Überlegungen zum Setup: Ad-hoc-Zahlungen
Dieses Thema kann als Entscheidungshilfe bei der Planung Ihrer Konfiguration und bei der Verwendung von Ad-hoc-Zahlungen dienen. Darin wird Folgendes erläutert:
- Warum diese Integration eingerichtet werden sollte.
- Wie sie sich in Workday einfügt.
- Nachgelagerte Auswirkungen und produktübergreifende Interaktionen.
- Sicherheitsanforderungen und Geschäftsprozesskonfigurationen.
- Fragen und Einschränkungen, die vor der Implementierung zu berücksichtigen sind.
Ausführliche Konfigurationsdetails finden Sie in den detaillierten Anweisungen zur Aufgabe.
Worum es geht
In Workday können Sie Ad-hoc-Zahlungen verwenden, um Einmalzahlungen oder seltene Zahlungen außerhalb der Standardrechnungs- und Kreditorenprozesse zu leisten. Beispiele hierfür sind:
- Eigenkapitalinvestitionen
- Zinszahlungen
- Interne oder Devisentransfers
- Zahlungen bei Fusionen und Übernahmen (M&A)
- Zahlungen von Entgeltabrechnungsanbietern
- Steuerzahlungen
- Zahlungen für Lohnpfändung
Vorteile und Nutzen
Mit Ad-hoc-Zahlungen haben Sie folgende Möglichkeiten:
- Sie führen Einmalzahlungen aus, ohne dass Rechnungen erstellt und genehmigt werden müssen.
- Sie verarbeiten zeitkritische Zahlungen mi Geschäftsprozessen für Ad-hoc-Zahlungen und optimieren so den Zahlungsgenehmigungsprozess.
- Sie erfüllen Off-Cycle-Entgeltabrechnungsverpflichtungen für verspätete oder angepasste Zeitnachweise bzw. verpasste Zahlungen.
Anwendungsfälle
Sie haben folgende Möglichkeiten:
- Sie erstellen einmalig verwendete Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen, die nach der Zahlungsabwicklung automatisch inaktiviert werden.
- Sie richten Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen ein, um Ad-hoc-Zahlungen mit allgemeinen Attributen zu erstellen, sodass Sie manuelle Fehler minimieren und Ad-hoc-Zahlungen optimieren können.
- Sie schließen entsprechende Ad-hoc-Zahlungen in die Steuerberichte zum Jahresende für die Entgeltabrechnung ein, z. B. in die Berichte für 1099 MISC und 1099 NEC (USA). Auf diese Weise können Sie vollständige und genaue Steuerzahlungsdaten an 1099-Zahlungsempfänger und den IRS ausgeben.
Fragestellungen
Frage | Überlegungen |
|---|---|
Wie sichern Sie den Benutzerzugriff auf Bankkonten, sodass Benutzer nur Ad-hoc-Zahlungen für bestimmte Bankkonten erstellen können? | Sie können segmentierte Sicherheitsgruppen konfigurieren, mit denen Sie den Zugriff auf die Bankkonten beschränken. Nur Mitglieder dieser Sicherheitsgruppen können die für ihre Sicherheitsebene zulässigen Bankkonten auswählen, wenn sie Ad-hoc-Zahlungen erstellen.
Beispiel: Sie definieren Sicherheitssegmente mit Ihren Bankkonten, die für Manager bzw. Analysten gelten sollen. Die Manager können auf alle Bankkonten zugreifen, um Ad-hoc-Zahlungen zu initiieren, aber die Analysten können nur die Bankkonten auswählen, die in ihrem Sicherheitssegment aufgeführt sind. |
Wie sichern Sie den Benutzerzugriff auf Ausgabenkategorien, damit Benutzer nur Ad-hoc-Zahlungen für bestimmte Ausgabenkategorien erstellen können? | Sie können segmentierte Sicherheitsgruppen konfigurieren, die den Zugriff auf Ausgabenkategorien für Ad-hoc-Zahlungen und Ausgabenkategoriehierarchien beschränken. Nur Mitglieder dieser Sicherheitsgruppen können die für ihre Sicherheitsebene zulässigen Ausgabenkategorien auswählen, wenn sie Ad-hoc-Zahlungen erstellen.
Beispiel: Sie möchten verhindern, dass der Accounts Payable Specialist Ad-hoc-Zahlungen für Ausgabenkategorien erstellen kann, die Sie für Lieferantenrechnungen bestimmt haben. Er darf nur bestimmte Ausgabenkategorien verwenden, wenn er Ausgaben über Ad-hoc-Zahlungstransaktionen verarbeiten möchte. |
Wie konfigurieren Sie einen Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen für die einmalige Verwendung? | Wenn Sie einen Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen erstellen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Einmal-Zahlungsempfänger , um den Zahlungsempfänger nach seiner ersten Verwendung zu inaktivieren.
