跳至主要內容
文件
文件
Administrator Guide
上次更新時間 ：2024-03-08
步驟︰設定 ACA 表 1094-C 和 1095-C

步驟︰設定 ACA 表 1094-C 和 1095-C

設定《平價醫療法案》(ACA) 報告。
Workday 可讓您遵守 IRS 1094-C 和 1095-C 報告的要求。包括︰
  • 找出符合以下條件的醫療保險計畫︰
    • 是自我保險或全額撥款。
    • 提供最低基本保障 (MEC)。
    • 提供保額下限 (MVC)。
  • 定義符合 1094-C 和 1095-C 要求的正職員工群體。
  • 依公司配置 1094-C 表選項。
  • 建立 ACA 適用的大型雇主 (ALE) 群組。
  • 建立 4980H 避風港適用資格規則。
  • 配置 4980H 安全港。
  • 產生並分發填妥的 1094-C 表和 1095-C 表。
  • 處理單一法人實體 (SLE) 公司的 ACA 資料。
在設定 1094-C 和 1095-C 表之前，請務必了解您的法規遵循要求。Workday 可讓您建立 1094-C 和 1095-C 表，但不承擔法規遵循的責任。
  1. 存取「
    編輯福利計畫」
     任務。
    對於醫療保險保障計畫，請在
    美國平價醫療法案選項 (US Affordable Care Act Options)
     區段中選取︰
    • 撥款方式「
      」。
    • 若計畫提供
      「ACA 最低保額」，
      則勾選此核取方塊。
    • ACA 最低基本保障
       是否適用於正職員工、配偶或受扶養人。您也可以有條件提供配偶保障。
    安全性：「Benefits」功能區的「Set Up: Benefits」
    網域。
  2. (選用) 存取
    「建立福利適用資格規則」
     任務。
    決定 4980H 避風港的正職員工資格條件。如果您要建立 4980H 避風港配置，請建立 1 或多個 ACA 4980H 避風港適用資格規則。
    Workday 會根據全職狀態決定接受 ACA 1094-C 和 1095-C 處理的員工群體。在建立 ACA 1095-C 調整適用資格規則時，您可以包含或排除該群體。
    安全性：「Benefits」功能區的「Set Up: Benefits」
    網域。
  3. (選用) 存取「
    建立 ACA 4980H 避風港配置」
     任務。
    將 4980H 安全港與具有您在上一步中建立的 4980H 適用資格規則的選定正職員工群體進行比對。指出這些 4980H 避風港適用於符合資格的正職員工群組的月份。
    安全性︰「福利」功能區中的
    「平價醫療法案 (ACA) 管理」
     網域。
  4. 存取「
    建立 ACA ALE 群組」
     任務。
    「適用的大型雇主」(ALE) 可以是單一實體或一組相關實體。「單一實體」是指具有雇主身分識別號碼的公司或指定的政府實體。母公司及其子公司是一組相關實體。每個實體都必須向 IRS 提交 1094-C 表。每個 ALE 群組都與 1 個歷年以及 1 或多個指定月份的 1 或多個公司相關聯。
    Workday 會使用這些資料自動填入 1094-C 表。
    請使用
    「維護 ACA ALE 成員順序」
     任務將所有 ALE 群組的 ALE 成員排序，以便傳送至 IRS。
    安全性︰「福利」功能區中的
    「平價醫療法案 (ACA) 管理」
     網域。
  5. 存取「
    依月份計算 1094-C 表總計和全職正職員工計數」
     任務。
    若為 SLE，Workday 會將計數匯總至主要公司。
    安全性︰
    流程︰Benefits 功能區中的「ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)」
     網域。
  6. 定義 1094-C 公司配置資訊。
  7. (選用) 存取
    ACA 1094-C 表單/方塊測試工具
     和
    ACA 1095-C 表單/方塊測試工具
     報告。
    如果您在 Workday 中使用 ACA ALE 群組，
    ACA 1094-C 表單/方塊測試工具
     會顯示 ALE 成員的排序順序。您可以使用
    「維護 ACA ALE 成員順序」
     任務來排序。
    測試工具會顯示 Workday 中的最新資料，而不是上次透過執行「
    建立 ACA 1095-C/1094-C 資料」
     任務建立的資料。完成資料更正後，請存取「
    建立 ACA 1095-C/1094-C 資料」
     任務來建立已填妥的表單。
    安全性︰
    • Benefits 功能區中的
      「平價醫療法案 (ACA) 管理」
       網域。
    • 流程︰「Benefits」功能區中的「ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)」
       網域。
  8. 存取「
    建立 ACA 1095-C/1094-C 資料」
     任務。
    Workday 會收集 1095-C/1094-C 資料，供您建立正職員工 1095-C 表單。您可以視需要隨時執行資料建立作業。每次執行資料建立作業時，Workday 都會覆寫上次執行後有變更的資料。
