Zum Hauptinhalt wechseln
Dokumentation
Dokumentation
Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2025-03-14
Kundenrechnungen erstellen

Kundenrechnungen erstellen

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  • Um die Rechnung an einen angegebenen Genehmiger weiterzuleiten, konfigurieren Sie die Sicherheitsgruppe „Genehmiger“ in den Schritten „Genehmigung“ und „Prüfung“ des Geschäftsprozesses
    Kundenrechnungsereignis
     .
  • Wenn Sie Rechnungsarten verwenden, konfigurieren Sie die Arten der gesetzlichen Rechnungen nach Land.
  • Wenn Sie lückenlose Rechnungsnummern verwenden, konfigurieren Sie Sequenzgeneratorregeln und aktivieren die Funktion für eine lückenlose Sequenzierung.
  • Konfigurieren Sie Intercompany-Profile für Intercompany-Transaktionen. Siehe: Intercompany-Profile definieren.
  • Sicherheit:
    Domäne Process: Customer Invoice - Core
     und
    Reports: Customer Invoice Referenced Attachments - Supplier Invoice
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
Mit einer Kundenrechnung können Sie ein Verkaufsereignis erfassen und Buchungen von Forderungen erstellen. Sie können eine Kundenrechnung erstellen für:
  • Warensendung.
  • Servicelieferung.
  • Fakturierungszeitplan
  • Projekte, Abonnements oder Zugehörigkeiten.
  1. Öffnen Sie die Aufgabe
    Kundenrechnung erstellen
     .
  2. Bei der Bearbeitung der
    Informationen zur Rechnung
    sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Das Unternehmen ist der Eigentümer der Rechnung. Sie können es als Parameter verwenden, um den Standard für die Quellensteuer zuzuweisen.
    Rechnung-von-Adresse
    Versand-von-Adresse
    Workday zeigt diese Wertelisten nur an, wenn Sie in der Aufgabe
    Optionen für Kundenkonto bearbeiten
     die Optionen für Rechnung-von- und Versand-von-Adresse für das Rechnungsunternehmen aktiviert haben.
    Workday gibt automatisch folgende Werte vor:
    • Rechnung-von-Adresse, wenn aktuell die bevorzugte Adresse des Unternehmens für die Fakturierung verwendet wird
    • Eine Versand-von-Adresse, wenn die bevorzugte Adresse des Unternehmens derzeit für den Versand verwendet wird.
    Beachten Sie Folgendes:
    • Wenn Sie das Unternehmen entfernen, blendet Workday die Wertelisten aus.
    • Wenn Sie das Unternehmen ändern, füllt Workday die Wertelisten basierend auf den neuen Unternehmenskonfigurationen neu aus.
    • Wenn Sie die Adresse bearbeiten, die in der Werteliste „Rechnungs-von-Adresse“ oder „Versand-von-Adresse“ im Unternehmensprofil angezeigt wird, füllt Workday die Wertelisten basierend auf der neuen Adresse neu aus.
    Customer
    Durch Ihre Kundenauswahl werden andere Rechnungsinformationen basierend auf der Kundendefinition ausgefüllt, z. B. Steuercode, Zahlungsbedingungen und Zahlungsart. Für Zuwendungen können Sie in diesem Feld einen Sponsor anstelle eines Kunden auswählen.
    Rechnungsdatum
    Workday verwendet dieses Datum, um die Rechnung in die erste offene Hauptbuch-Periode zu buchen. Wenn Workday keine offene Hauptbuch-Periode findet, wird der Rechnungsstatus auf
    Fehler
    gesetzt.
    Buchungsdatum
    Das Buchungsdatum, das Sie eingeben, muss in einer aktuellen oder einer vorherigen offenen Buchungsperiode liegen. Beispiel: Sie bieten einen Service an, erstellen die Rechnung jedoch erst in der nächsten Buchungsperiode. Dann können Sie das Servicedatum als Buchungsdatum auswählen.
    Je nachdem, wie Sie die Unternehmensbuchhaltung konfigurieren, kann das Buchungsdatum optional oder erforderlich sein.
