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Zuletzt aktualisiert: 2023-06-23
Schritte: E-Mail für Kundenrechnungsdokumente einrichten

Schritte: E-Mail für Kundenrechnungsdokumente einrichten

Nachdem Sie Kundenrechnungsdokumente gedruckt haben, können Sie das Kundenrechnungsdokument allein oder mit den zugehörigen Anhängen per E-Mail senden. Für einen reibungslosen E-Mail-Versand sind folgende Schritte erforderlich:
  • Aktivieren Sie den E-Mail-Versand in Ihrem Mandanten.
  • Aktivieren Sie Anhänge für E-Mail in Ihrem Mandanten.
  • Aktivieren Sie den automatischen E-Mail-Versand von Rechnungen.
Workday sendet automatisch E-Mails an den bevorzugten Kontakt eines Kunden. Wenn Sie Dokumente per E-Mail an bestimmte Fakturierungskontakte senden und andere Dokumentübermittlungsarten als die Standardübermittlung verwenden möchten, führen Sie die folgenden Schritte aus, um Ihre Umgebung zu konfigurieren.
  • Konfigurieren Sie Dokumentübermittlungsarten für eine bestimmte Übermittlungsmethode.
  • Erstellen Sie Dokumentübermittlungsregeln, um die Übermittlungsart mit dem gewünschten Integrationssystem zu mappen, falls Sie eines haben.
  • Weisen Sie Kundendokumente den Fakturierungskontakten dieses Kunden zu.
  • Weisen Sie den Kundendokumenten im Kundenprofil eine Dokumentübermittlungsart zu.
  2. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - Benachrichtigungen
     .
    Wählen Sie für die Zeile
    Benachrichtigungen zu benutzerdefiniertem Geschäftsprozess
     der übergeordneten Benachrichtigungsart „Geschäftsprozesse“
    Sofort-E-Mail
     im Feld
    Default Notification Channels
     aus.
    Sicherheit:
    Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications
    im funktionalen Bereich „System“.
  3. Öffnen Sie die Aufgabe
    Mandanten-Setup bearbeiten - System
     .
    Aktivieren Sie im Abschnitt
    System-Setup
     das Kontrollkästchen
    Anhänge innerhalb von E-Mails
     zulassen.
    Sicherheit:
    Set Up: Tenant Setup - System
    im funktionalen Bereich „System“.
  5. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Dokumentübermittlungsarten verwalten
     .
    Erstellen Sie Übermittlungsarten für Dokumente und ordnen Sie sie den gewünschten Übermittlungsmethoden für bereitgestellte Dokumente zu.
    Wenn Ihre
    Übermittlungsart
     mit der
    Übermittlungsmethode
    Integrationverknüpft
    ist, legen Sie als Dokumentarten nur
    Kundenrechnung
    fest.
    Workday ordnet die
    Übermittlungsmethode
    Postversand
     und
    E-Mail
     automatisch den
    Übermittlungsarten
    Postversand
     bzw.
    E-Mail
     zu. Sie können diese Standardeinstellungen nicht ändern oder auf inaktiv setzen.
    Sicherheit:
    • Domäne Set Up: Customer Accounts
       im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
    • Domäne Set Up: Sponsor Accounts
      im funktionalen Bereich „Grants Management“.
  6. (Optional) Öffnen Sie die Aufgabe
    Regeln für Dokumentübermittlung verwalten
     .
    Erstellen Sie für elektronische Rechnungen Regeln für die Dokumentübermittlung und mappen Sie die
    Dokumentübermittlungsart
     mit dem gewünschten
    Integrationssystem
    .
    Um die externen Steuercodes auf elektronische Rechnungen anzuwenden, geben Sie die
    Liste mit externen Steuercodes
     für das Integrationssystem an.
    Workday zeigt die Details zur Dokumentübermittlung im Bericht
    Regel für Übermittlung von Integrationsdokumenten anzeigen an
     .
    Sicherheit: Domäne
    Set Up: Customer Accounts
     im funktionalen Bereich „Customer Accounts“.
  7. (Optional) Wenn elektronische Rechnungen Auswirkungen auf Drittsteuercodes haben, erstellen Sie Listen für externe Steuercodes und mappen Sie sie mit internen Steuercodes in Workday.
  8. (Optional) Konfigurieren Sie die Fakturierungskontakte und dann die Dokumentübermittlung für einen bestimmten Kunden, damit er die Kundenrechnungsdokumente erhalten kann. Wenn Sie keine Fakturierungskontakte konfigurieren, sendet Workday die E-Mail an den bevorzugten Kontakt. Siehe: Schritte: Kundenadressen und -kontakte einrichten.
Drucken Sie Kundenrechnungen und senden Sie sie per E-Mail.