設定注意事項︰型錄項目
本主題內容可為您規劃型錄項目的配置和使用時提供參考。主要內容包括︰
- 設定其他行事曆的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
型錄項目使用供應商合約進行主要訂價，代表供應商提供的型錄中的特定項目。
您也可以讓供應商將供應商型錄載入 Workday 用戶。
商業效益
透過供應商型錄項目，您可以︰
- 依供應商整理供應商資訊，每個供應商型錄都包含貴公司可採購的型錄項目。
- 可讓申請人瀏覽請購單的供應商型錄。
- 讓供應商載入型錄項目，改善供應商協作。
- 使用「供應商型錄工作區」報告檢視用戶中的所有供應商項目資訊。
使用個案
- 讓供應商將自己的型錄載入您的 Workday 用戶，藉此改善協同作業流程。
- Workday 會自動將含有型錄項目的請購單納入採購單，藉此減少採購員的工作量。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
您目前是否使用或計畫使用採購項目？ | 在採購項目任務中，您可以在 「供應商資訊」 分頁上將供應商項目資訊與採購項目相關聯。透過採購項目，申請人可以瀏覽自己容易認出的通用項目。Workday 會依據您的採購項目設定，在請購單和採購單上填入正確的供應商資訊。 |
貴公司如何使用供應商合約？ | 若要在 Workday 中和採購交易中使用供應商型錄項目，您必須將供應商型錄新增至型錄項目已啟用的供應商合約類型。
當您將型錄項目新增至交易文件時，Workday 會填入供應商合約。這可確保合約訂價為主要訂價。 |
如何設定和更新供應商項目資訊？ | 當貴公司使用供應商型錄項目和採購項目時，您必須分別更新項目資訊，這會增加項目管理者的工作量。
您可以在型錄載入期間將採購項目與型錄項目相關聯，以便為型錄項目啟用 Workday 存貨。 如果您可以在 「供應商資訊」 分頁中新增型錄項目，您也可以使用 「編輯用戶設定 - 財務」 任務，在採購項目任務中啟用型錄項目編輯功能。然後，當您在採購項目或供應商型錄任務中編輯型錄項目資料時，Workday 會同步型錄項目資料。 |
您要如何保護型錄項目？ | 當您為相關聯的供應商合約設定分段安全性時，即可在 型錄載入 業務流程中使用分段安全性。 |
您是否使用存貨？ | 若要使用 「存貨入庫」 任務，您必須在型錄載入期間或在採購項目任務中，將型錄項目與採購項目建立關聯。
當您執行 「存貨入庫」 任務時，Workday 會將型錄項目轉換為相關聯的採購項目。 |
建議
請先設定採購項目，再載入供應商型錄項目。這可讓您在型錄載入期間，將採購項目與型錄項目相關聯。
在採購項目任務的
「供應商資訊」
分頁上新增型錄項目，以便您︰
- 在 1 個地方將多個型錄項目與一個採購項目相關聯。
- 選取採購項目時，在採購交易中將尋購優先順序設為 1 的型錄項目。
- 使用「存貨入庫」任務。
「編輯用戶設定 - 財務」
任務中︰
- 限制支出交易的計量單位選擇，確保使用者只能使用您設定的計量單位。
- 請在採購項目任務中啟用對型錄項目資訊的編輯，以合併項目資料輸入。
要求
若要在 Workday 上載入供應商型錄，您必須設定供應商合約，並將其與供應商型錄建立關聯。
限制
如果您不在採購項目任務中啟用型錄項目資料編輯，您必須分別編輯型錄項目和採購項目資訊，並保持一致，以避免資料差異。
您無法使用
「進階訂價」
表格，此表格可讓您依供應商合約、公司、地點和配送地點為採購項目配置替代訂價。用戶設定
在
「編輯用戶設定 - 財務」
任務中，您可以啟用︰
- 限制支出交易的計量單位 (UOM) 選擇，確保使用者只能使用公司已設定的計量單位。
- 在採購項目任務中編輯型錄項目資訊，以合併項目資料輸入。
安全性
請在「供應商合約」功能區中配置
「型錄載入」
業務流程。若要使用分段安全功能，請將合約安全區段與您在
型錄載入
業務流程中配置的區段安全群組建立關聯。業務流程
當員工起始
「型錄載入申請
」任務時，請使用 「型錄
載入申請」業務流程將核准和任務轉給管理者。當您在採購項目任務中編輯型錄項目資料時，更新不會使用業務流程。
報告
您可以使用
「供應商型錄工作區」
報告，依供應商型錄深入探查型錄項目。您可以在用戶中編輯或檢視所有供應商資訊。您可以在自訂報告中使用這些報告資料來源︰
- 型錄項目
- Item
- 採購項目
- 計量單位換算係數
您可以在供應商項目 Web 服務的自訂報告中使用
「Supplier Item Import Request」
報告資料來源。整合
您可以使用這些 Web 服務，在供應商型錄中大量載入或更新型錄項目︰
- 取得型錄載入
- 匯入型錄載入
- 提交型錄載入申請
在採購項目任務中啟用型錄項目編輯後，您也可以使用這些 Web 服務來大量更新型錄項目︰
- 取得供應商項目
- 匯入供應商項目
匯入供應商項目
Web 服務是對 「更新供應商項目事件」
業務流程的起始動作。連結和觸點
若要在採購型錄項目時使用「
存貨入庫」任務，請將型
錄項目與採購項目建立關聯。當您收到型錄項目時，Workday 會在 「存貨入庫」
任務中填入相關聯的採購項目。Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。