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Administrator Guide
Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: Kundenrechnungen einrichten

Schritte: Kundenrechnungen einrichten

  • Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
     und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
Optimieren Sie die Rechnungserstellung, indem Sie Kundenrechnungen so konfigurieren, dass Zahlungsdetails automatisch geladen werden, der Rechnungsabgleich geprüft wird, eine Budgetprüfung angewendet wird, Rechnungen an den zugewiesenen Genehmiger weitergeleitet werden und vieles mehr.
  1. Konfigurieren Sie die Sicherheitsdomäne
    Process: Customer Invoice (NEW)
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“. Diese Domäne gewährt Benutzern mit unternehmensbasierten oder uneingeschränkten Rollen Zugriff auf die Verwaltung von Kundenrechnungen. Um eine genauere Kontrolle der Kundenrechnungsaktionen zu ermöglichen, können Sie Berechtigungen für verschiedene Unterdomänen erteilen.
  2. Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess
    Kundenrechnungsereignis
    , um die Verarbeitungsgenauigkeit für Rechnungsstellung, Druck und E-Mail-Versand zu gewährleisten.
    1. Fügen Sie in der Sicherheitsrichtlinie für den Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       die Sicherheitsgruppe „Genehmiger“ zu den Aktionen „Genehmigung“ und „Prüfung“ hinzu. Mit dieser Konfiguration können Sie eine Kundenrechnung an einen bestimmten Genehmiger in Ihrer Organisation weiterleiten.
      Stellen Sie sicher, dass der Initiator Zugriff auf folgende Sicherheitsdomänen hat:
      • Domäne
        Access Customer (Segmented)
      • Domäne
        Process: Customer Invoice - Core
      • Sicherheitsgruppenarten
        Rollen - Unternehmen
      • Sicherheitsgruppenarten
        Rollen - Kunde
      Erteilen Sie außerdem die Integrationsberechtigungen für die Domäne
      Access Customer (segmented)
       zusammen mit den
      Get
      - und
      Put
      -Zugriffen auf folgende Domänen:
      • Integration Event
      • Process: Electronic Invoices
    2. Bearbeiten Sie den Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       und richten Sie den Aktionsschritt
      Kundenrechnung - Intercompany-Ereignis initiieren
       für Intercompany-Transaktionen ein.
      Workday wendet die Genehmigung nur auf das Unternehmen an, das im Rechnungs-Header angegeben ist. Wenn Sie die Genehmigung ablehnen, beendet Workday den Prozess.
    3. Richten Sie den Schritt
      Druckservice für Kundenrechnungen
       im Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       ein, um Kundenrechnungen automatisch zu drucken.
      Um die Rechnung mit der Drucklaufart
      Endgültig
       zu drucken, fügen Sie den Serviceschritt nach dem Genehmigungsschritt ein und setzen den Genehmigungsschritt auf „Endgültig“.
    4. Richten Sie den Serviceschritt
      Elektronische Rechnungsstellung über Regeln für Dokumentübermittlung
       im Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       für die elektronische Rechnungsstellung ein.
    5. Richten Sie den Serviceschritt
      Kundenrechnung per E-Mail senden
       im Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       so ein, dass eine Kundenrechnungs-PDF automatisch per E-Mail gesendet wird, sobald Sie das Dokument drucken.
    6. Richten Sie den Serviceschritt
      Integration
       im Geschäftsprozess
      Kundenrechnungsereignis
       ein, um die Integration elektronischer Rechnungen auch automatisch zu starten.
      Richten Sie im Integrationsschritt eine Bedingungsregel ein, um sicherzustellen, dass die Integration elektronischer Rechnungen nur gestartet wird, wenn Workday nach dem letzten Drucklauf eine Rechnungs-PDF generiert.
  3. Um Intercompany-Transaktionen abzuwickeln, müssen Sie die Beziehung zwischen Unternehmen einrichten.
  4. Um eindeutige IDs für Rechnungen, Gutschriften, Lastschriften und Neufakturierungen zu erstellen, konfigurieren Sie eine eindeutige Rechnungsnummerierung entweder auf Mandantenebene oder für einzelne Unternehmen. Wenn Sie eine Einstellung auf Unternehmensebene konfigurieren, überschreibt sie die Einstellung auf Mandantenebene für dieses Unternehmen.
  5. Wenn Sie lückenlose Rechnungsnummern verwenden, konfigurieren Sie Sequenzgeneratorregeln und aktivieren die Funktion für eine lückenlose Sequenzierung.
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Rechnungsarten nach Land verwalten
    , um die länderspezifische Art der gesetzlichen Rechnung so zu konfigurieren, dass für das Feld
    Verwendung der Rechnungsart
    Kundenrechnungen
     eingestellt ist.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Tax
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
  7. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Details zur Unternehmensbuchhaltung bearbeiten
     und wählen Sie die Option
    Kundenrechnung
     aus der Werteliste
    Buchung nach Genehmigungsdatum zulassen
    , um das Genehmigungsdatum als Buchungsdatum in Ihren Kundenrechnungen und Anpassungen zu verwenden oder Dokumentsequenznummern nach Buchungsdatum zu sortieren.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Company Accounting
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“
  8. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Optionen für Kundenkonto bearbeiten
     und aktivieren Sie das Kontrollkästchen
    Rechnungsänderungen nach letztem Drucklauf verhindern
     für das gewünschte Unternehmen, um Änderungen an einer genehmigten und gedruckten Rechnung zu verhindern.
    Sobald Sie dieses Feature aktiviert haben, können Sie sie nicht mehr deaktivieren, wenn Sie Rechnungen generiert haben.
    Nachdem eine Rechnung den Status
    Genehmigt
     und die Drucklaufart den Status
    Endgültig
     hat, können Sie für das angegebene Unternehmen die Rechnung nicht mehr abbrechen oder ändern oder die Rechnungspositionen aktualisieren. Workday legt außerdem das Datum im Feld
    Finalisierungsdatum
     auf der Seite
    Kundenrechnung anzeigen
     fest.
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Customer Accounts
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“ und
    Set Up: Company General
     im funktionalen Bereich „Common Financial Management“.
Nach dem Rechnungs-Setup haben Sie folgende Möglichkeiten:
  • Erstellen Sie einzelne oder konsolidierte Rechnungen.
  • Passen Sie Rechnungen an, kopieren oder ändern Sie sie oder brechen Sie sie ab.
  • Bearbeiten Sie genehmigte Rechnungen.
  • Verwenden Sie die Funktion zum Erstellen von Gutschriften und Neufakturierungen, um eine korrigierte Rechnung zu erstellen, wenn Sie eine Rechnung falsch fakturiert haben.
  • Verwalten Sie Rechnungen und setzen Sie sie auf „Strittig“, „Einzug“ oder „Für Zahlung sperren“.
  • Drucken Sie Rechnungen und senden Sie sie per E-Mail.