建立付款優先順序規則
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「設定︰學生繳費」
網域。優先順序群組可讓您控制 Workday 將付款套用至費用的方式。與資助、給付、減免或獎助學金合約相關聯的優先順序群組會識別︰
- 付款優先順序可涵蓋的費用 - 依費用類型、特定學生費用項目或兩者的組合。
- 用於選取符合資格費用的申請時間表，例如目前或任何學術期間。
- 付款可取消登載的取消登載時間範圍。
- 支付費用的順序，例如最早的費用或最早的學術期間優先。
- 任何排除的費用項目。
您可以透過排序，將 1 個優先群組的付款優先於其他群組。
範例︰可退還和不可退還款項都可用來支付學費。Workday 建議您先登載不可退還款項，以便退還學生任何超額的學費。您可以建立 2 個優先順序群組，每個群組都包含學費，並將較高優先順序群組與不可退款的付款項目相關聯。
Workday 也可以依據優先順序群組，調換先前登載的付款。
範例︰Workday 將可退還款項套用至學生的學費。幾週後，您會收到一筆不可退還的款項，其中也包含學費。根據優先順序群組排名，或者只要不可退款的付款優先順序群組具有較高的優先順序或排名，Workday 就會︰
- 套用新的不可退款付款。
- 取消登載先前的可退還付款。
當您建立更多群組和更複雜的規則時，付款優先群組可能會更難管理。在建立優先順序群組之前，請確定您需要哪些群組，以及是否有任何依存關係。
- 存取「維護學生付款優先順序群組」任務。
- 選取機構。所有學術單位和學術層級共用相同的優先群組規則。
- 完成付款取消登載配置區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 依資助年度取消登載限制付款 (所有優先順序群組)選取此項可將取消申請的付款限制在指定的最近助學金資助年度內。清除此項可在為學生重新評估費用時，取消登載所有付款，並重新登載。過去資助年度的給付申請很少變更，因此取消先前資助年度的申請會不必要地增加處理量。為改善效能，Workday 建議將取消登載付款的時間限制為 1 年。資助年數指定在過去多久之前的 Workday 取消登載付款。範例︰輸入2可將付款取消登載限制在目前和過去的資助年度。 - 完成付款登載優先順序群組配置區段時，請參考以下說明︰
選項 說明 順序定義付款調換的順序。Workday 建議將優先順序群組從以下位置排序︰- 最高到最低限制。範例︰先學習學費，再計算學雜費。
- 不可退款至可退款。範例︰不可退款付款先於可退還現金付款。
範例︰8 月 15 日，一位家長使用可退還現金等量給付，為學生支付了所有的秋季費用。在 9 月 15 日，該學生將收到不可退還的純學費獎學金。由於獎學金的優先順序群組高於付款的優先順序群組，因此 Workday 會調換付款。獎學金現在用於支付學費，且該筆給付有部分未登載的暫收款餘額。優先順序群組輸入優先群組的名稱。說明(選用) 您可以輸入說明，或將外部連結新增至您自己的文件，或兩者皆有。申請時間表根據費用適用的學術期間或目前資助年度，指定付款可涵蓋的費用。- 任何︰Workday 會從任何學術期間開始支付費用。
- 目前學術期間︰Workday 會支付與該筆付款的學術期間相符的費用。範例︰2023 年秋季的付款只能支付該期間的費用。
- 目前和未來學術期間︰Workday 會在給付的學術期間和未來期間支付費用。範例︰在 2023 年秋季進行的付款可用於支付該期間和 2024 年春季的費用。
- 「資助年度內的目前和未來學期」︰Workday 會在付款的學期和同一資助年度內的未來期間支付費用。範例︰對於 2023-2024 資助年度，在 2023 年秋季進行的付款可用於支付該期間和 2024 年春季的費用。
