建立學生資助項目
- 建立︰
- 安全性︰設定︰「獎助學金」功能區中的「Student Award Items」網域。
學生若符合獲得獎助學金的資格，即可接受內含各種獎項的獎助學金方案。
獎勵項目代表您機構中不同類型的獎助學金，例如運動獎助學金或聯邦貸款。若要將獎助學金打包，您必須先建立學生可收到的不同獎勵項目。您可以在每個資助項目上定義以下詳細資料︰
- 獎勵類型。
- 適用資格要求
- 資助計算
- 支付規則
- 存取「建立學生資助項目」任務。
- 填寫標頭區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 生效日期選取資助項目的生效日期。若要符合獎助學金資助年度的開始日期，請輸入「7 月 1 日」做為月與日。您可以輸入的最早生效日期為1949 年 7 月 1 日。此任務中的多個欄位也會使用您選取的生效日期。Workday 會在每個區段標頭上列出已設定生效日期的欄位。如果您需要變更會計資料，Workday 建議︰- 正在建立新的資助項目。編輯過去的資助項目可能會中斷目前的會計流程。
- 未在資助年度年中進行變更。範例︰變更 Worktag 會嚴重影響會計資料。
非作用中選取此項可避免 Workday 將獎勵打包。您只能將未在任何作用中獎助學金方案中使用的資助項目設為非作用中。類型選取資助項目類型。Workday 會依據您選取的類型顯示其他欄位。可支付如果您無法支付資助，請清除此核取方塊。例如，您無法支付工讀資助。只有您可以發放的資助才會顯示為預期的獎助學金付款。聯邦計畫ID當資金來源為「聯邦」時，請在此提示中選取一個選項。Workday 會參照資助的類型和聯邦計畫ID，以識別 Pell 助學金、聯邦直接貸款、PLUS 貸款和其他聯邦獎助學金來源。系統會依據您選取的聯邦計畫ID顯示其他欄位。州立學程ID請在外部報告的 Web 服務中使用此欄位。此欄位僅用於報告目的，不會影響處理。範例︰您為「威斯康星補助金」建立一個學生資助項目，這是一項以州為基準的獎勵，面向威斯康星州居民，州計畫ID為WISC 補助金。Workday 會將此資訊儲存在學生資助項目中，但不會出於獎助學目的處理此欄位。代碼此欄位可用來指出任何其他獎勵代碼。此欄位僅用於報告目的，不會影響處理。IPEDS 種類此欄位可用於整合高等教育資料系統 (IPEDS) 報告。Workday 會依據您選取的來源和類型顯示其他欄位。 - 填寫包裝分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 拒絕 Parent PLUS 的封裝其他取消訂閱選取此項後，當學生 Parent PLUS 貸款申請遭拒時，系統會自動將學生納入其他無補貼貸款。請參閱「」疑難排解︰貸款包裝了解其他要求。只有當資助項目的聯邦計畫ID為「直接無補貼貸款」時，才會顯示此核取方塊。如果父系在預設值中有貸款，則不要將其打包選取此項後，當登載的上層組織有預設外借時，Workday 就不會封裝資助。只有當資助項目的聯邦計畫ID為PLUS 貸款時，才會顯示此核取方塊。臨時方案對於 PLUS 貸款資助，請選取此選項，以僅在沒有相關聯的 PLUS 貸款申請時將學生打包。暫定狀態的用途是協助您識別並通知可申請 PLUS 貸款的學生。請參閱「」概念︰加上貸款 。只有當資助項目的聯邦計畫ID為「研究生 PLUS 貸款」或「PLUS 貸款」時，才會顯示此核取方塊。封裝一次選取此項可在 Workday 封裝一次獎勵後鎖定獎勵。不捨入選取此項可防止 Workday 在封裝獎助學金時將資助金額舍入。若未選取，Workday 會將資助金額舍入至最接近的整數，並將任何差異套用至資助的最終支付。只有當資助項目的聯邦計畫ID不是「研究生 PLUS 貸款」、「PLUS 貸款」、「直接補貼貸款」或「直接無補貼貸款」時，才會顯示此核取方塊。鎖定支付選取此項可防止 Workday 將已發放資助的封裝金額減少到低於已發放金額的情況，即使您重新執行封裝後學生的資助適用資格已變更，亦然。範例︰該學生符合申請資格，並收到一筆聯邦無補貼直接貸款撥款。他們退選課程，並從全職學生變成半日制學生。如果您在選取「鎖定支付」選項的情況下重新包裝學生的獎助學金，即使重新包裝顯示學生已不再符合該金額的資格，Workday 也不會將學生的獎助學金獎勵減少到低於已發放的金額。Workday 會以您透過「編輯財務援助總額」任務、變更包裝策略等手動方式對資助和鎖定所做的任何變更，覆寫您的「鎖定支付」配置。