Workday inaktiviert einmal verwendete Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen automatisch, wenn die Ad-hoc-Zahlungen abgewickelt wurden. |
Wie verhindert Workday, dass sich die Informationen zur Zahlungsabwicklung für Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen beim Ad-hoc-Zahlungsprozess verändern? | Wenn Sie eine Ad-hoc-Zahlung übermitteln, behält Workday die Adresse und das Zahlungsabwicklungskonto für den Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen bei. Workday sperrt diese Informationen, um zu verhindern, dass sich Änderungen, die für den Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen vorgenommen werden, auf die übermittelte und genehmigte Ad-hoc-Zahlung auswirken.
Damit können Sie:
|
Empfehlungen
Funktion | Empfehlungen |
|---|---|
Benutzerdefinierte Validierungen | Wenn Sie benutzerdefinierte Validierungen für Ad-hoc-Zahlungen konfigurieren, sollten Sie dieselben Worktag-Validierungen durchsetzen, die Sie auch für Lieferantenrechnungen verwenden. Die Erstellung einer Ad-hoc-Zahlung ähnelt der Eingabe einer Lieferantenrechnung. |
Anhänge hinzufügen oder entfernen | Um Anhänge für Ad-hoc-Zahlungen in jedem Status hinzuzufügen oder zu entfernen, konfigurieren Sie Domänen-Zugriff auf eine dieser möglichen Aktionen:
Beispiel: Fügen Sie Dokumente zu einer abgeschlossenen oder abgestimmten Ad-hoc-Zahlung hinzu, ohne dass Sie diese Zahlung zuerst abbrechen, ihre Abstimmung rückgängig machen und sie erneut zur Genehmigung übermitteln müssen. |
Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen | Wir empfehlen die Verwendung einer Vorlage für Ad-hoc-Zahlungen, um wiederkehrende Ad-hoc-Zahlungen mit allgemeinen Attributen schneller durchzuführen. Workday gibt die Werte aus einer vordefinierten Vorlage automatisch in neuen Ad-hoc-Zahlungen vor, die mit der Vorlage erstellt werden. Mit der Aufgabe Ad-hoc-Zahlung erstellen aus Vorlage können Sie eine Zahlung direkt aus der Vorlage durchführen.
Um weitere Vorlagen zu erstellen, können Sie Ihre Vorlage für Ad-hoc-Zahlungen kopieren und Anpassungen vornehmen. |
Ad-hoc-Zahlungen für Intercompany-Unternehmen | Sie können eine Ad-hoc-Zahlung im Auftrag von Intercompany-Unternehmen erstellen. Sie konfigurieren zuerst das Mutterunternehmen und seine verbundenen Unternehmen mithilfe eines Intercompany-Profils.
Wenn Sie die Ad-hoc-Zahlung erstellen, geben Sie das zahlende Unternehmen im Header-Abschnitt ein. Workday schlägt dieses Unternehmen in der Positionsebene vor. Sie können das Unternehmen in das verbundene Intercompany-Unternehmen ändern, das im Profil definiert ist. Beispiel: Das Header-Unternehmen, Global Modern Services Inc., USA, leistet eine Ad-hoc-Zahlung im Auftrag des Unternehmens auf Positionsebene, Global Modern Services Ltd., Kanada. Wenn Sie die Ad-hoc-Zahlung abwickeln, generiert Workday die folgenden Buchungsergebnisse:
|
Anforderung
Workday benötigt die Informationen zum Zahlungsabwicklungskonto für einen Zahlungsempfänger, wenn Sie elektronische Zahlungsweisen für Ad-hoc-Zahlungen verwenden.
Wenn Sie im Profil eines Zahlungsempfängers keine Details zum Zahlungsabwicklungskonto angeben, müssen Sie diese Informationen angeben, wenn Sie eine Ad-hoc-Zahlung erstellen.
Beschränkung
Workday unterstützt in einer Vorlage für Ad-hoc-Zahlungen nicht mehrere Ad-hoc-Zahlungspositionen. Um Zahlungen für verschiedene Ausgabenkategorien auf mehrere Positionen aufzuteilen, können Sie weitere Positionen hinzufügen, wenn Sie eine Ad-hoc-Zahlung aus der Vorlage erstellen.
Mandanten-Setup
Sie können Sicherheitsgruppen für Mitarbeiter konfigurieren, um die Bankkonten und Ausgabenkategorien einzuschränken, die diese für Ad-hoc-Zahlungen verwenden dürfen. Die Mitarbeiter können nur die Bankkonten oder Ausgabenkategorien auswählen, die für ihre Sicherheitsebene zulässig sind.
