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上次更新時間 ：2024-03-08
設定注意事項︰多公司採購

設定注意事項︰多公司採購

本主題可幫助您規劃多公司採購的配置和使用決策。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

在用戶層級，您可以在請購單和採購單上啟用多公司。此設定可讓您使用單一文件代表其他公司訂購，從而集中採購。
Workday 會自動支援在供應商發票上開立多家公司。

商業效益

您可以代表其他公司為商品、服務和專案服務建立合併請購單和採購單。此業務做法可減少傳送給供應商的採購單數量，從而節省調節時間。

使用個案

  • 請使用 1 筆請購為多家公司申請商品和服務。
  • 使用 1 張採購單為多家公司訂購，簡化工作流程。
  • 比對多公司發票與多公司採購單，以取得準確的報告。
  • 根據公司在明細和標頭層級準確過帳費用和資產，減少會計工作量。

需要考慮的問題

問題
注意事項
您的企業如何使用供應商合約進行採購？
當您在用戶層級合併跨供應商合約的請購單時，請為包含您進行採購的公司的公司階層建立供應商合約。
對於未在供應商合約間合併的多公司交易，標頭中的合約訂價會套用至該明細中的所有公司。
您的企業如何使用公司間業務？
在公司之間建立公司間關係，以便在多公司交易中使用這些關係。
您可以在
「編輯公司的公司間交易設定」
 任務中建立此關係。
將採購公司設為母公司。
如何編輯和核准支出交易的明細？
您可以在建立和核准流程期間編輯請購明細中的公司。您無法在尋購任務的明細層級編輯公司。
您的企業是否使用存貨？
對於「存貨」，您無法在補貨或定期補貨請購單上的明細中編輯公司。
對於補貨類型的訂單︰
  • 請在
    「維護庫存據點」
     和
    「維護定期自動補貨位置」
     任務中配置代表地點訂購的公司。
  • 您只能新增適用於存貨公司或定期自動補貨公司的請購明細和採購單明細。
若要設定存貨儲位的採購公司，您還必須在
「編輯公司的公司間交易設定」
 任務中將公司設定為母公司。
會計如何處理多公司交易？
使用
「建立科目過帳規則集」
 任務，設定下列科目過帳規則︰
  • 公司間應收帳款
    ，用於母公司的過帳。
  • 公司間應付帳款
    ，用於過帳下層公司。
您可以在以下分頁上檢視多公司採購交易的會計資料，其中列出了採購單或請購單上每個不同公司的會計資料︰
  • 檢視採購單的會計資料
  • 檢視請購的會計資料
您可以檢視所有已清算的日記帳，但必須具有該公司的安全權限，才能檢視其營業日記帳。

建議

  • 在
    「編輯用戶設定 - 財務」
     任務的「
    啟用多公司」
     提示中選取
    請購單
     和
    採購單
     選項。
  • 在
    「建立應計收料」
     任務中使用所有公司的公司階層，為採購單明細中的公司快速執行應計收料。

要求

若要為請購啟用「多公司」，請為「採購單」啟用「多公司」。
使用
「編輯公司間公司基本資料」
 任務，在您採購的公司之間建立公司間關係。請選取採購公司做為母公司。
您必須具有公司的標頭層級安全權限，才能使用
「存貨入庫」
 任務和檢視下列文件︰
  • 採購單
  • 收料單
  • 請購
  • 發票

限制

一旦您有作用中的多公司採購單或請購單，就無法停用此功能。
您無法在尋購任務中變更訂單明細中的公司，或是在核准採購單之後。您也無法變更以下得出的文件明細中的公司︰
  • 收料單
  • 退貨
  • 發票
無法變更補貨類型訂單的公司。
您必須具有公司在收料單標頭的安全權限，才能使用
「存貨入庫」
 任務。
當文件明細中的公司與標頭中的公司貨幣不同時，
結轉採購文件
 任務中的
餘額
 分頁和下列欄位會顯示空白︰
  • 已開發票金額
  • 總金額
  • 採購單總金額

用戶設定

在
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務中，對
「啟用多公司」
 提示選取
請購單
 和
採購單
 。

安全性

若要檢視和編輯多公司文件，您需要有標頭中的公司安全權限。您也可以檢視所有已清算的日記帳，但您需要有該公司的安全權限才能檢視其營業日記帳。
將以下子流程新增至請購單和採購單業務流程時，您可以根據明細層級的公司路由核准︰
  • 請購公司間事件
  • 採購單公司間事件
針對多公司文件中的每家公司，Workday 會在「我的任務」中為指派的考核人員顯示需要檢閱的明細。

業務流程

若要根據請購明細中的公司傳送交易以供檢閱︰
  1. 請在「採購」功能區中配置
    「請購事件」
     業務流程和安全原則。
  2. 請在「採購」功能區中配置
    「公司間請購事件」
     業務流程和安全原則。
  3. 請將
    「起始請購公司間事件」
     動作步驟新增至
    「請購事件」
     業務流程。
若要根據採購單明細中的公司傳送交易以供審查︰
  1. 請在「採購」功能區中配置「
    採購單事件」
     業務流程和安全原則。
  2. 請在「採購」功能區中配置
    「採購單公司間事件」
     業務流程和安全原則。
  3. 請將
    「起始採購單公司間事件」
     動作步驟新增至
    「採購單事件」
     業務流程。

報告

您可以將 Workday 報告或自訂報告用於以下包含多家公司的文件︰
  • 變更單
  • 採購單
  • 請購
  • 供應商發票

整合

這些 Web 服務支援包含多家公司的採購文件︰
  • 取得採購單
  • 取得採購單變更單
  • 取得收據
  • 取得退貨
  • 取得供應商發票
  • 提交採購單
  • 提交採購單變更單
  • 提交收據
  • 提交供應商發票

連結和觸點

功能
注意事項
建立收料單
若要檢視和編輯多公司收款，您必須具有標頭中公司的安全權限。
存貨入庫
若要使用
「存貨入庫」
 任務，您必須具有公司在收料單標頭的安全權限。
Workday 會依據收料明細中的公司自動入庫項目。
回補存貨
Workday 會在補貨的多公司文件上將公司填入唯讀狀態。
對於補貨交易，Workday 會根據
「維護庫存據點」
 任務中的補貨採購公司設定，在明細填入公司。
對於定期自動補貨的補貨交易，Workday 會根據「
維護定期自動補貨位置」
 任務中的來源請購公司設定，在明細填入公司。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。