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上次更新時間 ：2026-04-03
步驟：管理證明文件

步驟：管理證明文件

您可以設定「
申請證明文件」
業務流程，針對員工提出的證明文件申請，建立、檢閱及產生動態文件。例如︰工作資歷、薪資證明。
您或您的員工都可以起始
「申請證明文件」
業務流程，以便為員工建立證明文件。這些文件可為您的員工提供當地程序所需的資訊，例如：
  • 正在申請簽證。
  • 租賃物業。
  • 申請按揭。
  • 設定銀行帳戶。
您可以完成作用中員工、未來員工和離職員工的證明文件申請。
  1. 請在「Staffing」功能區中設定以下網域︰
    • 設定︰證明文件
    • 員工資料︰證明文件
  2. 存取
    維護證明文件種類
    任務。
    建立證明文件種類以整理證明文件範本。
  3. 存取
    維護證明文件範本
    任務。
    請為
    「證明文件」種類
    建立證明文件範本，並選取是否要將範本固定在某個國家/地區。
    在下列情況下，您選取的國家/地區會透過員工主要職位的地點來控制存取權：
    • 您為員工建立了證明文件。
    • 員工要求提供證明文件。
  4. 配置區段型安全群組，依安全群組存取證明文件範本。
  5. 設定
    「申請證明文件」
    業務流程原則的安全性。
  6. 設定
    「申請證明文件」
    業務流程「」
    您可以配置：
    • 單一業務流程定義，其中包含適用於不同證明文件種類和範本的條件規則。
    • 多個業務流程定義，每個證明文件種類或範本都有獨立的定義。
  7. 設定「
    申請證明文件」
    業務流程，使用與證明文件範本相關聯的文件範本，產生動態文件。請參閱步驟：產生動態文件。
    您也可以使用Workday Docs 建立證明文件的文件範本。請參閱步驟︰設定Workday文件。
    如需了解產生和上傳的證明文件文件在員工文件檔案中的顯示方式，請參閱概念︰檢閱文件步驟。
  8. 為
    「證明文件」
    文件種類設定安全區段。
  9. Workday建議您在
    「申請證明文件」
    業務流程中隱藏
    「文件語言」
    欄位。
    「產生文件」
    步驟會根據申請人的地區設定設定和語言設定來設定文件語言。隱藏
    「文件語言」
    欄位可以簡化使用者體驗。
    建議您隱藏所有安全群組的
    「文件語言」
    欄位，讓
    「建立員工的證明文件」
    任務和
    「申請證明文件」
    任務保持一致。
您現在可在下列情況下建立證明文件︰
  • 您可以從員工的相關動作功能表中選取
    員工申請
    >
    建立證明文件
    。
  • 員工從相關動作功能表中選取
    「員工申請」
    >
    「申請證明文件」，
    以申請證明文件文件。
將
「建立員工的證明文件」
和
「申請證明文件」
任務配置為：
  • 「我的儀表板」和「首頁」儀表板中的佈告欄 Worklet。
  • 「我的儀表板」和「首頁」儀表板中的公告。
  • 對
    「要求」
     Worklet執行的動作。
在「我的團隊管理」儀表板中
，將建立員工的證明文件
配置為佈告欄 Worklet和公告。