設定注意事項︰業務流程的整批作業
本主題有助於您規劃整批作業管理功能的配置和使用。主要內容包括︰
- 設定工時確認的原因
- 如何搭配 Workday 的其他功能使用
- 後續影響以及跨產品交互作用
- 安全要求事項與業務流程配置
- 實作前應考量的問題和限制
請參閱詳細任務說明，取得完整的配置詳細資料。
內容
整批作業管理
(MOM) 任務可讓區段型安全群組的成員輕鬆執行業務流程的大量異動，包括︰
- 推進
- 取消
- 向上呈報
- 重新指派
您可以立即執行作業，也可以在排定的時間執行作業，例如未來一次、每天、每週或每月一次。此任務可讓您選取要在輸入報告上執行的作業，藉此管理大量交易。
商業效益
使用 MOM 任務可減少與管理業務流程相關的手動作業。此任務允許以下作業類型︰
- 推進業務流程
- 取消業務流程
- 取消待辦事項
- 向上呈報業務流程
- 重新指派業務流程
- 撤回業務流程
使用個案
您可以使用整批作業管理來執行以下操作︰
- 自動取消進行中的事件。在事件取消之前，您希望收到取消事件清單的通知，以及繼續或終止流程的選項。
- 自動重新指派等候執行動作的業務流程步驟，例如等候核准 PTO 申請。「重新指派」整批作業類型有助於減輕將步驟從 1 個使用者或使用者群組手動重新指派給另一個使用者或使用者群組的負擔。
- 大量手動推進到職或僱用步驟。
- 將職務徵才需求核准步驟上報給下一層經理人員，藉此縮短核准職務徵才需求的備貨時間。
- 略過待執行動作或整批儲存備用的待辦事項步驟，例如在到職事件的「完成」步驟之後。
需要考慮的問題
問題 | 注意事項 |
|---|---|
如何大量重新指派業務流程步驟，而不是手動將步驟從 1 人重新指派給另一個人？ | 當您在 「整批作業管理」 網域上配置區段型安全群組時，可以使用「重新指派業務流程步驟」整批作業類型。如果您未啟用安全性，您的使用者將無法存取此整批作業類型。
使用自訂報告中的 「可重新指派步驟」 報告欄位做為篩選條件，並在 MOM 任務中輸入報告。您可以使用「報告欄位」來報告可重新指派的業務流程步驟，這些步驟正在等候人員執行動作，或該步驟尚未指派。請注意，其可具有下列任何狀態︰
若要進一步篩選，您也可以在自訂報告中使用 「等候中的人員」 報告欄位。您可以將業務流程步驟重新指派給非員工角色的人員。範例︰學生。請注意，您無法將業務流程步驟重新指派給︰
|
如何整批推進業務流程？ | 在您使用 MOM 任務整批推進業務流程之前，請考慮您要推進的業務流程。您無法使用 MOM 整批傳回業務流程。但是，如果您具有以下權限，則可以使用 傳回業務流程 企業介面建置器 (EIB) 整批傳回業務流程︰
執行 EIB。
使用 MOM 任務推進業務流程時，也應考慮並行步驟。當您推進某個步驟時，這會觸發業務流程中任何並行步驟的推進。 例如，離職事件有 2 個並行步驟︰
如果您使用人力資源管理 (MOM) 推進正職員工離職調查步驟，則並行的 HR 離職調查步驟也會推進。 如果在業務流程定義中將並行步驟標示為 「不要推進」， 就不會觸發自動推進。 |
如何整批取消業務流程？ | 「整批取消業務流程」 任務受限，因此您可以按類型或外部來源和時間範圍取消特定業務流程。使用 MOM 任務時，您可以將取消作業排定為定期取消、在即將取消的情況下收到通知，並包含必要的檢閱步驟，允許特定使用者取消流程，以防止意外取消。為避免發生效能問題，請僅在取消少於 25 個事件時使用 「整批取消業務流程」 任務。若要處理更高的作業量，請改用 MOM 任務。Workday 也建議您使用業務流程類型和日期範圍篩選條件，分批取消事件。 |
您如何處理取消或處理 Workday 中目前正在進行的交易？ | 請考慮使用 MOM 任務將其中的部分作業自動化。您必須能夠使用自訂報告識別要取消、推進或重新指派的業務流程。 |
如何整批撤回業務流程？ | 「撤回業務流程」整批作業類型可讓您排程先前使用 「整批撤回業務流程」 任務等現有解決方案手動撤回的整批撤回事件。您可以排定整批撤回事件的定期執行時間、收到即將撤回的通知，並設定必要的 檢閱 步驟，允許僅指定的使用者撤回，以免發生錯誤。 |
建議
檢閱您的業務流程，確認可將其推進、取消和重新指派。
當您執行 MOM 任務時，如果報告傳回的實例數超過該整批作業類型的預先定義限制，Workday 會傳回錯誤，且不會對輸入報告中的任何實例執行作業。Workday 建議您檢查所用整批作業類型的說明，以驗證其實例限制。然後，將您的報告拆分為較小的報告，並配置多個 MOM 流程，使每個報告傳回的資料少於整批作業類型的實例限制。
當您配置
「重新指派業務流程步驟」