    Dieses Datum entspricht standardmäßig dem
    Rechnungsdatum
     . Sie können es auch für folgende Verwendung konfigurieren:
    • Genehmigungsdatum
       durch Öffnen der Aufgabe
      Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
       .
    • Nachträgliche Buchung
       , indem Sie die Aufgabe
      Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
       öffnen und die
      Werteliste Nachträgliche Buchung
       zulassen auf
      Kundenrechnung
      setzen.
    Art der gesetzlichen Rechnung
    Wählen Sie eine länderspezifische Art der gesetzlichen Rechnung aus, wenn Sie Rechnungsarten verwenden, um Ihre Rechnungen entsprechend den behördlichen Anforderungen zu kategorisieren.
    Das Feld wird nur angezeigt, wenn Sie eine gesetzliche Rechnung für das Unternehmen in einem bestimmten Land konfiguriert haben.
    Rechnungsart
    Wenn Sie die Aufgabe
    Edit Customer Invoice Layout Rule
     so konfiguriert haben, dass das Layout nach Rechnungsart variieren soll, kann Ihre Auswahl das Rechnungslayout bestimmen. Beispiel: Sie möchten, dass Projektrechnungen ein anderes Layout haben als Warenrechnungen.
    Rechnung-an-Adresse
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie einen Kunden eingeben. Workday füllt dieses Feld automatisch mit der primären Geschäftsadresse aus dem Register
    Adressen und Kontakte
    Kontaktdaten
     des Kundenprofils aus. Wenn Sie keine primäre Geschäftsadresse definieren, bleibt dieses Feld leer.
    Rechnung-an-Kontakt
    Dieses Feld wird mit den Daten aus dem Register
    Adressen und Kontakte
    Kundenkontakte
     des Kundenprofils ausgefüllt. Wenn Sie hier keinen Standard für den Rechnung-an-Kontakt definieren, bleibt dieses Feld leer.
    Diese Kontakte sind die E-Mail-Empfänger für Kundenrechnungen.
    Sie können die Standards mit anderen Optionen in der Werteliste überschreiben, falls verfügbar.
    Versand-an-Kunde
    Versand-an-Adresse
    Diese Felder werden nur angezeigt, wenn der Rechnungskunde
    Versand-an-Geschäftsverbindungen
     in der
    Verbindungsübersicht
     im Kundenprofil eingestellt hat.
    Sobald Sie einen Versand-an-Kunden ausgewählt haben, zeigt die Werteliste
    Versand-an-Adresse
     alle Versandadressen aus dem Register
    Kontaktdaten
     des Versand-an-Kunden an, für die Folgendes gilt:
    • Das Gültigkeitsdatum muss am oder vor dem aktuellen Datum liegen.
    • Sie müssen Zugriff darauf haben.
    Workday wendet die
    Versand-an-Adresse
     zusammen mit der Steuerregel für das Zielland als Standardsteueranwendung an. Wenn keine Adresse die Verwendung „Versand“ hat, gibt die Werteliste die primäre Geschäftsadresse zurück.
    Dieses Feature ist nicht auf Sponsoren anwendbar.
    Zugehörige Rechnungen
    In der Werteliste werden alle gutgeschriebenen Rechnungen angezeigt, für die es noch keine Neufakturierung für diese Kombination aus Unternehmen und Kunde gibt. Sie können jeweils nur eine Rechnung auswählen.
    Anpassungen
    Wird angezeigt, wenn Sie
    bei Zugehörige Rechnung
    eine Auswahl treffen. Dieses Feld enthält die entsprechende Anpassungsgutschrift für die zugehörige Rechnung.
  3. Bei der Eingabe in das Feld
    Weitere Informationen
     für die Rechnung sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Fakturierbares Projekt
    (Optional) Wählen Sie ein fakturierbares Projekt aus, das mit dem Unternehmen oder Kunden verknüpft ist. Workday füllt das Feld
    Worktags
    im Header automatisch mit den Worktags für das Projekt aus. Workday füllt auch das Feld
    Fakturierbares Projekt
     in der Rechnungsposition automatisch aus.
    Wenn Sie dieses Feld leer lassen, können Sie eine Rechnung mit mehr als einem Projekt auf Rechnungspositionsebene verknüpfen.