Sicherheit
Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“:
Domäne | Überlegungen |
|---|---|
Process: Ad Hoc Payee
| Hiermit können Sie Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen für Ad-hoc-Zahlungen erstellen, bearbeiten und anzeigen. Sie können Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen für Ad-hoc-Einmalzahlungen verwenden. |
Process: Ad Hoc Payee - Activate/Inactivate
| Hiermit können Sie einen Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen mit den möglichen Aktionen im Zahlungsempfänger aktivieren oder inaktivieren. |
Process: Ad Hoc Payment - Add Attachment
Process: Ad Hoc Payment - Add/Change Attachment | Hiermit können Sie Anhänge für Ad-hoc-Zahlungen in jedem Status hinzufügen oder entfernen. Benutzer können bei einer Ad-hoc-Zahlung auf eine der folgenden möglichen Aktionen zugreifen:
|
Process: Ad Hoc Payment - Access Worker
Process: Ad Hoc Payment - CORE Process: Ad Hoc Payment (NEW) Process: Ad Hoc Payment - View | Hiermit können Sie Ad-hoc-Zahlungen anzeigen, erstellen und bearbeiten.
Durch den Zugriff auf die Domäne Process: Ad Hoc Payment – Access Worker können Sie Mitarbeiter als Zahlungsempfänger auswählen, wenn Sie eine Ad-hoc-Zahlung erstellen oder bearbeiten. In der Dropdown-Liste Zahlungsempfänger können Sie den Namen des Mitarbeiters in das Feld Suche eingeben.Mit dieser Domäne können Sie Mitarbeiter auch als Zahlungsempfänger in Webservices für Ad-hoc-Zahlungen verwenden. |
Process: Ad Hoc Payment Settlement
| Hiermit können Sie Ad-hoc-Zahlungen abwickeln und zugehörige Berichte anzeigen. Sie können Schecks auch direkt mit der möglichen Aktion Scheck drucken in einer Ad-hoc-Zahlung drucken. |
Process: Ad Hoc Payment Reporting
| Hiermit können Sie folgende Berichte verwenden:
Die Domäne bietet außerdem Zugriff auf Berichtsdatenquellen und Filter, die für benutzerdefinierte Ad-hoc-Zahlungsberichte verwendet werden können. |
Set Up: Ad Hoc Payment Template
| Hiermit können Sie Vorlagen erstellen, um das Erstellen mehrerer Ad-hoc-Zahlungen mit allgemeinen Attributen zu vereinfachen. |
Geschäftsprozesse
Sie können folgende Geschäftsprozesse konfigurieren, um Ad-hoc-Zahlungen und -Vorlagen zu prüfen und zu genehmigen:
- Ad-hoc-Zahlungsereignis
- Vorlage für Ad-hoc-Zahlung
Reporting
Bericht | Überlegungen |
|---|---|
Vorlagen für Ad-hoc-Zahlung suchen
| Verwenden Sie diesen Bericht, um Ihre Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen zu suchen und zu prüfen. In den möglichen Aktionen haben Sie folgende Möglichkeiten:
|
Zahlungen suchen
| Filtern Sie nach der Zahlungskategorie Ad-hoc-Zahlung , um nach allen Ad-hoc-Zahlungen für Ihre Organisation zu suchen. |
Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen anzeigen
| Zeigt Details zu allen Empfängern von Ad-hoc-Zahlungen an, die für Ihre Organisation erstellt wurden. Sie können Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen auch mit den möglichen Aktionen im Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen aktivieren oder inaktivieren. |
Sicherheitssegment für Ausgabenkategorien für Ad-hoc-Zahlungen anzeigen
| Zeigt Sicherheitssegmente mit den Ausgabenkategorien und Ausgabenkategoriehierarchien an, die Mitarbeiter beim Erstellen von Ad-hoc-Zahlungen verwenden können. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Payees and non‑1099 Spend Categories
| Zeigt Ad-hoc-Zahlungspositionen für 1099-Zahlungsempfänger mit Nicht‑1099-Ausgabenkategorien (USA) an. Um die Zahlungsempfänger und ihre entsprechenden Zahlungen in die Steuerberichte zum Jahresende einzuschließen, mappen Sie Kategorien des 1099-Formulars mit den Ausgabenkategorien und Hierarchien.
