設定注意事項︰採購結轉
本主題可幫助您規劃採購文件的配置和結轉功能使用決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
Workday 可讓您將採購文件上保留的承諾準備金和義務準備金移至下一個分類帳期間或會計年度。
商業效益
- 維護正確且最新的會計資料。
- 管理 1 或多個公司的承諾與義務，以取得靈活性。
- 符合預算要求，更好地控制支出。
使用個案
結轉以下的剩余承諾準備金和義務準備金︰
- 尚未開立發票或已部分開立發票的採購單。
- 並非透過供應商尋購或存貨尋購的請購單。
- 有未結餘額的供應商合約
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您要結轉哪些採購文件？ | 您可以結轉以下項目的承諾準備金和義務準備金︰
當採購文件中含有您不想結轉的承諾和義務準備金時，您可以整批關閉採購文件。 |
如何區分您的交易進行會計處理？ | 您可以使用帳簿和帳簿代碼來分隔會計和報告的採購結轉交易。
接著，Workday 會建立個別的營業日記帳，並將承諾準備金和義務準備金清算過帳，以便︰
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您要結轉哪些多公司採購文件？ | 對於包含多家公司的採購單和請購單，您可以結轉承諾準備金和義務準備金。若要將這些文件結轉，請在標頭層級使用公司，並確保上一個和下一個分類帳期間或會計年度對下列項目開放︰
|
建議
為避免每個結轉交易出現重複，請務必篩選掉已結轉的採購文件。
為確保承諾準備金和義務準備金有時間清算，請考慮在分類帳期間或會計年度結束後數週結轉。
為盡量減少您的工作量，請計畫依下列順序管理您的採購文件︰
- 整批關閉沒有其他活動的文件。
- 結轉剩餘的承諾準備金和義務準備金。
- 關閉上一個分類帳期間或會計年度。
要求
請確保︰
- 您從結轉的分類帳期間或會計年度的狀態為「關帳中」或「開放」。
- 狀態為「關帳中」的分類帳期間和會計年度有一個未結的活動群組，其中包含承諾準備金和義務準備金的結轉活動。
限制
在每筆結轉交易中最多可包含 5,000 個採購文件，且每筆交易只能包含 1 種文件類型。若要減少交易中的文件數量，請篩選掉已結轉的文件。
用戶設定
無影響。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
流程︰採購功能區中的採購單 。 | 可讓您︰
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流程︰位於「採購」功能區中的請購 。 | 可讓您︰
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流程︰「供應商合約」功能區中的「供應商合約 」。 | 可讓您︰
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流程︰「共同財務管理」功能區中的「年終」 。 | 可讓您︰
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業務流程
業務流程 | 注意事項 |
|---|---|
整批關閉採購
| 可讓您整批關閉不想結轉的採購文件。 |
採購結轉
| 可讓您︰
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報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
預算餘額報告
| 檢視分類帳期間和會計年度的承諾準備金和義務準備金餘額。 |
尋找採購單
尋找請購單 尋找供應商合約 | 檢視採購文件狀態，並找出您要結轉的文件。 |
試算表
| 檢視︰
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檢視採購結轉
| 檢視︰
|
整合
無影響。
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
會計資料 | 結轉承諾準備金和義務準備金時，Workday 會︰
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預算 | 結轉承諾準備金和義務準備金時，Workday 會將其從上一個預算期間移至下一個預算期間。 |