    Referenzart
    Wählen Sie eine Referenzart basierend auf der Anforderung des Landes aus, in dem Sie geschäftlich tätig sind.
    Workday zeigt dieses Feld dynamisch an, wenn sich die Adresse des Unternehmens und die Rechnung-an-Adresse des Kunden beide in einem der folgenden Länder befinden:
    • Boleto Bancário (Brazil)
    • GBPY (Australien)
    • ESR (Schweiz)
    • FIK-Nummer (Dänemark)
    • KID-Nummer (Norwegen)
    • OCR-Nummer (Schweden)
    • OGM-VCS (Belgien)
    • Viewnumber (Estland)
    • Visitenumero (Finnland)
    Referenznummer
    Wenn Sie eine internationale Referenzart auswählen, müssen Sie auch eine
    Referenznummer
    eingeben.
    Fälligkeitsdatum
    Workday berechnet dieses Datum automatisch basierend auf dem Rechnungsdatum und den Zahlungsbedingungen. Sie können dieses Datum manuell überschreiben, indem Sie ein neues Datum in das Feld
    Überschreibung für "Fällig am"
     eingeben.
    Dokumentlink
    Wenn Sie Dokumente oder Bilder in einem externen Repository speichern, geben Sie die URL zu diesem Speicherort ein. Sobald Sie die Transaktion gespeichert haben, zeigt Workday die URL als Live-Hyperlink zum Bild an. Genehmiger können auf dieses Dokument verweisen, bevor sie die Transaktion genehmigen.
    Workday validiert den Link, um sicherzustellen, dass er ein gültiges URI-Muster (Uniform Resource Identifier) hat, wie von Ihrem Sicherheitsadministrator definiert. Dieser Prozess bietet zusätzliche Sicherheit, um schädliche Inhalte in externen Links zu vermeiden.
    Um eine gültige URI hinzuzufügen, legen Sie die
    Linkart
     in der Aufgabe
    Maintain External Link Validation
     auf
    Customer Invoice Document Link
    fest. Wenn sich der Speicherort des externen Inhalts ändert, stellen Sie sicher, dass Sie die URL in Workday aktualisieren.
  4. Bei der Bearbeitung der
    Betragsinformationen
    sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Currency
    Wenn Sie im Kundenprofil eine bestimmte Währung definiert haben, füllt Workday das Feld automatisch mit der zugewiesenen Währung aus.
    Sie haben die Möglichkeit, diese in jede beliebige akzeptierte Währung zu ändern.
    Zugeordneter Vorauszahlungsbetrag
    Listet den Betrag auf, der dieser Rechnung bereits zugeordnet wurde. Dieser Betrag ist der Vorauszahlungsbetrag, der mit den im Fakturierungszeitplan erstellten Ratenrechnungen verrechnet wird. Workday bucht den Vorauszahlungsbetrag automatisch und erstellt einen negativen Betrag in der Rechnungsposition.
    Name der Steuersoftware
    Wird angezeigt, wenn Sie eine Drittanbieter-Steuersoftware mit der Nicht-Reporting-Option für das Rechnungsunternehmen konfigurieren. Siehe: Konzept: Integrationen von Drittanbieter-Steuersoftware.
    Steuerbetrag
    Der Gesamtsteuerbetrag für die Kundenrechnung, der entweder von Workday berechnet oder aus einer Drittanbieter-Steuersoftware-Integration importiert wird.
    Abzüglich Quellensteuerbetrag
    Berechnet, wann der
    Quellensteuercode
     den
    Realisierungspunkt Rechnung
    hat
    .
    Standard für Steuercode
    Wird angezeigt, wenn Sie keine Drittanbieter-Steuerintegration für das Rechnungsunternehmen konfigurieren.
    Sie können einen Steuercode auswählen, den Workday in der Überschreibung von Rechnungspositionen übernehmen soll. Sie können den Standard für den Steuercode, den Workday vorgibt, auch aus Ihrer Steuerkonfiguration und Ihren Rechnungsinformationen überschreiben.
    Bei Rechnungen ohne Versand-an-Kunden lädt Workday automatisch den Steuercode des Rechnung-an-Kunden.