整批作業，以整批重新指派用戶中未指派的步驟時︰
- 使用自訂報告中的「可重新指派步驟」報告欄位。若要進一步篩選，您也可以使用自訂報告中的「等候中的人員」報告欄位。
- 選取所有目前受指派者或無受指派者提示。
要求
若要起始整批作業，您需要確認區段型安全群組可存取整批作業類型的區段。請為區段型安全群組授予「
整批作業管理」
網域安全原則的 「檢視」
和 「修改」
權限。您可以存取 「檢視整批作業類型」
報告，檢視所有可用的整批作業類型。建立自訂報告，傳回要執行整批作業的業務流程實例。您可以使用
「支援作業類型」
報告欄位來決定報告資料來源是否支援任務的整批作業類型。在自訂報告中，您必須為整批作業類型新增一個條件為
True 的
篩選條件︰
整批作業類型 | 報告篩選條件的必要輸入 | 其他資訊 |
|---|---|---|
推進業務流程 | 可手動推進
| |
取消業務流程 | 可取消
| |
取消待辦事項 | 可取消的待辦事項
| Workday 會略過以下狀態的未提交步驟︰
|
向上呈報業務流程步驟 | 可向上呈報步驟
| 此業務流程步驟必須等候下列其中一個步驟的動作︰
|
重新指派業務流程步驟 | 可重新指派的步驟
| Workday 會重新指派報告傳回的所有業務流程步驟。這可能包括未指派的步驟，以及狀態為︰
|
限制
Workday 對大多數整批作業類型強制執行 50,000 個實例的限制，但也有一些例外。例如，
取消業務流程的
實例上限為 200,000 個。某些整批作業類型可能允許更高的實例限制。Workday 設定這些限制是為了防止大型 MOM 背景處理流程影響用戶效能。當您執行 MOM 任務時，如果報告傳回的實例數超過該整批作業類型的預先定義限制，Workday 會傳回錯誤，且不會對輸入報告中的任何實例執行作業。如果您使用「推進業務流程」整批作業類型，但決定要傳回所有業務流程，則必須手動傳回每個業務流程，或者如果您有安全權限，則執行「
傳回業務流程
EIB」。一旦整批傳回業務流程，您將無法復原您的動作。您只能手動傳回業務流程，前提是已在業務流程安全原則中啟用該業務流程。當您在
「目標」
區段中選取「 所有新的角色受指派者」
選項時，「重新指派業務流程步驟」整批作業類型不會重新 指派起始
步驟。業務流程管理者應建立或編輯區段型安全群組，並授予區段型安全群組存取適當業務流程網域或業務流程安全原則的權限。MOM 只能對配置 MOM 作業的人員有權檢視的實例執行動作。
安全性
了解區段型安全群組和分段安全性。業務流程管理者應建立或編輯區段型安全群組，並授予區段型安全群組以下權限︰
- 「系統」功能區中的「整批作業管理」網域。
- 適當的業務流程網域或業務流程安全原則MOM 只能對配置 MOM 作業的人員有權檢視的實例執行動作。
當您使用
「重新指派業務流程步驟」
整批作業類型時，Workday 只會將步驟重新指派給該步驟的業務流程安全原則中的安全群組。業務流程
若要在業務流程中使用
「取消業務流程」
和 「推進業務流程」
整批作業類型，您需要在業務流程安全原則上指定安全群組。您可以使用
「業務流程配置選項」
報告來檢視可以推進和取消哪些業務流程。報告
報告 | 注意事項 |
|---|---|
業務流程配置選項
| 您可以使用此報告來決定可以推進和取消哪些業務流程。 |
整批作業檢閱
| 此報告可用於檢視特定時間範圍內的作業狀態和詳細資料。您可以在使用 MOM 任務時隱藏通知。 |
排定的未來流程
| 您可以使用此報告來編輯已排定的流程，包括已排定的整批作業流程。在此報告中，您只能變更流程和基本配置設定的開始和結束日期。 |
檢視整批作業類型
| 您可以使用此報告來檢視可用的整批作業類型。存取此報告可檢視各類型的 整批作業安全區段 ，以及可存取這些類型的安全群組。 |
Workday 建議您使用以下報告資料來源︰
- 業務流程事件步驟︰用於「向上呈報業務流程步驟」和「重新指派業務流程步驟」整批作業類型。
- 業務流程異動︰用於推進業務流程和取消業務流程整批作業類型。
- 業務流程異動 (已編入索引)︰用於推進業務流程和取消業務流程整批作業類型。只有當您使用「業務流程管理」網域的網域安全原則時，才能在配置整批作業時使用此報告資料來源。如果是這種情況，Workday 建議您使用此報告資料來源，而不是使用「Business Process Transactions」報告資料來源，以改善報告的效能。
連結和觸點
Workday 提供了一個「觸點套件」，其中包含的資源可協助您了解用戶中的配置關係。在 Workday Community 深入了解 Workday Touchpoints Kit (Workday 觸點套件)。