Lieferantenrechnungen anpassen
- Konfigurieren Sie den GeschäftsprozessLieferantenrechnungsereignisund die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Supplier Accounts“.
- Erstellen Sie Gründe für die Rechnungsanpassung in der AufgabeMaintain Invoice Adjustment Reasons.
- Um Lieferantenrechnungsanpassungen aus Retouren an Lieferanten zu erstellen, konfigurieren Sie den GeschäftsprozessRetoure an Lieferanten - Ereignismit der AktionLieferantenrechnungsanpassung erstellen aus Retourenach dem Abschlussschritt.
Um den an einen Lieferanten fälligen Betrag zu erhöhen oder zu verringern, können Sie eine Lieferantenrechnungsanpassung erstellen. Eine Anpassung ist eine neue Transaktion mit einer eigenen Dokumentnummer, die sich von der Originalrechnung unterscheidet, aber mit ihr verknüpft ist. Anpassungen sind Belastung und Gutschriften.
- (Optional) Um das Genehmigungsdatum als Buchungsdatum in Ihren Kundenrechnungen und Anpassungen zu verwenden oder um Dokumentsequenznummern nach Buchungsdatum zu sortieren, öffnen Sie die AufgabeDetails zur Unternehmensbuchhaltung bearbeitenund wählen Sie die OptionLieferantenrechnungaus derWerteliste Buchung nach Genehmigungsdatumzulassen .Sicherheit: DomäneSet Up: Company Accountingim funktionalen Bereich „Common Financial Management“
- Öffnen Sie die AufgabeLieferantenrechnungsanpassung erstellenoder wählen SieAnpassung erstellenin den möglichen Aktionen für eine Lieferantenrechnung.Wenn Sie die mögliche AktionAnpassung erstellenverwenden, verknüpft Workday die Rechnungsanpassungspositionen mit folgenden Elementen:
- Ursprünglicher Bestellauftrag.
- Eingang.
- Lieferantenrechnungsreferenz.
- Lieferantenvertrag.
Sie können Lieferantenrechnungsanpassungen aus einer einzelnen Lieferantenrechnung oder einer einzelnen Retoure erstellen. Sie können keine Positionen aus separaten Beschaffungsdokumenten referenzieren.Bei eigenständigen Lieferantenrechnungsanpassungen, die direkt in der AufgabeLieferantenrechnungsanpassung erstellenerstellt werden, werden keine Obligobuchungen aktualisiert. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsInformationen zur Rechnungsanpassungsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung Überschreibung für BuchungsdatumDas von Ihnen eingegebene Überschreibungsdatum für die Buchung muss in einer offenen Buchungsperiode liegen.Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie die AufgabeDetails zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiteneinrichten.Beispiel: Sie bieten einen Service an, erstellen die Rechnung jedoch erst in der nächsten Buchungsperiode. Sie können das Servicedatum als Überschreibungsdatum für die Buchung auswählen.KontrollgesamtbetragGeben Sie diesen ein, wenn Sie wissen, wie hoch die Gesamtanpassung ist. Dieser Betrag stellt sicher, dass die berechnete Summe im FeldGesamtanpassungsbetragder Kontrollsumme entspricht.SteueroptionWorkday lädt diesen Wert automatisch aus den Details zur Unternehmensbuchhaltung.Workday gibt die Steueroption automatisch in der Position aus dem Header vor, Sie können sie jedoch auf Positionsebene überschreiben.Versand-an-AdresseWorkday verwendet diese Adresse bei der Evaluierung von Steuerregeln, um Steuercodes und Überschreibungen für die Steueranwendbarkeit für die Transaktionspositionen zu bestimmen.SteuerbetragWenn Sie sich für die Berechnung von Steuern entschieden haben, zeigt Workday die Summe der berechneten Steuerbeträge aus den steuerpflichtigen Positionen basierend auf dem Steuercode an, den Sie für jede Position angeben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem RegisterSteuerändern.Wenn Sie die an den Lieferanten fällige Steuer eingeben möchten, geben Sie den Steuerbetrag für die Transaktion ein. Sie müssen mindestens eine Position mit einer Steueranwendbarkeit haben, die steuerpflichtig und für die Allokation aktiviert ist.Die den Positionen zugewiesene Steuer ist nur der nicht erstattungsfähige Betrag für die Transaktion und addiert sich nicht immer zu diesem Header-Betrag.Wenn Sie einen negativen Wert eingeben, weist Workday den Steuerbetrag einer negativen oder Nullkostenposition zu.QuellensteuerbetragWorkday berechnet die Quellensteuer aus den Rechnungspositionen, wenn die Steuerbeträge zum Rechnungszeitpunkt einen Realisierungspunkt haben.Die Summe enthält keine Steuerbeträge, die zum Zeitpunkt der Zahlung einen Realisierungspunkt haben. Wenn Sie diesen berechneten Betrag überschreiben möchten, können Sie die berechnete Steuer nach Steuersatz auf dem RegisterSteuerändern.FrachtbetragAndere KostenAllozieren Sie diese Einstandskosten aus dem Header der Transaktion auf die Positionen. Fügen Sie eine Ausgabenkategorie , die für die Allokation von Fracht- und anderen Kosten auswählbar ist, zu mindestens einer Position hinzu – wie in der AufgabeAusgabenkategorien verwalteneingerichtet.Beispiel: Sie kaufen einen größeren Ausstattungsgegenstand und haben eine Position für den Gegenstand selbst erstellt und eine weitere für dessen Einbau.Einstandskosten in SteuerAktivieren Sie diese Option, um die Beträgevon "Frachtbetrag"und"Andere Kosten"in die Gesamtsteuerberechnung einzuschließen. Um diese Beträge einzuschließen, müssen Sie außerdem Folgendes ausführen:- Wählen Sie alsStandardsteueroptionentweder"Selbst einbehaltene Steuer berechnen"oder"An Lieferanten fällige Steuer berechnen"aus.