    Wenn Sie einen Versand-an-Kunden und eine Adresse auswählen, wendet Workday den Steuercode aus der Standard-Transaktionssteuerregel für das Zielland an.
    Sie können Ausnahmeregeln konfigurieren, um die Standardauswahl für Unternehmen und Kunden in Kundenrechnungen zu überschreiben.
    Steuer aktualisieren
    Wird angezeigt, wenn Sie keine Drittanbieter-Steuerintegration für das Rechnungsunternehmen konfigurieren.
    Klicken Sie hier, um Steuern neu zu berechnen. Wenn Sie auf
    Übermitteln
     klicken, werden die Steuern ebenfalls berechnet.
  5. Bei der Bearbeitung des
    Registers Rechnungspositionen
     sind folgende Informationen zu beachten:
    Option Bezeichnung
    Unternehmen
    Wenn Sie Intercompany-Transaktionen aktivieren, haben Sie mehr als eine Auswahlmöglichkeit.
    Verkaufsposten
    Wenn Sie einen Verkaufsposten auswählen, füllt Workday einige der anderen Felder basierend auf der Definition des Verkaufspostens automatisch aus.
    Workday füllt automatisch bis zu fünf Empfehlungen für Verkaufsposten im
    Wertelistenfilter Empfohlen
     aus, wenn Sie Machine Learning-Empfehlungen für
    Verkaufsposten
     in der Aufgabe
    Machine Learning-Wertelistenempfehlungen verwalten
     aktivieren.
    Warencode
    Um Optionen in dieser Werteliste anzuzeigen, konfigurieren Sie zuerst Warencodearten und fügen Sie Warencodes hinzu. Siehe Schritte: Warencodes erstellen.
    Sie können nur einen aktiven Code pro Warencodeart auswählen.
    Ertragskategorie
    Die Ertragskategorie verknüpft Posten mit den entsprechenden Buchungsregeln, die das Buchhaltungsverhalten steuern. Außerdem werden weitere Details für das Reporting angezeigt.
    Wenn Sie einen Verkaufsposten auswählen, füllt Workday dieses Feld automatisch aus.
    Workday füllt automatisch bis zu fünf Empfehlungen für Ertragskategorien im Wertelistenfilter
    Empfohlen
     aus, wenn Sie Machine Learning-Empfehlungen für die
    Ertragskategorie
     in der Aufgabe
    Machine Learning-Wertelistenempfehlungen verwalten
     aktivieren.
    Preis pro Einheit
    Wird aus dem Verkaufsposten geladen. Wenn sich die Währungen für den Verkaufsposten und die Rechnung unterscheiden, rechnet Workday diesen Wert automatisch in die Währung der Rechnung um.
    Workday verwendet den aktuellen Währungsumrechnungskurs, der in Ihrem Mandanten definiert ist.
    Freigegeben in Rechnungspositionen
    Die Rechnungspositionen, die freigegebene Einbehaltsbeträge in einer Kundenrechnung beschreiben. Siehe: Schritte: Einbehalt für Kundenrechnungen erstellen.
    Erweiterter Betrag
    Die Menge multipliziert mit dem Preis pro Einheit. Für Verkaufsposten mit einem Preismodell für Massenware verwendet Workday folgende Berechnung: (Preis pro Einheit x Menge)/Menge für Preis pro Einheit = Erweiterter Betrag.
    Wenn Sie für vorausbezahlte Rechnungen einen Betrag eingeben, der größer ist als die eingegangenen Vorauszahlungen, hindert Workday Sie daran, die Rechnung zu erstellen.
    Vertragsposition
    Wenn Sie die Rechnung aus einem Vertrag oder einem Projekt generieren, stellt Workday verschiedene Optionen für die Vertragspositionsart zur Verfügung. Der Fakturierungs- und Ertragszyklus wird hierdurch gesteuert.
    Abgegrenzter Ertrag
    Bei Rechnungen, die mit einem Vertrag verknüpft sind, aktiviert Workday das Kontrollkästchen automatisch, wenn in der zugehörigen
    Vertragsposition
    abgegrenzter Ertrag vorhanden ist.
    Workday aktiviert das Kontrollkästchen auch dann automatisch, wenn für den
    Verkaufsposten
     ein abgegrenzter Ertrag vorhanden ist.
