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Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-06-14
設定注意事項︰自動管理員工的業務流程

設定注意事項︰自動管理員工的業務流程

本主題可幫助您規劃配置和使用
「自動管理業務流程」
 服務步驟時的決策。主要內容包括︰
  • 設定工時確認的原因
  • 如何搭配 Workday 的其他功能使用
  • 後續影響以及跨產品交互作用
  • 安全要求事項與業務流程配置
  • 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。

內容

啟用
「自動管理業務流程」
 服務步驟後，您可以在員工的僱用狀態變更時，自動執行進行中事件和「我的任務」項目。當您配置規則時，Workday 會自動對下列項目執行動作︰
  • 與員工相關且仍有剩餘步驟的業務流程。您可以取消業務流程，或將業務流程推進到最後。範例︰績效考核。
  • 等候員工執行動作的業務流程步驟。您可以將步驟重新指派給其他人，或者如果有其他受指派者，則移除此人員的受指派者。範例︰核准直屬員工的費用報告。
當您在業務流程定義中配置此服務步驟時，Workday 會根據您為該步驟定義的規則，自動對業務流程執行動作。

商業效益

使用
自動管理業務流程
 服務步驟時，將會︰
  • 提高效率
  • 減少人力和外部系統的維護。
  • 降低組織成本。
透過
「自動管理業務流程」
 服務步驟，您不必手動執行耗時的
「管理員工的業務流程」
 任務。當您使用
「管理員工的業務流程」
 任務時，可能不知道如何處理員工的相關業務流程事件，或是不知道該如何處理等候員工處理的「我的任務」項目。此外，當您有大量要更新的事件時，系統可能會難以管理。

使用個案

  • 如果員工要休延長假，請取消其待處理的一般休假申請。
  • 經理人員要轉任其他組織的職務時，請為「我的任務」重新指派項目。
  • 更新員工相關事件或「我的任務」項目，以反映正職員工狀態變更並繼續執行工作流程。
  • 為即將離職的員工自動執行業務流程和「我的任務」項目。
  • 請取消或重新指派已離職正職員工「我的任務」中狀態
    為「儲存備用」的
     項目。

需要考慮的問題

問題
注意事項
當員工離職時，您是否需要更新員工相關業務流程事件？
您可以配置
「自動管理業務流程」
 服務步驟，以取消或推進該步驟直到完成。Workday 會根據您為步驟定義的規則，自動對業務流程執行動作。
當員工的僱用狀態發生變更時，您是否需要管理需要執行員工動作的未完成業務流程步驟？
您可以配置
「自動管理業務流程」
 服務步驟，將其重新指派給其他人，或移除員工的受指派者。Workday 會根據您為步驟定義的規則，自動對業務流程執行動作。
您是否有已離職的正職員工使用
「儲存
 備用」項目？
您可以配置
「自動管理業務流程」
 服務步驟，以重新指派或取消任務。當您離職後，該位正職員工仍可存取狀態
為「儲存備用」的
 「我的任務」項目。當您配置服務步驟時，Workday 會自動執行「
儲存備用」
 任務。

建議

請在
「自動管理業務流程」
 服務步驟之後新增「
管理員工的業務流程
 做為
動作」
 步驟，以確保所有業務流程都已處理。
使用
Auto-Manage Business Processes
 服務步驟限制您起始的業務流程數量，以取得最佳效能。當您考慮要用服務步驟起始多少業務流程時，Workday 會將處理拆分成較小的批次。這在以下情況會有所幫助︰
  • 您要推進或取消的事件超過 200,000 個。
  • 您想要為超過 200,000 個業務流程步驟或「我的任務」項目重新指派或移除受指派者。
建議的限額為分 1 批次處理 200,000 個事件或「我的任務」項目。如果未分批起始具有
「自動管理業務流程」
 配置的業務流程，您的用戶不會關閉作業，且流程也不會卡住。但是，處理需要一些時間才能完成。

要求

從
「編輯用戶設定 - 業務流程」
 任務的
「執行自動化業務流程動作的
 使用者」提示中選取一位使用者。這是服務步驟用來執行自動化動作的使用者。當您配置
「使用者以執行自動化業務流程動作」
 提示時，之後即無法移除該使用者。但是，您可以選取其他使用者。請選取組織中不太可能變更的使用者。

限制

在
「配置事件服務」
 任務的每個網格中，您最多只能指定 50 個自動化規則。
「自動管理業務流程
 」服務步驟每 15 分鐘會在背景中執行排定的作業。
Auto-Manage Business Processes
 服務步驟完成處理並移至下一步驟之前，可能會有 5-30 分鐘的延遲。當有大量資料要處理時，延遲時間可能超過 1 小時。
「自動管理業務流程」
 服務步驟配置未設定生效日期。當您變更配置時，變更會在流程下次執行時更新。
對於已指派給人員的業務流程步驟，您無法對以下項目使用「
重新指派給安全群組」
 動作︰
  • 共同參與步驟
  • Adobe 整合步驟若要重新指派 Adobe 整合步驟，請使用
    「管理員工的業務流程」
     任務，或「我的任務」中齒輪圖示中的
    「重新指派」
     動作。
有待委派人執行的步驟，且您使用以下項目配置
「自動管理業務流程」
 服務步驟時︰
  • 如果要執行「重新指派至安全群組」
     動作，則無法重新指派此步驟。
  • 如果
    要從「移除人員為受指派者」
     動作中移除受委派人，即使該步驟正在等候多個人員執行，您也無法將受委派人從步驟中移除。
您無法將
「自動管理業務流程」
 服務步驟與其他步驟並行配置。
在某些業務流程 (例如離職和變更職務) 中，如果符合下列條件，則
「重新指派」
 和「
移除為受指派者的人員」和
 「自動管理業務流程」服務步驟動作將無法運作︰
  • 步驟配置參照了安全群組 (使用
    「指派給人員的業務流程步驟」區段中的「
    最初路由
     目標」。
  • 將其放在
    完成
     步驟之後。
  • 它會在事件生效日期 (例如最後受僱日期或職務變更日期) 之後執行。
我們建議您將
「管理員工的業務流程」
 任務做為
動作
 步驟，新增至
「自動管理業務流程」
 步驟之後，以確保其處理所有作業。如果您需要將
「自動管理業務流程」
 步驟放在業務流程的
「完成」
 步驟之後，則必須在事件生效日期 (例如離職日期或職務變更日期) 之前執行。

用戶設定

在
「編輯用戶設定 - 業務流程」
 任務中配置
「使用者以執行自動化業務流程動作」
 提示。

安全性

「系統」功能區中的以下網域︰
  • Business Process Administration
  • Manage: Business Process Definitions
  • Set Up: Tenant Setup - BP and Notifications

業務流程

您可以在以下業務流程中多次新增
「自動管理業務流程
 即服務步驟」︰
  • 變更職務
  • 結束約僱人員合約
  • 申請特殊休假
  • 離職

整合

您可以使用這些 Web 服務，將
「自動管理業務流程」
 服務步驟配置從 1 個用戶移轉至另一個用戶︰
  • 取得自動管理業務流程服務配置
  • Put 自動管理業務流程服務配置

連結和觸點

「自動管理業務流程」
 服務步驟會與「人員任用」互動。
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。