跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-03-08
設定注意事項︰含供應商資訊的採購項目

設定注意事項︰含供應商資訊的採購項目

本主題可協助您在規劃採購項目的配置和使用與供應商資訊時，做出決定。主要內容包括︰
  • 為何要設定。
  • 其與 Workday 其餘部分的整合方式
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

包含供應商資訊的採購項目可讓您︰
  • 使用採購的特定供應商詳細資料定義一般採購項目，例如計量單位 (UOM) 和定價。
  • 維護採購項目任務中的供應商型錄項目。
  • 在採購交易中使用主要供應商資訊。
  • 依據公司、供應商合約、配送地點和時段，為供應商資訊配置進階價格規則。

商業效益

使用供應商資訊設定採購項目時，您可以︰
  • 合併並儘量減少項目維護的資料輸入。
  • 減少您的業務所需的型錄載入量。
  • 控制交易的計量單位和訂價，以保持一致性。
  • 按一下按鈕，自動輸入資料。

使用個案

角色
使用個案
項目管理者
輸入用於採購項目任務的訂購、核發和庫存的項目資料。
項目管理者可直接在採購項目任務的
「供應商資訊」
 分頁上輸入採購項目的供應商資訊，以略過型錄載入。
申請人
申請者可在
「搜尋型錄」
 任務中看到採購項目上每個唯一供應商項目的個別採購選項。
如果您從
「維護功能選擇啟用」
 報告中選擇啟用
「統一徵才體驗」
 功能，我們會將您從
「搜尋目錄」
 任務引導至
「請購單」
Worklet 中的目錄搜尋，以實現更精簡的請購流程。請參閱「」 在請購 Worklet 中建立請購單。
您可以在
「編輯公司採購選項」
 任務中控制供應商資訊對申請人的顯示方式。
採購員
在採購單上，採購員可以選取與所選採購項目相關聯的供應商資訊。
存貨專員
在定期自動補貨交易中，存貨專員可以選取與所選採購項目相關聯的即時供應商資訊。
應付帳款專員
在發票上，應付帳款專員可以選取與所選採購項目相關聯的供應商資訊。

需要考慮的問題

問題
注意事項
您是否有現有的供應商型錄在使用中？
在用戶層級，您可以在採購項目任務中啟用對型錄項目資訊的編輯功能。然後，您可以維護供應商型錄，同時維護採購項目任務中的型錄項目。
無論您使用採購項目任務還是型錄載入任務進行更新，Workday 都會同步型錄項目資訊。
貴公司如何追踪和選取採購項目的供應商？
您可以標記尋購優先順序的供應商。Workday 會在有效的支出交易中填入主要供應商資訊值。對於每個主要和次要供應商，您可以保留供應商接受的訂購計量單位、即時制計量單位和價格的清單。
對於特別優惠或折扣，您可以使用
進階訂價
 表格，針對供應商資訊設定其他價格規則。
Workday 會優先處理已定義配送地點的進階訂價明細，讓您能夠依地點區分單價和合約尋購。
當您選取「根據換算係數計算價格」選項時，Workday 會使用任何具有已配置計量單位的預約定價明細。如果未選取此選項，Workday 只會使用具有預設計量單位的明細。
如果您建立的請購單使用的配送地址與進階訂價網格不同，Workday 就不會預設供應商合約。只有當配送地址與您在請購單上選取的地址相符時，Workday 才會使用預設值。
如果您已選取首選供應商合約，Workday 會依配送地點使用進階訂價。
貴公司的請購方式如何？
對於採購項目上的每個唯一供應商項目，Workday 會在
「搜尋型錄」
 任務中顯示個別的採購選項，以便使用者將其新增至請購單。
如果您從
「維護功能選擇啟用」
 報告中選擇啟用
「統一徵才體驗」
 功能，我們會將您從
「搜尋目錄」
 任務引導至
「請購單」
Worklet 中的目錄搜尋，以實現更精簡的請購流程。請參閱「」 在請購 Worklet 中建立請購單。
當採購項目具有主要供應商資訊時，Workday 會覆寫尋購規則。
您的計量單位資訊的一致性如何？
當您擁有準確且一致的項目計量單位資訊時，此功能的效能最佳。對於與供應商相關聯的項目，如果相同項目的計量單位有不同的換算係數，或將相同的庫存標示為作用中但訂購為非作用中的相同計量單位，Workday 會進行驗證。

建議

在採購項目任務中連結和編輯型錄項目，以合併項目維護。當您新增相關聯的採購項目時，Workday 會填入交易的主要型錄項目資訊。
無論您是在供應商型錄或採購項目任務上進行更新，Workday 都會同步型錄項目資訊。

要求

若要編輯採購項目任務的型錄項目資訊，管理者必須在
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務中選擇啟用採購項目的型錄項目資料。

限制

  • 對於沒有型錄項目的供應商，您只能新增 1 個供應商資訊項目。您可以更新已在使用中的供應商資訊。
  • 對於所有供應商，您不能為同一家公司輸入超過 1 份具有重疊時段的合約。
  • 如果您不想在
    「搜尋型錄」
     任務中將供應商資訊顯示為個別的採購選項，則採購項目上的所有供應商資訊分錄都必須將尋購優先順序設為零。
    如果您從
    「維護功能選擇啟用」
     報告中選擇啟用
    「統一徵才體驗」
     功能，我們會將您從
    「搜尋目錄」
     任務引導至
    「請購單」
    Worklet 中的目錄搜尋，以實現更精簡的請購流程。請參閱「」 在請購 Worklet 中建立請購單。

用戶設定

在
「編輯用戶設定 - 財務」
 任務中選取
啟用採購項目的型錄資料和訂價核
 取方塊，以編輯採購項目任務的型錄項目資訊。

安全

在採購功能區中為採購項目配置以下網域︰
網域
注意事項
設定︰採購項目
 網域
您可以設定採購項目並檢視相關報告。
檢視︰採購項目
 網域
您可以檢視特定採購項目。

業務流程

當您使用
「匯入供應商項目」
Web 服務時，Workday 會啟動
「更新供應商項目事件」
 業務流程，以路由核准採購項目上更新的供應商資訊。

報告

您可以使用
「檢視採購項目」
 報告來檢視採購項目和相關聯的供應商資訊。
在自訂報告中使用這些報告資料來源︰
  • 型錄項目
  • Item
  • 採購項目
  • 計量單位換算係數
在
供應商項目 Web 服務的自訂報告中使用供應商項目匯入要求
 報告資料來源。

整合

您可以使用這些 Web 服務來更新採購項目的供應商資訊︰
  • 匯入供應商項目
  • 取得供應商項目
Workday 使用
匯入供應商項目
 Web 服務做為
「更新供應商項目事件」
 業務流程的起始動作。
當您使用 Web 服務更新採購項目訂價並選取
根據換算係數計算價格
 核取方塊時，Workday 建議您︰
  • 僅針對預設計量單位提交即時定價和訂購定價。Workday 會依據新的換算係數計算其他計量單位的價格。
  • 對
    取得採購項目
     和
    取得供應商項目
     Web 服務使用
    排除按換算係數計算的訂價
     和
    僅限啟用計算價格的預設計量單位
     篩選條件。

連結和觸點

包含供應商資訊的採購項目會與 Workday 中的這些其他區域互動︰
功能
注意事項
存貨
您可以在存貨交易中使用具有即時制供應商資訊的採購項目，例如即時制補貨請購單。
供應商帳戶
在供應商入口網站任務中，供應商可以從您在用戶中為發票文件設定的計量單位清單中進行選擇。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶間的配置關係。請前往 Workday Community 進一步了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。