Éléments à prendre en compte pour la définition : Intelligence des contrats
Cette rubrique peut vous aider à prendre les bonnes décisions lors de la définition et de l’utilisation de Workday Intelligence des contrats. Elle explique :
- Les raisons pour lesquelles cette définition est utile.
- Comment cette définition s’intègre dans Workday.
- Les répercussions en aval et les interactions entre les produits.
- Les exigences en matière de sécurité et la configuration des processus de gestion.
- Les questions à se poser et les limites à prendre en compte avant la mise en œuvre.
Consultez les instructions détaillées des tâches pour en savoir plus sur la configuration.
De quoi s’agit-il?
Intelligence des contrats fournit un référentiel de documents unifié et intelligent pour obtenir une meilleure visibilité des accords de votre organisation. Il unifie et analyse les documents stockés dans différents systèmes de gestion des fichiers à l’aide de l’IA.
Avantages pour l’entreprise
- Bénéficiez d’une visibilité totale sur tous vos documents afin de déterminer et de gérer de manière proactive les risques financiers, juridiques et opérationnels.
- Faire ressortir les points de données clés, comme les dates de renouvellement, les occasions de revenus et les clauses d’indemnisation, et agir sur ces points pour favoriser des résultats favorables à l’entreprise et soutenir la conformité.
- Rationaliser l’accès à des enseignements exploitables pour améliorer la collaboration entre les équipes juridiques et opérationnelles.
- Synchronisez automatiquement les documents et les points de données de tous les référentiels, éliminant ainsi les révisions manuelles qui sont chronophages et sujet aux erreurs.
- Fournir un accès en libre-service aux enseignements sur les données sur les contrats à toutes les équipes qui en ont besoin.
Cas d’utilisation
- Synchronisez les contrats et les points de données à partir de moteurs partagés, de référentiels infonuagiques, comme Box ou SharePoint et de solutions d’entreprise, comme Salesforce, pour mettre à jour un référentiel de documents centralisé et pouvant faire l’objet d’une recherche.
- Définir des notifications par courriel automatisées pour la gestion, les révisions et les affectations de contrats en fonction des données des documents, comme les dates d’expiration à venir et les clauses d’indemnisation, pour vous assurer de ne manquer aucune échéance critique.
- Extrayez automatiquement une liste de champs de données et de clauses standard prédéfinis par Workday, ou créez des modèles d’IA personnalisés pour suivre tout terme d’intérêt à mesure que vos besoins évoluent.
- Convertir des documents scannés de faible qualité en données structurées pouvant faire l’objet de recherches à l’aide de la technologie de Reconnaissance optique de caractères (ROC) .
- Utilisez la fonctionDemander à l'IApour poser des questions en langage simple et naturel et recevoir des réponses claires, liées à des documents sources pour une vérification immédiate.
Questions à prendre en compte
Question | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Quels fournisseurs de stockage infonuagique sont actuellement utilisés pour le stockage de contrats? | Vous devez désigner et consolider vos documents avant la mise en œuvre. Vous pouvez téléverser des documents directement ou à l'aide d'intégrations de système infonuagique prises en charge pour la synchronisation. Intelligence des contrats prend en charge les systèmes infonuagiques tels que Box, Dropbox, Google Disque, OneDrive et SharePoint. Vous avez besoin d'un compte de stockage auprès de l'un des fournisseurs pris en charge pour l'intégration et la synchronisation des documents. Chaque fournisseur comporte des exigences d’autorisations précises que vous devez évaluer. Voir Référence : exigences liées au fournisseur de stockage |
Quels formats de document peuvent analyser Intelligence des contrats ? | Nous pouvons effectuer des analyses de Reconnaissance optique de caractères (ROC) avec les formats de fichier suivants :
Vous pouvez toujours téléverser d’autres formats de fichier, mais ils ne sont pas soumis à l’analyse par ROC. |
Planifiez-vous d’utiliser l’IA pour saisir des données très précises ou uniques sur les contrats? | Les champs et les clauses d’IA standard captent des données communes, mais l’IA personnalisée vous permet de transformer vos questions en modèles d’IA pour extraire et classer des points de données uniques dans les accords. |
Comment préparer les documents sources pour l’ingestion de contenu par l’IA? | Intelligence des contrats ne peut pas traiter ou contourner les paramètres de sécurité des fichiers protégés par mot de passe. Vous pouvez établir un processus d’ingestion qui nécessite le retrait des mesures de sécurité des documents, telles que le mot de passe, avant de téléverser les fichiers sur la plateforme pour analyse par l’IA. |
Comment traiter les documents dans une langue autre que l'anglais? |
Intelligence des contrats ne fournit pas de version traduite en anglais du document qui n’est pas en anglais. |
Recommandations
- Lors de l'entraînement de modèles d'IA personnalisés pourles clauses, suivez les meilleures pratiques, comme le marquage maximum de variantes connues d'une clause, utilisez des phrases complètes comme exemples et formez un seul modèle par type de clause pour améliorer la précision.