    Vorlage für Zeitplan für Ertragsrealisierung
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie das Kontrollkästchen
    Abgegrenzter Ertrag
     für die Rechnungsposition aktivieren. Wählen Sie eine Option, um die Position mit einer vorhandenen
    Vorlage für Zeitplan für Ertragsrealisierung
     zum Generieren von Raten zu verknüpfen.
    Versand-von-Adresse
    Workday zeigt diese Werteliste an, wenn Sie in der Aufgabe
    Optionen für Kundenkonto bearbeiten
     die Optionen für Rechnung-von- und Versand-von-Adresse für das Rechnungsunternehmen aktiviert haben.
    Workday gibt die Versand-von-Adresse automatisch vor, wenn aktuell die bevorzugte Adresse des Rechnungspositionsunternehmens für den Versand verwendet wird.
    Beachten Sie Folgendes:
    • Wählen Sie dasselbe Unternehmen im Abschnitt
      Informationen zur Rechnung
       aus und unter
      Rechnungspositionen
      lädt Workday dieselbe Versand-von-Adresse.
    • Wenn Sie die Versand-von-Adresse aus dem Abschnitt
      Informationen zur Rechnung
       entfernen, füllt Workday für jede neue Rechnungsposition, die Sie hinzufügen, eine leere
      Werteliste Versand-von-Adresse
      aus.
    • Entfernen Sie das Unternehmen aus
      Rechnungspositionen
      . Workday blendet die Werteliste aus.
    • Wenn Sie das Rechnungspositionsunternehmen ändern, füllt Workday die Werteliste basierend auf den neuen Unternehmenskonfigurationen neu aus.
    Versand-an-Kunde und
    Versand-an-Adresse
    Für jede Rechnungsposition können Sie den Versandkunden und die entsprechende Adresse in eine beliebige Verbindung ändern, die Sie in der
    Verbindungsübersicht
     für einen bestimmten Kunden definieren.
    Die Versand-an-Adressen, die in der Werteliste angezeigt werden, stammen vom Versand-an-Kunden.
    Wenn Sie segmentierte Sicherheit anwenden, werden die Versand-an-Kunden und -Adressen nur für Benutzer mit Zugriff auf die Kunden angezeigt.
    Wenn Sie eine
    Vertragsposition
     in der Rechnungsposition referenzieren, löscht Workday den Versand-an-Kunden und die Versand-an-Adresse aus dieser Position.
    Dieses Feature ist nicht auf Sponsoren anwendbar.
    Steueranwendbarkeit
    Gibt an, ob die Rechnungsposition steuerpflichtig ist oder nicht. Wenn Sie die Steueranwendbarkeit als Teil einer Steuerregel für einen Verkaufsposten konfigurieren, füllt Workday dieses Feld automatisch aus. Wenn mit dem Posten keine Anwendbarkeit verknüpft ist, wendet Workday die Steuerregel für das Zielland an. Wenn Sie keine Steuerregeln für Verkaufsposten und Land konfiguriert haben, lädt Workday automatisch die Steueranwendbarkeit aus dem Verkaufsposten oder der Ertragskategorie.
    Wenn Sie Drittanbietersteuer für das Rechnungsunternehmen aktivieren, gibt Workday bei Ausführung der Integration die Steueranwendbarkeit vor.
    Steuercode
    Workday lädt den Wert für den Steuercode aus dem Rechnungs-Header. Sie können diesen Wert manuell oder durch folgende Auswahl überschreiben:
    • Verkaufsposten
       , für den ein Steuercode vorhanden ist.
    • Versand-an-Kunde
       und
      Versand-an-Adresse
       in der Rechnungsposition. Diese Felder werden nur angezeigt, wenn der Rechnung-an-Kunde
      Versand-an-Geschäftsverbindungen
       in der
      Verbindungsübersicht
       für den Kunden konfiguriert hat.
    Wenn Sie keine
    Verbindungsübersicht
     oder Transaktionssteuerregeln für ein Land konfiguriert haben, lädt Workday automatisch den Steuercode aus dem
    Rechnung-an-Kunden
    .
