Concepto: archivos duplicados
Puede buscar, identificar, gestionar y actualizar Archivos duplicados. Las facturas de Gestión de contratos e inteligencia de documentos corresponden a contratos únicos, no a Archivos duplicados.
La duplicación solo se aplica al contenido del archivo, no a las propiedades del documento, como:
- Nombre de archivo.
- Ubicación del archivo.
- Fecha de carga.
Por ejemplo, cuando dos archivos tienen el mismo contenido pero diferentes propiedades, se consideran duplicados.
La Gestión de contratos y la inteligencia de documentos vincula automáticamente los duplicados cuando carga documentos para brindar los siguientes beneficios:
- Resultados de búsqueda simplificados.Cuando busca un contrato con Archivos duplicados, Gestión de contratos e inteligencia de documentos muestra un único resultado. Puede hacer clic para ver y seleccionar el archivo al que desea acceder.La Gestión de contratos y documentos inteligentes aplica acciones como mover, eliminar o copiar de la búsqueda al archivo original y a todos los duplicados.
- Propagación automática de actualizaciones de archivos.Cuando actualiza un archivo, Gestión de contratos e inteligencia de documentos aplica automáticamente los cambios a todos los Archivos duplicados . Los cambios realizados en un archivo duplicado se reflejan en los demás archivos, independientemente del nombre de archivo, la ubicación del archivo o la hora de carga. Los cambios en el nombre o la ubicación de un archivo no afectan a los Archivos duplicados; conservan sus propios nombres y lugares.
- Informes de exportación fáciles de leer.Cuando exporta una lista de contratos a Excel, la Gestión de contratos y documentos inteligentes muestra solo un archivo en el resultado. Esto elimina la confusión al evitar que haya varios nombres de archivo para el mismo contrato. Si es necesario, puede incluir duplicados en la exportación.