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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2024-03-08
Schritte: Obligobuchungen für Beschaffung konfigurieren

Schritte: Obligobuchungen für Beschaffung konfigurieren

Verwenden Sie diese allgemeinen Schritte, um Obligobuchungen für die Beschaffung zu konfigurieren. Sie können Obligos und Verpflichtungen in den jeweiligen Hauptbüchern erstellen und Ausgaben von der Ursprungstransaktion bis zur Lieferantenrechnung kontrollieren, die Istzahlen bucht.
  1. Richten Sie die Journalquellen und -transaktionen für die Auflösung des Ausgabenobligos und der Ausgabenverpflichtung und für Lieferantenverträge für die Buchung ein.
    Mit diesem Setup können Sie:
    • Obligo- und Verpflichtungs-Journaleingaben in Ihre Bücher für Ausgabentransaktionen buchen.
    • Die Journalquellen mit den entsprechenden Transaktionen mappen.
  2. Aktualisieren Sie die Kontengruppe des Kontenplans für das Unternehmen, um Konten (in der Regel Verbindlichkeit) für folgende Elemente hinzuzufügen:
    • Reserve for Spend Commitments.
    • Reserve for Spend Obligations.
  3. Um die Reservierung für Ausgabenobligos und -verpflichtungen zu erfassen, konfigurieren Sie folgende Kontierungsregeln:
    • Ausgabenobligo (mit „Reserve for Spend Commitments“ als Standard-Hauptbuch-Konto).
    • Ausgabenverpflichtung (mit „Reserve for Spend Obligations“ als Standard-Hauptbuch-Konto).
    Wenn Sie Bedarfsanforderungen, Bestellaufträge und Änderungsaufträge erstellen, stellen diese Kontierungsregeln und die Kontierungsregel für Ausgaben sicher, dass Ihre Obligos für Bedarfsanforderungen und Verpflichtungen auf das richtige Hauptbuch-Konto gebucht werden. Workday nimmt gemäß dieser Kontierungsregeln Soll- und Habenbuchungen auf dem entsprechenden Konto vor.
  4. Richten Sie Lieferantenverträge ein, um Verpflichtungen für manuelle und geplante Lieferantenrechnungen zu erstellen.
    1. Öffnen Sie die Aufgabe
      Lieferantenvertragsarten verwalten
      .
    2. Fügen Sie eine Zeile hinzu, um Verpflichtungen für geplante Rechnungen zu erstellen.
    3. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen
      Geplante Rechnungen
       und
      Verpflichtungen erstellen
      .
    4. Fügen Sie eine weitere Zeile hinzu, um Verpflichtungen für manuelle Rechnungen zu erstellen.
    5. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen
      Manuelle Rechnungen
       und
      Verpflichtungen erstellen
      .
  5. Definieren Sie die Obligo- und Verpflichtungs-Hauptbücher für das Unternehmen.
    • Aktualisieren Sie die Hauptbuch-Arten, um dem mit einem Ist-Hauptbuch verknüpften Obligo- und Verpflichtungs-Hauptbuch einen Namen zu geben.
    • Erstellen Sie Obligo- und Verpflichtungs-Hauptbücher.
      Ermöglichen Sie die Erstellung von Obligos und Verpflichtungen oder nur Obligos für Ausgabentransaktionen für die Beschaffung.
  6. Erstellen und öffnen Sie Hauptbuch-Jahre und Hauptbuch-Perioden für die Verarbeitung.
  7. (Optional) Konfigurieren Sie die Budgetprüfung, um Ihre Ausgaben für die Beschaffung anhand eines Budgets zu kontrollieren.
  8. Richten Sie Lieferantenrechnungen mit Abgrenzungspositionen so ein, dass Lieferantenrechnungen in Buchungsperioden vorausbezahlt werden, die vor den Perioden liegen, in denen Sie Aufwendungen amortisieren.
Verfolgen Sie Obligos und Verpflichtungen und die daraus resultierenden Buchungen, wenn Sie Folgendes erstellen:
  • Bedarfsanforderungen
  • Bestellaufträge
  • Änderungsaufträge
  • Lieferantenrechnungen.
  • Aus Lieferantenrechnungen erstellte Lieferantenrechnungsanpassungen
  • Lieferantenverträge und -revisionen