由於重大隱蔽性助學金支付可能會因隱蔽性助學金重新計算日期而有所不同，因此 Workday 建議您不要選取隱蔽性助學金資助項目的核取方塊。資助排序指定您要顯示資助項目的順序。您可以在「尋找學生資助項目」報告中檢視順序。最多可使用 4 個字元。順序為字母順序。範例︰a在b之前，ab在ba之前，以及aaa在aab之前。初始資助狀態首次封裝決標時的狀態。如果您在「方案績效調薪獎助學金」或「方案需要獎助學金」任務時選取「方案暫定獎勵」核取方塊，狀態會變更。如果您將此欄位保留空白，狀態會自動填入「已接受」，除非資助項目類型為「貸款」或「工讀」。當資助項目類型為「貸款」或「工讀」時，狀態會自動填入「錄用」。動作項目選取您要指派給學生的動作項目。學生在獎助學金方案中獲得此獎項時，可以在「我的任務」中看到選取的動作項目。需求方法請選取需求方法，以搭配配套策略使用，以判斷該獎勵對學生的需求未滿足需求和未滿足入學成本 (COA) 有何影響︰- EFC/SAI 取代︰在涵蓋任何剩餘的獎助學金需求後，當獎勵可取代學生的預期家庭提繳或學生資助指數時選取此選項。範例︰直接無補貼貸款、PLUS 貸款。
- 「需求影響」︰當獎項影響學生的獎助學金需求時選取此選項。範例︰州補助、直接補貼貸款。
- 不需要影響︰當資助不影響學生的獎助學金需求或其他形式的資助資格時，選取此選項。
績效調薪封裝策略︰- EFC/SAI 取代︰在涵蓋任何剩餘的獎助學金需求後，當獎勵可取代學生的預期家庭提繳或學生資助指數時選取此選項。範例︰直接無補貼貸款、PLUS 貸款。
- 需求影響︰選取此項可減少學生的需求需求未滿足和 COA 未滿足。當您選取「需要影響」時，Workday 建議您手動封裝資助或配置計算，以評估學生的適用資格，並決定學生適用的金額。
- 無需求影響︰選取此項可減少學生的 COA 未滿足需求，但不降低其需求未滿足需求。
當績效調薪方案包含這些需求方式，且您選取「需要 COA」核取方塊時，Workday 會將獎勵金額限制在未達到學生 COA 的範圍內。如果您未選取「需要 COA」核取方塊，資助金額可能會超過學生未達 COA 的值。在需求組合策略中︰- EFC/SAI 替代︰當資助可減少學生的需求未滿足需求和 COA 未滿足需求時選取。Workday 會將獎勵限制為未達到學生的 COA。
- 需求影響︰選擇此獎勵可減少學生的未滿足需求和未滿足 COA 需求。Workday 會將獎勵限制為針對學生未滿足的需求。
- 無需求影響︰當獎勵不會減少學生的未滿足需求，但會減少其未滿足的 COA 時，選取此選項。Workday 會將獎勵限制為針對學生未滿足的需求。
學生允許的動作指定學生可如何回應獎勵錄用。如果學生可以接受低於全額資助的金額，請選取「接受部分資助」。僅指派已接受資助的動作項目請選取此核取方塊，以便僅在學生接受獎勵的情況下指派獎勵的動作項目，而不是在獎勵封裝為開課時指定動作項目。 - 完成「計算」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 適用資格計算︰選取或建立計算，評估學生是否符合資助資格。如果所有學生都符合資格，請將此欄位留空。範例︰GPA 為 3.95 或更高，或學術單位 = 商學院。如果您手動更新此欄位，請勾選資助項目頻率。Workday 會自動將「頻率」值還原為「資助年度」。期中計算︰選取以建立或使用適用資格期中計算。「適用資格期中計算」可讓您依據以下各項來決定是否要將資助項目包含在獎助學金方案中︰- 適用資格計算
- 同一方案中是否有其他獎助學金。
金額計算︰選取或建立計算以計算資助金額。此計算規則會傳回針對所選「頻率」，Workday 可獎勵學生的最高金額。Workday 提供特定獎勵的計算功能，讓您不必自行配置。針對︰- 在「明細授予」中，選取「明細」。
- 聯邦直接貸款，請選取聯邦直接貸款。
期中計算︰選取或建立金額的期中計算。「金額期中計算」可讓您計算資助項目的自訂金額。金額取決於學生已從同一方案中的先前獎勵項目中收到多少。Workday 會根據「學術期間」的頻率來計算金額。頻率選擇計算規則是否會傳回「學術期間」或「資助年度」的最高資助金額。您必須為以下獎勵類型選取「資助年度的頻率」︰- 直接補貼貸款
- 直接無補貼貸款
會計限額請選取您的機構在獎助學金資助年度可資助的最高金額。此限制會套用至與會計限制相關聯的所有資助，而不僅僅是此資助。Workday 會在封裝資助時強制執行會計限額，無論任何計算可能導致您超出限額。您可以使用與學生資助項目在同一或上層學術單位和層級內的會計限額。 - (選用) 在填寫個人資助限額網格時，請參考以下說明︰一個資助項目最多可有 6 個限制，每個有不同的頻率。如果您定義多個限制，則封裝流程會強制執行最嚴格的限制。
