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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-10-03
Ad-hoc-Zahlungen erstellen

Ad-hoc-Zahlungen erstellen

  • Konfigurieren Sie das Bankkonto, damit Ad-hoc-Zahlungen möglich sind.
  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Ad-hoc-Zahlungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“.
  • Sicherheit: Folgende Domänen im funktionalen Bereich „Banking and Settlement“:
    • Process: Ad Hoc Payment (NEW)
    • Process: Ad Hoc Payment - Access Worker
    • Process: Ad Hoc Payment - Add Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment - Add/Change Attachment
    • Process: Ad Hoc Payment - CORE
    • Process: Ad Hoc Payment - View
    • Process: Ad Hoc Payee
Sie können Ad-hoc-Zahlungen erstellen, um Einmalzahlungen wie Steuerzahlungen und Entgeltzahlungen an Mitarbeiter zu leisten. Sie können diese Zahlungen für mehrere Arten von Zahlungsempfängern erstellen, einschließlich Empfängern von Ad-hoc-Zahlungen.
  1. Öffnen Sie eine der folgenden Aufgaben:
    • Ad-hoc-Zahlung erstellen
    • Ad-hoc-Zahlung erstellen aus Vorlage
  2. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Informationen zur Ad-hoc-Zahlung
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Währung
    Der Standardwert ist die Währung des Zahlungsempfängers. Wenn dem Zahlungsempfänger keine Standardwährung zugewiesen ist, verwendet Workday die Bankkontowährung.
    Wenn der Zahlungsempfänger ein Lieferant ist, muss die Währung eine vom Lieferanten akzeptierte Währung sein.
    Wechselkursgewinn oder -verlust eliminieren
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, um realisierte Wechselkursgewinne oder -verluste von Ad-hoc-Zahlungen auszuschließen.
    Beispiel: Sie überschreiben den Wechselkurs mit einem Bankkurs. Die Differenz zwischen den beiden Werten führt zu einer realisierten Journaleingabe für Wechselkursgewinne oder -verluste.
    Mit dieser Option entfernt Workday diese zusätzliche Journaleingabeposition und wendet die Differenz auf die Journaleingabe für den Aufwand oder Ertrag an.
    Standard für Steueroption
    Wird automatisch aus den Details der Unternehmensbuchhaltung vorgegeben.
    Workday gibt die Steueroption automatisch in der Position aus dem Header vor, Sie können sie jedoch auf Positionsebene überschreiben.
    Versand-an-Adresse
    Workday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Steuercodes und Überschreibungen für die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.
    Standard für Steuercode
    Wird automatisch aus dem Lieferanten vorgegeben. Wenn Sie keinen Standardsteuercode definieren oder diesen überschreiben möchten, wählen Sie einen Steuercode aus.
    Der Header-Steuercode wird in Beschaffungsdokumentpositionen automatisch vorgegeben und kann überschrieben werden.
    Zahlungsdatum
    Das Datum, das bestimmt, wann das Finanzinstitut die Zahlung verarbeitet.
    Beispiel: Wenn die Bank eine Zahlung für den Lieferanten am Freitag verarbeiten soll, geben Sie als Zahlungsdatum „Freitag“ ein. Starten Sie am Mittwoch einen Zahlungslauf, um die Zahlungsdatei einige Tage im Voraus an die Bank zu senden. In Workday lautet das Datum des Zahlungslaufs „Mittwoch“ und das Zahlungsdatum „Freitag“.
    Handling-Code
    Wählen Sie aus, wie Sie die Ad-hoc-Zahlung bearbeiten möchten.
    Sie haben folgende Möglichkeiten:
    • Gruppieren Sie Zahlungen in Zahlungsläufen.
    • Organisieren Sie Scheck- und Aviszahlungen zum Drucken in Batch-Dateien.
    • Werten Sie Ad-hoc-Zahlungen in benutzerdefinierten Berichten aus.
  3. Bei der Bearbeitung des Abschnitts
    Zahlungsdetails
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Steuerbetrag
    Wenn Sie sich für die Berechnung von Steuern entschieden haben, zeigt Workday die Summe der berechneten Steuerbeträge aus den steuerpflichtigen Positionen basierend auf dem Steuercode an, den Sie für jede Position angeben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem Register
    Steuer
     ändern.
    Wenn Sie die an den Lieferanten fällige Steuer eingeben möchten, geben Sie den Steuerbetrag für die Transaktion ein. Sie müssen mindestens eine Position mit einer Steueranwendbarkeit haben, die steuerpflichtig und für die Allokation aktiviert ist.
    Die den Positionen zugewiesene Steuer ist nur der nicht erstattungsfähige Betrag für die Transaktion und addiert sich nicht immer zu diesem Header-Betrag.
    Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, weist Workday den Steuerbetrag einer negativen oder Nullkostenposition zu.
    Frachtbetrag
    Andere Kosten
    Allozieren Sie diese Einstandskosten aus dem Header der Transaktion auf die Positionen. Fügen Sie eine Ausgabenkategorie , die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, zu mindestens einer Position hinzu – wie in der Aufgabe
    Ausgabenkategorien verwalten
     eingerichtet.
    Beispiel: Sie kaufen einen größeren Ausstattungsgegenstand und haben eine Position für den Gegenstand selbst erstellt und eine weitere für dessen Einbau.