- 「目前和過去學期間」︰Workday 支付費用，不受資助年度限制。範例︰「2023 年秋季付款」可涵蓋 2023 年春季或秋季的費用。
- 「資助年度內的目前和過去學期間」︰Workday 在付款的學期間以及同一資助年度內的任何先前期間支付費用。範例︰對於 2023-2024 資助年度，在 2024 年春季期間進行的付款可用於支付 2023 年秋季的費用。
- 「目前資助年度」︰Workday 會為與付款處於同一資助年度的任何學術期間支付費用。範例︰對於 2023-2024 資助年度，在 2024 年春季期間進行的付款可用於支付 2023 年秋季的費用。
取消應徵時間範圍(選用) 您可以為每個優先順序群組新增其他條件，以指定可取消登載付款的時間範圍。此欄位適用於「機構層級」的「付款取消登載配置」區段條件，且適用於兩者皆有效的情況。- 學術期間︰Workday 只能在付款的學術期間結束前取消登載。
- 資助年度︰Workday 只能在付款的資助年度結束前取消登載。
- 請勿取消登載︰當付款有任何登載時，Workday 不會取消登載付款。此狀態可讓 Workday 將任何剩餘的暫收款金額套用至費用。您仍然可以手動取消登載付款。
排序順序當付款無法涵蓋所有費用時，請優先處理符合資格的費用。使用最後 3 個選項時，如果超過 1 筆費用具有相同的優先順序，Workday 會按照「費用類型」欄中的順序進行。- 費用順序︰Workday 會依據「費用類型」欄的順序支付費用。當有多項相同類型的費用時，Workday 會優先處理最先建立的費用。
- 「目前學期優先」︰Workday 會優先處理目前學期 (AP) 中的費用，然後依最早的 AP 計算費用，並套用每個 AP 內的費用類型排序。
- 最早的學術期間優先︰Workday 會優先處理最早的學術期間 (AP) 的費用，並套用每個 AP 內的費用類型排序。
- 費用最早到期日︰Workday 會先支付到期日最早的費用。當超過 1 筆費用的到期日相同時，Workday 會依據費用的優先順序。
僅限符合 Title IV 資格的費用選取此核取方塊可將付款限制為僅從符合「費用類型」和「時間範圍條件」欄位且屬於 Title IV 分類的項目收取費用。在下列情況下，您可以在產生退款之前，將助學金套用至非機構費用︰- 您清除此核取方塊。
- 學生授權聯邦助學金授權。
- 或兩者皆有。
對於 Title IV 獎助學金計畫的機構，您的優先群組必須︰- 將退款回收的費用項目分類為 Title IV。
- 選取Title IV 符合資格的費用核取方塊。
- 包含退款回收費用類型。
範例︰當您在優先順序群組中包含「圖書館罰款」費用類型，且符合以下任一條件時，即可將獎助學金套用至圖書館罰款︰- 您並未選取「 Title IV 符合資格的費用」核取方塊。
- 學生授權聯邦助學金授權。
費用類型(選用) 您可以指定付款可滿足的費用類型。當您選取「排序順序」的「費用順序」選項時，請依重要性列出費用類型。若要支付您的獎助學金和讚助合約，請將退款回收費用類型附加至每個機構至少 1 個優先順序群組。付款項目必須在優先群組上配置退款回收費用類型，才能支付退款回收費用。Workday 建議將退款回收的費用類型新增至所有相關的付款優先順序群組，但以下情況除外︰- 做為專業群組的費用類型，例如醫療保險或逾期費用的收費類型。
- 在不可退款的「優先順序」群組中。
對於 Title IV 獎助學金計畫的機構，您的優先群組必須︰- 將退款回收的費用項目分類為 Title IV。
- 選取僅限 Title IV 符合資格的費用核取方塊。
- 包含退款回收費用類型。
費用項目排除項目(選用) 您可以指定在套用付款時應排除的與所選費用類型相關的費用項目。Workday 只會套用該特定費用類型列的排除項目。包含的費用項目(選用) 您可以指定要包含在特定付款優先順序列中的費用項目。