建立特殊休假類型
- 建立特殊休假系列。
- 如果您要定義員工適用資格要求或特殊休假申請驗證，請建立特殊休假規則。
- 安全性︰在「一般休假」和「特殊休假」功能區中設定︰「特殊休假」網域。
特殊休假類型定義了適用於特定特殊休假類型的規則集，例如陪審團職務或探親假或病假 (FMLA)。可識別︰
- 特殊休假系列
- 特殊休假申請的時間單位。
- 員工適用資格、驗證和其他規則
- 是否要追踪結餘。
如果您的 Workday 用戶啟用了多個職務，特殊休假類型也會指出該特殊休假類型是否以職位為基礎。
您可以將某個特殊休假類型連結至其他特殊休假類型和一般休假，以便 Workday 計算特殊休假的合併結餘。
- 存取「建立特殊休假類型」任務。
- 完成此任務時，請參考以下說明︰欄位說明特殊休假類型輸入可代表特殊休假原因的名稱。特殊休假類型 IDWeb 服務 API 和 EIB 上傳會使用此 ID。如果您將此欄位保留空白，Workday 會自動指派一個值。以職位為依據如果您的 Workday 用戶在「編輯用戶設定 - HCM」任務 (「職位設定選項」欄位) 中配置為支援多個職務，此核取方塊就會顯示。選取此項可依職位追踪員工的特殊休假。一旦有特殊休假申請或其他特殊休假資料存在，您便無法變更此設定。當特殊休假類型為按職位時，您必須在輸入特殊休假申請時提供員工的職位。結餘也是以職位為基礎的。通常，適用資格規則、驗證、輔助資料和應享權利計算也會適用於員工的職位。但是，在定義這些規則時，您可以改用參照主要職務或跨所有職務的報告欄位或計算欄位。取消選取此核取方塊可指定以員工為基礎的特殊休假類型和結餘。適用資格規則、驗證、輔助資料和應享權利計算通常適用於員工的主要職位，除非您將這些規則定義為查看所有職務。Leave Family (特殊休假系列)指定員工在申請特殊休假時可選擇的特殊休假類型。非作用中將休假類型設為無法使用。選取此項後，員工無法申請或處於非作用中的特殊休假類型。標準報告會繼續追踪已休假中的員工，並顯示該特殊休假類型的詳細資料。特殊休假給付類型(選用) 將休假類型連結至 Workday 提供的法定給付收入收入，以便 Workday Payroll 可依據休假類型處理法定給付。範例︰
- 英國薪資系統的產假給付類型
- 法國薪資系統中的兼職治療性特殊休假或重新分類特殊休假。
特殊休假中狀態公開性類型當員工正在休假中時，Workday 會在員工姓名旁邊顯示(休假中)狀態。選擇是否顯示以下狀態︰- 一律。
- 從不。
- 僅限有權檢視員工特殊休假的使用者。
- 定義適用資格條件，以控制在輸入特殊休假申請時是否可選取特殊休假類型︰欄位說明國家/地區、行政區域將特殊休假類型限制為特定地點可用。員工在特殊休假第一天的工作地址，必須位於所選的其中一個地點。如果空白，則該休假類型適用於所有地點。其他條件「選取特殊休假規則」定義了員工在申請特殊休假的第一天必須符合的其他條件，才符合休假資格。員工必須符合所有其他條件。已啟用員工類型指定特殊休假類型是否適用於正職員工、約僱人員或所有員工。
- 在「特殊休假影響」區段中，指定特殊休假如何影響 Workday Absence Management 以外的區域。範例︰
- 若要停止給正在此特殊休假中的員工付款，請選取影響薪資。如果您使用的是 Workday Payroll，則可繼續依據執行種類條件支付特殊休假員工的薪資。
- 若要調整「法國薪資系統」的年資計算，請選取影響應計連續工時。稍後，您可以在「維護法國薪資系統的休假對應」任務中，將特殊休假類型對應至育兒假或育兒假值。Workday 會從調整後的年資計算中，扣除一半的特殊休假天數，無條件捨去至最接近的日期。
