Konzept: Auswählbarkeit für Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Urlaub/Abwesenheit und Ansprüche

Administrator Guide

Die Auswählbarkeit von Mitarbeitern für Urlaub oder Ansprüche basiert auf diesen Faktoren:

Selektionsregeln, die Sie zu einem Urlaubs-/Abwesenheitsplan hinzufügen.

Selektionsfelder im Urlaubs-/Abwesenheitsplan.

Workday evaluiert zunächst die Mitarbeiterauswählbarkeit für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan, bevor die mit dem Urlaubs-/Abwesenheitsplan verbundenen Selektionsregeln evaluiert werden.

Selektionsregeln

Zeiger für die Definition von Selektionsregeln

Und/Oder-Logik

Urlaubs-/Abwesenheitsplanfilter

Wo können Selektionskriterien hinzugefügt werden?

Selektionsregeln

Sie können Berechnungen erstellen, die als Selektionsregeln für Urlaubs-/Abwesenheitspläne verwendet werden. Die Selektionsregeln legen die Bedingungen fest, die die Mitarbeiter für eine Periode erfüllen müssen, damit sie Urlaub nehmen und Urlaubsansprüche kumulieren können. Jede Regel legt Folgendes fest:

Die Bedingung

Wann der Mitarbeiter die Bedingung erfüllen muss, wie beispielsweise das Periodenstartdatum oder das Periodenenddatum

Beispiel: Die Mitarbeiter müssen zum Periodenstartdatum in Vollzeit bei Global Modern Services arbeiten. Mitarbeiter, die diese Bedingung erfüllen, sind während des gesamten Zeitraums für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan auswählbar. Das gilt auch dann, wenn sie später in der Periode in eine Teilzeitstelle oder das Unternehmen wechseln.

Standardmäßig gelten für alle Ansprüche und Urlaube, die mit einem Urlaubs-/Abwesenheitsplan verknüpft sind, dieselben Selektionskriterien wie für den Plan. Wenn sich die Selektionskriterien für einen bestimmten Anspruch oder einen bestimmten Urlaub vom Plan unterscheiden, können Sie den Anspruch oder Urlaub so konfigurieren, dass die Selektionskriterien des Plans überschrieben werden.

Zusätzlich:

Das einzige Selektionskriterium, das Sie für einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan definieren müssen, ist die Mitarbeiterkategorie. Alle Mitarbeiter der angegebenen Kategorie sind für den Plan einschließlich Anspruch und Urlaub auswählbar, wenn Folgendes zutrifft:

Der Urlaubs-/Abwesenheitsplan hat keine anderen Selektionskriterien.

Für den Urlaub und die Ansprüche gibt es keine Anweisungen zur Überschreibung der Auswählbarkeit.

Wenn ein Anspruch Anweisungen zur Überschreibung der Auswählbarkeit beinhaltet, müssen die Mitarbeiter die Selektionskriterien für den Anspruch (nicht den Plan) erfüllen, um den Anspruch zu erhalten.

Beispiel: Mitarbeiter müssen in Vollzeit arbeiten, um für den Urlaubs-/Abwesenheitsplan auswählbar zu sein. Vollzeitmitarbeiter mit einer Betriebszugehörigkeit von zwei oder mehr Jahren Betriebszugehörigkeit haben Anspruch auf eine Bonusrückstellung im Plan. Überschreibungskriterien für die Bonusrückstellung müssen Folgendes für den Mitarbeiter angeben:

Arbeitet in Vollzeit.

Hat eine Betriebszugehörigkeit von zwei oder mehr Jahren.

Workday prüft bei der Erfassung eines Urlaubsantrags die Auswählbarkeit eines Mitarbeiters für einen Urlaub. In der Werteliste

Art

werden nur die Urlaube/Abwesenheiten angezeigt, für die der Mitarbeiter an folgenden Datumsangaben auswählbar ist:

Am Antragsdatum.

Am ersten Tag des Antrags, wenn der Kalender verwendet wird, um mehrere Datumsangaben für denselben Antrag auszuwählen.

Workday prüft außerdem die Auswählbarkeit für jedes über den Kalender beantragte Datum und zeigt eine Fehlermeldung an, wenn ein Mitarbeiter für die angeforderten Daten nicht auswählbar ist.

Für unterbrochenen Urlaub muss ein Mitarbeiter die Selektionskriterien sowohl für den Urlaub als auch für die zugehörige Abwesenheit erfüllen. Workday wendet zuerst die Selektionsregeln für den Urlaub an.

Zeiger für die Definition von Selektionsregeln

Sie können Selektionskriterien mithilfe von Instanzensatzvergleichsberechnungen, Logikberechnungen und Wertvergleichsberechnungen definieren. Workday stellt Berechnungen und Berichtsfelder bereit, die Sie in Ihren eigenen Berechnungen verwenden können. Die meisten dieser Berechnungen basieren auf dem Periodenstart- oder Periodenenddatum. Die Daten hängen vom Periodenkalender des Urlaubs-/Abwesenheitsplans ab.

Beachten Sie bei der Definition der Selektionskriterien Folgendes:

Stellen Sie sicher, dass die Kriterien Mitarbeiter abdecken, die während des Zeitraums eingestellt wurden oder aus dem Unternehmen ausgeschieden sind, wenn sie für einen Plan auswählbar sind.

Beispiel: Ihre Selektionskriterien legen fest, dass Mitarbeiter zum Periodenstartdatum in Vollzeit beschäftigt sein müssen. Folglich fügen Sie Kriterien für neu eingestellte Mitarbeiter basierend auf dem Periodenenddatum hinzu. Umgekehrt legen Sie fest, dass die Kriterien für die meisten Mitarbeiter auf dem Periodenenddatum basieren sollen. Anschließend fügen Sie Kriterien für ausgeschiedene Mitarbeiter basierend auf dem Periodenstartdatum hinzu.

