Définir l’absorption des courriels pour les documents
Vous pouvez configurer saisie du courriel pour permettre aux utilisateurs d’envoyer les nouveaux documents vers un dossier désigné dans Gestion des contrats et Document Intelligence. Il s’agit d’une solution de remplacement au téléversement direct de documents.
- Cliquez surAdministration.
- Cliquez surAbsorption des courriels.
- SélectionnezCopier dans le presse-papiersdans la sectionParamètres de courriel.Accéder à l’adresse de courriel et la partager pour l’absorption de documents. Workday recommande d'ajouter l'adresse de courriel d'absorption comme contact dans votre boîte de réception de courriel.
- Dans la sectionParamètres du dossier, désignez un dossier précis pour tous les fichiers envoyés par courriel.Ce paramètre s’applique à toute l’organisation. Exemple : créez un dossier nommé Inbound Email Files.
- Dans la sectionAutorisations et liste approuvée, indiquez si vous souhaitez autoriser tous les utilisateurs ou uniquement certains utilisateurs à envoyer des fichiers par courriel.Pour accepter des fichiers de non-utilisateurs ou des courriels d'autres domaines, ajoutez des adresses de courriel et/ou des domaines de courriel à la liste blanche. Cela garantit que les documents envoyés par courriel provenant de ces domaines sont autorisés dans Workday. Par exemple, si des documents arrivent de domaines de courriel externes, comme un fournisseur de signature électronique , ajoutez-les à votre liste blanche. Exemple : DocuSign.com
Les utilisateurs peuvent désormais envoyer des documents au dossier désigné en les envoyant par courriel à l’adresse fournie. Workday ajoute _[timestamp] à la fin du nom du fichier lors de l’ingestion de documents pour éviter l’écrasement.