- 在驗證/輔助資料分頁上，選取要套用至特殊休假申請的驗證規則︰欄位說明Leave of Absence Rule (特殊休假規則)當員工提交要求或儲存要求以備日後使用時，Workday 會︰
- 將規則套用至申請特殊休假的每一天。
- 如果要求無效，則會發出警告。
- 將帶有警告的要求轉送檢閱。
當特殊休假申請不符合驗證條件時，Workday 會產生錯誤或警告。不允許要求選取此核取方塊可針對無效的要求發出錯誤，而不是警告。Workday 不允許此要求，且有錯誤的要求在刪除或更正之前仍會保持「稍後觀看」狀態。如果不選取此核取方塊，則會針對無效的要求發出警告，但會允許提出要求。允許代替員工覆寫輸入無論錯誤情況為何，允許代其他員工提出要求的員工輸入要求。在這種情況下，錯誤和警告都會顯示為警告。 - 指出要在要求確認頁面或檢閱要求時向員工顯示的任何輔助資料。輔助資料提供與要求相關的資訊，可協助員工了解警告或錯誤的原因。這些資訊還可協助檢閱人員確定核准或拒絕要求的原因。欄位說明要顯示的值確定要顯示的資料類型，例如︰
- 員工的服務月數
- 實際工作時數
- 截至特殊休假第一天的可用休假結餘。
「員工」、「特殊休假類型」、「特殊休假申請事件」或「職位」業務物件的報告欄位或計算欄位中選取。Workday 會依據員工在特殊休假開始當天的情況，擷取輔助資料。如果特殊休假類型已連結至其他特殊休假類型或一般休假，您可以顯示相關特殊休假和一般休假的組合應享權益結餘。標籤覆寫請輸入要顯示的文字，取代您在「要顯示的值」欄位中選取的報告欄位或計算欄位的名稱。在員工自助服務中隱藏禁止在自助服務頁面上顯示支援資訊。 - 在結餘/已休假分頁上，配置結餘追踪選項。
- 提供 Workday 計算已休特殊休假結餘所需的資訊︰欄位說明追踪結餘選取此項可追踪員工的特殊休假結餘。如果未套用餘額追踪，請在此分頁上僅填寫以下欄位︰
- 時間單位
- 涵蓋的星期別
結餘行事歷開始日期結餘行事曆結束日期選取定義餘額行事歷開始和結束日期的計算欄位。時間單位選取天數或時數做為特殊休假申請和應享權益結餘的時間單位。行事曆顯示請從下列選項中選取，指定如何在行事歷上顯示可休假權益結餘︰- 不要顯示結餘
- 系列與類型
- 類型
- 定義特殊休假權益選項︰欄位說明個別事件的使用權為員工授予此休假類型的每個申請的完整權益，無論申請的時間安排為何。選取此選項後，您可以在同一個餘額行事歷內連結此休假類型的多個申請，以便從同一個應享權益餘額中提取申請。應享權利單位數請從下列選項中選取，指定是否針對此休假類型的員工設定可用天數或時數上限︰
- 數值︰輸入文字數值。
- 計算︰選取以「員工」或「職位」物件為基礎的計算欄位。
- 以上皆非。
- 確定要包含的日期︰此欄位會決定將哪些天數計為每個特殊休假申請的休假天數，對於以時數為單位追踪的特殊休假，此欄位會根據職位或員工的每週排定時數，決定每天要計算的休假時數。此欄位不適用於同一系列中的其他休假，或在「間歇性一般休假」欄位中指出的一般休假。一般休假計畫中的「包含的天數」值可控制間歇性一般休假。選取配置要包含的天數選項，以顯示包含假日行事歷中的假日核取方塊和包含的天數欄位。
- 如果適用，請指出經協調的特殊休假類型和一般休假。Workday 會依據您選取的特殊休假類型和一般休假，依據已休單位數減少此特殊休假類型的結餘。如果您的 Workday 用戶配置為支援多個職務，則下列規則適用︰
- 如果休假類型是以職位為依據，而協調休假或一般休假是以員工為依據，則以員工為基礎的休假已計單位數會減少每個員工職位的休假結餘。
- 如果休假類型是以員工為基礎，而協調休假或一般休假是以職位為依據，則每個職位的休假單位數會減少該員工的特殊休假結餘。
