Rich-Text- und variablen Daten bestehen. Sie können ein benutzerdefiniertes Layout auch auf ein dynamisch generiertes Dokument anwenden.

Fügen Sie einen Aktionsschritt
Dokument generieren zu einem Geschäftsprozess hinzu, um ein dynamisches Dokument aus einer von Ihnen ausgewählten Vorlage zu generieren.

Fügen Sie einen Schritt Dokumente prüfen
zu demselben Geschäftsprozess hinzu, um das dynamisch generierte Dokument an die entsprechenden Benutzer zu verteilen. Sie müssen den Schritt "Dokument generieren" vor dem Schritt "Dokumente prüfen"
konfigurieren.

Um ein generiertes Dokument anzuzeigen, das mithilfe des Schritts Dokumente prüfen
zur Mitarbeiterdokumentdatei hinzugefügt wurde, müssen Sie einer Sicherheitsgruppe angehören, die Zugriff auf das Segment hat, das die zugehörige Vorlage sichert.

Sie können eine Bedingungsregel mit einem benutzerdefinierten Layout verknüpfen und mithilfe von Bedingungsregeln festlegen, welche benutzerdefinierten Layouts Workday generiert, um generierte Dokumente anzuzeigen oder zu drucken. Beispiel: Erstellen Sie ein Angebotsschreiben, das je nach den Merkmalen der Stelle verschiedene benutzerdefinierte Layouts verwendet. Workday verwendet das benutzerdefinierte Layout für das generierte Dokument, wenn das Programm nur ausgeführt wird, wenn die Bedingung wahr ist.

Wenn Sie benutzerdefinierte Layouts zum Grid hinzufügen, müssen Sie eine Bedingungsregel auswählen, die jedem benutzerdefinierten Layout zugeordnet werden soll.

Sie können dieselbe Bedingungsregel nicht mehrmals für dasselbe benutzerdefinierte Layout verwenden.

Sie können nur Bedingungsregeln wählen, die im Kontext dieses Dokuments verfügbar sind. Die Bedingungsregel muss eine Geschäftsprozessbedingung sein.

Wenn Sie keine benutzerdefinierten Layouts zum Grid hinzufügen, verwendet Workday das Standardlayout für das generierte Dokument.

Standardlayout für generiertes Dokument
ist ein von Workday bereitgestelltes Layout mit einer Standardaufbewahrungsfrist für Dokumente von 3.650 Tagen (10 Jahre) ab dem Datum, an dem ein Dokument dynamisch generiert wird. Um Dokumentverluste zu verhindern, aktualisieren Sie das Standardlayout für generiertes Dokument
mithilfe der Aufgabe

"Bereitgestelltes Geschäftsformularlayout bearbeiten"

und bearbeiten Sie das Feld

Zeitversatz für Ablauf des resultierenden Dokuments (in Tagen),

damit es Ihre geschäftlichen und rechtlichen Anforderungen erfüllt.

Wenn Sie den Schritt Dokument
generieren in Meine Aufgaben erhalten, evaluiert Workday das Layout der PDF-Datei basierend auf Folgendem:

Das Gültigkeitsdatum des Dokuments.

Die erste Bedingungsregel im Grid, die als wahr evaluiert wird. Wenn keine Bedingungsregeln als wahr evaluiert werden, verwendet Workday das Standardlayout für das generierte Dokument.

Workday evaluiert das Layout der PDF-Datei nur einmal und verwendet dieses Layout, wenn Sie die PDF-Datei drucken, entweder im Schritt Aktion für
Dokumentgenerierung oder im Schritt Dokumente prüfen
.