Schritte: Kundenrechnungen drucken und per E-Mail senden

Aktivieren Sie E-Mail-Benachrichtigungen und Anhänge auf Mandantenebene.

Siehe: Schritte: Kundenrechnungen einrichten.

Konfigurieren Sie im Kundenprofil die bevorzugte Postanschrift und die E-Mail-Adressen für die Empfänger. Siehe Schritte: Adressen und Kontakte von Kunden einrichten.

Konfigurieren Sie Optionen für die Dokumentübermittlung für den Kunden.

Siehe Referenz: E-Mail-Empfänger für Dokumentübermittlung.

Konfigurieren Sie den Geschäftsprozess E-Mail-Ereignis für Kundenrechnung
und die entsprechende Sicherheitsrichtlinie im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.

Mit Workday können Sie Kundenrechnungen als PDF-Dateien drucken und dann per E-Mail an die Kunden senden oder Standard-Postversand für Papierrechnungen verwenden. Sie können auch einen Zeitplan erstellen, um den Druck- und E-Mail-Prozess als wiederkehrenden Job zu automatisieren. Workday druckt nur Rechnungen, die Teil eines bestimmten Kundensicherheitssegments sind.

(Optional) Erstellen Sie ein benutzerdefiniertes Formular für das Drucklayout mit benutzerdefiniertem Druckbericht, Unternehmenslogo oder Nachrichten, bevor Sie das Kundenrechnungsdokument drucken.

Siehe: Schritte: Benutzerdefinierte Rechnungsdrucklayouts erstellen.

Öffnen Sie die Aufgabe

Edit Customer Invoice Layout Rule

Geben Sie die Optionen für den gedruckten Dateinamen an und erstellen Sie Regeln, um die Geschäftsformularlayouts mit den Rechnungsarten für das gewünschte Unternehmen zu mappen.

Um das automatische Präfix im gedruckten Dateinamen auszuschließen, aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Remove Adjustment Prefix

Sicherheit:

Domäne Set Up: Customer Accounts
im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.

Domäne Set Up: Sponsor Accounts
im funktionalen Bereich „Grants Management“.

Öffnen Sie die Aufgabe

Kundenrechnungen drucken

Sie können nur die letzten 20.000 Rechnungen anzeigen, aber Sie können die Liste nach Unternehmen, Status und anderen Kriterien filtern.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Rechnungen

gruppieren, um Rechnungen in einer einzelnen PDF-Datei zu gruppieren. Workday schließt nur Rechnungen mit regulärer Postversandmethode oder mit einer nicht definierten Übermittlungsart ein.

Aktivieren Sie das Kontrollkästchen

Anhänge für gruppierte Rechnungen einschließen

, um Rechnungsanhänge in die einzelne PDF-Datei für gruppierte Rechnungen einzuschließen. Workday berücksichtigt nur Rechnungen, die für die Standardübermittlung definiert sind. Wenn die PDF-Datei für gruppierte Rechnungen das Limit von 500 MB überschreitet, teilt Workday sie in mehrere PDF-Dateien auf. Wenn eine einzelne Kundenrechnung Anhänge enthält, die das Limit von 500 MB überschreiten, nimmt Workday diese Rechnung nicht in die gedruckte PDF-Datei auf.

Wählen Sie die Rechnungen, die Sie drucken möchten, auf dem Register

Für E-Mail-Versand auswählbare Kundenrechnungen

. Nachdem Workday die PDF-Dateien generiert hat, klicken Sie auf

Kundenrechnung per E-Mail senden

, um ausgewählte Rechnungen an Kunden zu senden. Sie können bis zu 10.000 Kundenrechnungen gleichzeitig drucken oder per E-Mail versenden.

Sicherheit: Domäne Reports: Customer Documents
im funktionalen Bereich „Customer Accounts“

(Optional) Drucken von Kundenrechnungen planen.

(Optional) Kundenrechnungen automatisch drucken und per E-Mail senden.

Workday druckt die Rechnungen und sendet sie per E-Mail an die ausgewählten Kunden.

Zeigen Sie die Druckdetails für die folgenden Berichte an:

Druckläufe für Kundenrechnungen suchen

Druckbericht für Kundenrechnung