欄位說明包含特殊休假系列中的所有特殊休假類型選取此項可將與此休假類型的休假單位相同的系列中所有其他特殊休假類型包含在內。可供選擇的系列包含所有特殊休假類型，其時間單位與您定義的特殊休假類型相同。其他特殊休假類型請選取計為此休假類型的已休休假單位的其他休假類型。配置您在此欄位中選取的任何特殊休假類型，以參照您定義的特殊休假類型。間歇性一般休假針對此休假類型，選取所有計為已休假單位的一般休假。您只能將一般休假與 1 種特殊休假類型相關聯。為特殊休假定義的適用資格和驗證規則也適用於一般休假。不讓正職員工透過「申請特殊休假」業務流程從特殊休假結餘中扣除間歇性一般休假。 - (選用) 選取「依特殊休假百分比按比例分配」核取方塊，以啟用依特殊休假類型上的「特殊休假百分比」其他欄位按比例分配特殊休假申請的特殊休假單位。當員工休假非全職時，Workday 會依據按比例分配的金額減少應享餘額。如果啟用按比例分配，則需要配置休假行事歷體驗。
- (選用) 如果員工的特殊休假結束會觸發其他特殊休假類型的申請，請在「連續休假」分頁上選取下一個特殊休假類型。範例︰如果您要定義短期特殊休假類型，並希望將其串連為長期特殊休假類型，請選取長期特殊休假類型。範例︰選取「身心障礙」>「美國長期身心障礙」。您的選擇取決於此特殊休假類型是以員工為基礎還是以職位為基礎。如果出現以下情況，Workday 會產生要求，在目前特殊休假結束時為員工安排下一個特殊休假類型︰
- 已針對連續休假配置「申請特殊休假」業務流程。
- 正職員工符合下一個特殊休假類型的適用資格要求。
英國的「Workday Payroll」不支援法定給付相關的連續休假類型，「法定病假薪資」除外。 - (選用) 在其他欄位分頁上，配置︰欄位說明特殊休假原因如果員工必須在輸入申請時選取原因，請選取「必填特殊休假原因」。原因 ID用於特殊休假申請的 Web 服務 API 和 EIB 上傳。每次申請包含特殊休假原因時，Workday 都會更新使用計數。當您將原因設為「非作用中」時，在待核准的申請中，該原因會隱藏。其他欄位選取要在特殊休假申請中顯示的其他欄位。您可以新增特殊休假百分比欄位，讓員工可在特殊休假申請中輸入特殊休假單位百分比。如果您在「結餘/已休假」分頁上啟用按比例分配，Workday 會使用此值。您可以讓員工提供特殊休假所需的資訊，例如「子女出生日期」或「預計到期日」。範例︰當員工申請英國國定產假時，必須填報子女的預產期。您也可以使用在這些欄位中擷取的資訊來建立特殊休假規則︰
- 用於驗證和輔助資料。
- 決定適用資格或結餘。
使用報告欄位，您也可以在「申請特殊休假」業務流程內建立條件規則，根據這些欄位中提供的資訊，將特殊休假申請傳送至審核。如果員工必須在提交特殊休假申請時輸入值，請選取「必填」。如果您新增必填欄位，或將空白的選填欄位變更為必填，而特殊休假申請的狀態為「稍後備用」或待核准，則在新增缺少的資料之前，您無法提交或核准請假。選取在員工自助服務中隱藏，以免員工在輸入要求時看到該欄位。當檢閱人員檢查要求時，Workday 會顯示隱藏的欄位。如果隱藏欄位需要值，則檢閱者必須輸入值。特殊休假申請上會以預先定義的順序顯示其他欄位。當您儲存特殊休假類型時，Workday 會按照欄位在申請中的順序顯示欄位。在下列情況下，在這些欄位中輸入的資訊會傳遞至下一個特殊休假︰- 此特殊休假類型屬於串聯特殊休假類型的序列。
- 下一個特殊休假類型具有相同的其他欄位。
您可以使用︰
- 「檢視特殊休假類型」報告，用於檢閱所選特殊休假類型的詳細資料。
- 這些報告可讓您查看每個特殊休假類型所屬的特殊休假類型，以及每個特殊休假類型的詳細資料︰
- 檢視特殊休假系列
- 所有特殊休假系列
- 自訂報告和條件規則中「特殊休假事件」業務物件上的「依休假百分比按比例分配」報告欄位，用以報告所有特殊休假申請的按比例分配狀態。