    Dokumentlink
    Workday zeigt dieses Feld an, wenn Sie
    Ad-hoc-Zahlungsdokumentlink
     in der Aufgabe
    Externe Link-Validierung verwalten
     auswählen.
    Wenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.
    Workday validiert den Link, um sicherzustellen, dass er ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) hat, wie in der Aufgabe
    Externe Link-Validierung verwalten
     definiert. Dieser Prozess bietet zusätzliche Sicherheit, um schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.
    Wenn sich der Speicherort des externen Inhalts ändert, aktualisieren Sie die URL in Workday.
    Zahlungszweck für Ursprungsland
    Zahlungszweck für Empfängerland
    Wählen Sie Codes für Zahlungszwecke aus, die den Zweck der Zahlung angeben, wie von Banken oder lokalen regulatorischen Anforderungen im Ursprungs- oder Empfängerland gefordert.
    Workday zeigt diese Felder an, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
     aktivieren.
    Steuerzahlung
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen, wenn Sie eine Zahlung an eine Steuerbehörde leisten, damit Workday die ACH-Datei ordnungsgemäß für die Bankenintegration vorbereitet.
    Aktivieren Sie dieses Kontrollkästchen für das Vereinigte Königreich, um eine Datei für BACS im Standard 18-Format vorzubereiten.
  4. Bei der Bearbeitung des Registers
    Positionen
     sind folgende Zahlungsdetails zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Ausgabenkategorie
    Die Ausgabenkategorie verknüpft Posten mit entsprechenden Kontierungsregeln und enthält zusätzliche Details für das Reporting. Wenn Sie einen Posten auswählen, gibt Workday automatisch die dem Posten zugewiesene Kategorie vor. Diese können Sie nicht ändern.
    Steueranwendbarkeit
    Gibt an, ob die Position steuerpflichtig ist. Falls sie steuerpflichtig ist, wird außerdem die Erstattungsfähigkeit angegeben. Sie können die Steueranwendbarkeit verwenden, um Transaktionen im Reporting zu filtern. Basierend auf der Versand-an-Adresse wird sie automatisch aus der postenspezifischen Steuerregel geladen, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird sie automatisch aus dem Einkaufsposten übernommen. Andernfalls wird sie automatisch aus der Ausgabenkategorie geladen.
    Steuercode
    Wenn Steuerpflicht besteht, wird der Code automatisch aus dem
    Standard für Steuercode
     des Headers übernommen und kann überschrieben werden.
    Steuererstattungsfähigkeit
    Workday gibt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition ein. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit ändern, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb des Steuercodes an.
    Verwenden Sie die Aufgabe
    Steuererstattungsfähigkeit verwalten
    , um die Steuererstattungsfähigkeit mehrerer Steuersätze für jeden einzelnen Steuercode anzugeben.
    Steueroption
    Wählen Sie
    Selbst einbehaltene Steuer berechnen
    , wenn Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Mit dieser Option können Sie Ihre Steuerverbindlichkeit auf ein separates Hauptbuch-Konto buchen. Andernfalls wählen Sie
    An Lieferanten fällige Steuer berechnen
    , um die Steuerzahlung zu verbuchen, die an den Lieferanten oder Zahlungsempfänger geleistet wurde.
    Erweiterter Betrag
    Menge
     multipliziert mit den
    Kosten pro Einheit
     für ein ausgewähltes Element. Wenn Sie den berechneten Wert ändern, berechnet Workday die Kosten pro Einheit neu.
  5. (Optional) Wenn Sie die Steuer für eine Ad-hoc-Zahlung aktualisieren, klicken Sie auf
    Steuer aktualisieren
    , um den im Header angezeigten Steuerbetrag neu zu berechnen. Workday berechnet die Header-Steuer automatisch neu, wenn Sie diese übermitteln oder für später speichern.
  6. (Optional) Wenn Sie einen neuen Empfänger von Ad-hoc-Zahlungen elektronisch bezahlen, geben Sie die Informationen zum Bankkonto auf dem
    Register Zahlungsabwicklungskonto
     ein.
Beachten Sie beim Anzeigen der Transaktion Folgendes:
  • Das Register
    Positionsdetails
     zeigt die buchhalterische Verteilung der Einstandskostenbeträge, die den Positionen aus dem Header zugewiesen wurden, sowie den Gesamtbruttobetrag an. Der Gesamtbruttobetrag ist der erweiterte Nettobetrag zuzüglich allozierter Steuern, Frachtkosten und sonstiger Kosten. Workday verwendet den Gesamtbruttobetrag für:
    • Solleintrag der Ausgabenbuchung
    • Rückstellungen für Eingänge
    • Standardmäßige Anschaffungskosten während der Asset-Registrierung
  • Das Register
    Steuer
     zeigt den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Verteilung erstattungsfähiger und nicht erstattungsfähiger Steuerbeträge basierend auf folgenden Elementen
    • Steueranwendbarkeit
    • Steuercode
    • Steuerpflichtiger Betrag
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, um alle Ad-hoc-Zahlungen für Ihre Organisation zu prüfen. Der Bericht filtert Ad-hoc-Zahlungen nach folgenden Kriterien:
  • Unternehmen
  • Zahlungsempfänger/Zahler der Ad-hoc-Zahlung
  • Status der Ad-hoc-Zahlung
  • Transaktionsdatum der Ad-hoc-Zahlung