設定注意事項︰採購中的承諾會計
在規劃配置和使用承諾會計來追踪採購支出時，本主題可有助於您做出決策。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
內容
承諾會計是為未來付款義務識別和預留資金的做法。此會計資料已連結至請購單和採購單等採購文件。
商業效益
包括︰
- 授權應付帳款 (AP) 部門在授權前先管控支出並規劃支出。
- 輕鬆追踪單一經常性採購單，使其不至於受到監督。
- 讓使用者在檢閱及核准採購交易時，可驗證預算限制。
使用個案
- 針對請購單、採購單和供應商合約，將剩餘的承諾準備金和義務準備金結轉至下一個分類帳期間。
- 啟用承諾準備金分類帳，追踪請購單的日記帳分錄。
- 啟用義務準備金分類帳，追踪採購單的日記帳分錄。
- 建立實際值分類帳以追踪供應商發票的日記帳分錄。
- 透過追踪義務準備金和承諾準備金來規劃現金流。
- 依據特定預算檢閱採購交易。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您是如何規劃公司預算的？ | 預算結構是 Workday 中預算的基礎。此結構會決定︰
結構也會影響採購文件的結轉頻率。 |
您如何追踪請購的會計資料？ | Workday 建議您啟用承諾分類帳以追踪日記帳分錄。 |
您的組織如何使用 Worktag？ | 使用資金或補助金等 Worktag 時，平衡 Worktag 可讓您更清楚地追踪承諾準備金和義務準備金。 |
建議
為確保交易文件持續符合預算限制，請在業務流程的檢閱或核准步驟之後新增
「檢查預算」
子流程和動作步驟。當您要在相同時段多次結轉時，請使用
會計年度
篩選條件來篩選掉已結轉的文件。為確保資料一致，請按以下順序完成這些年終任務︰
- 結轉任何剩餘的承諾和義務。
- 整批關閉採購文件。
- 關閉分類帳期間。
若要確認您的會計設定，請在
「檢視 Worktag 平衡配置」
報告中驗證公司的 Worktag 平衡。要求
設定︰
- 科目集
- 會計過帳規則
- 日記帳來源
- 分類帳科目分類
- 分類帳期間
定義以下項目的配置︰
- 分類帳年度和期間
- 分類帳科目分類
- 科目集
- 科目過帳規則
請使用
「維護採購結轉帳簿代碼」
任務，為您要結轉的公司輸入帳簿代碼。限制
無影響。
用戶設定
無影響。
安全性
網域 | 注意事項 |
|---|---|
設定︰「通用財務管理」功能區中的「分類帳和帳簿」
| 可讓您配置帳簿代碼，以便將採購承諾準備金會計結轉。 |
流程︰「共同財務管理」功能區中的「年終」
| 可讓您將採購結轉帳簿代碼指派給公司。 |
「通用財務管理」功能區中的 「設定︰日記帳來源」
| 可讓您將承諾準備金和義務準備金日記帳來源對應至營業交易。 |
設定︰供應商合約
| 可讓您配置供應商合約類型，以建立義務準備金。 |
業務流程
請修改
「採購結轉」
業務流程，以定義將採購文件結轉至下一個會計年度的工作流程。報告
無影響。
整合
無影響。
連結和觸點
功能 | 注意事項 |
|---|---|
預算檢查 | 啟用預算檢查，根據指定的預算追踪採購交易的承諾和義務準備金。 |
採購結轉 | 您可以使用 「結轉採購文件」 任務結轉︰
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