Workday verfolgt und klassifiziert alle anderen Zahlungen mit 1099-Zahlungsempfänger als nicht kategorisiert. |
1099 Data Audit - Ad Hoc Payments with 1099 Spend Categories and non‑1099 Payees
| Zeigt Ad-hoc-Zahlungspositionen mit 1099-Ausgabenkategorien für Nicht‑1099-Zahlungsempfänger an. Um die Ad-hoc-Zahlungen und ihre zugehörigen Zahlungsempfänger in Steuererklärungen zum Jahresende einzuschließen, weisen Sie den Zahlungsempfängern als Art des Steuerformulars „1099 MISC“ oder „1099 NEC“ zu. |
Wir empfehlen, folgende Berichtsdatenquellen und -filter zu verwenden, um benutzerdefinierte Berichte zu erstellen:
Berichtsdatenquelle oder -filter | Überlegungen |
|---|---|
Datenquelle Ad Hoc Payees
| Zeigt die Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen für Ihre Organisation an. |
Datenquelle Ad Hoc Payments
| Zeigt die Ad-hoc-Zahlungen für Ihre Organisation an. Sie werden aufgefordert, die Unternehmen oder Unternehmenshierarchien einzugeben, um die Ergebnisse zu filtern. |
Datenquelle Ad Hoc Payment Lines
| Zeigt die Ad-hoc-Zahlungspositionen für Ihre Organisation an. Sie werden aufgefordert, die Unternehmen oder Unternehmenshierarchien einzugeben, um die Ergebnisse zu filtern. |
Datenquelle Ad Hoc Payment Template
| Zeigt die Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen für Ihre Organisation an. Sie werden aufgefordert, das Unternehmen, die Finanzkonten und die Reportingwährung einzugeben, um die Ergebnisse zu filtern. |
Datenquellenfilter Bank Account for Ad Hoc Payment Template
| Die Liste der Finanzkonten, die zum Filtern von Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen verwendet werden. |
Datenquellenfilter Company for Ad Hoc Payment Template
| Die Liste der Unternehmen, die zum Filtern von Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen verwendet werden. |
Datenquellenfilter Currency for Ad Hoc Payment Template
| Die Liste der Währungen, die zum Filtern von Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen verwendet werden. |
Integrationen
Sie können folgende Webservices zum massenhaften Importieren, Erstellen oder Aktualisieren von Ad-hoc-Zahlungen, Vorlagen und Empfängern von Ad-hoc-Zahlungen verwenden:
Webservice | Überlegungen |
|---|---|
Get Ad Hoc Payees
| Ruft Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen aus Workday mithilfe der angegebenen Kriterien ab. Anschließend können Sie die Zahlungsempfänger in Drittanbietersysteme exportieren. |
Put Ad Hoc Payee
| Importiert und erstellt Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen zur Verwendung für Ad-hoc-Zahlungen. |
Get Ad Hoc Payments
| Ruft Ad-hoc-Zahlungen aus Workday mithilfe der angegebenen Kriterien ab. Anschließend können Sie die Zahlungen in Drittanbietersysteme exportieren. |
Submit Ad Hoc Payment
| Fügt eine Ad-hoc-Zahlung hinzu oder aktualisiert sie. Übermittelt anschließend das Änderungsereignis über den Geschäftsprozess Ad-hoc-Zahlungsereignis zur Prüfung und Genehmigung. |
Cancel Ad Hoc Payment
| Führt einen Massenabbruch von Ad-hoc-Zahlungen aus Workday oder Nicht-Workday-Systemen durch. |
Correct Ad Hoc Payment
| Führt eine Massenkorrektur von Ad-hoc-Zahlungen durch. |
Get Ad Hoc Payment Templates
| Ruft Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen aus Workday mithilfe der angegebenen Kriterien ab. Anschließend können Sie die Vorlagen in Drittanbietersysteme exportieren. |
Put Ad Hoc Payment Template
| Importiert und erstellt Vorlagen für Ad-hoc-Zahlungen. |
Submit Ad Hoc Payment Template
| Fügt eine Vorlage für Ad-hoc-Zahlungen hinzu oder aktualisiert sie. Übermittelt anschließend das Änderungsereignis über den Geschäftsprozess Vorlage für Ad-hoc-Zahlung zur Prüfung und Genehmigung. |
Submit Ad Hoc Payment from Template
| Erstellt eine Ad-hoc-Zahlung mithilfe einer Vorlage für die Ad-hoc-Zahlung. Übermittelt sie anschließend an den Geschäftsprozess Ad-hoc-Zahlungsereignis . |
Beziehungen und Touchpoints
Sie können Ad-hoc-Zahlungen erstellen, um Zahlungen an folgende Personen zu leisten:
- Externe Mitarbeiter
- Kunden
- Fest angestellte Mitarbeiter
- Lieferanten
- Steuerbehörden
Workday bietet ein Touchpoints Kit mit Ressourcen, die Ihnen helfen, die Konfigurationsbeziehungen in Ihrem Mandanten besser zu verstehen. Weitere Informationen zum Workday Touchpoints Kit finden Sie in der Workday Community.