選項 說明 限額類型選取資助的限制類型。- 學術期間最高金額︰設定學生在一個學術期間獲得的獎勵金額上限。
- 學術期間最低金額︰設定學生在一學期內可以獲得的最低資助金額。
- 「獎助學金年度最高金額」︰設定學生在獎助學金年度獲得的最高金額。
- 終身最高金額︰設定學生在所有就讀學校年度可領取的金額上限。
- 學術期間數的終身上限 () ︰設定學生在其所有就讀年度在校期間獲得獎勵的學術期間數上限。
- 每個獎助學金資助年度的學術期間數上限︰設定學生在一個獎助學金年度獲得資助的學術期間數上限。
最低輸入可授予學生的最低金額。僅適用於「學術期間最低金額」限制類型。最高輸入可獎勵學生的最高金額。適用於「學期間最低金額」以外的所有限制類型。 - 如果獎勵類型為「貸款」，請輸入貸款費用詳細資料。建立每一年的貸款費用，即使費用與上一年相比沒有變化。如果您不配置本年度的貸款費用，可能會導致貸款費用為 0%，進而影響貸款處理。您可以使用與學生資助項目在同一或上層學術單位和層級內的貸款費用。
- 填寫「支付」分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 付款優先順序群組學生費用的支付順序。例如，如果您將順序設為「學費」、「住宿費」和「學雜費」，「撥款付款」職務會按照該順序支付費用。支付適用資格條件選取學生必須符合的適用資格條件，您才能向他們發放資金。請參閱「」參照︰支付適用資格條件 。如果您不希望資助項目因為有待處理的暫停狀態而進行支付，請選取「支付暫停狀態」。如果有暫停支付，在您解除暫停狀態之前，資助不會支付。支付適用資格計算選取或建立一項計算，評估學生是否符合接收獎勵撥款的資格。範例︰建立一個計算，以在發放 Pell 助學金之前檢查學生的入學狀態。支付時間表規則控制要使用的支付時間表。如果套用了多個時間表，此規則會指定每個時間表的使用條件。您可以使用與學生資助項目屬於相同或上層學術單位和層級的支付時間表規則。支付比例分配規則指定當學生的支付載入狀態與其包裝載入狀態 ()不同時，如何按比例分配資助。範例︰如果學生的包裝狀態為全職，但支付的狀態為半日制，則該學生可能會收到按比例分配的獎勵。可退款啟用 Workday，以便在學生資助有未登載餘額時產生退款。1098-T 影響報告指定資助會影響哪些 1098-T 表格 (若有)。如果您在將資助計入往年的 1098-T 處理後必須變更影響，Workday 建議您新建一個資助項目，以免影響先前的計算。預期給付選取此核取方塊可依據「預期付款顯示規則」顯示資助金額。預期付款顯示規則指出預期獎助學金付款的顯示條件，以及這些條件的顯示時間。如果您選取「預期付款」並將此欄位留空，Workday 將一律顯示預期付款。您可以使用與學生資助項目屬於相同或上層學術單位和層級的預期給付顯示規則。 - 如果獎勵類型為「工讀」，請在「工讀」分頁中輸入「工讀」詳細資料︰
選項 說明 工讀給付條件配置工讀津貼給付的適用資格條件。工讀分配集請選取工讀給付的分配。付款限額選取 Workday 應依資助年度或每個學術期間計算學生的剩餘工讀上限金額。 - 填寫會計分頁時，請參考以下說明︰
選項 說明 支出種類識別邏輯分組，以便更輕鬆地進行搜尋和報告。也會將資助項目與其科目過帳規則相關聯。這些規則會指出日記帳在分類帳科目中過帳的位置。當類型為「補助金」且來源為「機構」時適用。如果您在標頭區段中選取了「可支付」核取方塊，Workday 會要求您在此提示中選取一個選項。覆寫支出公司(選用) 直接支出給與學術單位無關的公司。若未選取覆寫支出公司「」，Workday 會將支出過帳到學術單位所屬的公司。- 您可以選取與機構學術單位所屬公司同階層的公司。
- 您只能為與機構學術單位相關聯的獎勵項目指定覆寫支出公司。
- 在學生資助項目存在交易後，您無法編輯此欄位。
您只能為與機構學術單位相關聯的獎勵項目覆寫支出公司。相關 Worktag請使用您在「維護相關 Worktag 用途」任務中配置的相關 Worktag 類型，為此物件設定相關 Worktag。當您在交易中選取物件時，Workday 會自動使用預設 Worktag欄中的值填入交易。
資助項目現在可用於獎助學金方案。
您可以使用
「尋找學生資助項目」
報告來檢視和編輯資助項目。將獎勵項目指派給 1 或多個獎勵包裝策略。