    建立 1095-C 資料後，您可以變更 1094-C 公司配置中的聯絡資訊。如果您選取「
    僅更新 1094-C 資料」
     核取方塊，Workday 在您重新建立 1095-C 資料時，只會更新聯絡資訊。不會更新代碼等其他 1095-C 資訊。
    在您建立 1094-C 和 1095-C 資料後，Workday 會提供使用「
    建立 ACA 1095-C/1094-C 資料 (更正)」
     任務來更新資料的選項。勾選
    「禁止更正先前傳送的表單的 1095-C」
     核取方塊，僅更新 1094-C 資料。無論您是否選取此核取方塊，Workday 都會在必要時為未傳輸的 1095-C 表單產生更正。
    請使用
    「檢視 ACA 1095-C 表單資料」
     任務來驗證資料。
    當您建立或檢視 1094-C 表單資料時，Workday 會套用 ALE 成員的排序順序。
    如果公司是單一法人實體 (SLE)，Workday 只會為在 SLE 內於多家公司工作的每位正職員工建立 1 個 1095-C 表單。
    安全性︰
    • 流程︰「Benefits」功能區中的「ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)」
       網域。
    • 流程︰「Benefits」功能區中的「ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)」
       網域。
  9. 匯入 Workday 中不存在的受扶養人資料 (例如 COBRA 參與者和退休人員)，以及 Workday 未產生的必要資料。
    自 2020 納稅年度起，您必須使用「
    Import 1095-C Form Recipients Data
    EIB」填入以下欄位︰
    • 正職員工 1 月 1 日的年齡。
    • 第 14 行個人保障醫療保險報銷帳戶 (ICHRA) 代碼。
    • 第 17 行。
    將資料匯入 Workday 後，您可以在 Workday 報告中檢視資料、建立 1095-C 表，並使用 ACA 連接器將資料傳送至 IRS。
  10. (選用) 存取「
    發布正職員工 1095-C 表」
     任務。
    將表單發放給自助服務正職員工，以供檢視和列印 PDF。
    安全性︰
    流程︰Benefits 功能區中的 ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Reports)
     網域。
  11. (選用) 為了讓正職員工更容易在行動裝置上找到此選項，請新增︰ 1095-C 表列印選擇選項。 
    您可以在以下位置顯示此選項︰
    • 福利與薪資中心 - 包含
      維護中心
       任務。
    • 具有
      配置 Worklet
       任務的福利 Worklet。
    福利 Worklet 無法在 Workday 電腦版上使用。
    安全性︰「系統」功能區中的
    「設定︰系統」
     網域。
  12. (選用) 存取「
    維護 ACA 1095-C 排序設定」
     任務。
    配置欄位排序，以及 Workday 拆分檔案的位置。
    安全性︰，
    流程︰Benefits 功能區中的 ACA Tax Filing 1094-C/1095-C
     網域。
  13. 存取「
    建立 ACA 1095-C 表」
     任務。
    請先在正職員工和受扶養人資料更新後，且您已準備好將填妥的表單傳送至 IRS 後，才能執行此任務。如果您在建立 1095-C 表單後變更 ACA 資料，Workday 中的資料可能與提交的表單不再相符。
    1. 要將列印的 1095-C 表寄給 IRS，請選取
      「取消遮罩社會安全號碼」
       核取方塊。此選項會在產生的 PDF 中顯示 SSN。
    2. 若要包含收到電子版的作用中正職員工，請選取「
      包含未停用紙本副本的員工」核
       取方塊。
    安全性︰
    流程︰Benefits 功能區中的「ACA Tax Filing 1094-C/1095-C (Run)」
     網域。
  14. 將 1094-C 表和 1095-C 表資料傳送至 IRS。
Workday 會建立 1094-C 和 1095-C 表，然後您可以將其以電子方式傳送給 IRS。Workday 會為員工在該年度中任職的每家公司建立個別的 1095-C 表單。
正職員工可在福利與薪資中心或福利 Worklet (僅在行動應用程式上) 上選取
「變更 1095-C 列印選擇」
。可以選擇接收已填妥的 1095-C 表，紙本和電子版 (PDF) 或僅電子版。
檢視您建立的表單，以及 1094-C 和 1095-C 表單資料。此外，還可存取以下報告︰
  • 檢視 1094-C 全職等量和總盤點詳細資料
    。
    您可以檢視 SLE 的所有相關公司的正職員工資訊。
  • 檢視 1095-C 表收件者資料
    。
存取
「刪除 1095-C 表單資料」
 任務，刪除指定公司和稅務年度的 1095-C 收件者資料。您無法刪除先前傳送的 1095-C 收件者資料。
美國的某些州要求您出具報告以驗證醫療保障範圍。存取「
1095-C 符合資格的正職員工 - 依州或地區
 」報告，檢視特定州或地區的員工 1095-C 資料。