    Wenn Sie Drittanbietersteuer für das Rechnungsunternehmen aktivieren, gibt Workday bei Ausführung der Integration den Steuercode vor.
    Berechneter Steuerbetrag
    Zeigt den Steuerbetrag an, der von einem Drittanbieter-Steuerintegrationsservice berechnet wurde, wenn Sie die Option ohne Reporting konfigurieren.
    Workday gibt den berechneten Steuerbetrag vor, wenn die Integration der Drittanbietersteuer ausgeführt wird.
    Quellensteuercode
    Sie können aus Steuercodes auswählen, die die Realisierungspunkte
    Rechnung
     oder
    Selbsteinbehalt bei Kundenrechnung
    haben. Workday füllt dieses Feld automatisch aus, wenn Sie Quellensteuercodes in folgenden Regeln konfigurieren:
    • Quellensteuerregel für Land
    • Quellensteuerregel für Posten
    Wenn Sie die Quellensteuer von Drittanbietern für das Rechnungsunternehmen aktivieren, füllt Workday bei der Ausführung der Integration den Quellensteuercode aus.
    Sie können keinen Quellensteuercode auswählen, wenn Sie eine Drittanbieter-Steuerintegration mit der Option ohne Reporting für das Rechnungsunternehmen konfigurieren. Siehe: Konzept: Integrationen von Drittanbieter-Steuersoftware.
    Art des Steuererfassungsdatums
    Wählen Sie die Art des Steuererfassungsdatum für die Rechnungsposition. Workday erfordert die Art des Steuererfassungsdatums, wenn Sie einen
    Transaktionssteuercode
     in einer Rechnungsposition angeben.
    • Um dieses Feld anzuzeigen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen
      Konfiguration des Steuererfassungsdatums für Transaktionssteuern
       aktivieren in der Aufgabe
      Mandanten-Setup bearbeiten - Financials
       .
    • Workday füllt die Art des Steuererfassungsdatums automatisch mit
      dem Rechnungs-/Anpassungsdatum
       aus und verwendet die reguläre Transaktionssteuer.
    • Wenn Sie das Kontrollkästchen
      MwSt auf Zahlung
       in der Aufgabe
      Steuerdetails für Unternehmen bearbeiten aktivieren
       , macht Workday automatisch Folgendes:
      • Setzt die Art des Steuererfassungsdatums auf
        Zahlungsdatum
      • Verwendet die Transaktionssteuer in Zahlungen.
    Steuererfassungsdatum
    Geben Sie ein Steuererfassungsdatum ein, um die Steuerperiode der Transaktion zu bestimmen.
    Dieses Feld wird angezeigt, wenn Sie
    Waren-/Servicelieferungsdatum
     als Art des Steuererfassungsdatums auswählen.
    Worktags
    Fügen Sie der Rechnungsposition Worktags hinzu, um:
    • Erleichtern Sie die Suche.
    • Machen Sie den geschäftlichen Anlass deutlich.
    • Aktivieren Sie mehrdimensionales Reporting.
    Die zugehörigen Worktags werden aus den in der Rechnung ausgewählten Daten übernommen. Wenn zugehörige Worktags derselben Art sowohl in Verkaufsposten als auch Ertragskategorien vorhanden sind, hat das Worktag aus dem Verkaufsposten Vorrang, da es spezifischer ist. Der aktuellste Standard für eine Worktag-Art überschreibt alle vorherigen Werte.
    Für Intercompany-Transaktionen fügt Workday automatisch das Worktag
    Verbundenes Intercompany-Unternehmen
     hinzu, damit Sie Ertrag und Aufwand zwischen Intercompany-Unternehmen verfolgen können.
    Fakturierbares Projekt
    Muss mit dem fakturierbaren Projekt im Header übereinstimmen, falls Sie eins ausgewählt haben. Andernfalls können Sie verschiedene fakturierbare Projekte mit verschiedenen Rechnungspositionen verknüpfen.
    Sie können auch die
    Phase
     und
    die Aufgabe
     für das Projekt auswählen, denen die Transaktion zugeordnet werden soll. Wenn Sie eine Rechnungsposition mit einer Vertragsposition verknüpfen, müssen alle Phasen und Aufgaben mit den Phasen und Aufgaben in der Vertragsposition übereinstimmen.