- Pour les téléversements en bloc de plus de 100 fichiers dans une seule transaction, utilisez l’outil de synchronisation en libre-service plutôt que de téléverser manuellement. Voir Définir la synchronisation des documents avec EviSync
- Tirez parti des modèlesd’IA standardou créez des modèles de champsd’IA personnaliséspour des données rapides et structurées que vous pouvez visualiser, générer des rapports et insérer des données dans d’autres systèmes. Pour obtenir des informations rapides et des réponses aux questions quotidiennes sur un ou plusieurs contrats, utilisezDemander à l'IA.
Exigences
- Pour intégrer et synchronisation des documents à partir d’un système infonuagique, vous avez besoin d’un compte de stockage infonuagique auprès de l’un des fournisseurs de systèmes infonuagiques pris en charge.
- Votre fournisseur d'identité doit prendre en charge SAML 2.0 pour configurer Authentification unique.
Limitations
- Quand vous téléversez des documents dans le champ de pièce jointe d’un enregistrement de référentiel existant, Workday les classe automatiquement en tant que pièces justificatives. Intelligence des contrats n'exécute pas d'analyse par l'IA sur ces fichiers, et ils sont exclus de votre nombre de documents facturables.
- Intelligence des contrats est accessible sur les appareils mobiles, mais elle n’est pas encore optimisée pour eux.
- Pour une ingestion réussie, les documents ne doivent pas dépasser 1 000 pages ou une taille de fichier de 500 Mo.
Configuration du locataire
Aucune incidence.
Sécurité
Option | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Stockage et sauvegarde de données | Notre base de données est hébergée sur Amazon Web Services. Nous parmi les données stockées dans le locataire du client. |
Mesures de sécurité | Workday Intelligence des contrats est certifié SOC 2 de type II, effectue des tests d’intrusion réguliers, exécute un programme mondial d’action liée aux bogues et met à jour un plan de reprise après sinistre. |
Contrôle d’accès | Les clients peuvent créer et gérer les privilèges d’accès pour les utilisateurs, y compris les administrateurs et les utilisateurs en lecture seule. Les administrateurs peuvent gérer l’accès des utilisateurs individuels à des documents et dossiers précis. |
Lien de subordination
Rapport ou tableau de bord | Description |
|---|---|
Documents | Affiche le volume de documents et les métadonnées connexes. |
Expirations | Affiche les dates d’expiration, les types de renouvellements et les périodes de préavis à venir. Vous pouvez personnaliser l’intervalle de dates et appliquer des filtres supplémentaires. |
Intégrations
Intégration | Éléments à prendre en compte |
|---|---|
Solutions de stockage de tierce partie | Intelligence des contrats peut travailler avec des fichiers stockés dans plusieurs emplacements différents à la fois. Il synchronise les documents et les points de données des fournisseurs de stockage infonuagique pris en charge, tels que Box , Dropbox , Google Drive , OneDrive et SharePoint . |
Connecteur Salesforce | Les documents sont transférés de Salesforce Sales Cloud à Gestion des contrats et Document Intelligence pour une extraction de données fondée sur l’IA. L’information extraite est ensuite synchronisée avec Salesforce, ce qui lui permet de servir de console centrale pour la gestion, la recherche et la production de rapports sur les données relatives aux contrats. |
Connexions et interactions
La gestion du cycle de vie des contrats
permet de créer des contrats. Ce domaine de produit rationalise l’ensemble du processus avant la signature en regroupant les étapes de saisie, de modification, de révision et de collecte des signatures en un seul endroit.Workday offre la trousse Touchpoints Kit, qui contient des ressources pour vous aider à comprendre les relations de configuration dans l’ensemble de votre locataire. Pour en savoir plus sur la trousse Workday Touchpoints Kit, visitez le site Workday Community.