Machen Sie sich mit der Und/Oder-Logik vertraut.

Wenn Sie von Workday bereitgestellte Berechnungs- und Berichtsfelder verwenden, verwenden Sie die Berechnungs- und Berichtsfelder in der Kategorie Abwesenheit
oder Allgemein.

Verwenden Sie keine Berechnungen, die sich auf Unterperioden beziehen, da diese nur für die Entgeltabrechnung verwendet werden.

Wenn Sie benutzerdefinierte Organisationen in Ihren Urlaubsregeln verwenden, vermeiden Sie die Verwendung folgender Elemente:

Berichtsfelder, die zu Standardorganisationen gehören.

Benutzerdefinierte Organisationen mit dynamischen Zugehörigkeitsregeln, die mehr als 3.000 Mitarbeiter zurückgeben oder die

Untergeordnete Organisationen in Regel einschließen.

Workday empfiehlt die Verwendung statischer oder halbdynamischer Zugehörigkeitsregeln, die mehr als 3.000 Mitarbeiter zurückgeben. Alternativ können Sie auch ein anderes Organisationsberichtsfeld verwenden, das eine Teilmenge der für einen Plan auswählbaren Mitarbeiter zurückgibt.

Berechnungen müssen das Periodenstartdatum verwenden oder eine zusätzliche Berechnung enthalten, um zu prüfen, ob der Mitarbeiter zum Periodenenddatum nicht ausgeschieden ist. Dadurch wird verhindert, dass ausgeschiedene Mitarbeiter versehentlich für Ansprüche auf Urlaubs-/Abwesenheitspläne, Urlaub/Abwesenheit oder beides auswählbar werden.

Und/Oder-Logik

Wenn Sie Selektionsregeln definieren, können Sie eine oder mehrere Berechnungen in derselben Zeile oder in verschiedenen Zeilen auswählen. Die folgende Unterscheidung ist wichtig:

Die UND-Logik gilt für Kriterien in derselben Zeile.

Die ODER-Logik gilt für Kriterien in separaten Zeilen.

Wenn sich Kriterien in derselben Zeile befinden, müssen die Mitarbeiter alle Kriterien erfüllen (UND-Logik). Wenn Sie mehrere Zeilen mit Kriterien definieren, muss ein Mitarbeiter alle Kriterien aus mindestens einer Zeile erfüllen (ODER-Logik).

Kriterien mit UND-Logik: Beispiel: Mitarbeiter müssen für GMS Company arbeiten UND der Art der Anstellung Regulär
entsprechen, um für Urlaub auswählbar zu sein.

Mitarbeiterauswählbarkeit

Unternehmen = GMS
Art der Anstellung ist „Regulär“
Kriterien mit ODER-Logik: Beispiel: Mitarbeiter müssen für GMS Company arbeiten ODER der Art der Anstellung Regulär
entsprechen, um für Urlaub auswählbar zu sein.

Mitarbeiterauswählbarkeit

Unternehmen = GMS

Art der Anstellung ist „Regulär“
Kriterien mit UND/ODER-Logik: Beispiel: Mitarbeiter müssen für GMS Company arbeiten UND der Art der Anstellung Regulär
entsprechen oder sie müssen für Unternehmen ABC arbeiten.

Mitarbeiterauswählbarkeit

Unternehmen = GMS
Art der Anstellung ist „Regulär“

Unternehmen = ABC

Wenn die Selektionskriterien aus mehr als einer Zeile bestehen, listen Sie zunächst die Regeln auf, die mehr Ergebnisse umfassen, um die Performance zu verbessern. Beispiel: Wenn die Mitarbeiter entweder einen Standort in den Vereinigten Staaten oder in Mexiko aufweisen müssen und die meisten Mitarbeiter in den Vereinigten Staaten arbeiten, führen Sie diese zuerst auf.

Urlaubs-/Abwesenheitsplanfilter

Sie können einen Urlaubs-/Abwesenheitsplan für verschiedene Mitarbeiterkategorien sowie für einzelne Länder oder Landesregionen aktivieren. Stellenbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne evaluieren den Standort, der mit jeder Stelle eines Mitarbeiters verknüpft ist. Mitarbeiterbasierte Urlaubs-/Abwesenheitspläne evaluieren den Standort, der mit der Hauptstelle des Mitarbeiters verknüpft ist.

Urlaubs-/Abwesenheitsplanfilter berücksichtigen keine Angaben für das Periodenstartdatum oder das Periodenenddatum. Möglicherweise müssen Sie spezifischere Selektionsregeln definieren, die zum Plan hinzugefügt werden sollen.

Einige Beispiele für die Auswirkungen verschiedener Kombinationen von Urlaubs-/Abwesenheitsplanfiltern und Selektionsregeln sind:

Land/Landesregion	Selektionsregel	Auswählbare Mitarbeiter
Frankreich	Keine	Mitarbeiter, die sich zum Periodenstartdatum ODER zum Periodenenddatum in Frankreich befinden.
Frankreich	Standort für Land zum Periodenenddatum = Frankreich	Mitarbeiter, die sich zum Periodenenddatum in Frankreich befinden.
Frankreich	Vergütungsart zum Periodenenddatum = Stundensatz	Mitarbeiter, die sich zum Periodenenddatum in Frankreich befinden ODER Mitarbeiter, die sich zum Periodenende in Frankreich befinden UND Mitarbeiter, die nach Stundensatz vergütet werden.