  6. (Optional) Verwenden Sie das Register
    Steuer
     , um eine Zusammenfassung aller Steuercodes und ihrer Anwendbarkeit, wie in den Rechnungspositionen angegeben, zu prüfen.
    Wenn mehrere Positionen denselben Steuercode verwenden, werden diese auf diesem Register konsolidiert und der steuerpflichtige Gesamtbetrag wird angezeigt.
    Zur Aktualisierung dieses Registers klicken Sie auf
    Steuer aktualisieren
     im Abschnitt
    Betragsinformationen
     des Rechnungs-Headers, um die Steuerinformationen aus den Rechnungspositionen zu laden.
  7. (Optional) Geben Sie Wechselkursüberschreibungen auf dem Register
    Wechselkurs
     ein.
    Für Rechnungen in Fremdwährung können Sie den Umrechnungskurs an Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen. Workday zeigt die Änderungen im Feld
    Gültiger Wechselkurs
     an. Der Wert in diesem Feld ist der historische Kurs, der von Ertragsrealisierungsbuchungen zur Umrechnung von Ratenbeträgen in die Hauptbuch-Währung verwendet wird. Alle Überschreibungen, die Sie eingeben, triggern die Aktivierung des Kontrollkästchens
    Kursüberschreibung
     .
    Option Bezeichnung
    Überschreibung für Wechselkursart
    Überschreiben Sie die Kursart, die zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
    Überschreibung für Wechselkursdatum
    Überschreiben Sie das Datum, das zum Suchen des Wechselkurses verwendet wird.
    Manuelle Überschreibung für Wechselkurs
    Um den Wechselkurs zu überschreiben oder einen Kurs anzugeben, wenn kein Standardkurs verfügbar ist, geben Sie einen Wechselkurs ein.
    Standardvorgaben
    In diesem Abschnitt wird der Standardwechselkurs für Ihren Mandanten basierend auf dem Rechnungsdatum angezeigt.
  8. (Optional) Öffnen Sie das Register
    Anhänge
     , um Dokumente zur Kundenrechnung hinzuzufügen. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Für Kunden bereitstellen,
     um den Anhang mit Ihren Kunden zu teilen. Wenn Sie den Anhang auch in die PDF-Datei aufnehmen möchten, aktivieren Sie außerdem das Kontrollkästchen
    Mit Rechnung drucken
     .
    Um referenzierte Anhänge aus Ihren Spesenabrechnungen oder Lieferantenrechnungskosten zur Kundenrechnung hinzuzufügen, wählen Sie die
    Werteliste Anhänge in Rechnung einschließen
     in der Aufgabe
    Fakturierungszeitplan für Kundenvertrag erstellen aus
     . Die Werteliste wird angezeigt, wenn Sie
    Transaktion
     als Fakturierungsart auswählen.
    Workday unterstützt für Anhänge die Dateitypen, die in der Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
     aufgelistet sind.
    Nachdem Sie die Rechnung übermittelt haben, können Sie auf dem Register „Anhänge“ folgende Details anzeigen:
    Option Bezeichnung
    Mit Rechnung drucken - Gesamtgröße der Anhänge
    Zeigt die Gesamtgröße aller Anhänge an, die Sie mit der Rechnung drucken.
    Sie können dieses Feld im Geschäftsprozess
    E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung
     zur Konfiguration von E-Mail-Benachrichtigungen verwenden.
    Anhangreferenz
    Zeigt die zugehörige Spesenabrechnung oder Spesenabrechnungsposition für die Quelle des Anhangs an.
    Um einen Drilldown zu diesem Link durchzuführen, müssen Sie auf die Spesenabrechnung zugreifen können.
  • Beachten Sie beim Übermitteln der Rechnung Folgendes:
    • Workday initiiert den Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       zur Prüfung und Genehmigung. Wenn die Geschäftsprozessdefinition einen Genehmigungsschritt enthält, können Prüfer die Kundenrechnung ändern, bevor sie sie genehmigen.
    • Workday markiert die Rechnung als Direkt-Intercompany-Rechnung, wenn der
      Rechnung-an-Kunde
       ein Unternehmen ist, das als Kunde agiert.