- Schließen Sie eine oder mehrere Anpassungspositionen mit einerAusgabenkategorieein, die für die Allokation von Frachtkosten, anderen Kosten oder beidem konfiguriert ist.
- Konfigurieren Sie eineSteueranwendbarkeitfür die steuerpflichtigen Positionen.
Öffnen Sie die AufgabeOptionen für Lieferantenkonto bearbeiten, um das Kontrollkästchen standardmäßig zu aktivieren, wenn Sie Rechnungsanpassungen für bestimmte Unternehmen erstellen.Worktag-Split-VorlageWählen Sie basierend auf dem Unternehmen eine Vorlage aus, die für alle neuen Positionen in der Rechnung übernommen werden soll.Workday gibt die Vorlage nicht in vorhandenen Positionen mit einem erweiterten Betrag vor, wenn Sie eine Änderung vornehmen oder andere Vorlagen im Header auswählen.Um Worktag-Split-Vorlagen für Lieferantenrechnungen einzurichten, öffnen Sie die AufgabeWorktag-Split-Vorlage erstellen. - Bei der Bearbeitung des AbschnittsInformationen zur Rechnungsanpassung - Referenzsind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung ReferenzrechnungSie können eine eigenständige Lieferantenrechnungsanpassung erstellen und eine der beiden folgenden Aktionen durchführen:- Belassen Sie den Wert leer.
- Wählen Sie einen Wert aus, wenn diese Anpassung für eine bestimmte Rechnung gilt.
Zahlungszweck für UrsprungslandWählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung sendet, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financialsaktivieren.Zahlungszweck für EmpfängerlandWählen Sie einen Code für den Zahlungszweck aus, wenn für das Land, das diese Rechnungszahlung erhält, ein Code für den Zweck erforderlich ist. Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie Codes für Zahlungszwecke in der AufgabeMandanten-Setup bearbeiten - Financialsaktivieren.Bank-Routing-CodeWählen Sie einen Bank-Routing-Code aus, der mit einem Bankkonto verknüpft ist, von dem Zahlungen für Ihre Rechnungsanpassung abgewickelt werden sollen.Um die Werteliste zu aktivieren, müssen Sie mindestens eine Bank-Routing-Regel konfigurieren, die einen aktiven Bank-Routing-Code verwendet. Siehe Bank-Routing-Codes einrichten.GesperrtWählen Sie diese Option, um die Abwicklung dieser Anpassung zu sperren.Wenn die Zahlungsbedingungen einen Skonto enthalten, wird dasSkontodatumangezeigt.Externe BestellauftragsnummerGeben Sie hier den entsprechenden Wert für Bestellaufträge ein, die Workday nicht generiert hat.Art der gesetzlichen RechnungWählen Sie hier eine Option aus, wenn Sie Ihre Lieferantenrechnungen mithilfe von Rechnungsarten gemäß den behördlichen Anforderungen kategorisieren. - Bei der Bearbeitung des RegistersAnpassungspositionensind folgende Informationen zu beachten:
Option Bezeichnung GeschäftsdokumentSie können den ursprünglichen Bestellauftrag oder Lieferantenvertrag und die ursprüngliche Lieferantenrechnung für die Anpassungsposition anzeigen.Klicken Sie aufAbgleich, um eine Zusammenfassung aller mit der Anpassung verknüpften Dokumentpositionen anzuzeigen, einschließlich:- Belege
- Retouren
- Andere Rechnungen und Anpassungen im Zusammenhang mit dem Ursprungsdokument
Workday unterstützt die Allokation auf Positionsebene von der Lieferantenrechnungsanpassung bis zu Beschaffungsdokumenten.SteueranwendbarkeitGibt an, ob die Position steuerpflichtig ist. Falls sie steuerpflichtig ist, wird außerdem die Erstattungsfähigkeit angegeben. Sie können die Steueranwendbarkeit verwenden, um Transaktionen im Reporting zu filtern. Basierend auf der Versand-an-Adresse wird sie automatisch aus der postenspezifischen Steuerregel geladen, zuerst nach Einkaufsposten und dann nach Ausgabenkategorie. Wenn keine Übereinstimmung gefunden wird, wird sie automatisch aus dem Einkaufsposten übernommen. Andernfalls wird sie automatisch aus der Ausgabenkategorie geladen.SteuercodeWenn Steuerpflicht