Concepto: búsqueda
La función de búsqueda de Gestión de contratos y Document Intelligence le permite generar búsquedas filtradas y basadas en texto, que puede guardar, compartir o exportar como hojas de cálculo de Excel. Puede restringir las búsquedas de documentos mediante filtros de metadatos para cualquier campo de datos de contrato y añadir varios filtros para restringir una búsqueda.
Puede acceder a la función de búsqueda desde la barra de navegación principal para las siguientes funciones:
- Búsqueda de texto booleano
- Búsqueda avanzada
- Gestión de filtros
- Búsquedas guardadas y compartidas
- Revisión de resultados y acciones
Búsqueda de texto booleano
Puede acceder a archivos y búsquedas consultados recientemente, introducir consultas de texto y utilizar operadores booleanos para incluir, excluir y combinar términos de búsqueda.
Búsqueda avanzada
Puede crear consultas de búsqueda mediante una combinación de texto y filtros para cualquier campo de datos de contrato. Puede utilizar operadores booleanos en la barra de búsqueda y añadir campos de datos como filtros. Puede acceder al Generador de consultas avanzado para consultas complejas.
Gestión de filtros
Puede fijar filtros para facilitar el acceso, restringir los resultados de búsqueda a contratos en carpetas específicas y buscar documentos que contengan o no una cláusula específica. Para obtener más información sobre la búsqueda de cláusulas clave, consulte Búsqueda de cláusulas
Búsquedas guardadas y compartidas
Puede guardar búsquedas, personalizar permisos de lector y usar vínculos exclusivos para acceder, marcar y compartir Búsquedas guardadas.
Revisión de resultado
Cuando ejecuta una búsqueda, puede realizar las siguientes acciones en los documentos de los resultados de búsqueda:
- Añadir documentos a un grupo. Puede agrupar documentos que comparten la misma contraparte para gestionar los contratos relacionados de manera más eficiente. Para obtener más información, consulte: Gestión de Grupos de documentos
- Mover documentos: puede mover documentos a una ubicación segura, a menudo para que los revise un equipo independiente.
- Copiar documentos: puede copiar documentos a otra ubicación, a menudo para compartirlos con otro equipo o conservar una versión como referencia.
- Editar metadatos de documento: puede editar campos de metadatos de documento en la ficha Información general, a menudo para corregir o actualizar información clave. Para obtener más información, consulte Edición masiva de Campos de datos .
- Eliminar documentos: puede eliminar documentos del espacio de trabajo, a menudo para eliminar archivos obsoletos o incorrectos que ya no son necesarios.
- Exportar resultados: puede exportar los resultados de búsqueda a un archivo de Excel para realizar más análisis o generar informes. Para obtener más información, consulte: Exportar resultados de búsqueda a Excel
Mover, eliminar o copiar un documento también puede afectar a los duplicados creados a partir de él. Para obtener más información sobre los duplicados, consulte Concepto: archivos duplicados.