  • Für Intercompany-Transaktionen startet Workday auch den Geschäftsprozess
    Kundenrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren,
     wenn er als Schritt im Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     konfiguriert ist. Workday wendet die Genehmigung nur auf das Unternehmen an, das im Rechnungs-Header angegeben ist. Wenn Sie die Genehmigung ablehnen, beendet Workday den Prozess.
  • Um die Kundenrechnung automatisch zu drucken, nachdem Sie in Workday eine Kundenrechnung generiert haben, bearbeiten Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     und fügen einen neuen Schritt hinzu.
    • Setzen Sie die
      Art
       auf
      Service
       und
      Angeben
       auf
      Druckservice für Kundenrechnungen
      .
    • Um die Rechnung mit der Drucklaufart
      Endgültig
      zu drucken, fügen Sie den Serviceschritt nach dem Genehmigungsschritt ein und setzen den Genehmigungsschritt auf „Endgültig“.
    • Setzen Sie für die elektronische Rechnungsstellung
      Angeben
       auf
      Elektronische Rechnungsstellung über Regeln für Dokumentübermittlung
       als Serviceschritt, um die gewünschte Integration für elektronische Rechnungen zu triggern.
  • Sie können die Integration elektronischer Rechnungen auch automatisch starten, indem Sie den Serviceschritt
    Integration
     zum Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     hinzufügen. Diese Option erfordert, dass Sie im Integrationsschritt eine Bedingungsregel einrichten, um sicherzustellen, dass die Integration elektronischer Rechnungen nur gestartet wird, wenn Workday nach dem letzten Drucklauf eine Rechnungs-PDF generiert.
  • Um eine Kundenrechnungs-PDF-Datei automatisch per E-Mail zu senden, sobald Sie das Dokument drucken, fügen Sie einen neuen Schritt hinzu und setzen Sie die
    Art
     auf
    Service
     und
    Angeben
     auf
    E-Mail-Service für Kundenrechnungen
    .
  • Die Verwendung des Kennzeichens für abgegrenzte Erträge triggert die Kontierungsregel für abgegrenzte Erträge.
  • Workday erstellt automatisch operative Journale in Unternehmenswährung für genehmigte Transaktionen. Wenn sich die Transaktions- und die Unternehmenswährung unterscheiden, rechnet Workday die Beträge in die Unternehmenswährung um.
  • Workday verarbeitet Buchungen nach Abschluss des Geschäftsprozesses und verwendet die Kontierungsregel für Forderungen, um fällige Kundenzahlungen zu erfassen.
  • Wenn Sie die Rechnung drucken, schließt Workday die Anhanginformationen in den Drucklauf ein. Um die Details anzuzeigen, können Sie einen Drilldown durchführen.
Nach der Rechnungsgenehmigung:
  • Verwenden Sie den Bericht
    Kundenrechnungen suchen,
     um vorhandene Rechnungen, die Sie gespeichert oder übermittelt haben, zu öffnen und zu aktualisieren.
  • Wenn die Rechnung nicht mit einem Vertrag verknüpft ist und abgegrenzte Erträge aufweist, erstellen Sie einen Zeitplan für die Ertragsrealisierung.
  • Sie können die Kundenrechnung ändern, indem Sie die Aufgaben „Anpassung erstellen“, „Ändern“, „Abbrechen“, „Genehmigte Rechnung bearbeiten“, „Drucken“ oder „Abschreiben“ in den möglichen Aktionen verwenden.
  • Konsolidieren Sie Kundenrechnungen.
  • Erfassen Sie eine Kundenzahlung.
  • Senden Sie Rechnungen per E-Mail.
  • Um die Liste der von Workday bereitgestellten Berichte und deren Beschreibungen anzuzeigen, öffnen Sie
    Workday-Standardberichte
    und wählen die Option
    Kundenkonten
     .
  • Wickeln Sie Kundenrechnungen ab. Der Zahlungsabwicklungsprozess erstellt und begleicht die in Rechnung gestellten Positionen. Wenn der Prozess abgeschlossen ist, aktualisiert Workday die Buchungen für jede Zahlung.