besteht, wird der Code automatisch aus demStandard für Steuercodedes Headers übernommen und kann überschrieben werden.Art des SteuererfassungsdatumsWählen Sie die Art des Steuererfassungsdatums für die Rechnungsposition und geben Sie ein Steuererfassungsdatum an, wenn die ArtWaren-/Servicelieferungsdatumist. Workday füllt die Art des Steuererfassungsdatums mitRechnungs-/Anpassungsdatumaus, es sei denn, Sie wählenMwSt auf Zahlungfür ein Unternehmen. Wenn Sie das KontrollkästchenMwSt auf Zahlungaktivieren bei der AufgabeSteuerdetails für Unternehmen bearbeiten, legt Workday die Art des Steuererfassungsdatums alsZahlungsdatumfest.SteuererstattungsfähigkeitWorkday lädt den erstattungsfähigen Prozentsatz basierend auf der angegebenen Steueranwendbarkeit und dem Steuercode automatisch in die Transaktionsposition. Sie können diese Auswahl überschreiben. Wenn Sie die Steuererstattungsfähigkeit angeben, wendet Workday den erstattungsfähigen Prozentsatz und die Allokationsmethode auf den Steuerbetrag für Steuersätze innerhalb eines Steuercodes an.SteueroptionWählen SieSelbst einbehaltene Steuer berechnen, wenn Lieferanten oder Zahlungsempfänger keine Steuern erheben. Mit dieser Option können Sie Ihre Steuerverbindlichkeit auf ein separates Hauptbuch-Konto buchen. Andernfalls wählen SieAn Lieferanten fällige Steuer berechnen, um die Steuerzahlung zu verbuchen, die an den Lieferanten oder Zahlungsempfänger geleistet wurde.Erweiterter BetragFür Nullkostenpositionen benötigen Sie mindestens einen weiteren Positionsposten, der denGesamtanpassungsbetraggrößer als Null macht. Wenn Sie Nullkostenpositionen erstellen, weist Workday Folgendes zu:- DenSteuerbetragauf eine einzelne Nullkostenposition, wenn andere Positionen keine Steueranwendbarkeit angeben.
- Betrag aus den FeldernFrachtbetragundAndere Kostenin die letzte Nullkostenposition der Rechnung.
WorktagsVerwenden Sie Worktags als Schlüsselwörter, um Transaktionen einfacher zu klassifizieren und zu finden. Konfigurieren Sie die zulässigen Worktag-Arten in der AufgabeVerwendung von Worktags verwalten. Wenn Sie eine Worktag-Art mit zugehörigen Worktags auswählen, lädt Workday in Transaktionen automatisch die zugehörigen Worktag-Werte.Worktag-Split-VorlageWorkday lädt das Feld aus der Header-Vorlage, wenn Sie eine neue Position erstellen.Sie können eine neue Vorlage auswählen oder sie basierend auf dem Unternehmen in der Position überschreiben. - Klicken Sie aufÜbermitteln.
- Workday generiert eine Rechnungsanpassungsnummer für die Anpassung und initiiert den GeschäftsprozessLieferantenrechnungsereigniszur Transaktionsprüfung und -genehmigung.
- Sie können bestimmte Felder in nicht gezahlten genehmigten Lieferantenrechnungen aktualisieren, ohne den Prozess für die erneute Genehmigung auszulösen, indem Sie folgende Aufgaben verwenden:
- Genehmigte Rechnung ändernin den möglichen Aktionen für eine Rechnung, die genehmigt, aber noch nicht gezahlt ist
- Massenänderung von genehmigten Lieferantenrechnungen
- Sie können eine Lieferantenrechnungsanpassung abbrechen, wenn Sie noch keine Zahlungen angewendet oder abgebrochen haben.
- Um eine Lieferantenrechnungsanpassung für die Zahlung nicht verfügbar zu machen, wählen SieFür Zahlung sperrenin den möglichen Aktionen für die Lieferantenrechnungsanpassung.
- Wenn Sie Aktivitäts-Streams für Workday-Objekte aktivieren, verwenden Sie den BerichtLieferantenrechnungen suchen, um Ihre Lieferantenrechnungsanpassung anzuzeigen und Kommentare in den Aktivitäts-Stream einzugeben.
- Wenn Sie eine vorhandene Lieferantenrechnungsanpassung in eine Lieferantenrechnung konvertieren möchten, verwenden Sie die mögliche AktionIn Lieferantenrechnung konvertieren. Diese Aktion bricht die Lieferantenrechnungsanpassung ab und generiert eine neue Lieferantenrechnung.